2026 - Q3 preview

Una vista previa del trabajo en curso para la próxima release de Gfacility. Tras nuestra reciente release Q2, hemos alineado con los clientes las prioridades para Q3. El foco está en las reservas de extremo a extremo: recurrencia nativa, experiencia de reserva en móvil, planos de planta, tiempo de setup y breakdown y reglas de disponibilidad ampliadas. En paralelo, estamos finalizando el motor de reglas financieras para que los administradores definan sus propias reglas de precio, sacando los permisos de grupo de la fase beta, abriendo las traducciones de los datos de configuración y añadiendo un primer conjunto de KPIs y dashboards curados.

Reservas

Aplicación móvil para reservas

La aplicación móvil se amplía para que los usuarios puedan gestionar reservas en movilidad con el mismo conjunto de funciones que en la web. El formulario de reserva, las comprobaciones de disponibilidad, la recurrencia, los servicios y los flujos de check-in forman parte del alcance.

Reservas recurrentes, nativas en Gfacility

Las reuniones recurrentes provenientes de Microsoft ya funcionan hoy. Añadimos recurrencia nativa para que los usuarios puedan crear una serie directamente en Gfacility, con la frecuencia, el intervalo y la fecha final o el número habituales, además de excepciones.

Cuando la sincronización con Microsoft está activa, cada ocurrencia se sincroniza a Microsoft como un evento individual, no como una serie de Microsoft. Así, cada ocurrencia conserva su propio catering, servicios, check-in y estado. Las ediciones usan el selector de alcance habitual: solo esta ocurrencia, esta y las siguientes, o toda la serie. Un límite razonable de cuánto puede extenderse una serie (por ejemplo, 12 meses o 100 ocurrencias) mantiene todo bajo control.

Tiempo de setup y breakdown

Las salas reciben una duración de setup y breakdown por sala, con override opcional por reserva. El buffer cuenta como tiempo de sala ocupada en los controles de disponibilidad, para que las reservas contiguas no colisionen con la preparación ni con la recogida. Si el buffer completo no cabe, se aplica automáticamente el mayor buffer que sí cabe y el valor realmente aplicado se muestra en la reserva. El planificador de salas y la señalética muestran el buffer visualmente, separado de la reunión en sí.

Liberación por señalética según el tipo de reserva

Cada tipo de reserva recibe un ajuste que controla si la reserva se libera automáticamente cuando nadie hace check-in. Hoy, toda reserva se libera por no-show. Con el nuevo ajuste, las reservas de bloqueo, mantenimiento y setup pueden saltarse completamente esa auto-liberación, para que un bloqueo planificado no quede liberado silenciosamente a mitad de camino. Los tipos de bloqueo y mantenimiento existentes vienen desactivados por defecto.

Reglas de disponibilidad por grupo de usuarios

Hoy solo se puede definir un conjunto de reglas de disponibilidad por recurso. En Q3, un recurso podrá llevar varias reglas, igual que las restriction rules actuales. Cada regla incluye una lista de grupos, una ventana máxima de antelación en días, una antelación mínima en minutos y una duración máxima en minutos. Gana la regla más restrictiva que coincida con los grupos del usuario que reserva, con la regla “todos los grupos” como fallback. La creación y edición de reservas aplican la regla con un mensaje de error claro, por ejemplo “Solo puedes reservar con un máximo de 5 días de antelación”.

Origen de la reserva y no-show

Dos nuevos campos en cada reserva preparan los datos detrás de los próximos dashboards:

• Origen, capturado automáticamente según dónde se realiza la reserva: la web, la app móvil, Outlook, Google, una señalética de sala, un kiosco o una integración externa.
• No-show, marcado automáticamente cuando una reserva termina sin que nadie haya hecho check-in. Los tipos de reserva que no requieren check-in (el nuevo ajuste en la sección de señalética) se omiten, y el periodo de gracia es configurable.

Add-in de Microsoft

El add-in de Microsoft sigue funcionando exactamente como hoy. Desde el punto de vista del usuario, nada cambia en la forma de reservar salas y servicios desde Outlook. Entre bastidores, realizamos una serie de mejoras técnicas en cómo se construye y se mantiene el add-in, para que siga siendo robusto y más fácil de evolucionar. No hay nada que reaprender y el flujo de reserva no cambia.

Planos de planta y desk booking

Llega una capa visual para navegar por edificios, salas y puestos, y en Q3 introducimos el desk booking encima de ella. Abarca configuración, lógica de disponibilidad, formulario de reserva y el propio desk booking. El alcance completo llegará en un artículo dedicado; los titulares para la vista previa:

Configuración del plano por planta

Los administradores cargan un plano por planta, dibujan zonas de sala directamente sobre el plano y colocan objetos encima. Las salas se vinculan a sus registros de sala existentes en Gfacility para que la capa visual reutilice los mismos datos. Los puestos se crean al maquetar el plano, ya que el concepto en sí es nuevo; otros objetos (assets, puntos de servicio, puntos de interés) se vinculan a registros existentes cuando ya están presentes. Etiquetas, iconos y colores son configurables; se admiten zoom, paneo y edición a pantalla completa.

