Automazioni
Automazioni
Un unico motore di regole per tutti i moduli. Scegli un'entità, un trigger e delle condizioni, poi lascia che le azioni aggiornino campi, inviino e-mail, creino attività, chiamino un webhook o affidino il record all'IA.
Aggiornato il 25 lug 2026
Configurazione · Automazione · 9.2
Le automazioni sono la logica condizionale dietro la piattaforma: quando questo accade a quel record e valgono queste condizioni, fai quanto segue. Dove Gfacility aveva una schermata di regole separata per ogni modulo, ora c’è un solo motore in Impostazioni, Automazioni, Regole di automazione che copre ticket, attività, prenotazioni, visitatori, elementi di configurazione, asset, articoli della knowledge base, ordini di catering e richieste di servizio.
Non è solo una questione di ordine: una regola che impari a costruire per i ticket funziona allo stesso modo per le prenotazioni. Un solo modello mentale, un solo posto da guardare quando qualcosa scatta senza motivo apparente, una sola cronologia di esecuzione per tutta l’azienda.
Perché questo conta per l’azienda
"Nessuno conferma una richiesta"
Ticket creato, invia al richiedente il suo numero di ticket. Nessun operatore deve ricordarselo.
"Le escalation arrivano troppo tardi"
La priorità diventa massima, avvisa l'assegnatario e tutto il gruppo di lavoro nello stesso secondo.
"Alcuni record si zittiscono e nessuno se ne accorge"
Aperto e non toccato da sette giorni, aggiungi una nota interna e sollecita l'assegnatario.
"I nostri altri sistemi non vengono mai informati"
Un webhook spinge la modifica nel tuo ERP o nel tuo ambiente BI nel momento in cui viene salvata.
L’anatomia di una regola di automazione
| Elemento | Cosa decidi |
|---|---|
| Entità | Quale tipo di record osserva la regola: ticket, attività, prenotazione, visitatore, elemento di configurazione, asset, knowledge base, ordine di catering o richiesta di servizio. |
| Trigger | Il momento della valutazione. Un trigger per regola, sette tra cui scegliere (vedi sotto). |
| Condizioni | Un albero annidato AND / OR / NOT sui campi propri e sui campi personalizzati dell'entità. Tra gli operatori ci sono uguale a, in, contiene, maggiore di, è vuoto e tra, più quelli legati al cambiamento: modificato, modificato in, modificato da. |
| Azioni | Una o più, in un ordine fisso. Sette tipi (vedi sotto). Ogni azione può portare condizioni aggiuntive proprie. |
| Applica a | Per ogni azione, quale record viene toccato: il record stesso, il suo padre, i suoi figli, tutti i discendenti, le sue attività, l'intero albero delle attività, oppure i visitatori e gli ordini di catering di una prenotazione. Facoltativamente solo la prima corrispondenza, o filtrato da condizioni proprie. |
| Limite di esecuzione | Ogni volta, una volta per record, una volta per prenotazione, o ogni N volte. Così costruisci "chiedi una valutazione a ogni decimo ticket chiuso" senza inondare tutti di e-mail. |
| Fermati alla prima azione fallita | Attivo: le azioni restanti vengono saltate quando una fallisce. Disattivo: tutto viene eseguito comunque. |
| Attiva | Una regola resta inattiva finché non la accendi, così la costruisci con calma. Il modulo lo dice chiaramente finché è ancora una bozza. |
I sette trigger
Creato
Un nuovo record viene salvato per la prima volta.
Aggiornato
Un record esistente cambia. Combinalo con condizioni "modificato in" per cogliere una transizione precisa.
Eliminato
Un record viene rimosso. Utile per i webhook di audit.
Messaggio aggiunto
Un nuovo messaggio arriva nella scheda Comunicazione del record.
Reazione aggiunta
Qualcuno reagisce con un'emoji, un segnale leggero su cui puoi agire.
