Automatizaciones
Automatizaciones
Un único motor de reglas para todos los módulos. Elige una entidad, un disparador y unas condiciones, y deja que las acciones actualicen campos, envíen correos, creen tareas y reservas, fijen precios, llamen a un webhook o entreguen el registro a la IA.
Actualizado el 19 ago 2026
Configuración · Automatización · 9.2
Las automatizaciones son la lógica condicional que hay detrás de la plataforma: cuando esto le ocurra a ese registro y se cumplan estas condiciones, haz lo siguiente. Donde Gfacility tenía una pantalla de reglas distinta por módulo, ahora hay un solo motor en Ajustes, Automatizaciones, Reglas de automatización que cubre tickets, tareas, reservas, reservas de sala, visitantes, elementos de configuración, activos, artículos de la base de conocimiento, pedidos de catering, solicitudes de servicio, usuarios y correo entrante.
Esto importa por algo más que el orden: una regla que aprendes a construir para tickets funciona igual para reservas. Un solo modelo mental, un solo sitio donde mirar cuando algo se dispara sin esperarlo, un solo historial de ejecución para toda la empresa.
Esta página cubre la anatomía de una regla. Cuando eso te resulte familiar, hay dos páginas que profundizan más: Automatizaciones avanzadas explica todas las opciones de flujo (ramas paralelas, esperas, puertas de condición), y Casos de uso de automatización recorre procesos completos, como la incorporación de un empleado entre IT, RR.HH. y Facilities.
Por qué esto importa al negocio
"Nadie confirma una solicitud"
Ticket creado, envía al solicitante su número de ticket. Ningún agente tiene que acordarse.
"Las escalaciones llegan tarde"
La prioridad pasa a la más alta, avisa al responsable y a todo el grupo de trabajo en el mismo segundo.
"Nuestros procesos viven en la cabeza de alguien"
Incorporaciones, aprobaciones, seguimientos: una sola regla crea las tareas, las espera y persigue a las que se quedan atrás.
"Nuestros otros sistemas nunca se enteran de nada"
Un webhook envía el cambio a tu ERP o a tu entorno de BI en el momento en que se guarda.
La anatomía de una regla de automatización
| Elemento | Qué decides |
|---|---|
| Entidad | Qué tipo de registro vigila la regla: ticket, tarea, reserva, reserva de sala, visitante, elemento de configuración, activo, base de conocimiento, pedido de catering, solicitud de servicio, usuario o correo entrante. |
| Disparador | El momento de la evaluación. Un disparador por regla, ocho para elegir (ver abajo). Un disparador Actualizado también nombra los campos vigilados, así la regla solo se despierta con los cambios que le importan. |
| Condiciones | Un árbol anidado AND / OR / NOT sobre los campos propios y los campos personalizados de la entidad. Entre los operadores están igual a, en, contiene, mayor que, está vacío y entre, además de los que miran el cambio: cambiado, cambiado a, cambiado desde. |
| Pasos (acciones) | Uno o varios, en un orden fijo. Catorce tipos en seis grupos (ver abajo). Cada paso puede llevar sus propias condiciones adicionales, y los pasos también pueden ejecutarse en paralelo, tras una espera o tras una puerta de condición; ese es el terreno de la página avanzada. |
| Aplicar a | Por paso, a qué registro afecta: el registro en sí, su padre, sus hijos, todos sus descendientes, sus tareas, todo el árbol de tareas, los visitantes y pedidos de catering de una reserva, o los registros que creó un paso anterior. Opcionalmente solo la primera coincidencia, o filtrado por sus propias condiciones. |
| Límite de ejecución | Cada vez, una vez por registro, una vez por reserva, o cada N veces. Así construyes "pedir una valoración en cada décimo ticket cerrado" sin llenar de correos a todo el mundo. |
| Ejecutar solo la primera acción que coincida | Desactivado: se ejecutan todos los pasos cuyas condiciones coincidan, en orden. Activado: los pasos se convierten en una escalera y gana el primero cuyas condiciones coincidan, el resto se omite. Así se construyen los resultados por tramos, como las tarifas por cancelación. |
| Parar en la primera acción fallida | Activado: los pasos restantes se omiten cuando uno falla. Desactivado: todo se ejecuta igualmente. |
| Activa | Una regla permanece inactiva hasta que la activas, así la construyes con calma. El formulario lo dice con claridad mientras siga siendo un borrador. |
El formulario de la regla te ofrece dos vistas de la misma regla: el Editor, una lista de pasos que rellenas de arriba abajo, y el Diagrama, un esquema de flujo que dibuja el disparador, cada paso, cada rama y cada espera. Todo lo que cambias en una vista se refleja al instante en la otra.