Disponibilidad sobre el plano

Cada sala y puesto mapeado muestra un estado en vivo según la fecha y la hora seleccionadas:

• Verde para disponible
• Rojo para ocupado
• Azul cuando está seleccionado

El hover y el clic revelan detalles de la sala o el puesto (capacidad, layout, equipamiento, próxima reserva) y el plano respeta las reglas de reserva, restricciones, flujos de aprobación y horarios existentes.

Vista de plano en el formulario de reserva

Una nueva vista “Plano de planta” se suma a las vistas de lista y rejilla en el formulario de reserva. Los usuarios eligen una sala disponible haciendo clic en una baldosa verde, ven por qué una baldosa roja está ocupada y comprueban cómo el formulario de reserva se actualiza automáticamente. Los filtros (capacidad, ubicación, planta, tipo de sala, equipamiento, layout) aplican tanto a la lista como al plano, y se puede saltar entre ambos sin perder contexto.

Desk booking

El desk booking se introduce en Q3: un puesto individual pasa a ser un objeto reservable de pleno derecho que se sitúa junto a la sala en el flujo de reserva. Un desk lleva un tipo (fijo, flex, focus), capacidad, equipamiento (monitor, dock, silla) y un departamento, zona o neighborhood. Los usuarios reservan un puesto individual para un día completo o parte del día, directamente desde el plano de planta o la vista de lista, con la misma lógica de colores y las mismas reglas de reserva que se aplican a las salas. Los puestos fijos pueden asignarse a una persona, los puestos flex quedan abiertos para la reserva diaria y los puestos de concentración se cogen sobre la marcha, lo que abre la puerta al neighborhood booking, las zonas de equipo y los insights de ocupación.

Señalética

Reporte de defectos desde la señalética

Las personas en una sala pueden reportar una incidencia (AV averiado, limpieza, climatización) en pocos segundos directamente desde la señalética. Eligen una categoría, le ponen un título, añaden opcionalmente una descripción y urgencia, y el ticket aterriza en el flujo habitual de ticketing donde el equipo correspondiente lo recoge. No hace falta salir de la sala ni gestionar un canal aparte.

Finanzas

Reglas financieras que tú mismo defines

Q3 cierra el motor de reglas financieras para que los administradores puedan montar las reglas de precio que realmente necesitan, no solo las pocas que el sistema conocía. Cada regla empareja una condición con un importe, en formato simple “si X entonces Y”, y el mismo motor sirve para salas, servicios y catering.

Algunas reglas que los clientes han pedido:

• Cancelación con más de 10 horas antes de la reunión: 50% del coste.
• Cancelación con menos de 2 horas antes de la reunión: 100% del coste.
• Este tipo de reunión (por ejemplo un evento de cliente) se factura a una tarifa superior frente a las reuniones internas.
• Los miembros del grupo X pagan una tarifa reducida; el grupo Y la tarifa completa; el grupo Z es gratis.
• Esta sala o servicio tiene una tarifa distinta en fin de semana que entre semana.

Las reglas alimentan el flujo de facturación existente, así el importe correcto aterriza en la factura correcta sin conciliación manual. La pantalla de administración se finaliza en paralelo para que puedas escribir y ajustar reglas directamente dentro del producto.

Productos

Etiquetas de sostenibilidad en los productos

El módulo de productos incorpora un conjunto de etiquetas de sostenibilidad, de modo que el catálogo lleva algo más que un nombre y un precio. Un producto puede ahora etiquetarse como vegano, vegetariano, local o de temporada, y puede llevar una puntuación de CO2 y una puntuación ecológica. Las etiquetas aparecen allí donde se eligen los productos, como el formulario de reserva y el flujo de catering, para que los usuarios vean el impacto de lo que piden y puedan tomar una decisión más consciente con la sostenibilidad.

Orienta el catálogo hacia opciones sostenibles

Los administradores obtienen control sobre el orden en que se muestran los productos. Puedes situar primero las opciones de menor impacto, de modo que, por defecto, se oriente a los usuarios hacia el resultado más sostenible. El orden es opcional: déjalo desactivado y el catálogo se comporta como hoy.

Configuración y plantillas

Permisos de grupo: ya en disponibilidad general

La vista de comparación de permisos de grupo se publicó como beta en Q2. Sobre la base del feedback de los clientes, sale de beta en Q3 y pasa a disponibilidad general, sin más breaking changes previstos.

Nuevo rol con alcance de organización

Hoy un usuario tiene una elección casi binaria en cualquier workload: o bien aparece en un ticket o tarea como Creator, Assigned to o Watcher (tres roles explícitos y estrechos), o tiene No role y el acceso que de ahí se deriva se aplica a todo dentro de su scope de organización. El salto de “nada” a “todo” es demasiado amplio para la mayoría de clientes.

