Análise
Processos As-Is
Documente como o trabalho flui hoje — não como gostaria que fluísse. Só quando vê a situação atual com honestidade é que a pode melhorar com o Gfacility.
Atualizado em 23/01/2026
Discovery · 3.2
Porquê começar aqui
O software impõe uma forma ao seu processo. Se não conhece a forma atual, está a desenhar às cegas. Dois erros frequentes sem As-Is:
- Regista-se a versão da gestão (“é assim que devia ser”) em vez da versão do terreno (“é assim que realmente fazemos”). A configuração afasta-se da realidade → a adoção colapsa.
- Passos esquecidos só aparecem em UAT. P. ex. “pedimos sempre aprovação ao gestor por e-mail antes de reservar” — invisível em fase de desenho.
O que entrega?
Lista de 3-7 processos centrais
Não documente tudo. Escolha os processos que custam mais tempo ou que geram mais queixas.
Mapa de processo por processo
Swim-lane (papel por coluna), trigger → encerramento, com passagens e tempos de espera.
Factos do processo
Volume mensal, lead time médio, número de variantes, custo por ciclo.
Owner por processo
Um papel ou pessoa identificada que dá respostas, decide e valida nomes.
Passos
- 1Selecionar processos candidatos — pergunte aos stakeholders: "o que lhe custa mais tempo ou energia no dia a dia?" Crie uma lista de 5-15 nomes.
- 2Priorizar para 3-7 — escolha com base em volume × dor. Documentar processos a mais → paralisia analítica.
- 3Workshop por processo — 60-90 minutos, com quem faz o trabalho (não apenas gestores). Quadro branco ou ferramenta online com post-its.
- 4Use 7 perguntas para estruturar — ver o template abaixo. Force a concretização.
- 5Desenhar o swim-lane — papéis em corredores horizontais, passos como caixas, setas para as passagens.
- 6Validar com um segundo grupo — peça a outra equipa que usa o mesmo fluxo para rever o mapa. Diferenças = sinal valioso.
- 7Recolher pain points como subproduto — anote o que frustra as pessoas durante o desenho e leve-as para 3.3 Pain points e oportunidades.
Template — As 7 perguntas do processo
Use no workshop. Não como entrevista, mas como âncora para regressar quando a discussão se dispersa.
1. Trigger
O que põe o processo em marcha? Um e-mail, um telefonema, um clique num botão, um evento de calendário?
2. Primeiro ator
Quem o recebe? Cai numa pessoa específica, numa caixa de correio, numa equipa?
3. Passos e passagens
Que passos se seguem? Onde cai depois de cada passo? Como sabe a pessoa seguinte que é a sua vez?
4. Pontos de decisão
Onde se toma uma decisão? Por quem? Com base em que informação?
5. Tempos de espera
Onde se perde tempo? Entre que passos se espera? Quanto em média?
6. Exceções
Que variantes existem? O que acontece em casos urgentes, com terceiros, ao fim de semana?
7. Encerramento
Quando está “feito”? Quem decide? Alguém é notificado? Há arquivo ou encaminhamento para reporting?
Template — Factos do processo
Preencha por processo após o workshop. Os números não têm de ser exatos — ordem de grandeza chega.
| Processo | Volume / mês | Lead time | Variantes | Owner | Passagem-chave |
|---|---|---|---|---|---|
| P. ex. Reporte de avaria | ~120 | 2,5 dias | Padrão / urgente / preventiva | Responsável de Facility | Receção → equipa de campo |
| … | … | … | … | … | … |
Boas práticas
→ Vá ao terreno
Uma hora sentado ao lado de alguém rende mais do que 5 horas de entrevistas. Vê as ações silenciosas que ninguém menciona.
→ Pergunte pela exceção
"Como costuma correr?" dá-lhe o ideal. "Como correu da última vez que correu mal?" dá-lhe a realidade.
→ Visual ganha ao texto
Um swim-lane num quadro branco revela fragilidades por si só. Documentos Word escondem-nas.
→ Procure o shadow IT em Excel
Quase todos os departamentos têm um ficheiro Excel ou uma lista SharePoint que supre o sistema oficial. Isso diz-lhe o que o sistema não consegue fazer.