Automações

Configuração · Automação · 9.2

As automações são a lógica condicional por trás da plataforma: quando isto acontecer àquele registo e estas condições se verificarem, faz o seguinte. Onde o Gfacility tinha um ecrã de regras separado por módulo, existe agora um único motor em Definições, Automações, Regras de automação que abrange tickets, tarefas, reservas, reservas de sala, visitantes, itens de configuração, ativos, artigos da base de conhecimento, pedidos de catering, pedidos de serviço, utilizadores e e-mail recebido.

Isto conta por mais do que arrumação: uma regra que aprende a construir para tickets funciona da mesma forma para reservas. Um só modelo mental, um só lugar onde olhar quando algo dispara sem se esperar, um só histórico de execução para toda a empresa.

Esta página trata da anatomia de uma regra. Quando isso lhe for familiar, há duas páginas que vão mais longe: Automações avançadas explica todas as opções de fluxo (ramos paralelos, esperas, portas de condição) e Casos de uso de automação percorre processos completos, como o acolhimento de um novo colaborador entre o IT, o RH e as Instalações.

Porque é que isto importa ao negócio

A anatomia de uma regra de automação

O formulário da regra dá-lhe duas vistas da mesma regra: o Editor, uma lista de passos que preenche de cima para baixo, e o Diagrama, um fluxograma que desenha o acionador, cada passo, cada ramo e cada espera. Tudo o que altera numa das vistas aparece de imediato na outra.

Os oito acionadores

O seletor só oferece o que a entidade escolhida suporta: os acionadores de mensagem e de reação aparecem nos tipos de registo com separador Comunicação, e o e-mail recebido só conhece Criado. Se procura um acionador do género “prioridade alterada para máxima”, esse não é um acionador separado: é o acionador Atualizado a observar o campo prioridade, mais uma condição “alterado para”. Essa combinação cobre todos os momentos ligados a um campo que consiga imaginar, e é por isso que a própria lista de acionadores se mantém curta.

As catorze ações

As ações estão agrupadas no seletor da mesma forma que abaixo. Cada ação pode apontar para o próprio registo ou para um registo relacionado, através de Aplicar a, e cada ação pode levar condições próprias.

Comece por um modelo, não por um formulário vazio

Uma regra nova abre numa galeria de modelos de boas práticas, que chegam todos ao construtor completamente configurados para só afinar. Hoje são onze, entre eles: confirmar os tickets novos ao requerente, escalar os tickets de prioridade máxima, avisar o responsável de novas respostas, lembrar o responsável antes da data de vencimento, empurrar os registos inativos, lembrar a reserva aos visitantes externos, avisar quando uma reserva é cancelada, pedir opinião depois de terminar uma reserva, pedir uma avaliação a cada décimo ticket fechado, cobrar uma taxa de cancelamento tardio, e um resumo de IA nos tickets novos.

Partir de um modelo é a forma mais rápida de aprender o motor, porque vê uma combinação que funciona de acionador, condições e ações antes de inventar a sua.

Teste antes de ativar

O histórico de execução é a resposta a “porque é que este ticket está de repente atribuído a mim”. Filtre por entidade, abra a execução, leia os valores resolvidos. As execuções ignoradas dizem tanto como as falhadas: contam-lhe que um limite de execução, uma condição ou uma espera travou a regra por agora.

O que aconteceu aos ecrãs de regras antigos

Que decisões vai tomar?