2026 - Q2 | Gfacility

Estas notas de versión cubren la nueva versión ampliada que ya está disponible en el entorno UAT. Introducimos opciones de visualización avanzadas para los módulos operativos, una potente función de importación y reglas RGPD ampliadas. También se ha refinado aún más la experiencia de usuario en reservas, comunicación y ticketing.

Vistas operativas y datos

Nuevas vistas para los módulos operativos

En los módulos de Ticketing, Tareas, Reservas, Visitantes, CI, Activos, Productos y Base de conocimiento puedes elegir ahora, junto a la lista estándar, entre potentes vistas nuevas que harán tu trabajo más rápido y revelador.

Vista de árbol Vista jerárquica con elementos hijos configurables (nota: solo disponible para tickets y reservas).
Kanban Resumen visual del flujo de trabajo en columnas (nota: no disponible para reservas).
Planificador Línea de tiempo para una gestión y planificación eficaz de la capacidad.
Pivote Tablas dinámicas para un análisis de datos rápido.

⚠️ Límite de vista

Las vistas de árbol, Kanban y Pivote tienen un máximo de visualización de 500 registros. Si tu filtro o vista contiene más de 500 registros, esas opciones de vista concretas no estarán disponibles temporalmente hasta que la lista se acote con filtros.

Importación masiva de datos

Ahora puedes importar datos en masa con facilidad, lo que acelera notablemente la configuración y actualización de tu entorno.

Módulos soportados: disponible para CIs, Activos y artículos de la base de conocimiento.
Límite: puedes importar o actualizar hasta 5.000 objetos a la vez.
Permisos necesarios: esta funcionalidad está disponible exclusivamente para los usuarios que ya disponen del permiso «edición masiva».

Ticketing, tareas y reservas

Mejoras en tickets

Tickets hijos y cierre automático: ahora es posible vincular tickets hijos a un ticket principal. Cuando se cierra el ticket principal, los tickets hijos vinculados pueden archivarse automáticamente. El estado del ticket hijo se sincroniza con la clase de estado del principal (p. ej. clase «Completado»).
Sincronización de conversaciones: los mensajes y conversaciones añadidos a un ticket principal pueden, opcionalmente, compartirse automáticamente con todos los registros hijos vinculados.
Etiquetas: ahora puedes añadir etiquetas a los tickets con facilidad para categorizarlos mejor y volver a encontrarlos más rápido.
Indicador de presencia en tiempo real: ve al instante quién tiene abierto un ticket concreto en este momento, para no acabar trabajando dos veces sobre el mismo ticket.
Cambios de estado por edición masiva: ahora puedes cambiar el estado de varios tickets en masa. Nota: un nuevo estado solo aparece como opción si es un siguiente paso permitido para todos los tickets seleccionados.

Hemos ampliado y estructurado aún más la automatización:

Reubicación de las reglas de tareas: las reglas de tareas han pasado de Tareas a Reglas dentro de Automatizaciones, de modo que toda la lógica de automatización se gestiona de forma centralizada.
Nuevos triggers temporales: se han añadido a Tickets y Tareas: un trigger basado en la fecha/hora de modificación. Esto permite ejecutar acciones automáticamente cuando no se producen cambios durante un periodo X de tiempo (p. ej. cambiar el estado automáticamente por inactividad).
Nuevas clases de flujo de trabajo (estados): nuevas clases añadidas para estructurar mejor los procesos y los informes: A la espera del cliente, A la espera del proveedor, Respondido y Archivado. Estas clases están disponibles para usarse en automatización y reporting.
- Importante: no se crean estados nuevos automáticamente para los clientes existentes y los flujos de trabajo existentes permanecen sin cambios. Si se desean estas clases en flujos existentes, pueden añadirse a petición. Los flujos nuevos las incluyen por defecto.
- Comportamiento de Archivado: cuando un ticket se marca como Archivado, queda totalmente en solo lectura. Ya no son posibles más cambios. Solo siguen siendo posibles los cambios de estado según las reglas del flujo de trabajo configurado.
Triggers basados en conversaciones: nuevo trigger: conversación añadida. Incluye «por quién» (p. ej. creado por, solicitante, asignado a), lo que permite automatizar acciones según exactamente quién responde.

Estas mejoras hacen posible automatizar flujos de trabajo de forma más inteligente y obtener una mejor visión de los estados y los plazos.

Registro de tiempo y reglas RGPD

Ahora tienes más control sobre tus horas y sobre los datos sensibles desde el punto de vista de privacidad dentro de tickets y tareas.

