Gestione delle sale in Microsoft

Integrazioni

Configurare la gestione delle sale in Microsoft

Gfacility usa le sale di Microsoft per la prenotazione. Perché l’integrazione con Gfacility funzioni senza intoppi, le sale devono essere configurate correttamente. In questo articolo trovi i passaggi per creare le sale, configurare la pianificazione delle risorse (resource scheduling) e impostare Room Finder, in modo che i nomi degli edifici e i piani vengano mostrati correttamente sia in Outlook sia in Gfacility.

Prima di iniziare

Prima di cominciare, verifica di avere le autorizzazioni necessarie.

Diritti di amministratore di Exchange: ti serve l’accesso all’Exchange Admin Center e a Exchange Online PowerShell per gestire le cassette postali delle sale e gli elenchi sale (room list).
PowerShell: Exchange Online PowerShell è necessario per creare gli elenchi sale e impostare le proprietà delle sale (come edificio, piano e capienza).
Non nascondere le sale: con alcune impostazioni è possibile nascondere le sale nella directory, ma così l’integrazione con Gfacility non è più possibile. Per questo ti sconsigliamo di usare questa funzione.

1. Creare le sale

Ogni sala riunioni fisica ha bisogno di una propria cassetta postale della sala in Exchange Online. È la base sia per Room Finder sia per l’integrazione con Gfacility.

Tramite l’Exchange Admin Center

Vai all’Exchange Admin Center.
Vai su Recipients → Resources.
Clicca su + Add a room resource.
Compila il nome e l’indirizzo email e clicca su Next.
Imposta proprietà come Capacity e Location e completa la procedura.

Tramite PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"

Per una panoramica completa segui le istruzioni ufficiali di Microsoft.

2. Assegnare un amministratore alla sala

Per configurare le impostazioni di una sala ti servono le autorizzazioni. Impostati come delegato con accesso completo tramite l’Exchange Admin Center.

3. Configurare la pianificazione delle risorse

A prima vista le opzioni per configurare le sale in Outlook sembrano poche, ma quando lavori dalla cassetta postale della sala stessa se ne aprono molte di più.

Passaggi

Vai in Outlook e apri la sala interessata come cassetta postale aggiuntiva.
Clicca su Settings e vai su Resource scheduling.
Qui puoi impostare le opzioni di pianificazione e autorizzare persone o gruppi a prenotare la sala.

Tra le altre cose puoi configurare se le richieste di riunione vengono accettate automaticamente, chi può prenotare la sala e come gestire i conflitti con le prenotazioni ricorrenti. Per le impostazioni specifiche su serie ricorrenti e annullamenti, vedi la sezione 5 più avanti.

4. Configurare Room Finder

I passaggi precedenti bastano per usare le funzionalità di base in Gfacility. Per aiutare ancora di più gli utenti a trovare la sala giusta, puoi configurare Room Finder. Room Finder mostra le sale riunioni raggruppate per edificio, con filtri per capienza, piano e dotazioni disponibili. Se aggiungi edifici e piani, anche in Gfacility la gerarchia delle sale viene riprodotta fedelmente tramite l’integrazione.

Importante

Room Finder recupera le sale dagli elenchi sale, non dalle singole cassette postali delle sale. Senza un elenco sale le tue sale non compaiono in Room Finder, anche se esistono in Exchange Online.

4a. Connettersi a Exchange Online PowerShell

Se necessario, installa il modulo e connettiti:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Controllare gli elenchi sale esistenti

Verifica se nel tuo ambiente esistono già degli elenchi sale:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Verifica quali sale fanno parte di un elenco sale esistente:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Nome dell'elenco sale" | Select Name

4c. Creare un elenco sale

Crea un elenco sale per ogni edificio. Il nome dell’elenco compare in Room Finder come nome dell’edificio:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Aggiungere le sale all’elenco sale

Aggiungi le cassette postali delle sale all’elenco sale:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom2@yourtenant.com](mailto:meetingroom2@yourtenant.com)"

4e. Impostare il nome dell’edificio e le proprietà di ogni sala

Usa il comando Set-Place per impostare le proprietà di ogni sala. Sono queste proprietà a rendere possibili i filtri in Room Finder:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Piano terra" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Schermo"

Proprietà disponibili:

-City: la città in cui si trova l’edificio. Room Finder raggruppa le sale per città.
-Building: il nome dell’edificio. È quello che compare in Room Finder e in Gfacility. Scrivilo in modo identico per ogni sala: “Sede Breda” e “Sede breda” diventano due edifici distinti in Gfacility.
-Floor / -FloorLabel: il numero del piano e il nome visualizzato (ad esempio “Piano terra”). Gfacility usa solo il numero (-Floor); il nome visualizzato serve solo a Outlook. Senza numero, in Gfacility la sala finisce direttamente sotto l’edificio, senza piano.
-Capacity: il numero massimo di persone. In Room Finder gli utenti possono filtrare in base a questo valore.
-DisplayDeviceName: il nome dello schermo o display presente nella sala (ad esempio “Schermo”).
-AudioDeviceName: le apparecchiature audio (ad esempio “Vivavoce”).
-VideoDeviceName: le apparecchiature video (ad esempio “Videocamera”).
-IsWheelChairAccessible: se la sala è accessibile in sedia a rotelle ($true / $false).
-Tags: etichette aggiuntive per i filtri (ad esempio “Lavagna”, “Sala silenziosa”).

