Cuestionario
Política de reuniones y reservas
Qué reglas se aplican a las reservas: quién puede hacer qué, con cuánta antelación y con qué liberaciones automáticas ante no-shows. Sin política, tu cuidado árbol de ubicaciones se lo comen las reservas fantasma.
Actualizado el 18 may 2026
Cuestionario · 4.4
Por qué esto ahora
Un árbol de ubicaciones bellamente modelado pierde valor si las reglas de uso se diseñan en paralelo. “Cualquiera reserva cualquier cosa en la sede” funciona hasta que la oficina central alcanza el 110% de ocupación y nadie entiende por qué la dirección perdió su sala favorita. Primero la política, después la configuración.
¿Qué entregas?
Tipos de reserva
Sala, puesto, aparcamiento: qué tipos y en qué se diferencian.
Reglas por tipo
Ventana de reserva, duración máxima, política de recurrencias, check-in, no-show.
Privilegios por audiencia
Todos, ciertos departamentos, solo dirección, con su justificación.
Política de conflictos y excepciones
Quién puede invalidar y cómo se gestionan las peticiones VIP.
Preguntas clave
- 1¿Qué tipos de reserva reconoces (sala, puesto, aparcamiento, taquilla, etc.) y se aplican reglas distintas por tipo?
- 2Ventana de reserva, ¿con cuánta antelación se puede reservar? ¿Difiere para usuario final (p. ej. 14 días) y asistentes (p. ej. 12 meses)?
- 3Duración máxima por reserva, ¿día completo, medio día, cuatro horas, sin límite? ¿Difiere por tipo de sala?
- 4Reuniones recurrentes, ¿permitir, limitar (p. ej. máx. 13 semanas) o prohibir en salas grandes?
- 5Check-in, ¿obligatorio (si no, autocancelación tras X minutos), opcional o ninguno? ¿Cómo hacerlo (móvil, quiosco, señalética, respuesta en Outlook)?
- 6Política de no-show, ¿qué penalización? ¿Autocancelar, correo al solicitante, escalado por reincidencia, bloqueo de nuevas reservas?
- 7Reservar en nombre de otros, ¿quién puede (asistentes ejecutivos, recepción, cualquiera) y se aplica la ventana del asistente o la del organizador real?
- 8Espacios privilegiados, sala de juntas, lounges ejecutivos, salas para clientes: ¿abiertos a todos o lista de acceso?
- 9Catering y servicios vinculados, ¿una reserva solicita automáticamente un formulario de catering? ¿A partir de cuántos asistentes?
- 10Festivos y días cerrados, vacaciones, cierres planificados: ¿cómo se gestionan y comunican?
Plantilla — Reglas por tipo de reserva
| Tipo | Audiencia | Ventana | Duración máx. | Check-in | No-show | Recurrente |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sala < 6p | Todos | 14 días | 4h | Obligatorio (10 m) | Autocancela 15 m | Permitido, máx. 13 s |
| Sala > 12p | Manager+ | 90 días | Día completo | Obligatorio (15 m) | Autocancela 20 m + correo | Requiere aprobación |
| Hot desk | Todos | 7 días | Día completo | Opcional | Sin penalización | Sin límite |
| Sala de juntas | Dirección + asistentes | 12 meses | Sin límite | Ninguno | N/A | Permitido |
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