Integrazione Google Workspace

Integrazioni · Google Workspace · 1.3

Il collegamento tra Gfacility e Google Workspace passa da un unico account Google della tua organizzazione: l’account di integrazione. Gfacility usa le autorizzazioni di questo account per leggere e aggiornare dipendenti, sale e calendari delle sale. L’account deve quindi avere esattamente le autorizzazioni elencate in questo articolo. Se ne manca una, quella parte dell’integrazione non funziona.

Non sai ancora quali integrazioni ti servono, o in che ordine? Parti da Integrare Google, l’approccio.

Come funziona?

L’integrazione è composta da tre parti. Ognuna si attiva separatamente in Gfacility, in Integrazioni e accesso → Google Workspace.

Sincronizzazione utenti

Ogni notte Gfacility recupera i tuoi dipendenti da Google Workspace.

• Nuovo dipendente? Viene creato.
• Dati modificati? Nome e numero di telefono vengono aggiornati.
• Ha lasciato l’azienda o è sospeso? Chi non è più presente in Google, o vi risulta sospeso, viene impostato come inattivo in Gfacility.

Quali campi vengono ripresi?

Un nuovo dipendente riceve l’organizzazione e la sede predefinite del tuo ambiente; puoi modificarle in seguito in Gfacility. La sincronizzazione utenti non gestisce l’accesso: serve solo a far conoscere i tuoi dipendenti a Gfacility. L’accesso con Google funziona senza impostazioni aggiuntive, vedi Accedere a Gfacility.

Sincronizzazione sedi

Ogni notte Gfacility recupera le risorse di calendario da Google Workspace: le sale riunioni, con il loro edificio e piano. Se un edificio o un piano non esiste ancora, Gfacility lo crea.

Suggerimento: compila in Google l’edificio, il piano e la capacità di ogni sala. Quello che è sbagliato in Google sarà sbagliato anche in Gfacility.

Attenzione: quando modifichi una sala in Google, alla sincronizzazione successiva Gfacility ripristina anche la sua descrizione e rende di nuovo la sala prenotabile. Se vuoi che una sala non venga toccata, disattiva la sincronizzazione esterna per quella sala in Gfacility.

Sincronizzazione calendari

La sincronizzazione calendari funziona in entrambe le direzioni:

• Da Gfacility a Google Calendar. Crei una prenotazione in Gfacility e questa compare anche nel calendario dell’organizzatore, con la sala aggiunta. Se la modifichi o la annulli, succede lo stesso in Google Calendar.
• Da Google Calendar a Gfacility. Se sposti, modifichi o annulli quella riunione in Google Calendar, Gfacility aggiorna subito la prenotazione.
• Calendari delle sale. Gfacility legge anche i calendari delle sale riunioni. Il planning e i display delle sale mostrano quindi anche le riunioni prenotate solo in Google Calendar.

Due tipi di calendario, due tipi di autorizzazione:

Buono a sapersi:

• Una riunione prenotata solo in Google Calendar non diventa una prenotazione in Gfacility. La sala però risulta occupata.
• Ogni notte Gfacility controlla se ha perso qualche modifica e la recupera.

Come si configura?

Servono cinque passaggi. I primi tre si fanno in Google, gli ultimi due in Gfacility.

1. In Google: crea un account di integrazione

Nella Console di amministrazione Google (admin.google.com) crea un account separato da usare solo per Gfacility.

• Il nome lo scegli tu. Scegline uno che faccia capire a un amministratore, anche in futuro, a cosa serve, ad esempio gfacility@tuaazienda.it. Molte organizzazioni aggiungono un prefisso che identifica gli account di sistema, come srv-gfacility@tuaazienda.it.
• Non un account personale. Se quella persona lascia l’azienda, l’account viene eliminato e l’integrazione si ferma.
• Con una licenza. L’account deve poter accedere e avere un proprio calendario.
• Gestisci la password a livello centrale. Configura password e verifica in due passaggi in modo che l’IT possa sempre accedere, anche quando chi ha creato l’account non c’è più.

2. In Google: assegna all’account un ruolo di amministratore

Gfacility legge i dipendenti e le sale dalla tua directory Google, e questo può farlo solo un amministratore. Nella Console di amministrazione, in Account → Ruoli di amministratore, assegna quindi all’account di integrazione un ruolo con:

Puoi usare un ruolo esistente oppure creare un ruolo personalizzato “Gfacility” con solo questi privilegi.

3. In Google: delega l’account sui calendari delle sale

È il passaggio che si dimentica più spesso. Gfacility legge e scrive i calendari delle sale con le autorizzazioni dell’account di integrazione. Se l’account non è delegato su una sala, quella sala compare sì in Gfacility, ma le sue riunioni non arrivano.

Assegna all’account l’autorizzazione Apportare modifiche agli eventi su ogni calendario di sala. In questo modo può vedere, modificare ed eliminare gli eventi.

4. In Gfacility: collega l’account

L’amministratore Google blocca le app sconosciute? Allora al passaggio 5 compare un messaggio che indica che l’app è bloccata. Chiedi prima all’amministratore Google di consentire Gfacility in Sicurezza → Accesso e controllo dei dati → Controlli API.

5. In Gfacility: attiva le varie parti

In Gfacility vai su Integrazioni e accesso → Google Workspace (la stessa pagina del passaggio 4). In Sincronizzazioni attiva gli interruttori in quest’ordine:

1. Utenti. Per primi, perché i dipendenti devono esistere prima di poter prenotare.
2. Sale. Hai già edifici e piani in Gfacility? Assicurati che i loro nomi corrispondano a quelli in Google, altrimenti compaiono due volte.
3. Calendari. Per ultimi, perché la sincronizzazione calendari funziona solo per le sale già presenti in Gfacility.

Non vuoi aspettare la notte? Fai clic sul link accanto a utenti o sale per avviare subito una sincronizzazione manuale.