Automazioni
Automazioni
Un unico motore di regole per tutti i moduli. Scegli un'entità, un trigger e delle condizioni, poi lascia che le azioni aggiornino campi, inviino e-mail, creino attività e prenotazioni, impostino prezzi, chiamino un webhook o affidino il record all'IA.
Aggiornato il 19 ago 2026
Configurazione · Automazione · 9.2
Le automazioni sono la logica condizionale dietro la piattaforma: quando questo accade a quel record e valgono queste condizioni, fai quanto segue. Dove Gfacility aveva una schermata di regole separata per ogni modulo, ora c’è un solo motore in Impostazioni, Automazioni, Regole di automazione che copre ticket, attività, prenotazioni, prenotazioni di sala, visitatori, elementi di configurazione, asset, articoli della knowledge base, ordini di catering, richieste di servizio, utenti ed e-mail in entrata.
Non è solo una questione di ordine: una regola che impari a costruire per i ticket funziona allo stesso modo per le prenotazioni. Un solo modello mentale, un solo posto da guardare quando qualcosa scatta senza motivo apparente, una sola cronologia di esecuzione per tutta l’azienda.
Questa pagina spiega l’anatomia di una regola. Quando ti sarà familiare, due pagine successive vanno più a fondo: Automazioni avanzate spiega tutte le opzioni di flusso (rami paralleli, attese, gate condizionali) e Casi d’uso delle automazioni percorre processi completi come l’onboarding di un dipendente tra IT, HR e Facilities.
Perché questo conta per l’azienda
"Nessuno conferma una richiesta"
Ticket creato, invia al richiedente il suo numero di ticket. Nessun operatore deve ricordarselo.
"Le escalation arrivano troppo tardi"
La priorità diventa massima, avvisa l'assegnatario e tutto il gruppo di lavoro nello stesso secondo.
"I nostri processi vivono nella testa di qualcuno"
Onboarding, approvazioni, follow-up: una sola regola crea le attività, le attende e sollecita chi resta indietro.
"I nostri altri sistemi non vengono mai informati"
Un webhook spinge la modifica nel tuo ERP o nel tuo ambiente BI nel momento in cui viene salvata.
L’anatomia di una regola di automazione
| Elemento | Cosa decidi |
|---|---|
| Entità | Quale tipo di record osserva la regola: ticket, attività, prenotazione, prenotazione di sala, visitatore, elemento di configurazione, asset, knowledge base, ordine di catering, richiesta di servizio, utente o e-mail in entrata. |
| Trigger | Il momento della valutazione. Un trigger per regola, otto tra cui scegliere (vedi sotto). Un trigger Aggiornato indica anche i campi osservati, così la regola si sveglia solo per le modifiche che le interessano. |
| Condizioni | Un albero annidato AND / OR / NOT sui campi propri e sui campi personalizzati dell'entità. Tra gli operatori ci sono uguale a, in, contiene, maggiore di, è vuoto e tra, più quelli legati al cambiamento: modificato, modificato in, modificato da. |
| Passaggi (azioni) | Uno o più, in un ordine fisso. Quattordici tipi in sei gruppi (vedi sotto). Ogni passaggio può portare condizioni aggiuntive proprie e i passaggi possono anche essere eseguiti in parallelo, dietro un'attesa o dietro un gate condizionale; è il territorio della pagina avanzata. |
| Applica a | Per ogni passaggio, quale record viene toccato: il record stesso, il suo padre, i suoi figli, tutti i discendenti, le sue attività, l'intero albero delle attività, i visitatori e gli ordini di catering di una prenotazione, oppure i record creati da un passaggio precedente. Facoltativamente solo la prima corrispondenza, o filtrato da condizioni proprie. |
| Limite di esecuzione | Ogni volta, una volta per record, una volta per prenotazione, o ogni N volte. Così costruisci "chiedi una valutazione a ogni decimo ticket chiuso" senza inondare tutti di e-mail. |
| Esegui solo la prima azione corrispondente | Disattivo: viene eseguito ogni passaggio le cui condizioni corrispondono, nell'ordine. Attivo: i passaggi diventano una scala e vince il primo le cui condizioni corrispondono, gli altri vengono saltati. Così si costruiscono esiti a gradini come le penali di annullamento. |
| Fermati alla prima azione fallita | Attivo: i passaggi restanti vengono saltati quando uno fallisce. Disattivo: tutto viene eseguito comunque. |
| Attiva | Una regola resta inattiva finché non la accendi, così la costruisci con calma. Il modulo lo dice chiaramente finché è ancora una bozza. |
Il modulo della regola ti offre due viste della stessa regola: l’Editor, un elenco di passaggi che compili dall’alto verso il basso, e il Diagramma, un diagramma di flusso che disegna il trigger, ogni passaggio, ogni ramo e ogni attesa. Quello che cambi in una vista si riflette immediatamente nell’altra.
