Configuración de módulos
Visitantes
Preinscripción, flujo del quiosco, impresión de credenciales y notificaciones, la gestión completa de visitantes en un módulo. Qué datos, qué normas, qué canales.
Actualizado el 18 may 2026
Configuración · Módulos · 4.10
El módulo de Visitantes estructura todo el proceso de recepción: invitación previa, registro a la llegada, identificación, credencial, notificación al anfitrión y salida. Una sola configuración decide si la recepción permanece centralizada o si los quioscos asumen el control.
Por qué importa al negocio
"Los visitantes esperan demasiado"
Preinscripción + registro con QR, check-in rápido sin el cuello de botella en recepción.
"El anfitrión no recibe aviso a tiempo"
Notificación en Teams o móvil en cuanto el visitante hace check-in, sin llamadas desde el vestíbulo.
"¿Quién estaba en el edificio durante el incendio?"
Lista de evacuación en tiempo real, solo visitantes registrados que aún no han salido.
"Fotos de RGPD que siguen ahí tras 5 años"
Retención por campo, fotos eliminadas automáticamente a los 30 días, el nombre solo a los 12 meses.
Las cuatro piezas de configuración
Tipos de visitante
Cliente · proveedor · contratista · candidato · invitado a evento. Cada tipo con su propio flujo: preinscripción obligatoria, control de identidad, estilo de credencial, retención.
Plantillas de email de invitación
Una plantilla por tipo en cada idioma. Con código QR, indicaciones de aparcamiento, código de vestimenta y declaración sanitaria si procede.
Configuración del Portal del Visitante
Pantallas que ve el visitante: formulario de preinscripción, flujo del quiosco, aceptación de NDA, preguntas sanitarias.
Plantilla de credencial
Diseño de la credencial impresa: logotipo, foto, nombre, anfitrión, código de color por tipo, validez.
Campos estándar de una visita
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo de visitante | Determina flujo, credencial y retención. |
| Nombre y empresa | Identificación; aparece en la credencial y en la lista de evacuación. |
| Anfitrión | Empleado interno. Recibe una notificación a la llegada. |
| Hora prevista | Fecha + franja horaria. Dispara recordatorios y guía el flujo del quiosco. |
| Ubicación | Qué sede o zona. Determina qué quiosco lo reconoce. |
| Estado de llegada y salida | Previsto · Llegado · Salido · No asistió. |
| Extras (opcionales) | Matrícula (aparcamiento), aceptación de NDA, foto, idioma preferido. |
¿Qué decisiones tendrás que tomar?
¿Permitir visitas sin cita?
Sí = barrera baja, requiere triaje extra. No = más estricto, pero los rechazos en la puerta dan mala primera impresión.
¿Quién puede invitar?
¿Cualquier empleado, solo responsables o un equipo central? A menudo varía según el tipo de visitante.
Credencial: ¿con foto o sin foto?
Foto = más seguridad, menor rapidez. A menudo solo para proveedores y contratistas.
Periodos de retención
Defínelos con el DPO por tipo de campo. Fotos y matrículas con vida corta; el vínculo nombre-anfitrión más largo para trazabilidad.