Automações
Automações
Um único motor de regras para todos os módulos. Escolha uma entidade, um acionador e condições, e deixe as ações atualizarem campos, enviarem e-mails, criarem tarefas, chamarem um webhook ou entregarem o registo à IA.
Atualizado em 25/07/2026
Configuração · Automação · 9.2
As automações são a lógica condicional por trás da plataforma: quando isto acontecer àquele registo e estas condições se verificarem, faz o seguinte. Onde o Gfacility tinha um ecrã de regras separado por módulo, existe agora um único motor em Definições, Automações, Regras de automação que abrange tickets, tarefas, reservas, visitantes, itens de configuração, ativos, artigos da base de conhecimento, pedidos de catering e pedidos de serviço.
Isto conta por mais do que arrumação: uma regra que aprende a construir para tickets funciona da mesma forma para reservas. Um só modelo mental, um só lugar onde olhar quando algo dispara sem se esperar, um só histórico de execução para toda a empresa.
Porque é que isto importa ao negócio
"Ninguém confirma um pedido"
Ticket criado, envie ao requerente o número do ticket. Nenhum agente tem de se lembrar disso.
"As escalagens chegam tarde"
A prioridade passa a máxima, avise o responsável e todo o grupo de trabalho no mesmo segundo.
"Há registos que ficam calados e ninguém repara"
Sete dias aberto e sem toques, acrescente uma nota interna e lembre o responsável.
"Os nossos outros sistemas nunca sabem de nada"
Um webhook empurra a alteração para o seu ERP ou ambiente de BI no momento em que é guardada.
A anatomia de uma regra de automação
| Elemento | O que decide |
|---|---|
| Entidade | Que tipo de registo a regra observa: ticket, tarefa, reserva, visitante, item de configuração, ativo, base de conhecimento, pedido de catering ou pedido de serviço. |
| Acionador | O momento da avaliação. Um acionador por regra, sete à escolha (ver abaixo). |
| Condições | Uma árvore encadeada AND / OR / NOT sobre os campos próprios e os campos personalizados da entidade. Entre os operadores estão igual a, em, contém, maior que, está vazio e entre, além dos que olham para a alteração: alterado, alterado para, alterado de. |
| Ações | Uma ou várias, numa ordem fixa. Sete tipos (ver abaixo). Cada ação pode levar condições adicionais próprias. |
| Aplicar a | Por ação, que registo é afetado: o próprio registo, o seu pai, os seus filhos, todos os descendentes, as suas tarefas, toda a árvore de tarefas, ou os visitantes e pedidos de catering de uma reserva. Opcionalmente apenas a primeira correspondência, ou filtrado por condições próprias. |
| Limite de execução | Todas as vezes, uma vez por registo, uma vez por reserva, ou a cada N vezes. É assim que constrói "pedir uma avaliação a cada décimo ticket fechado" sem encher todos de e-mails. |
| Parar na primeira ação falhada | Ligado: as ações restantes são ignoradas quando uma falha. Desligado: tudo corre de qualquer forma. |
| Ativa | Uma regra fica inativa até a ligar, para que a possa construir com calma. O formulário di-lo com clareza enquanto ainda é um rascunho. |
Os sete acionadores
Criado
Um novo registo é guardado pela primeira vez.
Atualizado
Um registo existente muda. Combine com condições "alterado para" para apanhar uma transição concreta.
Eliminado
Um registo é removido. Útil para webhooks de auditoria.
Mensagem adicionada
Chega uma nova mensagem ao separador Comunicação do registo.
Reação adicionada
Alguém reage com um emoji, um sinal leve sobre o qual pode agir.
Segundo um agendamento
Uma data de início e uma recorrência, a partir de cada hora, calculada no fuso horário da sua empresa. Opcionalmente limitada a registos concretos que escolher.
Antes ou depois de uma data
Um lembrete que observa um campo de data do registo e dispara um número de minutos escolhido antes ou depois.
As sete ações
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Atualizar campos | Define valores no registo, tanto campos padrão como personalizados: estado, prioridade, responsável, classificação. |
| Enviar e-mail | Para papéis em vez de endereços: responsável, criador, requerente, seguidores, membros do grupo de trabalho, organizador, anfitrião, o visitante, utilizadores mencionados, ou um endereço fixo. Com um modelo de e-mail ou com um assunto e um texto que escreve. |
| Criar tarefa | Uma tarefa de seguimento no registo, a partir de um modelo de tarefa ou escrita por inteiro, com tipo, classificação, estado, prioridade e um desvio da data de vencimento. Uma tarefa pode esperar por uma ação anterior da mesma regra. |
| Webhook | Uma chamada HTTP assinada a um sistema externo. Consulte 9.4 Webhooks. |
| Acionar a IA | Entregue o registo ao assistente de IA: execute os casos de uso de IA que encaixam, ou dê a um agente uma instrução própria pelas suas palavras. |
| Enviar mensagem de chat | Uma mensagem através do bot do Gfacility no Microsoft Teams ou no Google Chat, a partir de um modelo de bot ou escrita diretamente. |
| Adicionar comentário | Publique uma nota no separador Comunicação, como nota interna, nota de cliente ou nota pública. |
Comece por um modelo, não por um formulário vazio
Uma regra nova abre numa galeria de modelos de boas práticas, que chegam todos ao construtor completamente configurados para só afinar. Hoje são dez, entre eles: confirmar os tickets novos ao requerente, escalar os tickets de prioridade máxima, avisar o responsável de novas respostas, lembrar o responsável antes da data de vencimento, empurrar os registos inativos, lembrar a reserva aos visitantes externos três dias antes, avisar quando uma reserva é cancelada, pedir opinião uma hora depois de terminar uma reserva, pedir uma avaliação a cada décimo ticket fechado, e um resumo de IA nos tickets novos.
Partir de um modelo é a forma mais rápida de aprender o motor, porque vê uma combinação que funciona de acionador, condições e ações antes de inventar a sua.
Teste antes de ativar
Execução de teste
Escolha um registo real e veja exatamente o que a regra lhe faria, sem alterar nada. A execução fica registada como execução de teste, para depois a comparar com a verdadeira.
Histórico de execução
Cada execução fica registada por regra e para toda a empresa, com o estado bem-sucedida, parcial, falhada, ignorada ou de teste, a entidade afetada, e o valor antigo e o novo de cada campo que a regra alterou.
O histórico de execução é a resposta a “porque é que este ticket está de repente atribuído a mim”. Filtre por entidade, abra a execução, leia os valores resolvidos. As execuções ignoradas dizem tanto como as falhadas: contam-lhe que um limite de execução ou uma condição travou a regra.
O que aconteceu aos ecrãs de regras antigos
Que decisões vai tomar?
Convenção de nomes
"Ticket, prioridade máxima, avisar grupo de trabalho" continua a ler-se dentro de um ano. "Regra 47" não. A lista mostra a sua descrição, por isso escreva uma.
Quem pode construir automações
As permissões de automação são independentes dos direitos de módulo. Atribua-as de propósito, a um grupo pequeno.
Ordem das regras
As regras da mesma entidade correm na ordem da lista, que define arrastando. Ponha as regras estreitas acima das amplas.
Ordem da migração
Reconstrua primeiro as regras de legado que chegam aos clientes (confirmações, escalagens) e depois o trabalho interno de manutenção.