2026 - Q3 preview

Uma pré-visualização do trabalho atualmente em curso para a próxima release do Gfacility. Após a nossa recente release Q2, alinhámos com os clientes as prioridades para Q3. O foco está nas reservas de ponta a ponta: recorrência nativa, experiência de reserva no mobile, plantas de piso, tempo de setup e breakdown e regras de disponibilidade mais ricas. Em paralelo, estamos a finalizar o motor de regras financeiras para que os administradores definam as suas próprias regras de preço, a tirar as permissões de grupo da fase beta, a abrir as traduções para dados de configuração e a adicionar um primeiro conjunto de KPIs e dashboards curados.

Reservas

Aplicação móvel para reservas

A aplicação móvel está a ser alargada para que os utilizadores possam gerir reservas em movimento com o mesmo conjunto de funcionalidades do web. O formulário de reserva, as verificações de disponibilidade, a recorrência, os serviços e os fluxos de check-in fazem todos parte do âmbito.

Reservas recorrentes, nativas no Gfacility

As reuniões recorrentes provenientes do Microsoft já funcionam hoje. Estamos a acrescentar recorrência nativa para que os utilizadores possam criar uma série diretamente no Gfacility, com a frequência, o intervalo e a data de fim ou contagem habituais, além de exceções.

Quando a sincronização com o Microsoft está ativa, cada ocorrência é sincronizada para o Microsoft como um evento individual e não como uma série Microsoft. Assim, cada ocorrência mantém o seu próprio catering, serviços, check-in e estado. As edições usam o seletor de âmbito habitual: apenas esta ocorrência, esta e as seguintes ou a série completa. Um limite razoável de até quando uma série pode estender-se (por exemplo 12 meses ou 100 ocorrências) mantém tudo controlável.

Tempo de setup e breakdown

As salas recebem uma duração de setup e breakdown por sala, com override opcional por reserva. O buffer conta como tempo de sala ocupada nas verificações de disponibilidade, para que reservas adjacentes não colidam com a preparação ou a arrumação. Se o buffer completo não couber, é aplicado automaticamente o maior buffer que cabe e o valor efetivamente aplicado é mostrado na reserva. O planeador de salas e a signage mostram o buffer visualmente, separado do próprio compromisso.

Libertação por signage consoante o tipo de reserva

Cada tipo de reserva passa a ter uma definição que controla se a reserva é libertada automaticamente quando ninguém faz check-in. Hoje, qualquer reserva é libertada por no-show. Com a nova definição, as reservas de bloqueio, manutenção e setup podem ignorar totalmente essa libertação automática, para que um bloqueio planeado não fique silenciosamente livre a meio. Os tipos de bloqueio e manutenção existentes ficam desativados por defeito.

Regras de disponibilidade por grupo de utilizadores

Hoje só é possível definir um conjunto de regras de disponibilidade por recurso. No Q3, um recurso poderá ter várias regras, à semelhança das restriction rules atuais. Cada regra contém uma lista de grupos, uma janela máxima de reserva antecipada em dias, uma antecedência mínima em minutos e uma duração máxima em minutos. Vence a regra mais restritiva que corresponda aos grupos do utilizador que reserva, com a regra “todos os grupos” como fallback. A criação e edição de reservas aplicam a regra com uma mensagem de erro clara, por exemplo “Só pode reservar até 5 dias de antecedência”.

Origem da reserva e no-show

Dois novos campos por reserva preparam os dados para os próximos dashboards:

• Origem, capturada automaticamente com base no local onde a reserva foi feita: a app web, a app móvel, o Outlook, o Google, uma signage de sala, um kiosk ou uma integração externa.
• No-show, assinalado automaticamente quando uma reserva termina sem que ninguém tenha feito check-in. Os tipos de reserva que não exigem check-in (a nova definição na secção de signage) são ignorados, e o período de tolerância é configurável.

Add-in da Microsoft

O add-in da Microsoft continua a funcionar exatamente como hoje. Do ponto de vista do utilizador, nada muda na forma de reservar salas e serviços a partir do Outlook. Nos bastidores, fazemos uma série de melhorias técnicas na forma como o add-in é construído e mantido, para que se mantenha robusto e mais fácil de evoluir. Não há nada para reaprender e o fluxo de reserva não muda.

Plantas de piso e desk booking

Chega uma camada visual para navegar por edifícios, salas e postos, e no Q3 introduzimos o desk booking por cima dela. Abrange configuração, lógica de disponibilidade, formulário de reserva e o próprio desk booking. O âmbito completo seguirá num artigo dedicado; os destaques para a pré-visualização:

Configuração de planta de piso por piso

Os administradores carregam uma planta por piso, desenham zonas de sala diretamente sobre a planta e colocam objetos por cima. As salas são ligadas aos seus registos de sala existentes no Gfacility, para que a camada visual reutilize os mesmos dados. Os postos são criados durante a configuração da planta, porque o conceito em si é novo; outros objetos (assets, pontos de serviço, pontos de interesse) ligam-se aos registos existentes quando já estão presentes. Etiquetas, ícones e cores são configuráveis; zoom, pan e edição em ecrã inteiro são suportados.