4f. Verificare

Controlla che sia tutto configurato correttamente:

# Controlla l'elenco sale
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Controlla le proprietà di una sala
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Controlla tutte le proprietà
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Format-List *

E se Building o Floor sono vuoti?

La sala viene comunque sincronizzata, ma non nel posto giusto. Senza Building finisce sotto il primo edificio esistente in Gfacility, senza Floor direttamente sotto l’edificio. Spostare la sala a mano in Gfacility non serve: la sincronizzazione successiva la rimette dov’era. Compila quindi Building e Floor in Microsoft.

Tempi di sincronizzazione

Le modifiche alle proprietà delle sale e agli elenchi sale possono richiedere fino a 24 ore prima di comparire in Room Finder in Outlook. Dopo la sincronizzazione, i nomi degli edifici e i piani vengono mostrati anche in Gfacility tramite l’integrazione.

5. Gestire automaticamente prenotazioni ricorrenti e annullamenti

In Microsoft una risorsa ha un proprio calendario. Per impostazione predefinita il sistema accetta automaticamente gli inviti. Le cose si complicano con una serie ricorrente che è in parte in conflitto con prenotazioni esistenti: va rifiutata l’intera serie, oppure il sistema la accetta e rifiuta solo le occorrenze in conflitto? Lo configuri in Settings, Calendar, Resource scheduling nelle impostazioni della cassetta postale della risorsa.

Le opzioni principali della schermata

Automatically process invitations and cancellations. Se è spuntata, la cassetta postale della risorsa accetta le nuove prenotazioni e libera di nuovo la fascia oraria non appena qualcuno annulla un appuntamento (o un’occorrenza di una serie). Se non è spuntata, l’annullamento resta nella posta in arrivo e blocca la fascia finché un amministratore non lo gestisce a mano.
Numero massimo di giorni prenotabili in anticipo. Ad esempio 180. Una prenotazione ricorrente che va oltre viene rifiutata automaticamente quando l’opzione “Always decline if the end date is beyond this limit” è attiva.
Durata massima per appuntamento. Limita le singole occorrenze. Il valore predefinito è 1440 minuti, cioè 24 ore. Evita che una serie sfuggita di mano occupi l’intera settimana.
Allow recurring meetings. Attiva per impostazione predefinita. Disattivarla è una soluzione drastica: vengono rifiutate intere serie, anche quando nessuna singola occorrenza è in conflitto.
Allow conflicts. Per le serie puoi consentire che un certo numero o una certa percentuale di occorrenze si sovrapponga a una prenotazione esistente. Più avanti trovi i valori che consigliamo.

5a. Lo stesso con PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Per più risorse alla volta l’interfaccia è scomoda. Il cmdlet di Exchange Online Set-CalendarProcessing fa la stessa cosa tramite script:

# Connessione
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@customer.com

# Per ogni risorsa: accettazione/annullamento automatici, 180 giorni in anticipo
# e la tolleranza ai conflitti consigliata per le serie
Set-CalendarProcessing -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valori consigliati per “Allow conflicts”

I due numeri in Allow conflicts stabiliscono quando Microsoft rifiuta un’intera serie invece di accettare singoli conflitti. Per una normale sala riunioni ti consigliamo:

Impostazione consigliata per una sala riunioni

Allow up to this number of individual conflicts: 10
Allow up to this percentage of individual conflicts: 50

Cosa fanno esattamente questi limiti? Per ogni serie in arrivo Microsoft guarda il numero e la percentuale di occorrenze in conflitto con una prenotazione esistente. Se entrambi restano sotto la soglia, il sistema accetta la serie e rifiuta singolarmente le occorrenze in conflitto: nell’email di risposta l’organizzatore vede di quali date si tratta e può spostare quelle poche eccezioni. Se invece almeno una delle due soglie viene superata, cioè più di 10 occorrenze in conflitto o più di metà della serie, Microsoft rifiuta l’intera serie e l’organizzatore sceglie un’altra sala o un altro orario.

Il ragionamento è questo: spostare 10 singole eccezioni è una cosa che un organizzatore sbriga in pochi minuti, mentre correggerne a mano 30 o 50 è parecchio lavoro. In quel caso si fa prima a creare una nuova serie in un’altra sala. Con una soglia di 10 / 50% anticipi proprio quel momento di scelta.

