Configurar o envio de e-mail

Integrações · E-mail e mensagens · 3.3

Por predefinição, o Gfacility envia todos os e-mails do seu workspace a partir do endereço do Gfacility. Com o envio de e-mail, esses e-mails passam a sair da sua própria caixa de correio, por exemplo servicos@suaempresa.pt. Os destinatários veem o seu próprio remetente e as respostas chegam até si.

Isto é independente da integração com o Office 365: essa trata dos utilizadores, das salas e dos calendários, enquanto esta definição trata apenas do envio de e-mail.

O que abrange?

Através da sua própria caixa de correio

Todos os e-mails do workspace: tickets e notificações, confirmações de reserva, convites a visitantes e e-mails de automatizações e formulários.

Continua com o Gfacility

Alertas aos administradores de que uma integração ou o próprio envio de e-mail está a falhar. Esses têm de chegar mesmo quando a sua caixa de correio não funciona.

Escolha como o Gfacility envia

Microsoft 365 (recomendado)

O Gfacility envia através do Microsoft Graph, com um registo de aplicação. Não é necessária a palavra-passe da caixa de correio e decide exatamente a partir de que caixa de correio a aplicação pode enviar.

SMTP

Para qualquer outro servidor de e-mail ou serviço de envio, como o Google Workspace, o SendGrid ou o servidor de e-mail do seu fornecedor de alojamento.

Opção 1: Microsoft 365

A. No Microsoft Entra ID e no Exchange (administrador de TI)

Passo	O que fazer
1	Escolha a caixa de correio a partir da qual o Gfacility envia, por exemplo uma caixa de correio partilhada `servicos@suaempresa.pt`. Tem de ser uma caixa de correio já existente no seu inquilino.
2	Crie um registo de aplicação, por exemplo Gfacility Mail, ou use o registo de aplicação da integração com o Office 365. Anote o ID da aplicação (cliente) e o ID do diretório (inquilino).
3	Aceda a Certificados e segredos → Novo segredo do cliente e copie de imediato o Valor. Anote a data de expiração.
4	Dê à aplicação o direito de enviar. Escolha uma das duas formas abaixo.

Forma A · Exchange RBAC (recomendado)

A aplicação só pode enviar a partir da caixa de correio que escolher. Não adicione Mail.Send no Entra ID; em vez disso, atribua a função Application Mail.Send no Exchange Online, limitada a essa caixa de correio.

Forma B · Mail.Send no Entra ID

Adicione Mail.Send (Aplicação) em Permissões de API e conceda o consentimento de administrador. É mais simples, mas a aplicação passa a poder enviar como qualquer caixa de correio do inquilino.

A forma A em PowerShell, seguindo os mesmos passos que para os calendários na integração com o Office 365:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Mail"

New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-MailSender" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'servicos@suaempresa.pt'"

New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-MailSend-Scoped" `
  -Role "Application Mail.Send" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-MailSender"

Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "servicos@suaempresa.pt"

O teste tem de mostrar InScope True, com Mail.Send. Uma alteração de RBAC pode demorar entre 30 minutos e algumas horas a produzir efeito.

B. No Gfacility (administrador do Gfacility)

Aceda a Integrations & Login. O Email sending mostra Not set up. Clique em Set up, escolha Microsoft 365 (Microsoft Graph) como fornecedor e preencha:

Campo no Gfacility	O que introduzir
Sender address	A caixa de correio do passo 1, por exemplo `servicos@suaempresa.pt`
Tenant ID	O ID do diretório (inquilino) do passo 2
Client ID	O ID da aplicação (cliente) do passo 2
Client secret	O Valor do passo 3

Com o Microsoft 365, o nome do remetente que os destinatários veem é o nome a apresentar da caixa de correio. Para usar outro nome, altere-o no Exchange. Os e-mails enviados pelo Gfacility não ficam guardados nos Itens Enviados da caixa de correio.

Opção 2: SMTP

Peça os dados a quem gere o seu servidor de e-mail ou serviço de envio. No Gfacility, aceda a Integrations & Login → Email sending → Set up, escolha SMTP e preencha:

Campo no Gfacility	O que introduzir
Sender address	O endereço a partir do qual o Gfacility envia
Sender name	Opcional, por exemplo Service Desk de Instalações
SMTP host	Por exemplo `smtp.oseufornecedor.pt`
Port	Normalmente `587` com TLS, ou `465` com SSL
Encryption	`TLS` ou `SSL`, conforme indicado pelo seu fornecedor
Username and password	As credenciais do servidor de e-mail, caso as exija

Testar

Clique em Test connection na linha do envio de e-mail. O Gfacility envia então um e-mail de teste para o seu próprio endereço de e-mail e mostra se foi enviado. Se falhar, vê o erro devolvido pelo servidor de e-mail ou pela Microsoft.

Convém saber

O Gfacility não volta automaticamente ao endereço do Gfacility. Se a sua caixa de correio ou o seu servidor de e-mail recusar um e-mail, por exemplo devido a um segredo do cliente expirado ou a uma palavra-passe errada, esse e-mail não é enviado. Os administradores recebem um alerta do Gfacility. Numa falha temporária, o Gfacility volta a tentar.
Renove a tempo o segredo do cliente ou a palavra-passe e atualize-o no Gfacility antes de expirar.
Quer voltar à predefinição do Gfacility? Desative o envio de e-mail. O Gfacility volta então a enviar a partir do endereço do Gfacility.
Uma configuração incompleta, por exemplo sem porta ou sem segredo do cliente, não pode ser guardada como ativa.
A partir do momento em que o Gfacility envia a partir da sua própria caixa de correio, deixa de ser necessário colocar o endereço do Gfacility na whitelist para estes e-mails.

← Anterior: Integração SSO Seguinte: Whitelist de e-mail→