Registro de tiempo: ahora puedes registrar el tiempo trabajado. Bien manualmente a posteriori, bien automáticamente mediante el contador de inicio que se ejecuta mientras trabajas. Nota: se han creado nuevos permisos para esto, desactivados por defecto, que los administradores deben activar.
Reglas RGPD ampliadas: puedes programar que los datos dentro de tickets y tareas se eliminen o anonimicen automáticamente en un momento determinado.

Mejoras en reservas

Formulario de reserva rediseñado: se ha mejorado sustancialmente la UX de los formularios y su uso es más sencillo.
Información de la sala de un vistazo: la vista de lista muestra ahora directamente la descripción de la sala y las funciones disponibles (facilities), para que puedas elegir la adecuada más rápido.
Ubicación obligatoria para productos: cuando quieras añadir un producto directamente a tu reserva, el sistema te pedirá primero elegir una ubicación.
Visión de disponibilidad y sugerencias inteligentes: mientras creas una reserva, puedes consultar directamente la vista de calendario. También puedes usar sugerencias inteligentes para encontrar rápidamente un hueco ideal.

💡 ¿Cómo funciona esta sugerencia?

El sistema calcula el momento ideal según unas reglas inteligentes:
- Roles y estado: los organizadores pesan más, seguidos de los asistentes requeridos y opcionales. Un calendario «libre» puntúa positivamente, mientras que «Fuera de la oficina» descarta de inmediato un hueco sugerido.
- Horario laboral: los huecos que coinciden con la comida o caen fuera del horario estándar de oficina se ignoran automáticamente.
- Resultado: siempre ves los huecos con la puntuación más alta (y, por tanto, la mejor disponibilidad). En caso de empate, se recomienda la hora más temprana.

Ubicaciones y visitantes

Kiosko y señalización de salas

Tanto la interacción con visitantes como el registro de ubicaciones se han optimizado con nuevas funciones para nuestras soluciones de hardware y kiosco.

Campos de registro configurables (kiosco): ahora tienes control total sobre el proceso de registro. Puedes configurar qué campos están activos para los visitantes y cuáles de ellos son obligatorios.
Visitantes que se dan de baja (kiosco): hay una nueva opción para que los visitantes también puedan darse de baja por sí mismos vía el kiosco al salir.
Aceptación de condiciones (kiosco): durante el registro puedes exigir a los visitantes que acepten condiciones, como instrucciones de seguridad o normas de privacidad.
Registro de ubicación (room signages): ahora registramos con precisión qué Room Signage concreto se ha usado para hacer check-in o check-out, para obtener una visión exacta de la ubicación.

⚠️ Impacto importante: reactivación de hardware necesaria Como nos estamos moviendo a una nueva infraestructura, el protocolo de comunicación entre los dispositivos y Gfacility está cambiando. Esto significa que todos los kioscos y Room Signages deben reactivarse tras la migración para seguir comunicándose con el software. Planifica esta reactivación para evitar tiempos de inactividad en pantalla.

Autenticación y seguridad

Nuevo método de inicio de sesión con MFA

Hemos añadido la opción de iniciar sesión con nombre de usuario y contraseña, protegida adicionalmente con MFA (autenticación multifactor). Los usuarios pueden ahora restablecer su contraseña directamente por correo electrónico.

⚠️ Nota para clientes existentes Para no interrumpir los flujos actuales, esta nueva opción de inicio de sesión está desactivada por defecto para los clientes existentes. Por tanto, todavía no puedes iniciar sesión de la nueva forma; para ti el proceso sigue funcionando como antes vía Iniciar sesión con Microsoft o tu propio SSO.

Configuración y plantillas

ℹ️ Cambio importante: añadir CIs dentro de plantillas Este cambio tiene un impacto directo en cómo configuras las plantillas. El método antiguo, en el que añadir un CI en una plantilla permitía elegir entre «valores permitidos» o «por defecto», se ha eliminado.

Nuevo enfoque obligatorio: ahora debes seleccionar siempre un filtro público. Al añadir un CI, solo se pueden elegir valores permitidos por este filtro. Las columnas definidas en este filtro público se heredan ahora también automáticamente tanto al mostrar como al añadir datos.

Rendimiento e infraestructura

Hemos decidido fusionar la migración técnica planificada de App Engine a Cloud Run con esta versión. Como resultado, te beneficias directamente de un entorno renovado y más potente. Gracias a este movimiento, la plataforma funciona con un rendimiento y estabilidad notablemente mayores. También hemos aplicado optimizaciones específicas que mejoran sensiblemente la velocidad global de la aplicación.

