Integrazioni

Configurare la gestione delle sale in Microsoft

Gfacility usa Microsoft Rooms per la prenotazione delle sale. È essenziale che le sale siano configurate correttamente per garantire un’integrazione fluida con Gfacility. Questo articolo contiene i passaggi per creare sale, configurare il resource scheduling e impostare Room Finder in modo che nomi degli edifici e piani vengano visualizzati correttamente, sia in Outlook sia in Gfacility.

Prima di iniziare

Assicurati di avere i permessi giusti prima di partire.

Diritti di Exchange Administrator: Serve l’accesso all’Exchange Admin Center e a Exchange Online PowerShell per gestire room mailbox e room list.
PowerShell: Exchange Online PowerShell è necessario per creare le room list e impostare le proprietà delle sale (come edificio, piano e capienza).
Non nascondere le sale: Applicando determinate impostazioni è possibile nascondere le sale nella directory. Tuttavia, l’uso di questa funzionalità impedisce l’integrazione con Gfacility. Si sconsiglia quindi di usarla.

1. Creare le sale

Ogni sala riunioni fisica ha bisogno di una propria room mailbox in Exchange Online. È la base sia per Room Finder sia per l’integrazione con Gfacility.

Via l’Exchange Admin Center

Vai all’Exchange Admin Center.
Naviga a Recipients → Resources.
Clicca su + Add a room resource.
Compila il Nome e l’indirizzo email e clicca su Next.
Imposta proprietà come Capacity e Location e completa il processo.

Via PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Segui le istruzioni ufficiali Microsoft per una panoramica completa.

2. Assegnare un amministratore alla sala

Per configurare le impostazioni di una sala servono i permessi. Impostati come delegato con accesso completo via l’Exchange Admin Centre.

3. Configurare il resource scheduling

Le opzioni per configurare le sale in Outlook sembrano limitate a prima vista, ma quando lavori dalla mailbox della sala le opzioni si dispiegano.

Passaggi

Vai in Outlook e apri la sala interessata come un’altra mailbox.
Clicca su Settings e naviga a Resource scheduling.
Qui puoi quindi impostare le opzioni di scheduling e autorizzare persone o gruppi a prenotare la sala.

Puoi configurare, tra le altre cose, se le richieste di riunione vengono accettate automaticamente, chi può prenotare la sala e come gestire i conflitti con prenotazioni ricorrenti. Per le impostazioni specifiche su serie ricorrenti e annullamenti, vedi la sezione 5 più sotto.

4. Configurare Room Finder

Le azioni sopra sono sufficienti per usare la funzionalità di base in Gfacility. Per rendere ancora più semplice agli utenti trovare la sala giusta, puoi configurare Room Finder. Room Finder mostra le sale riunioni raggruppate per edificio, con filtri su capienza, piano e attrezzature disponibili. Aggiungendo edifici e piani, la gerarchia delle sale viene mostrata accuratamente in Gfacility tramite l’integrazione.

Importante

Room Finder recupera le sale dalle room list, non dalle singole room mailbox. Senza una room list, le tue sale non appariranno in Room Finder, anche se esistono in Exchange Online.

4a. Connettersi a Exchange Online PowerShell

Se necessario, installa il modulo e connettiti:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Verificare le room list esistenti

Controlla se le room list esistono già nel tuo ambiente:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Verifica quali sale sono in una room list esistente:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Nome della room list" | Select Name

4c. Creare una Room List

Crea una room list per edificio. Il nome della room list appare come nome dell’edificio in Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Aggiungere sale alla Room List

Aggiungi le tue room mailbox alla room list:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Impostare nome dell’edificio e proprietà per sala

Usa il comando Set-Place per impostare le proprietà per sala. Queste proprietà rendono possibili i filtri in Room Finder:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Piano terra" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Schermo"

Proprietà disponibili:

