Integrare Microsoft, l'approccio

Integrazioni · Microsoft 365 · Inizia da qui

La tua organizzazione usa Microsoft 365? Allora colleghi Gfacility a Microsoft in più punti. Questo articolo ti dà la visione d’insieme: quali integrazioni esistono, quali scelte devi fare e in che ordine configurarle. Ogni passaggio rimanda all’articolo con tutti i dettagli.

Le integrazioni in sintesi

Integrazione	A cosa serve	È necessaria?
Sincronizzazione utenti	Porta i tuoi dipendenti in Gfacility.	Consigliata
Sincronizzazione reparti	Collega ogni dipendente al suo reparto.	Facoltativa
Sincronizzazione sedi	Porta le sale riunioni in Gfacility, con edificio e piano.	Necessaria per prenotare
Sincronizzazione calendari	Mantiene allineate le prenotazioni in Gfacility e in Outlook.	Necessaria per prenotare
Accesso	I dipendenti accedono con il loro account Microsoft.	Consigliata
Invio delle email	Stabilisce da quale indirizzo Gfacility invia le email.	Facoltativa
Componente aggiuntivo per Outlook	Prenotare direttamente da Outlook.	Consigliata

Le prime quattro passano tutte da un’unica registrazione app della tua organizzazione: l’integrazione Office 365. L’accesso e l’invio delle email sono integrazioni separate.

Le scelte da fare

Sono quattro le scelte che determinano la configurazione. Falle all’inizio, insieme all’amministratore IT.

1 · Quali dipendenti?

Tutti quelli con una licenza oppure solo una parte. In questo secondo caso inviaci una query che stabilisce chi va incluso: il filtro lo configura Gfacility per te.

2 · Accesso ai calendari?

Tutti i calendari (la soluzione più semplice) oppure solo le sale e i dipendenti che scegli tu tramite Exchange RBAC. Mai entrambe le cose.

3 · Come si accede?

Accedi con Microsoft (l'app di Gfacility, rapida da configurare) oppure SSO (la tua app, il controllo resta al tuo reparto IT). Scegline una.

4 · Quale mittente?

Il server di posta di Gfacility (non c'è nulla da configurare) oppure la tua casella di posta (con il tuo mittente). Trovi il confronto più sotto.

L’ordine consigliato

Procedi in quest’ordine: ogni passaggio si basa su quello precedente. Fai tutto prima sull’ambiente di test (UAT) e solo dopo in produzione. Sono due ambienti distinti e vanno configurati entrambi.

Passaggio	Cosa	Perché in quest'ordine
1	Prepara Microsoft. Sale con edificio e numero di piano, dipendenti con licenza e reparto.	Gfacility riprende ciò che c'è in Microsoft. Quello che è sbagliato lì sarà sbagliato anche in Gfacility.
2	Registrazione app e autorizzazioni. Compresa la scelta dell'accesso ai calendari.	Ogni sincronizzazione ha bisogno di questa app.
3	Attiva la sincronizzazione utenti. Se non vuoi includere tutti, inviaci prima il filtro.	I dipendenti devono esistere in Gfacility prima di poter accedere e prenotare.
4	Attiva la sincronizzazione reparti (facoltativa).	Si appoggia alla sincronizzazione utenti. Allinea prima le organizzazioni esistenti ai nomi dei reparti.
5	Attiva la sincronizzazione sedi.	Allinea prima gli edifici e i piani esistenti, altrimenti compaiono due volte.
6	Attiva la sincronizzazione calendari.	Funziona solo per le sale già presenti in Gfacility.
7	Configura l'accesso. Prova con un solo dipendente, poi attivalo per tutti.	Ha senso solo quando i dipendenti esistono già (passaggio 3).
8	Scegli come inviare le email.	Prima del go-live, così le prime email partono subito dal mittente giusto.
9	Distribuisci il componente aggiuntivo per Outlook.	Per ultimo, perché sfrutta tutto ciò che c'è sopra.

Dove trovi ogni passaggio

Passaggio 1: Gestione delle sale in Microsoft
Passaggi da 2 a 6: Integrazione Office 365
Passaggio 7: Accedi con Microsoft oppure Integrazione SSO
Passaggio 8: Configurare l’invio delle email e Whitelist email
Passaggio 9: Installare il componente aggiuntivo per Outlook

Email: server di posta di Gfacility o la tua casella?

	Server di posta di Gfacility	La tua casella di posta
Mittente	L'indirizzo di Gfacility	Il tuo indirizzo, ad esempio `servizi@tuaazienda.it`
Configurazione	Nessuna, funziona subito	Configura Microsoft 365 (consigliato) o SMTP
Risposte	Non ti arrivano automaticamente	Arrivano nella tua casella
Manutenzione	Nessuna	Rinnova per tempo il client secret o la password
Filtro antispam	Aggiungi l'indirizzo di Gfacility ai mittenti attendibili	Non serve
In caso di errore	Ci pensa Gfacility	L'email non parte finché non risolvi il problema; gli amministratori ricevono un avviso

Il nostro consiglio: parti con il server di posta di Gfacility. Passa alla tua casella quando dipendenti o visitatori devono vedere il tuo mittente, oppure quando le risposte devono arrivare a te.

Cosa ti serve dall’amministratore IT?

Raccogli queste informazioni prima di iniziare:

Cosa	A cosa serve
ID della directory (tenant), ID dell'applicazione (client) e il Valore del client secret	L'integrazione Office 365 e, se la scegli, l'SSO
La data di scadenza del client secret	Rinnovarlo per tempo, altrimenti l'integrazione si ferma
La query per il filtro utenti	Solo se non vuoi includere tutti
Un amministratore che possa concedere il consenso	Il consenso amministratore per le app
L'indirizzo del mittente	Solo se usi la tua casella di posta

Condividi il client secret in modo sicuro, ad esempio con un link di un password manager. Mai in una semplice email.

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