Notablemente más rápido: notarás de inmediato que la carga y apertura de listados, la página de inicio y los registros individuales son considerablemente más fluidas. Todo resulta más responsivo, lo que se traduce en una experiencia de trabajo más eficiente y agradable.

Mejoras generales y comunicación

Una serie de mejoras de calidad transversales para que la comunicación y la navegación por el sistema fluyan con más soltura.

Envío manual de correos: junto a los correos automatizados, ahora también puedes enviar un correo manualmente en cualquier momento, con control total sobre el contenido. Nota: se ha creado un nuevo permiso para esto, desactivado por defecto, que los administradores deben activar.
Visualización de flujos de trabajo: ahora puedes visualizar los flujos de trabajo. Al seleccionar un estado, ves de inmediato los posibles siguientes pasos y quién tiene permisos para realizarlos.
Clonar configuraciones: puedes clonar fácilmente grupos, SLAs y filtros para crear nuevas configuraciones con rapidez.
Nuevo formato y comunicación rich-text: está disponible un nuevo editor rich-text con opciones de formato ampliadas. También puedes restablecer el formato (muy útil para texto pegado). El campo de comunicación en tareas se ha ampliado significativamente y los mensajes admiten ahora emojis.
Me gusta en mensajes y reacciones con emoji: ahora puedes dar me gusta a los mensajes y reaccionar con emojis. Se ha añadido un nuevo trigger en las reglas de notificación para esto (Otros -> Emoji añadido). Hay una plantilla disponible para esta notificación; avísanos si te interesa y la añadiremos a tu entorno.
Menciones con @ y búsqueda más inteligentes: al etiquetar a personas, recibes sugerencias directas de roles activos dentro del objeto. La función de búsqueda general ahora admite correctamente los espacios y permite buscar de forma fluida por nombre, apellido y correo.
Notificaciones y valoraciones: recibe inmediatamente una copia por correo de tus propios mensajes. También puedes navegar directamente a formularios y valoraciones por correo gracias al nuevo enlace ?rating=true.
Visualización de perfil en búsquedas de usuario: en todas las búsquedas y perfiles de usuario mostramos ahora por defecto las iniciales, o la foto de perfil si está rellena. Eliminar tu foto de perfil también es ahora sencillo.
Nuevo indicador al guardar vistas: cuando cambias un listado, la barra azul de la parte superior de la pantalla ya no aparece. En su lugar ves un punto azul sutil directamente dentro de tu listado. Al hacer clic en el punto, o en el botón de información de la vista, obtienes inmediatamente la opción de guardar la vista modificada.
Visualización optimizada de valoraciones: para ahorrar espacio en pantalla y mantener los listados más sobrios, se ha acortado la visualización de valoraciones en los objetos. En lugar de 5 botones separados (estrellas) ahora se muestra solo 1 estrella.

🔌 Cambios de API - módulos operativos

Todos los endpoints GET operativos (Configuration Items, Assets, Knowledge Base, Products, Services) se han revisado. Cambios principales:

Para todos los módulos:

Nuevo parámetro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina qué conjunto de columnas y qué clave de stateData se devuelven. Por defecto = columns. Envía view_type=flat explícitamente para obtener el mismo comportamiento que hoy.
El tipo de campo personalizado configuration_item_lookup ya no devuelve el objeto anidado configurationItem:{id,title}: los clientes deben obtenerlo por su cuenta.
Mensajes de error (i18n): los mensajes de error ahora están traducidos. Los clientes que parseen cadenas exactas de error en inglés deben pasar a usar códigos de error.
Nuevo soporte de adjuntos: los archivos .numbers (Apple Numbers) están ahora permitidos como adjunto.

Por módulo:

Configuration Items: el endpoint de relaciones /relation pasa a /relations. El nuevo alias es GET /configuration-item/list. El método index se ha optimizado en rendimiento. Las relaciones crean ahora automáticamente también las relaciones inversas (con detección de ciclos).
Assets: se ha eliminado el campo customColumns de la respuesta del listado.
Tickets y Eventos: view_type determina ahora adicionalmente el anidado de registros hijos y tareas (kanban/timeline/tree). Cuando falta view_type, el servidor recurre temporalmente a tree con tareas anidadas: envía view_type=flat explícitamente para mantener la antigua respuesta plana.
Límite Tickets y Eventos: para kanban / timeline / tree el límite take está topado en 500.