-City: La città in cui si trova l’edificio. Room Finder raggruppa le sale per città.
-Building: Il nome dell’edificio. È quello che diventa visibile in Room Finder e in Gfacility.
-Floor / -FloorLabel: Il numero del piano e il nome di visualizzazione (es. “Piano terra”).
-Capacity: Il numero massimo di persone. Gli utenti possono filtrare su questo in Room Finder.
-DisplayDeviceName: Il nome dello schermo/display nella sala (es. “Schermo”).
-AudioDeviceName: Apparecchiature audio (es. “Speakerphone”).
-VideoDeviceName: Apparecchiature video (es. “Camera”).
-IsWheelChairAccessible: Se la sala è accessibile in sedia a rotelle ($true / $false).
-Tags: Etichette extra per il filtraggio (es. “Whiteboard”, “Sala silenziosa”).

4f. Verificare

Controlla che tutto sia configurato correttamente:

# Controlla la room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Controlla le proprietà di una sala
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Controlla tutte le proprietà
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Tempo di sincronizzazione

Le modifiche alle proprietà delle sale e alle room list possono richiedere fino a 24 ore prima di essere visibili in Room Finder in Outlook. Dopo la sincronizzazione, anche i nomi degli edifici e i piani vengono mostrati in Gfacility tramite l’integrazione.

5. Gestire automaticamente prenotazioni ricorrenti e annullamenti

Una risorsa ha un proprio calendario in Microsoft. Di default il sistema accetta automaticamente gli inviti. Diventa più complicato con una serie ricorrente, parte della quale entra in conflitto con prenotazioni esistenti: l’intera serie deve essere rifiutata o il sistema la accetta e vengono rifiutate solo le istanze in conflitto? Lo configuri in Settings, Calendar, Resource scheduling nelle impostazioni della resource mailbox.

Resource scheduling nelle impostazioni di una resource mailbox. Clicca sull'immagine per ingrandirla.

Le principali opzioni della schermata

Automatically process invitations and cancellations. Spuntato: la resource mailbox accetta nuove prenotazioni e rilascia di nuovo la fascia oraria non appena qualcuno annulla un appuntamento (o un’istanza di una serie). Non spuntato: l’annullamento resta nella posta in arrivo e blocca la fascia finché un amministratore non lo lavora manualmente.
Numero massimo di giorni prenotabili in anticipo. Ad esempio 180. Una prenotazione ricorrente che si spinge più in là viene rifiutata automaticamente non appena “Always decline if the end date is beyond this limit” è attivo.
Durata massima per appuntamento. Limita le singole istanze. Il default è 1440 minuti, ovvero 24 ore. Previene che una serie fuori controllo occupi l’intera settimana.
Allow recurring meetings. Attivo di default. Disattivarlo è un’arma molto grossolana: intere serie vengono allora rifiutate, anche se nessuna singola istanza è in conflitto.
Allow conflicts. Per le serie puoi consentire un numero o una percentuale di istanze in sovrapposizione con una prenotazione esistente. Di seguito i nostri valori raccomandati.

5a. Lo stesso via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Per più risorse alla volta, la UI è scomoda. Il cmdlet di Exchange Online Set-CalendarProcessing fa lo stesso da script:

# Connetti
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Per risorsa: accept/cancel automatici, 180 giorni in avanti,
# e la tolleranza ai conflitti raccomandata per le serie
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valori raccomandati per “Allow conflicts”

I due numeri sotto Allow conflicts determinano quando Microsoft rifiuta un’intera serie invece di accettare singoli conflitti. La nostra linea guida per una sala riunioni normale:

Consiglio di default sala riunioni

Allow up to this number of individual conflicts: 10
Allow up to this percentage of individual conflicts: 50

Cosa fanno esattamente questi limiti? Microsoft guarda per serie in entrata il numero e la percentuale di istanze in conflitto con una prenotazione esistente. Se sia il numero sia la percentuale sono sotto soglia, il sistema accetta la serie. Le istanze in conflitto vengono quindi rifiutate singolarmente; l’organizzatore vede di quali date si tratta nell’email di risposta e può spostare quelle poche eccezioni. Se almeno una delle due soglie è superata, ovvero più di 10 istanze in conflitto o più della metà della serie, allora Microsoft rifiuta l’intera serie. L’organizzatore prende allora un’altra sala o un altro orario.

