Automatizaciones
Automatizaciones
Un único motor de reglas para todos los módulos. Elige una entidad, un disparador y unas condiciones, y deja que las acciones actualicen campos, envíen correos, creen tareas, llamen a un webhook o entreguen el registro a la IA.
Actualizado el 25 jul 2026
Configuración · Automatización · 9.2
Las automatizaciones son la lógica condicional que hay detrás de la plataforma: cuando esto le ocurra a ese registro y se cumplan estas condiciones, haz lo siguiente. Donde Gfacility tenía una pantalla de reglas distinta por módulo, ahora hay un solo motor en Ajustes, Automatizaciones, Reglas de automatización que cubre tickets, tareas, reservas, visitantes, elementos de configuración, activos, artículos de la base de conocimiento, pedidos de catering y solicitudes de servicio.
Esto importa por algo más que el orden: una regla que aprendes a construir para tickets funciona igual para reservas. Un solo modelo mental, un solo sitio donde mirar cuando algo se dispara sin esperarlo, un solo historial de ejecución para toda la empresa.
Por qué esto importa al negocio
"Nadie confirma una solicitud"
Ticket creado, envía al solicitante su número de ticket. Ningún agente tiene que acordarse.
"Las escalaciones llegan tarde"
La prioridad pasa a la más alta, avisa al responsable y a todo el grupo de trabajo en el mismo segundo.
"Hay registros que se quedan callados y nadie lo nota"
Siete días abierto y sin tocar, añade una nota interna y recuerda al responsable.
"Nuestros otros sistemas nunca se enteran de nada"
Un webhook envía el cambio a tu ERP o a tu entorno de BI en el momento en que se guarda.
La anatomía de una regla de automatización
| Elemento | Qué decides |
|---|---|
| Entidad | Qué tipo de registro vigila la regla: ticket, tarea, reserva, visitante, elemento de configuración, activo, base de conocimiento, pedido de catering o solicitud de servicio. |
| Disparador | El momento de la evaluación. Un disparador por regla, siete para elegir (ver abajo). |
| Condiciones | Un árbol anidado AND / OR / NOT sobre los campos propios y los campos personalizados de la entidad. Entre los operadores están igual a, en, contiene, mayor que, está vacío y entre, además de los que miran el cambio: cambiado, cambiado a, cambiado desde. |
| Acciones | Una o varias, en un orden fijo. Siete tipos (ver abajo). Cada acción puede llevar sus propias condiciones adicionales. |
| Aplicar a | Por acción, a qué registro afecta: el registro en sí, su padre, sus hijos, todos sus descendientes, sus tareas, todo el árbol de tareas, o los visitantes y pedidos de catering de una reserva. Opcionalmente solo la primera coincidencia, o filtrado por sus propias condiciones. |
| Límite de ejecución | Cada vez, una vez por registro, una vez por reserva, o cada N veces. Así construyes "pedir una valoración en cada décimo ticket cerrado" sin llenar de correos a todo el mundo. |
| Parar en la primera acción fallida | Activado: las acciones restantes se omiten cuando una falla. Desactivado: todo se ejecuta igualmente. |
| Activa | Una regla permanece inactiva hasta que la activas, así la construyes con calma. El formulario lo dice con claridad mientras siga siendo un borrador. |
Los siete disparadores
Creado
Un registro nuevo se guarda por primera vez.
Actualizado
Un registro existente cambia. Combínalo con condiciones "cambiado a" para captar una transición concreta.
Eliminado
Se elimina un registro. Útil para webhooks de auditoría.
Mensaje añadido
Llega un mensaje nuevo a la pestaña Comunicación del registro.
Reacción añadida
Alguien reacciona con un emoji, una señal ligera sobre la que puedes actuar.
Según una programación
Una fecha de inicio y una recurrencia, desde cada hora en adelante, calculada en la zona horaria de tu empresa. Opcionalmente limitada a registros concretos que elijas.
Antes o después de una fecha
Un recordatorio que vigila un campo de fecha del registro y se dispara un número de minutos elegido antes o después.
Las siete acciones
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Actualizar campos | Fija valores en el registro, tanto campos estándar como personalizados: estado, prioridad, responsable, clasificación. |
| Enviar correo | A roles en lugar de a direcciones: responsable, creador, solicitante, seguidores, miembros del grupo de trabajo, organizador, anfitrión, el visitante, usuarios mencionados, o una dirección fija. Con una plantilla de correo o con un asunto y un texto que escribes tú. |
| Crear tarea | Una tarea de seguimiento sobre el registro, desde una plantilla de tarea o escrita por completo, con tipo, clasificación, estado, prioridad y un desplazamiento de la fecha de vencimiento. Una tarea puede esperar a una acción anterior de la misma regla. |
| Webhook | Una llamada HTTP firmada a un sistema externo. Consulta 9.4 Webhooks. |
| Activar la IA | Entrega el registro al asistente de IA: ejecuta los casos de uso de IA que encajen, o da a un agente una instrucción propia con tus palabras. |
| Enviar mensaje de chat | Un mensaje a través del bot de Gfacility en Microsoft Teams o Google Chat, desde una plantilla de bot o escrito directamente. |
| Añadir comentario | Publica una nota en la pestaña Comunicación, como nota interna, nota de cliente o nota pública. |
Empieza por una plantilla, no por un formulario vacío
Una regla nueva se abre en una galería de plantillas de buenas prácticas, y todas llegan al constructor completamente configuradas para que solo ajustes. Hoy hay diez, entre ellas: confirmar los tickets nuevos al solicitante, escalar los tickets de máxima prioridad, avisar al responsable de las respuestas nuevas, recordar al responsable antes de la fecha de vencimiento, empujar los registros inactivos, recordar a los visitantes externos tres días antes de una reserva, avisar cuando se cancela una reserva, pedir opinión una hora después de que acabe una reserva, pedir una valoración en cada décimo ticket cerrado, y un resumen de IA en los tickets nuevos.
Partir de una plantilla es la forma más rápida de aprender el motor, porque ves una combinación que funciona de disparador, condiciones y acciones antes de inventar la tuya.
Prueba antes de activar
Ejecución de prueba
Elige un registro real y mira exactamente qué le haría la regla, sin cambiar nada. La ejecución queda registrada como ejecución de prueba, así puedes compararla después con la real.
Historial de ejecución
Cada ejecución queda registrada por regla y para toda la empresa, con el estado correcta, parcial, fallida, omitida o de prueba, la entidad afectada, y el valor antiguo y el nuevo de cada campo que cambió la regla.
El historial de ejecución es la respuesta a “por qué me han asignado de repente este ticket”. Filtra por entidad, abre la ejecución y lee los valores resueltos. Las ejecuciones omitidas dicen tanto como las fallidas: te cuentan que un límite de ejecución o una condición frenó la regla.
Qué ha pasado con las antiguas pantallas de reglas
¿Qué decisiones vas a tomar?
Convención de nombres
"Ticket, prioridad máxima, avisar al grupo de trabajo" se sigue entendiendo dentro de un año. "Regla 47" no. La lista muestra tu descripción, así que escribe una.
Quién puede construir automatizaciones
Los permisos de automatización son independientes de los permisos de módulo. Concédelos a propósito, a un grupo pequeño.
Orden de las reglas
Las reglas de la misma entidad se ejecutan en el orden de la lista, que fijas arrastrando. Pon las reglas estrechas por encima de las amplias.
Orden de la migración
Reconstruye primero las reglas heredadas que llegan a los clientes (confirmaciones, escalaciones) y después el trabajo interno de mantenimiento.