Disponibilidade no mapa

Cada sala e posto mapeado mostra um estado em direto com base na data e hora selecionadas:

• Verde para disponível
• Vermelho para ocupado
• Azul quando selecionado

O hover e o clique revelam detalhes da sala ou do posto (capacidade, layout, equipamento, próxima reserva) e o mapa respeita as regras de reserva, restrições, fluxos de aprovação e horários existentes.

Vista de planta no formulário de reserva

Uma nova vista “Planta de piso” surge ao lado das vistas de lista e grelha no formulário de reserva. Os utilizadores escolhem uma sala disponível clicando num quadrado verde, vêem porque é que um quadrado vermelho está ocupado e veem o formulário de reserva a atualizar-se automaticamente. Os filtros (capacidade, localização, piso, tipo de sala, equipamento, layout) aplicam-se tanto à lista como ao mapa, e é possível saltar entre os dois sem perder contexto.

Desk booking

O desk booking é introduzido no Q3: um posto individual passa a ser um objeto reservável de pleno direito que fica ao lado da sala no fluxo de reserva. Um desk leva um tipo (fixo, flex, focus), capacidade, equipamento (monitor, dock, cadeira) e um departamento, zona ou neighborhood. Os utilizadores reservam um posto individual para um dia inteiro ou parte do dia, diretamente a partir da planta de piso ou da vista de lista, com a mesma lógica de cores e as mesmas regras de reserva que se aplicam às salas. Os postos fixos podem ser atribuídos a uma pessoa, os postos flex ficam abertos para reserva diária e os postos de foco são ocupados ao momento, abrindo a porta ao neighborhood booking, às zonas de equipa e a insights de ocupação.

Signage

Reporte de avarias a partir da signage

As pessoas numa sala podem reportar um problema (AV avariado, limpeza, climatização) em segundos diretamente a partir da signage. Escolhem uma categoria, dão um título, adicionam opcionalmente uma descrição e urgência, e o ticket aterra no fluxo de ticketing habitual onde a equipa certa o recolhe. Ninguém precisa de sair da sala e não há um canal separado para gerir.

Financeiro

Regras financeiras que define a si mesmo

O Q3 fecha o motor de regras financeiras para que os administradores possam definir as regras de preço de que realmente precisam, e não apenas as que o sistema conhecia por defeito. Cada regra liga uma condição a um valor, no formato simples “se X então Y”, e o mesmo motor serve salas, serviços e catering.

Algumas regras que os clientes pediram:

• Cancelamento com mais de 10 horas de antecedência da reunião: 50% do custo.
• Cancelamento com menos de 2 horas de antecedência da reunião: 100% do custo.
• Este tipo de reunião (por exemplo um evento de cliente) é faturado a uma tarifa superior face às reuniões internas.
• Os membros do grupo X pagam uma tarifa reduzida; o grupo Y a tarifa completa; o grupo Z é grátis.
• Esta sala ou serviço tem um preço diferente ao fim de semana face aos dias úteis.

As regras alimentam o fluxo de faturação existente, para que o valor certo chegue à fatura certa sem reconciliação manual. O ecrã de administração é finalizado em paralelo para que possa escrever e ajustar regras diretamente dentro do produto.

Produtos

Etiquetas de sustentabilidade nos produtos

O módulo de produtos passa a ter um conjunto de etiquetas de sustentabilidade, para que o catálogo tenha mais do que um nome e um preço. Um produto pode agora ser marcado como vegano, vegetariano, local ou da época, e pode ter uma pontuação de CO2 e uma pontuação ecológica. As etiquetas aparecem onde os produtos são escolhidos, como o formulário de reserva e o fluxo de catering, para que os utilizadores vejam o impacto do que pedem e possam fazer uma escolha mais consciente em termos de sustentabilidade.

Oriente o catálogo para escolhas sustentáveis

Os administradores passam a controlar a ordem pela qual os produtos são mostrados. Pode colocar primeiro as opções de menor impacto, para que, por predefinição, os utilizadores sejam orientados para o resultado mais sustentável. A ordenação é opcional: deixe-a desativada e o catálogo comporta-se como hoje.

Configuração e templates

Permissões de grupo: agora disponíveis em geral

A vista de comparação de permissões de grupo foi lançada como beta no Q2. Com base no feedback dos clientes, no Q3 sai da fase beta e passa a estar geralmente disponível, sem mais breaking changes previstas.

Novo papel com âmbito de organização

Hoje um utilizador tem uma escolha quase binária em qualquer workload: ou aparece num ticket ou tarefa como Creator, Assigned to ou Watcher (três papéis explícitos e estreitos), ou tem No role e o acesso daí decorrente aplica-se a tudo dentro do seu âmbito de organização. O salto de “nada” para “tudo” é demasiado amplo para a maioria dos clientes.

O Q3 introduz uma camada intermédia: um papel com âmbito de organização configurável. Os administradores definem o que o papel pode fazer (ler, editar, fechar, reatribuir, ajustar aspectos financeiros, …) e o papel liga-se automaticamente ao perfil do utilizador. Dois campos de perfil orientam o binding:

• Primary organisation: a organização principal do utilizador. O papel aplica-se por defeito dentro dessa organização.
• Organisations with access: a lista de organizações adicionais às quais o utilizador tem acesso. O papel pode estender-se opcionalmente para lá ou ficar limitado à primary.