Secondo una pianificazione
Una data di inizio e una ricorrenza, da ogni ora in su, calcolata nel fuso orario della tua azienda. Facoltativamente limitata a record specifici che scegli tu.
Prima o dopo una data
Un promemoria che osserva un campo data del record e scatta un numero di minuti scelto prima o dopo.
Le sette azioni
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Aggiorna campi | Imposta valori sul record, sia campi standard sia campi personalizzati: stato, priorità, assegnatario, classificazione. |
| Invia e-mail | A ruoli invece che a indirizzi: assegnatario, creatore, richiedente, osservatori, membri del gruppo di lavoro, organizzatore, host, il visitatore, utenti menzionati, oppure un indirizzo fisso. Con un modello di e-mail o con un oggetto e un testo che scrivi tu. |
| Crea attività | Un'attività di follow-up sul record, da un modello di attività o scritta per intero, con tipo, classificazione, stato, priorità e uno scostamento della data di scadenza. Un'attività può attendere un'azione precedente della stessa regola. |
| Webhook | Una chiamata HTTP firmata verso un sistema esterno. Vedi 9.4 Webhook. |
| Attiva l'IA | Affida il record all'assistente IA: esegui i casi d'uso IA che corrispondono, oppure dai a un agente un'istruzione personalizzata con le tue parole. |
| Invia messaggio di chat | Un messaggio tramite il bot Gfacility in Microsoft Teams o Google Chat, da un modello di bot o scritto direttamente. |
| Aggiungi commento | Pubblica una nota nella scheda Comunicazione, come nota interna, nota cliente o nota pubblica. |
Parti da un preset, non da un modulo vuoto
Una nuova regola si apre su una galleria di preset basati sulle buone pratiche, che arrivano tutti nel builder già configurati e ti lasciano solo la rifinitura. Oggi sono dieci, tra cui: confermare i nuovi ticket al richiedente, fare escalation dei ticket a priorità massima, avvisare l’assegnatario delle nuove risposte, ricordare all’assegnatario la scadenza in arrivo, sollecitare i record inattivi, ricordare la prenotazione ai visitatori esterni tre giorni prima, avvisare quando una prenotazione viene annullata, chiedere un riscontro un’ora dopo la fine di una prenotazione, chiedere una valutazione a ogni decimo ticket chiuso, e un riepilogo IA sui nuovi ticket.
Partire da un preset è il modo più rapido per imparare il motore, perché vedi una combinazione funzionante di trigger, condizioni e azioni prima di inventare la tua.
Prova prima di attivare
Esecuzione di prova
Scegli un record reale e guarda esattamente cosa gli farebbe la regola, senza cambiare nulla. L'esecuzione viene registrata come esecuzione di prova, così poi la confronti con quella vera.
Cronologia di esecuzione
Ogni esecuzione viene registrata per regola e per tutta l'azienda, con stato riuscita, parziale, fallita, saltata o di prova, l'entità toccata e il valore vecchio e nuovo di ogni campo modificato dalla regola.
La cronologia di esecuzione è la risposta a “perché questo ticket è improvvisamente assegnato a me”. Filtra per entità, apri l’esecuzione, leggi i valori risolti. Le esecuzioni saltate dicono quanto quelle fallite: ti spiegano che un limite di esecuzione o una condizione ha trattenuto la regola.
Cosa è successo alle vecchie schermate delle regole
Quali decisioni prenderai?
Convenzione di denominazione
"Ticket, priorità massima, avvisa il gruppo di lavoro" si legge ancora tra un anno. "Regola 47" no. L'elenco mostra la tua descrizione, quindi scrivine una.
Chi può costruire automazioni
I permessi di automazione sono separati dai diritti di modulo. Concedili con criterio, a un gruppo ristretto.
Ordine delle regole
Le regole sulla stessa entità vengono eseguite nell'ordine dell'elenco, che imposti trascinando. Metti le regole strette sopra quelle ampie.
Ordine della migrazione
Ricostruisci prima le regole legacy che arrivano ai clienti (conferme, escalation), poi le attività interne di manutenzione.