Crear una reserva desde Gfacility

Para reservar salas, solicitar servicios y catering, o registrar visitantes, puedes usar la aplicación web de Gfacility. Lo gestionas todo de forma rápida y sencilla en un único sitio. Aquí te explicamos cómo funciona.

¿Qué puedes reservar?

1. Reserva de sala: reserva una sala en un horario concreto y define la disposición deseada.
2. Reserva de servicio: reserva artículos no consumibles como una pizarra de papel o una bicicleta de servicio, que devuelves después.
3. Producto: pide artículos consumibles como catering o flores.
4. Asistentes: invita a personas a tu reunión y, opcionalmente, anúncialas en recepción.

¡Atención! Las opciones en Gfacility pueden variar según los ajustes configurados por los administradores funcionales de tu organización.

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Crear una reserva desde Gfacility

Inicia tu reserva

Haz clic en Añadir y a continuación en Reunión.

3. Pantalla de reserva

Se abre la pantalla de reserva. Consta de dos partes:

• Lado izquierdo: resumen de tu reserva, donde puedes ver y editar todos los detalles.
• Lado derecho: catálogo para añadir salas, productos y servicios.

4. Resumen de la reserva (lado izquierdo)

Para realizar la reserva, rellena los siguientes datos en el resumen de la reserva:

5.1 Detalles generales | Haz clic para expandir

(f) Tipo de reserva: determina qué objetos están disponibles. Por ejemplo: para reuniones internas no puedes añadir catering, pero para reuniones con asistentes externos sí. Las opciones disponibles pueden actualizarse automáticamente según los asistentes añadidos.

(g) Título: dale a tu reserva un nombre claro.

(h) Fecha y hora: define las horas de inicio y fin de tu reunión.

(i) Sincronización con el calendario: cuando está activada, tu reserva se sincroniza con tu calendario. Los cambios en tu calendario se reflejan automáticamente en Gfacility, incluidos los traslados o cancelaciones.

(j) Enlace de Teams / Meet: añade una videoconferencia a la invitación del calendario (opcional, solo disponible cuando la sincronización está activada).

(k) Descripción: ofrece una descripción breve de la cita. Se incluye en la invitación.

(l) Organización: selecciona para qué departamento es la reserva. Suele estar predefinido a tu departamento.

(m) Centros de coste: rellena los centros de coste adicionales si es necesario.

5.2 Añadir asistentes | Haz clic para expandir

Puedes añadir tanto asistentes internos como externos:

(n) Añadir asistentes: haz clic en añadir asistente.

(n1) Añade compañeros a través de la barra de búsqueda.

(n2) Añade asistentes externos con el botón + y rellena los datos requeridos (nombre, apellido, empresa y correo).

(p) Detalles de un asistente: consulta información adicional con el icono i.

(p1) Marcar como anfitrión u organizador: un asistente interno puede marcarse como organizador o anfitrión con el icono i. El organizador también lo es de la cita de Outlook, siempre que tengas los permisos para definirlo.

(q) Anunciar asistentes en recepción: los asistentes externos se anuncian automáticamente en recepción, los internos no.

(r) Cambiar estado de asistencia: puedes cambiar el estado de asistencia a obligatorio, opcional o no invitar.

(s) Eliminar asistente: es posible eliminar un asistente, salvo si es el organizador o anfitrión. Primero debes asignar el rol a otra persona antes de poder eliminar al asistente.

(t) Asistentes adicionales: ¿hay asistentes extra que no quieres añadir como asistentes? Puedes aumentar el número para que el total de asistentes sea correcto.

5.3 Añadir sala | Haz clic para expandir

En esta sección añades una sala mediante la ventana de búsqueda. Puedes hacer lo siguiente:

(u) Añadir sala: haz clic en + añadir sala para abrir el catálogo o usa el icono de búsqueda para buscar rápidamente por nombre y seleccionar una sala.

(v) Ver detalles de la sala: consulta los detalles de la sala haciendo clic en el icono i.

(v1) Marcar la sala como organizadora: comprobar con Valon

(v2) Añadir observaciones a la sala: añade un comentario o nota con el icono i.

(w) Marcar sala principal: marca una sala como sala principal. La sala principal se usa como ubicación para la entrega de servicios y productos. Solo se puede seleccionar una sala como principal.

(x) Eliminar sala: es posible eliminar una sala.

5.4 Añadir productos | Haz clic para expandir

En esta sección añades productos mediante la ventana de búsqueda. Puedes hacer lo siguiente:

(y) Añadir producto: haz clic en + añadir producto para abrir el catálogo o usa el icono de búsqueda para buscar rápidamente por nombre y seleccionar un producto.

(z) Ajustar cantidad de producto: ajusta el número de productos. Ten en cuenta que la cantidad mínima no puede reducirse si se ha configurado una cantidad mínima de pedido.

(aa) Ver detalles del producto: consulta los detalles del producto con el icono i.

(aa1) Cambiar hora de entrega: cambia la hora de entrega del producto con el icono i, si difiere de la hora de inicio de la reserva. La hora de entrega debe estar dentro de las horas de inicio y fin de la reserva.

(aa2) Añadir comentario al producto: añade un comentario o nota con el icono i.

5.5 Añadir servicios | Haz clic para expandir

En esta sección añades servicios mediante la ventana de búsqueda. Puedes hacer lo siguiente:

(bb) Añadir servicio: haz clic en + añadir servicio para abrir el catálogo o usa el icono de búsqueda para buscar rápidamente por nombre y seleccionar un servicio.

(cc) Ver detalles del servicio: consulta los detalles del servicio con el icono i.

(cc1) Añadir comentario al servicio: añade un comentario o nota con el icono i.

5. Catálogo (lado derecho)

En el catálogo puedes elegir entre salas, productos y servicios. Usa los filtros y la función de búsqueda para encontrar objetos con rapidez.

Opciones de filtro | Haz clic para expandir

(a) Buscar: escribe el nombre del objeto.

(b) Filtrar: usa filtros para una selección más rápida.

(c) Hover del icono: pasa el ratón por encima del icono «i» para más información.

(d) Favoritos: añade objetos a tus favoritos para que aparezcan en lo alto a partir de ahora.

(e) Añadir: haz clic en Añadir para añadir un objeto a tu reserva. Para salas y servicios, solo puedes añadirlos una vez. Los productos puedes añadirlos varias veces, por ejemplo si quieres pedir café en distintos momentos.

¡Consejo! Antes de añadir objetos, comprueba la fecha, hora y organización en el resumen de la reserva. Esto puede influir en los resultados mostrados.

6 Resolver conflictos

Si surgen conflictos, p. ej. por falta de disponibilidad o reservas dobles, obtienes un resumen de los conflictos. Estos deben resolverse antes de poder guardar la reserva.

7 Finalizar la reserva

Cuando todo esté correctamente cumplimentado, haz clic en Realizar reserva para finalizar la reserva.