Questionário
Produtos e chargeback
Que produtos e serviços encomendáveis oferece — catering, impressão, hardware de TI, pacotes AV — e como se trata a parte financeira? Quem paga, em que moeda, com que IVA e que ligação à contabilidade?
Atualizado em 18/05/2026
Questionário · 4.8
Porquê agora
No Gfacility, catering e serviços reserváveis partilham o mesmo motor de produtos: detalhes do produto + restrições + disponibilidade. Um pacote de sanduíches e um conjunto AV são tecnicamente tratados da mesma forma. O que difere são as regras, prazos de entrega, quem pode encomendar, como se faz chargeback. Essas regras registam-se aqui, não ad hoc mais tarde por produto.
O que entrega?
Catálogo de produtos por categoria
Catering, impressão, TI, AV, mobilidade, com fornecedor, preço, IVA e regras de entrega.
Regras de encomenda por categoria
Cutoff, quantidade mín./máx., aprovação, público.
Modelo de chargeback
Que centro de custo paga, em que moeda, com que códigos de IVA, e o que conta como "interno" vs "externo".
Integração financeira
Exportação para contabilidade/ERP, ficheiro, API ou entrega manual?
Perguntas-chave — Lado dos produtos
- 1Que categorias de produto oferece via Gfacility? Catering, impressão, hardware de TI, pacotes AV, mobilidade (bicicleta, estacionamento), add-ons de eventos, extras de limpeza, mais alguma coisa?
- 2Quem é o fornecedor por categoria, departamento interno (cantina, gráfica interna) ou fornecedor externo (Sodexo, Albelli, Dell)?
- 3Quem pode encomendar, todos, departamentos específicos, donos de orçamento de evento, partes externas? Restringe por grupo de utilizadores, localização ou organização?
- 4Regras de entrega e encomenda por categoria, cutoff (último momento para encomendar), quantidades mín./máx., janela de pré-encomenda, zona de entrega.
- 5Encomendas pontuais (item à medida no cesto), permitir sem poluir o catálogo, ou sempre via pedido?
- 6Pacotes, pacote de reunião (almoço + AV + setup), pacote de evento (sala + catering + estacionamento), oferecer como um único produto ou sempre em separado?
- 7Workflow de aprovação, encomendas acima de um limiar ou de externos, primeiro aprovadas pelo manager? Quem vê o pedido, com que SLA?
- 8Cancelamento e alterações, até quando se pode cancelar? Quais os custos após o cutoff?
- 9Gestão do catálogo, quem mantém preços, adiciona novos produtos, faz a indexação anual? Um responsável por categoria.
Perguntas-chave — Lado do chargeback
- 1Quem paga por categoria, o requisitante pessoalmente, o seu departamento, um centro de custo de evento ou a organização centralmente (overhead)?
- 2Que código de centro de custo está associado a que categoria de produto? Exemplos: almoço = departamento do requisitante, almoço executivo = orçamento exec, impressão = overhead de comunicação.
- 3Moeda e IVA, trabalha em multimoeda (multipaís)? Que códigos de IVA (21%, 9%, 0%) por tipo de produto?
- 4Indexação e alteração de preço, momento fixo anual, sobre contrato com fornecedor ou livre? Quem aprova subidas?
- 5Interno vs externo, preços diferentes para partes externas (clientes, fornecedores em almoço)? Fluxo de IVA separado?
- 6Frequência de chargeback, direto por encomenda ou agregado mensal/trimestral?
- 7Exportação para contabilidade, que formato (CSV, UBL, JSON), que integração (Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics)? Push ou pull, diário ou mensal?
- 8Discrepâncias, e se uma encomenda for cancelada após a exportação? Fluxo de estorno definido?
- 9Reporting, que relatórios mensais/trimestrais a área financeira precisa? Por centro de custo, fornecedor, categoria?
Template — Categorias de produto
| Categoria | Exemplo | Fornecedor | Público | Cutoff | Aprovação | IVA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Catering — almoço | Menu de sanduíches, salada | Interno (cantina) | Todos | D-1, 13:00 | Nenhuma (≤ €15 pp) | 9% |
| Catering — evento | Walking dinner | Externo (Sodexo) | Manager+ | 7d antes | > €500 dono do orçamento | 9%/21% |
| Impressão | Brochuras, banners | Externo (Drukland) | Comunicação | 3d antes | Lead de marketing | 21% |
| Hardware TI | Portátil, monitor | Externo (Dell) | Todos via mgr | 10d antes | Line manager | 21% |
| Pacote AV | Projetor + microfone + câmara | Interno (FM) | Todos | 1d antes | Nenhuma | 21% |
| Mobilidade | Bicicleta, carregador VE, estacionamento | Interno | Todos | Tempo real | Nenhuma | 21% |
| … | … | … | … | … | … | … |
Template — Regra de chargeback
| Categoria | Quem paga | Centro de custo | Código de IVA | Momento de chargeback | Preço externo? |
|---|---|---|---|---|---|
| Catering — almoço | Departamento do requisitante | Derivado do utilizador | B9 (Comida e bebida 9%) | Agregado mensal | Sim, +30% |
| Impressão | Comunicação | 3300 | B21 | Direto | Não |
| Hardware TI | Orçamento de TI | 2200 | B21 | Direto | N/A |
| Pacote AV | Departamento do requisitante | Derivado | B21 | Mensal | Sim |
| … | … | … | … | … | … |