Automatizaciones
Reglas
El único lugar donde vive la lógica condicional — reglas de restricción sobre reservas, reglas de tareas para mantenimiento, reglas financieras para repercusión, reglas de notificación para alertas.
Actualizado el 18 may 2026
Configuración · Automatización · 9.2
Las Reglas son la lógica condicional detrás de la automatización: si se cumple X, hacer Y. Gfacility tiene cuatro familias principales — reglas de restricción (limitan reservas), reglas de tareas (programan tareas periódicas), reglas financieras (repercusión), reglas de notificación (quién recibe qué). Mismo mecanismo en todas, aplicaciones distintas.
Por qué importa al negocio
«El boardroom abierto a todo el mundo»
Regla de restricción: solo el grupo «Dirección+» puede reservarlo — resuelto sin tocar el workflow.
«Mantenimiento olvidado»
Regla de tarea: cada año en junio → ticket de revisión de extintores a FM.
«Org. externa, mismo precio»
Regla financiera: tipo de organización «Externa» → +30% en todos los productos.
«El manager solo quiere las alertas relevantes»
Regla de notificación: tickets P1 en mi grupo de trabajo → mensaje a Teams; P3 ya no.
Las cuatro familias principales
Reglas de restricción
Quién puede reservar/pedir qué y con qué límites. Se vincula a salas y productos.
Reglas de tareas
Tareas periódicas: disparador (calendario, estado, medición) → crear ticket/tarea para el grupo de trabajo.
Reglas financieras
Descuentos, recargos, mapeo de repercusión. Se aplican al calcular el precio (ver 4.7).
Reglas de notificación
Quién recibe qué mensaje, por qué canal, ante qué evento. Apilables con prioridad.
Estructura de una regla
| Componente | Qué hace |
|---|---|
| Disparador | ¿Cuándo evaluar? Al crear, al cambiar, en un momento del calendario o al cambiar de estado. |
| Condiciones | Conjunto de filtros (AND/OR) sobre campos. «Categoría = IT-hardware AND ubicación = Bruselas». |
| Acción | Qué debe ocurrir: crear ticket, ajustar precio, enviar notificación, denegar reserva. |
| Prioridad / orden | Con varias reglas: ¿cuál primero? ¿Para al primer match (exclusivo) o continúa (acumulativo)? |
| Activa desde/hasta | Reglas temporales (campaña de verano, confinamiento) que se apagan solas. |
| Log | ¿Cuántas veces ha disparado esta regla? Ayuda a depurar y a la limpieza periódica. |
¿Qué decisiones tomarás?
Convención de nombres
«BE-FM-Extintores-anual» se lee; «Regla 47» no. Establece un patrón.
Propiedad
Un responsable por familia de reglas (FM para reglas de tareas, Finanzas para reglas financieras). Nada de «esa ya no la conoce nadie».
Disciplina de orden
Reglas apilables en producción sin probar el orden → resultado inesperado. Probar primero en aceptación.
Ciclo de higiene
Revisión trimestral: ¿qué reglas no han disparado? Eliminar o corregir.