Gli otto trigger
Creato
Un nuovo record viene salvato per la prima volta.
Aggiornato
Un campo che osservi cambia su un record esistente. Combinalo con condizioni "modificato in" per cogliere una transizione precisa, come lo stato che diventa chiuso.
Creato o aggiornato
Entrambi i momenti in una sola regola, per una logica che deve valere dal primo salvataggio in poi.
Eliminato
Un record viene rimosso. Utile per i webhook di audit.
Messaggio aggiunto
Un nuovo messaggio arriva nella scheda Comunicazione del record.
Reazione (emoji) aggiunta
Qualcuno reagisce con un'emoji, un segnale leggero su cui puoi agire.
Secondo una pianificazione
Una data di inizio e una ricorrenza, da ogni ora in su, calcolata nel fuso orario della tua azienda. Facoltativamente limitata a record specifici che scegli tu.
Prima o dopo una data (promemoria)
Un promemoria che osserva un campo data del record e scatta un intervallo di tempo scelto prima o dopo di esso.
Il selettore offre soltanto quello che l’entità scelta supporta: i trigger sul messaggio e sulla reazione compaiono sui tipi di record con una scheda Comunicazione, e l’e-mail in entrata conosce solo Creato. Se cerchi un trigger come “priorità modificata in massima”, non è un trigger separato: è il trigger Aggiornato che osserva il campo priorità, più una condizione “modificato in”. Quella combinazione copre ogni momento legato a un campo che ti venga in mente, ed è per questo che l’elenco dei trigger resta breve.
Le quattordici azioni
Le azioni sono raggruppate nel selettore come qui sotto. Ogni azione può essere puntata sul record stesso o su un record collegato tramite Applica a, e ogni azione può portare condizioni proprie.
| Gruppo | Azione | Cosa fa |
|---|---|---|
| Crea | Crea ticket | Apre un ticket dal record, per esempio da un'e-mail importata, con il mittente come richiedente e gli allegati copiati insieme. |
| Crea prenotazione | Apre una prenotazione da un invito a una riunione e mette i suoi ospiti nell'elenco dei visitatori. | |
| Crea attività | Un'attività di follow-up sul record, da un modello di attività o scritta per intero, con tipo, classificazione, stato, priorità e uno scostamento della data di scadenza. | |
| Aggiorna | Aggiorna campi | Imposta valori sul record, sia campi standard sia campi personalizzati: stato, priorità, assegnatario, classificazione. |
| Imposta prezzo | Assegna un prezzo a una riga di prenotazione di sala, catering o servizio partendo dal suo prezzo base: una percentuale, un importo fisso, per unità, o gratuito. Un prezzo forzato a mano vince sempre. | |
| Condizioni | Condizione | Un gate in mezzo al flusso: continua solo quando i criteri corrispondono, altrimenti salta i passaggi che lo seguono. |
| Attendi | Trattiene i passaggi sottostanti finché le attività sopra non sono concluse, non si raggiunge un momento o un record non cambia. È questo che trasforma una regola in un processo. | |
| Comunicazione | Aggiungi commento | Pubblica una nota nella scheda Comunicazione, come nota interna, nota cliente o nota pubblica. |
| Invia e-mail | A ruoli invece che a indirizzi: assegnatario, creatore, richiedente, osservatori, membri del gruppo di lavoro, organizzatore, host, il visitatore, utenti menzionati, oppure un indirizzo fisso. Con un modello di e-mail o con un oggetto e un testo che scrivi tu. | |
| Invia messaggio di chat | Un messaggio tramite il bot Gfacility in Microsoft Teams o Google Chat, da un modello di bot o scritto direttamente. | |
| IA e integrazioni | Attiva l'IA | Affida il record all'assistente IA: esegui i casi d'uso IA che corrispondono, oppure dai a un agente un'istruzione personalizzata con le tue parole. |
| Webhook | Una chiamata HTTP firmata verso un sistema esterno. Vedi 9.4 Webhook. | |
| Conformità | Anonimizza record | Conserva il record ma rimuove i suoi dati personali, per le policy di conservazione. |
| Elimina record | Rimuove il record e i suoi dati collegati, in modo reversibile o definitivo. Entrambe le azioni di conformità ricontrollano i permessi dell'autore al momento dell'esecuzione. |
Vai più a fondo
Automazioni avanzate →
Tutte le opzioni di flusso spiegate: rami paralleli, attese, gate condizionali, join, limiti di tempo e attività in sospeso.
