Questionario | Gfacility

Capitolo 4 — Questionario

Nel capitolo 3 ha mappato la sua organizzazione: chi, cosa, come, perché. Ora arriva la parte di policy, le scelte che finiscono uno a uno nella configurazione. Un nome di campo, una regola di notifica, una soglia SLA: tutto parte da qui, da una decisione definita.

Questo capitolo non è un sondaggio aperto. È un workbook strutturato che mette le persone giuste intorno al tavolo ed estrae da ogni discussione una risposta messa a verbale. Ciò che salta qui lo ritroverà in configurazione, e a quel punto costerà dieci volte tanto.

Cosa consegna?

Al termine di questo capitolo dispone di un blueprint di configurazione di circa 15-20 pagine: il documento da cui parte il configuratore (admin interno o implementation consultant Gfacility). Per dominio una scheda di risposte completata e un elenco di decisioni aperte ancora da escalare.

Scheda di risposte per dominio

Dodici template completati, uno per tema di policy. Concreti, con decisori e data.

Decisioni aperte

Elenco di voci in attesa di sponsor o comitato direttivo, con scadenza.

Input di configurazione

Valori concreti (ruoli, classificazioni, ore SLA) da inserire direttamente in Gfacility.

Documentazione di policy

Testi brevi che in seguito serviranno per comunicazione interna, FAQ e onboarding.

I dodici domini di policy

4.1 Organizzazione e gerarchia

Quali entità, reparti e centri di costo distingue e come si articolano tra loro?

4.2 Persone, ruoli e accessi

Chi riceve quale tipo di account, con quali diritti, e come lo sincronizza con il suo IdP?

4.3 Sedi e policy degli spazi

Quanto in profondità modella edifici, piani e zone, e quali sono prenotabili?

4.4 Policy di riunioni e prenotazioni

Regole per le prenotazioni, per chi, con quale anticipo, con quali rilasci automatici.

4.5 Policy visitatori

Chi fa entrare, con quali dati, quali notifiche e quali requisiti di compliance?

4.6 Accordi di servizio e helpdesk

Quali canali, orari, livelli SLA e regole di escalation valgono per ciascun servizio?

4.7 Attività e manutenzione

Quali attività ricorrenti automatizza, quali restano manuali, e a chi vengono assegnate?

4.8 Prodotti e chargeback

Quali prodotti sono ordinabili (catering, stampa, hardware), chi paga, tramite quale integrazione finanziaria?

4.9 Policy di comunicazione e brand

Tono di voce, stile di brand, lingue, nomi mittente e firme per i messaggi di sistema.

4.10 Reporting e KPI

Quali dashboard consegna per pubblico, con quale frequenza, con quale definizione di misura?

4.11 System landscape e integrazioni

A quali sistemi sorgente si collega, in quale direzione, con quale frequenza e con quale owner?

4.12 Ambizione AI e automazione

Dove lascia decidere agli agenti AI, dove solo consigliare e quali human gate restano?

Come usa questo capitolo?

Approccio per dominio

1Un workshop per dominio di 60-90 minuti. Non li combini, perde focus e ownership.
2Lettura preliminare, i partecipanti ricevono il questionario 48h in anticipo. Il workshop serve a decidere, non a capire le domande.
3Le persone giuste, autorizzate a decidere e coinvolte operativamente. Due per ciascun gruppo, non dodici.
4Rispondere ora o escalare ora, nessuna domanda esce dal workshop senza una decisione o un percorso esplicito di escalation con scadenza.
5Mettere a verbale nel decision log lo stesso giorno, altrimenti il 30% evapora in 48 ore.

Ordine e dipendenze

Alcuni domini si appoggiano ad altri. Non ogni workshop è ugualmente dipendente, ma quest’ordine minimizza le rilavorazioni:

Ordine	Dominio	Si appoggia a
1	Organizzazione e gerarchia	—
2	Persone, ruoli e accessi	Organizzazione
3	Sedi e policy degli spazi	Organizzazione
4	Policy di riunioni e prenotazioni	Sedi, Ruoli
5	Policy visitatori	Sedi, Comunicazione
6	Accordi di servizio e helpdesk	Ruoli, Catalogo servizi (Cap. 3.5)
7	Attività e manutenzione	Sedi, Ruoli
8	Prodotti e chargeback	Organizzazione, Prenotazioni
9	Policy di comunicazione e brand	Organizzazione
10	Reporting e KPI	Servizio, Ruoli
11	System landscape e integrazioni	Ruoli, Comunicazione
12	AI e automazione	Tutti i precedenti

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