Integração com a Google: a abordagem

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A sua organização usa o Google Workspace? Então vai ligar o Gfacility à Google em vários pontos. Este artigo dá-lhe a visão geral: que integrações existem, que escolhas tem de fazer e por que ordem as configura. Cada passo remete para o artigo com os pormenores.

As integrações num relance

Integração	O que faz	É necessária?
Sincronização de utilizadores	Coloca os seus colaboradores no Gfacility.	Recomendada
Sincronização de localizações	Coloca as salas de reuniões no Gfacility, com edifício e piso.	Necessária para reservar
Sincronização de calendários	Mantém as reservas iguais no Gfacility e no Google Calendar.	Necessária para reservar
Iniciar sessão com Google	Os colaboradores iniciam sessão com a sua conta Google.	Automático, nada a configurar
Envio de e-mail	Define o endereço a partir do qual o Gfacility envia e-mails.	Opcional

As três primeiras funcionam através de uma única conta de integração da sua organização: a integração com Google Workspace. Iniciar sessão com Google funciona automaticamente assim que um colaborador existe no Gfacility. O envio de e-mail é uma integração à parte.

As escolhas que tem de fazer

Há três escolhas que determinam a configuração. Tome-as logo à partida, em conjunto com o administrador Google.

1 · Que conta de integração?

Uma conta à parte com licença, por exemplo gfacility@suaempresa.pt. O nome fica ao seu critério; escolha algo que, mais tarde, diga a um administrador para que serve.

2 · Como delegar as salas?

Adicione a conta sala a sala ou através de um grupo (recomendado). Com um grupo, nunca lhe escapa uma sala adicionada mais tarde.

3 · Que remetente?

O servidor de e-mail do Gfacility (nada a configurar) ou a sua própria caixa de correio através de SMTP (o seu próprio remetente). Veja a comparação mais abaixo.

Ordem recomendada

Configure por esta ordem. Cada passo assenta no anterior. Faça tudo primeiro no ambiente de teste (UAT) e só depois em produção: são dois ambientes distintos e tem de configurar ambos.

Passo	Onde	O quê	Porquê por esta ordem
1	Na Google	Preparar a Google. Salas como recursos de calendário, com edifício, piso e capacidade. Colaboradores com licença.	O Gfacility copia o que está na Google. O que estiver errado lá também ficará errado no Gfacility.
2	Na Google	Criar a conta de integração e atribuir-lhe uma função de administrador.	Todas as sincronizações usam as permissões desta conta.
3	Na Google	Delegar a conta nos calendários das salas, com "Fazer alterações nos eventos".	Sem esta delegação, as salas entram, mas os calendários ficam vazios.
4	No Gfacility	Ligar a conta no Gfacility e conceder o acesso, com sessão iniciada como conta de integração.	Só então o Gfacility consegue chegar à Google.
5	No Gfacility	Ativar a sincronização de utilizadores.	Os colaboradores têm de existir no Gfacility antes de poderem iniciar sessão e reservar.
6	No Gfacility	Ativar a sincronização de localizações.	Alinhe primeiro os edifícios e pisos existentes, caso contrário entram em duplicado.
7	No Gfacility	Ativar a sincronização de calendários.	Só funciona para salas que já estão no Gfacility.
8	No Gfacility	Verificar o início de sessão. Peça a um colaborador que inicie sessão com Google. Não há nada a configurar.	Só faz sentido quando os colaboradores já existem (passo 5).
9	No Gfacility	Escolher o envio de e-mail.	Antes do arranque, para que os primeiros e-mails saiam logo do remetente certo.

Onde encontrar cada passo

Passos 1 a 7: Integração com Google Workspace
Passo 8: Iniciar sessão no Gfacility
Passo 9: Configurar o envio de e-mail e Whitelist de e-mail

Convém saber: os calendários dos colaboradores

Os calendários das salas funcionam através da conta de integração. O calendário de um colaborador não: é cada colaborador que dá a sua própria autorização. Na primeira vez que alguém cria uma reserva com sincronização de calendário no Gfacility, a Google pergunta se o Gfacility pode escrever no seu calendário. Depois de autorizar, a pergunta não volta a aparecer. Avise os seus colaboradores com antecedência, para que o pedido não os apanhe de surpresa.

E-mail: servidor de e-mail do Gfacility ou a sua própria caixa de correio?

	Servidor de e-mail do Gfacility	A sua própria caixa de correio
Remetente	O endereço do Gfacility	O seu próprio endereço, por exemplo `servicos@suaempresa.pt`
Configuração	Nenhuma, funciona de imediato	Configurar SMTP
Respostas	Não lhe chegam automaticamente	Chegam à sua própria caixa de correio
Manutenção	Nenhuma	Renovar a palavra-passe a tempo
Filtro de spam	Adicionar o endereço do Gfacility aos remetentes fidedignos	Não é necessário
Em caso de falha	O Gfacility resolve	O e-mail não é enviado até resolver o problema; os administradores recebem um alerta

O nosso conselho: comece com o servidor de e-mail do Gfacility. Passe para a sua própria caixa de correio quando os colaboradores ou visitantes precisarem de ver o seu próprio remetente, ou quando as respostas tiverem de lhe chegar.

O que precisa do administrador Google?

Reúna o seguinte antes de começar:

O quê	Para quê
O endereço de e-mail da conta de integração	A conta que liga no Gfacility
Alguém que consiga iniciar sessão com essa conta	Conceder o acesso no Gfacility (passo 4)
Confirmação da função de administrador	Ler os colaboradores e as salas
Confirmação de que todos os calendários das salas estão partilhados	Com "Fazer alterações nos eventos", sala a sala ou através de um grupo
O endereço do remetente e os dados SMTP	Apenas com a sua própria caixa de correio

Partilhe as palavras-passe de forma segura, por exemplo através de uma ligação de um gestor de palavras-passe. Nunca soltas num e-mail.

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