Q3 introduce una capa intermedia: un rol con alcance de organización configurable. Los administradores definen qué puede hacer el rol (leer, editar, cerrar, reasignar, ajustar finanzas, …) y el rol se vincula automáticamente al perfil del usuario. Dos campos del perfil dirigen el binding:

• Primary organisation: la organización principal del usuario. El rol aplica por defecto dentro de esa organización.
• Organisations with access: la lista de organizaciones adicionales a las que el usuario tiene acceso. El rol puede extenderse opcionalmente allí o quedarse limitado a la primary.

El rol aplica a todo el producto: cubre cada objeto que lleva permisos - reservas, activos, CIs, tickets, tareas y servicios - desde una sola configuración.

El nuevo rol convive con la capa Creator / Assigned to / Watcher / No role existente; no la sustituye. Caso de uso típico: un coordinador de servicio que debe poder coger y reasignar cualquier ticket dentro de una organización, pero debe quedarse fuera de otras organizaciones del tenant. Los usuarios No role existentes siguen funcionando como hoy; el nuevo rol es opt-in y se concede por grupo.

Datos de configuración traducibles

Los datos de configuración pasan a ser traducibles a los ocho idiomas soportados (inglés, francés, alemán, español, italiano, neerlandés, sueco y portugués). La primera oleada cubre Productos y los building blocks (con excepción de las reglas de notificación). Las traducciones las aporta el cliente, no traducimos automáticamente; la UI expone un flujo de traducción por objeto.

Feedback y anuncios

Solicitud de feedback NPS

Para escuchar a los usuarios con más frecuencia, una solicitud NPS ligera aparece en la parte superior de la aplicación, con puntuación de 0 a 10 en línea y un comentario opcional, de modo que cualquiera pueda valorar Gfacility sin abandonar lo que estaba haciendo. Cada cliente está incluido por defecto; las organizaciones que prefieran no usarlo pueden desactivarlo. La puntuación se registra para poder seguir la satisfacción a lo largo del tiempo, junto a los KPIs operativos.

Banners de anuncio

Un banner de anuncio reutilizable permite mostrar información importante que afecta al uso de Gfacility, como un mantenimiento planificado o un cambio que todos deben conocer. Los banners se apilan, pero muestran un anuncio a la vez, de modo que el mensaje se mantiene claro y nunca compite consigo mismo.

IA

Seguimos optimizando el asistente de IA que ya vive dentro de Gfacility. Tres añadidos para Q3:

Conecta tu propio LLM

Los clientes pueden incorporar varios modelos de lenguaje y elegir hacia cuál enrutar una carga determinada. Un modelo rápido y barato para los resúmenes de rutina, uno más pesado para las preguntas que lo merezcan. Los modelos se configuran por entorno.

Modo plan

Un nuevo modo plan mantiene al usuario al mando en el trabajo de varios pasos. Plantea “analiza estos 10 tickets y propón próximos pasos”; el asistente devuelve un plan con la acción propuesta por ticket, tú apruebas o ajustas los puntos que quieras y el asistente ejecuta solo lo que has confirmado. Se acabó el todo o nada.

IA en configuración

El asistente gana la capacidad de ayudar a resolver y aplicar cambios de configuración, no solo operativos. Pide “configura un workflow para solicitudes de tarjeta de parking con aprobación de Facility”, el asistente propone la forma del workflow, tú revisas y él aplica los cambios en tu entorno.

Insights y dashboards

Q3 introduce un conjunto curado de KPIs y dashboards en los módulos operativos: tickets, tareas, reservas, visitantes, assets y CIs. No es un constructor de gráficos en blanco, sino el foco en las preguntas que los responsables se hacen de verdad. Una muestra de los KPIs que llegan en esta release:

• Tickets: backlog abierto por clasificación, tiempo hasta la primera respuesta, plazo hasta el cierre, antigüedad de los tickets más viejos, tasa de incumplimiento de SLA.
• Tareas: tareas abiertas por asignado o workgroup, tareas vencidas, tiempo medio de resolución.
• Reservas: ocupación semanal de salas (ver más abajo), tasa de no-show por sala o edificio, cuota de reservas por origen (web, móvil, Outlook).
• Visitantes: visitantes por día, horas pico, duración media de la visita, porcentaje de visitantes recurrentes.
• Assets y CIs: assets que se acercan al fin de vida, contratos que vencen este trimestre, CIs con más incidencias abiertas.
• Profundidad del helpdesk: tasa de reapertura, resolución en el primer contacto, coste por ticket, trabajo planificado frente a reactivo, un proxy de tiempo medio entre fallos y la utilización de salas.
• Puestos: no-show de puesto, reservas de puesto preregistradas y recurrentes, y cancelaciones.
• Catering: coste y margen de los pedidos, más un resumen de sostenibilidad sobre las etiquetas de producto anteriores.

Bajo estas cifras hay dos cimientos. Una capa de duración lee el registro de cambios para medir el tiempo en estado en tickets, tareas y finanzas, incluidas las métricas de antigüedad, de modo que “cuánto tiempo estuvo esto esperando” se convierte en un dato reportable. Y una base de datos maestra de benchmarks permite comparar tus resultados con benchmarks de KPI del sector, marcar tus propios KPIs personalizados y elegir con qué comparar: un periodo anterior, otro equipo o edificio, o el benchmark.