Los ocho disparadores
Creado
Un registro nuevo se guarda por primera vez.
Actualizado
Cambia un campo que vigilas en un registro existente. Combínalo con condiciones "cambiado a" para captar una transición concreta, como que el estado pase a cerrado.
Creado o actualizado
Los dos momentos en una sola regla, para la lógica que debe cumplirse desde el primer guardado.
Eliminado
Se elimina un registro. Útil para webhooks de auditoría.
Mensaje añadido
Llega un mensaje nuevo a la pestaña Comunicación del registro.
Reacción (emoji) añadida
Alguien reacciona con un emoji, una señal ligera sobre la que puedes actuar.
Según una programación
Una fecha de inicio y una recurrencia, desde cada hora en adelante, calculada en la zona horaria de tu empresa. Opcionalmente limitada a registros concretos que elijas.
Antes o después de una fecha (recordatorio)
Un recordatorio que vigila un campo de fecha del registro y se dispara un tiempo elegido antes o después de esa fecha.
El selector solo ofrece lo que admite la entidad elegida: los disparadores de mensaje y de reacción aparecen en los tipos de registro que tienen pestaña Comunicación, y el correo entrante solo conoce Creado. Si buscas un disparador como “la prioridad pasa a la más alta”, eso no es un disparador aparte: es el disparador Actualizado vigilando el campo de prioridad, más una condición “cambiado a”. Esa combinación cubre cualquier momento concreto de un campo que se te ocurra, y por eso la lista de disparadores se queda corta.
Las catorce acciones
Las acciones están agrupadas en el selector igual que aquí abajo. Toda acción puede apuntar al registro en sí o a un registro relacionado mediante Aplicar a, y toda acción puede llevar sus propias condiciones.
| Grupo | Acción | Qué hace |
|---|---|---|
| Crear | Crear ticket | Abre un ticket a partir del registro, por ejemplo de un correo importado, con el remitente como solicitante y los adjuntos copiados con él. |
| Crear reserva | Abre una reserva a partir de una invitación de reunión y pone a sus invitados en la lista de visitantes. | |
| Crear tarea | Una tarea de seguimiento sobre el registro, desde una plantilla de tarea o escrita por completo, con tipo, clasificación, estado, prioridad y un desplazamiento de la fecha de vencimiento. | |
| Actualizar | Actualizar campos | Fija valores en el registro, tanto campos estándar como personalizados: estado, prioridad, responsable, clasificación. |
| Fijar precio | Pone precio a una línea de reserva de sala, de catering o de servicio a partir de su precio base: un porcentaje, un importe fijo, por unidad, o gratis. Un precio sobrescrito a mano siempre gana. | |
| Condiciones | Condición | Una puerta en medio del flujo: continúa solo cuando los criterios coinciden, y si no, omite los pasos que hay detrás. |
| Espera | Retiene los pasos de abajo hasta que las tareas de arriba estén terminadas, se alcance un momento o cambie un registro. Esto es lo que convierte una regla en un proceso. | |
| Comunicación | Añadir comentario | Publica una nota en la pestaña Comunicación, como nota interna, nota de cliente o nota pública. |
| Enviar correo | A roles en lugar de a direcciones: responsable, creador, solicitante, seguidores, miembros del grupo de trabajo, organizador, anfitrión, el visitante, usuarios mencionados, o una dirección fija. Con una plantilla de correo o con un asunto y un texto que escribes tú. | |
| Enviar mensaje de chat | Un mensaje a través del bot de Gfacility en Microsoft Teams o Google Chat, desde una plantilla de bot o escrito directamente. | |