Quando discostarsi da questi valori

Più restrittivo (5 / 25%) per sale molto richieste, come una sala del consiglio o un grande auditorium. Lì vuoi che una serie che entra in conflitto già qualche volta lasci subito spazio alle altre prenotazioni.
Più tollerante (20 / 75%) per sale con molti stand-up ricorrenti e un tasso di occupazione basso. Lì sarebbe un peccato rifiutare una serie di 50 settimane per 12 conflitti.
La casella principale “Allow conflicts” attiva ha un significato completamente diverso: Microsoft ignora del tutto le soglie e accetta anche i singoli appuntamenti che si sovrappongono a una prenotazione esistente. In pratica, una vera doppia prenotazione. Per le sale riunioni lasciala disattivata, altrimenti le soglie non hanno più effetto. Attivala solo per spazi flessibili o risorse di riserva in cui l’uso condiviso non è un problema.

6. Mostrare l’organizzatore o l’oggetto della riunione nel calendario della sala

Il calendario della sala non lo vede solo chi pianifica: è anche la fonte dei display di room signage e delle agende pubbliche delle sale. Che cosa compare per ogni prenotazione, l’oggetto della riunione o il nome dell’organizzatore, è quindi una scelta consapevole. Alcune organizzazioni preferiscono nascondere l’oggetto per motivi di sicurezza delle informazioni: un titolo come “Riorganizzazione reparto X” non deve essere leggibile su uno schermo accanto alla porta. Altre preferiscono il contrario: il nome dell’organizzatore non deve essere visibile a tutti. Qualunque sia la tua preferenza, in Outlook scegli per ogni cassetta postale della sala se nel calendario mostrare l’organizzatore o l’oggetto della riunione, tramite Set-CalendarProcessing.

Per impostazione predefinita Exchange Online mostra l’organizzatore: per una cassetta postale della sala con AutomateProcessing AutoAccept i valori predefiniti sono DeleteSubject $True e AddOrganizerToSubject $True. Se vuoi che l’oggetto sia visibile, devi quindi modificare esplicitamente entrambi i valori.

Mostrare l’oggetto della riunione (l’organizzatore non viene aggiunto all’oggetto):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False

Mostrare l’organizzatore al posto dell’oggetto (l’impostazione predefinita di Exchange):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $True -AddOrganizerToSubject $True

Buono a sapersi

L’impostazione vale solo per le prenotazioni che la cassetta postale della sala elabora dopo la modifica; gli elementi di calendario esistenti mantengono l’oggetto attuale.
Mostri gli oggetti, ma una riunione riservata deve restare riservata? Imposta anche -RemovePrivateProperty $False: le riunioni che l’organizzatore contrassegna come private in Outlook mantengono questo contrassegno nel calendario della sala, così l’oggetto resta nascosto proprio per quelle prenotazioni.
Controlla i valori attuali di una sala:

Get-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" | Select DeleteSubject, AddOrganizerToSubject, RemovePrivateProperty

Domande frequenti (FAQ)

In Gfacility vedo un “numero” al posto del nome dell’edificio

Succede quando il campo Building della cassetta postale della sala non è compilato. Gfacility mostra allora il ParentId interno (un ID tecnico) invece di un nome leggibile. Risolvi inserendo l’edificio tramite PowerShell:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

La sala ha un ParentId che rimanda a un edificio in Microsoft Places? Allora potrebbe essere necessario svuotarlo prima che la proprietà Building venga applicata:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

Le mie sale non compaiono in Room Finder

Room Finder mostra solo le sale aggiunte a un elenco sale. Controlla che esista un elenco sale e che le tue sale ne facciano parte. Verifica anche che le sale non siano nascoste nell’elenco indirizzi:

Get-Mailbox -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Questo valore deve essere False.

La proprietà City resta vuota nonostante Set-Place

Se la sala ha un ParentId (è collegata a un edificio tramite Microsoft Places), la City viene presa dall’edificio di livello superiore e non dalla sala stessa. Controlla se è impostato un ParentId:

Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select ParentId

Se necessario, rimuovi il ParentId e poi imposta di nuovo la City:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Voglio rendere alcune sale disponibili solo a determinati gruppi

Poiché la gestione delle sale parte da Outlook, è lì che va configurata questa impostazione. Ti consigliamo di indicare chiaramente nel nome della sala che è prenotabile solo da un certo gruppo di utenti, ad esempio: Sala del consiglio (solo segreteria). Segui poi i passaggi di Configurare la pianificazione delle risorse e usa le opzioni in “Scheduling permissions” per autorizzare persone o gruppi.

Quando creo una prenotazione ricorrente con 1 conflitto, viene rifiutata l’intera serie

Per impostazione predefinita Outlook rifiuta l’intera serie non appena un’occorrenza è in conflitto con una prenotazione esistente. Imposta i due numeri in Resource scheduling, Allow conflicts in modo da tollerare i singoli conflitti: Allow maximum number of individual conflicts = 10 e Allow maximum percentage of individual conflicts = 50. Sotto questi limiti la serie viene accettata e solo le occorrenze in conflitto vengono rifiutate singolarmente. Nella sezione 5 trovi la spiegazione completa e i casi in cui conviene usare valori diversi.

Link utili

Documentazione Microsoft

Documentazione Gfacility

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