Guardalo applicato
Casi d'uso delle automazioni →
Processi completi, passo per passo: onboarding tra IT, HR e Facilities, approvazioni, scale di escalation, riscontri e conservazione dei dati.
Parti da un preset, non da un modulo vuoto
Una nuova regola si apre su una galleria di preset basati sulle buone pratiche, che arrivano tutti nel builder già configurati e ti lasciano solo la rifinitura. Oggi sono undici, tra cui: confermare i nuovi ticket al richiedente, fare escalation dei ticket a priorità massima, avvisare l’assegnatario delle nuove risposte, ricordare all’assegnatario la scadenza in arrivo, sollecitare i record inattivi, ricordare la prenotazione ai visitatori esterni, avvisare quando una prenotazione viene annullata, chiedere un riscontro dopo la fine di una prenotazione, chiedere una valutazione a ogni decimo ticket chiuso, addebitare una penale per annullamento tardivo, e un riepilogo IA sui nuovi ticket.
Partire da un preset è il modo più rapido per imparare il motore, perché vedi una combinazione funzionante di trigger, condizioni e azioni prima di inventare la tua.
Prova prima di attivare
Esecuzione di prova
Scegli un record reale e guarda esattamente cosa gli farebbe la regola, senza cambiare nulla. L'esecuzione viene registrata come esecuzione di prova, così poi la confronti con quella vera.
Cronologia di esecuzione
Ogni esecuzione viene registrata per regola e per tutta l'azienda, con stato riuscita, parziale, fallita, saltata o di prova, l'entità toccata e il valore vecchio e nuovo di ogni campo modificato dalla regola.
La cronologia di esecuzione è la risposta a “perché questo ticket è improvvisamente assegnato a me”. Filtra per entità, apri l’esecuzione, leggi i valori risolti. Le esecuzioni saltate dicono quanto quelle fallite: ti spiegano che un limite di esecuzione, una condizione o un’attesa ha trattenuto la regola dall’agire.
Cosa è successo alle vecchie schermate delle regole
Quali decisioni prenderai?
Convenzione di denominazione
"Ticket, priorità massima, avvisa il gruppo di lavoro" si legge ancora tra un anno. "Regola 47" no. L'elenco mostra la tua descrizione, quindi scrivine una.
Chi può costruire automazioni
I permessi di automazione sono separati dai diritti di modulo. Concedili con criterio, a un gruppo ristretto. Le azioni di conformità ricontrollano i permessi dell'autore al momento dell'esecuzione.
Ordine delle regole
Le regole sulla stessa entità vengono eseguite nell'ordine dell'elenco, e viene eseguita ogni regola che corrisponde, non solo la prima. Metti le regole strette sopra quelle ampie.
Ordine della migrazione
Ricostruisci prima le regole legacy che arrivano ai clienti (conferme, escalation), poi le attività interne di manutenzione.