Il ragionamento dietro: spostare 10 eccezioni singole è qualcosa che un organizzatore può ancora fare in pochi minuti. Correggere manualmente 30 o 50 istanze è in pratica molto lavoro. Allora conviene di meno tempo creare semplicemente un’altra serie in un’altra sala. Impostando la soglia a 10 / 50%, forzi quel momento di scelta in anticipo.

Quando deviare

Più rigido (5 / 25%) per sale con occupazione molto alta, come un boardroom o un grande auditorium. Lì vuoi che una serie che si scontra già alcune volte ceda subito il passo ad altre prenotazioni.
Più indulgente (20 / 75%) per sale dove girano molti standup ricorrenti e l’occupazione è bassa. Lì è uno spreco se una serie di 50 settimane viene rifiutata per 12 conflitti.
Checkbox principale “Allow conflicts” attivo significa qualcosa di fondamentalmente diverso: Microsoft ignora allora completamente le soglie e vengono accettati anche singoli appuntamenti che si sovrappongono a una prenotazione esistente. Doppia prenotazione vera, insomma. Per le sale riunioni la lasci disattivata, altrimenti le soglie perdono effetto. Attivala solo per spazi flex o risorse di overflow dove l’uso condiviso non è un problema.

Domande frequenti (FAQ)

In Gfacility vedo un “numero” invece del nome dell’edificio

Succede quando il campo Building non è stato compilato sulla room mailbox. Gfacility mostra allora il ParentId interno (un ID tecnico) invece di un nome leggibile. Risolvi inserendo l’edificio via PowerShell:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

La sala ha un ParentId che punta a un edificio in Microsoft Places? Allora potrebbe essere necessario svuotarlo prima che la proprietà Building venga applicata:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Le mie sale non appaiono in Room Finder

Room Finder mostra solo sale che sono state aggiunte a una room list. Controlla se esiste una room list e se le tue sale sono collegate ad essa. Verifica anche che le sale non siano nascoste nell’address list:

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Questo valore deve essere impostato a False.

La proprietà City resta vuota nonostante Set-Place

Se la sala ha un ParentId (collegata a un edificio via Microsoft Places), la City viene presa dall’edificio padre e non dalla sala stessa. Controlla se è impostato un ParentId:

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Rimuovi il ParentId se necessario e poi reimposta la City:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Voglio rendere le sale disponibili solo a determinati gruppi

Poiché la fonte della gestione sale è in Outlook, questa impostazione deve essere configurata lì. L’approccio raccomandato è indicare chiaramente nel nome della sala che è prenotabile solo per un certo gruppo di utenti, ad esempio: Sala del Consiglio (solo segreteria). Segui poi i passaggi sotto Configurare il resource scheduling per autorizzare le persone. Usa le opzioni sotto “Scheduling permissions” per autorizzare persone o gruppi.

Quando creo una prenotazione ricorrente con 1 conflitto, l’intera serie viene rifiutata

Outlook rifiuta l’intera serie di default non appena un’istanza è in conflitto con una prenotazione esistente. Imposta i due numeri sotto Resource scheduling, Allow conflicts in modo che vengano tollerati conflitti singoli: Allow maximum number of individual conflicts = 10 e Allow maximum percentage of individual conflicts = 50. Sotto quel limite, la serie viene accettata e solo le istanze in conflitto vengono singolarmente rifiutate. Vedi sezione 5 per la spiegazione completa e quando deviare da questi valori.

Link utili

Documentazione Microsoft

Documentazione Gfacility