O papel aplica-se em todo o produto: cobre cada objeto que carrega permissões - reservas, ativos, CIs, tickets, tarefas e serviços - a partir de uma única configuração.

O novo papel coexiste com a camada Creator / Assigned to / Watcher / No role existente; não a substitui. Caso de uso típico: um coordenador de serviço que precisa de poder pegar e reatribuir qualquer ticket dentro de uma organização, mas deve ficar fora de outras organizações do tenant. Os utilizadores No role existentes continuam a funcionar como hoje; o novo papel é opt-in e atribuído por grupo.

Dados de configuração traduzíveis

Os dados de configuração passam a ser traduzíveis nas oito línguas suportadas (inglês, francês, alemão, espanhol, italiano, neerlandês, sueco e português). A primeira vaga abrange os Produtos e os building blocks (com exceção das regras de notificação). As traduções são fornecidas pelo cliente, não traduzimos automaticamente; a UI expõe um fluxo de tradução por objeto.

Feedback e anúncios

Prompt de feedback NPS

Para ouvir os utilizadores com mais frequência, um prompt NPS leve aparece na parte superior da aplicação, com pontuação de 0 a 10 inline e um comentário opcional, para que as pessoas possam avaliar o Gfacility sem sair do que estavam a fazer. Cada cliente está incluído por predefinição; as organizações que preferirem não o usar podem desativá-lo. A pontuação é registada para que a satisfação possa ser acompanhada ao longo do tempo, a par dos KPIs operacionais.

Banners de anúncio

Um banner de anúncio reutilizável permite mostrar informação importante que afeta a utilização do Gfacility, como uma manutenção planeada ou uma alteração que todos precisam de conhecer. Os banners empilham-se, mas mostram um anúncio de cada vez, para que a mensagem se mantenha clara e nunca compita consigo própria.

IA

Continuamos a otimizar o assistente de IA que já vive dentro do Gfacility. Três adições para Q3:

Traga o seu próprio LLM

Os clientes podem integrar vários modelos de linguagem e escolher para qual modelo encaminhar uma determinada carga de trabalho. Um modelo rápido e barato para os resumos de rotina e um modelo mais pesado para as perguntas que o merecem. Os modelos configuram-se por ambiente.

Modo plan

Um novo modo plan mantém o utilizador ao comando no trabalho em vários passos. Pergunte “analisa estes 10 tickets e propõe os próximos passos”, o assistente devolve um plano com a ação proposta por ticket, o utilizador aprova ou ajusta os pontos que quer e o assistente executa apenas o que foi confirmado. Acabou o tudo ou nada.

IA na configuração

O assistente ganha a capacidade de ajudar a resolver e aplicar alterações de configuração, e não apenas operacionais. Peça “configura um workflow para pedidos de cartão de estacionamento com aprovação por Facility”, o assistente propõe a forma do workflow, o utilizador revê e o assistente aplica as alterações no seu ambiente.

Insights e dashboards

O Q3 introduz um conjunto curado de KPIs e dashboards nos módulos operacionais: tickets, tarefas, reservas, visitantes, assets e CIs. Não é um construtor de gráficos em branco, mas o foco nas perguntas que os responsáveis realmente fazem. Uma amostra dos KPIs que chegam nesta release:

• Tickets: backlog em aberto por classificação, tempo até à primeira resposta, lead time até ao fecho, antiguidade dos tickets mais antigos, taxa de incumprimento de SLA.
• Tarefas: tarefas em aberto por responsável ou workgroup, tarefas em atraso, tempo médio de conclusão.
• Reservas: ocupação semanal das salas (ver abaixo), taxa de no-show por sala ou edifício, percentagem de reservas por origem (web, móvel, Outlook).
• Visitantes: visitantes por dia, horas de pico, duração média da visita, percentagem de visitantes recorrentes.
• Assets e CIs: assets que se aproximam do fim de vida, contratos que terminam neste trimestre, CIs com mais incidentes em aberto.
• Profundidade do helpdesk: taxa de reabertura, resolução ao primeiro contacto, custo por ticket, trabalho planeado versus reativo, um proxy de tempo médio entre falhas e a utilização de salas.
• Postos: no-show de posto, reservas de posto pré-registadas e recorrentes, e cancelamentos.
• Catering: custo e margem das encomendas, mais um resumo de sustentabilidade sobre as etiquetas de produto acima.

Sob estes números estão duas fundações. Uma camada de duração lê o registo de alterações para medir o tempo em estado em tickets, tarefas e financeiro, incluindo métricas de antiguidade, de modo que “quanto tempo isto esteve à espera” passa a ser um valor reportável. E uma base de dados mestra de benchmarks permite comparar os seus resultados com benchmarks de KPI do setor, marcar os seus próprios KPIs personalizados e escolher com o que comparar: um período anterior, outra equipa ou edifício, ou o benchmark.