| IA e integraciones | Activar la IA | Entrega el registro al asistente de IA: ejecuta los casos de uso de IA que encajen, o da a un agente una instrucción propia con tus palabras. |
| Webhook | Una llamada HTTP firmada a un sistema externo. Consulta 9.4 Webhooks. | |
| Cumplimiento | Anonimizar registro | Conserva el registro pero elimina sus datos personales, para las políticas de conservación. |
| Eliminar registro | Elimina el registro y sus datos relacionados, de forma reversible o permanente. Las dos acciones de cumplimiento vuelven a comprobar los permisos del autor en el momento de la ejecución. |
Profundiza
Automatizaciones avanzadas →
Todas las opciones de flujo explicadas: ramas paralelas, esperas, puertas de condición, uniones, límites de tiempo y tareas pendientes.
Míralo aplicado
Casos de uso de automatización →
Procesos completos, paso a paso: incorporación entre IT, RR.HH. y Facilities, aprobaciones, escaleras de escalación, opinión de los usuarios y conservación de datos.
Empieza por una plantilla, no por un formulario vacío
Una regla nueva se abre en una galería de plantillas de buenas prácticas, y todas llegan al constructor completamente configuradas para que solo ajustes. Hoy hay once, entre ellas: confirmar los tickets nuevos al solicitante, escalar los tickets de máxima prioridad, avisar al responsable de las respuestas nuevas, recordar al responsable antes de la fecha de vencimiento, empujar los registros inactivos, recordar a los visitantes externos antes de una reserva, avisar cuando se cancela una reserva, pedir opinión cuando acaba una reserva, pedir una valoración en cada décimo ticket cerrado, cobrar una tarifa por cancelación tardía, y un resumen de IA en los tickets nuevos.
Partir de una plantilla es la forma más rápida de aprender el motor, porque ves una combinación que funciona de disparador, condiciones y acciones antes de inventar la tuya.
Prueba antes de activar
Ejecución de prueba
Elige un registro real y mira exactamente qué le haría la regla, sin cambiar nada. La ejecución queda registrada como ejecución de prueba, así puedes compararla después con la real.
Historial de ejecución
Cada ejecución queda registrada por regla y para toda la empresa, con el estado correcta, parcial, fallida, omitida o de prueba, la entidad afectada, y el valor antiguo y el nuevo de cada campo que cambió la regla.
El historial de ejecución es la respuesta a “por qué me han asignado de repente este ticket”. Filtra por entidad, abre la ejecución y lee los valores resueltos. Las ejecuciones omitidas dicen tanto como las fallidas: te cuentan que un límite de ejecución, una condición o una espera frenó la regla por ahora.
Qué ha pasado con las antiguas pantallas de reglas
¿Qué decisiones vas a tomar?
Convención de nombres
"Ticket, prioridad máxima, avisar al grupo de trabajo" se sigue entendiendo dentro de un año. "Regla 47" no. La lista muestra tu descripción, así que escribe una.
Quién puede construir automatizaciones
Los permisos de automatización son independientes de los permisos de módulo. Concédelos a propósito, a un grupo pequeño. Las acciones de cumplimiento vuelven a comprobar los permisos del autor en el momento de la ejecución.
Orden de las reglas
Las reglas de la misma entidad se ejecutan en el orden de la lista, y se ejecutan todas las que coinciden, no solo la primera. Pon las reglas estrechas por encima de las amplias.
Orden de la migración
Reconstruye primero las reglas heredadas que llegan a los clientes (confirmaciones, escalaciones) y después el trabajo interno de mantenimiento.