Creare una prenotazione tramite Gfacility

Per prenotare sale, richiedere servizi e catering o registrare visitatori, può utilizzare l’applicazione web di Gfacility. Organizza tutto in modo rapido e semplice da un unico punto. Ecco come funziona.

Cosa può prenotare?

Prenotazione di sala: Riservi una sala a un orario specifico e imposti la configurazione desiderata.
Prenotazione di servizio: Riservi articoli non consumabili come una lavagna a fogli mobili o una bici di servizio, che restituirà successivamente.
Prodotto: Ordini articoli consumabili come catering o fiori.
Partecipanti: Inviti persone alla riunione e, facoltativamente, le annunci alla reception.

Nota! Le opzioni in Gfacility possono variare in base alle impostazioni configurate dagli amministratori funzionali della sua organizzazione.

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Effettuare una prenotazione tramite Gfacility

Avviare la prenotazione

Faccia clic su Aggiungi e poi su Riunione.

3. Schermata di prenotazione

Si apre la schermata di prenotazione. È composta da due parti:

Lato sinistro: Panoramica della prenotazione, dove può visualizzare e modificare tutti i dettagli.
Lato destro: Catalogo per aggiungere sale, prodotti e servizi.

4. Panoramica della prenotazione (lato sinistro)

Per effettuare la prenotazione, compili i seguenti dettagli nella panoramica della prenotazione:

5.1 Dettagli generali | Fare clic per espandere

(f) Tipo di prenotazione: Determina quali oggetti sono disponibili. Ad esempio: per le riunioni interne non può aggiungere catering, ma per le riunioni con partecipanti esterni sì. Le opzioni disponibili possono essere aggiornate automaticamente in base ai partecipanti aggiunti.

(g) Titolo: Dia un nome chiaro alla prenotazione.

(h) Data e ora: Imposti gli orari di inizio e fine della riunione.

(i) Sincronizzazione del calendario: Quando abilitata, la prenotazione viene sincronizzata con il calendario. Le modifiche nel calendario si riflettono automaticamente in Gfacility, inclusi spostamenti o annullamenti.

(j) Link Teams / Meet: Aggiunga una videoconferenza all’invito di calendario (opzionale, disponibile solo quando la sincronizzazione è abilitata).

(k) Descrizione: Fornisca una breve descrizione dell’appuntamento. Viene inclusa nell’invito.

(l) Organizzazione: Selezioni per quale dipartimento è la prenotazione. È spesso preimpostata sul suo dipartimento.

(m) Centri di costo: Compili eventuali centri di costo aggiuntivi, se necessario.

5.2 Aggiungere partecipanti | Fare clic per espandere

Può aggiungere sia partecipanti interni sia esterni:

(n) Aggiungere partecipanti: Faccia clic su Aggiungi partecipante.

(n1) Aggiunga colleghi tramite la barra di ricerca.

(n2) Aggiunga partecipanti esterni tramite il pulsante + e compili i dettagli richiesti (nome, cognome, azienda ed email).

(p) Dettagli di un partecipante: Visualizzi informazioni aggiuntive tramite l’icona i.

(p1) Contrassegnare come host o organizzatore: Un partecipante interno può essere contrassegnato come organizzatore o host tramite l’icona i. L’organizzatore è anche l’organizzatore dell’appuntamento Outlook, a condizione che abbia i diritti per impostarlo.

(q) Annunciare i partecipanti alla reception: I partecipanti esterni vengono annunciati automaticamente alla reception, i partecipanti interni no.

(r) Modificare lo stato di partecipazione: Può modificare lo stato di partecipazione in obbligatorio, facoltativo o non invitare.

(s) Rimuovere un partecipante: È possibile rimuovere un partecipante, tranne se è l’organizzatore o l’host. Deve prima assegnare il ruolo a un’altra persona prima di poter rimuovere il partecipante.

(t) Partecipanti extra: ci sono partecipanti extra che non desidera aggiungere come partecipanti? Allora può aumentare il numero in modo che il conteggio totale dei partecipanti sia corretto.

5.3 Aggiungere una sala | Fare clic per espandere

In questa sezione aggiunge una sala tramite la finestra di ricerca. Può fare quanto segue:

(u) Aggiungere una sala: Faccia clic su + aggiungi sala per aprire il catalogo o utilizzi l’icona di ricerca per cercare rapidamente per nome e selezionare una sala.

(v) Visualizzare i dettagli della sala: Visualizzi i dettagli della sala facendo clic sull’icona i.

(v1) Contrassegnare la sala come organizzatore: verificare con Valon

(v2) Aggiungere commenti alla sala: Aggiunga un commento o una nota tramite l’icona i.

(w) Contrassegnare la sala principale: Contrassegni una sala come sala principale. La sala principale viene utilizzata come location per la consegna di servizi e prodotti. È possibile selezionare solo una sala come sala principale.

(x) Rimuovere una sala: È possibile rimuovere una sala.

5.4 Aggiungere prodotti | Fare clic per espandere

In questa sezione aggiunge prodotti tramite la finestra di ricerca. Può fare quanto segue:

(y) Aggiungere un prodotto: Faccia clic su + aggiungi prodotto per aprire il catalogo o utilizzi l’icona di ricerca per cercare rapidamente per nome e selezionare un prodotto.

(z) Modificare la quantità del prodotto: Modifichi il numero di prodotti. Si noti che la quantità minima non può essere abbassata se è stata configurata una quantità minima d’ordine.

(aa) Visualizzare i dettagli del prodotto: Visualizzi i dettagli del prodotto tramite l’icona i.

(aa1) Modificare l’orario di consegna: Modifichi l’orario di consegna del prodotto tramite l’icona i, se differisce dall’orario di inizio della prenotazione. L’orario di consegna deve rientrare tra l’inizio e la fine della prenotazione.

(aa2) Aggiungere un commento al prodotto: Aggiunga un commento o una nota tramite l’icona i.

5.5 Aggiungere servizi | Fare clic per espandere

In questa sezione aggiunge servizi tramite la finestra di ricerca. Può fare quanto segue:

(bb) Aggiungere un servizio: Faccia clic su + aggiungi servizio per aprire il catalogo o utilizzi l’icona di ricerca per cercare rapidamente per nome e selezionare un servizio.

(cc) Visualizzare i dettagli del servizio: Visualizzi i dettagli del servizio tramite l’icona i.

(cc1) Aggiungere un commento al servizio: Aggiunga un commento o una nota tramite l’icona i.

5. Catalogo (lato destro)

Nel catalogo può scegliere tra sale, prodotti e servizi. Utilizzi i filtri e la funzione di ricerca per trovare rapidamente gli oggetti.

Opzioni di filtro | Fare clic per espandere

(a) Cerca: Digiti il nome dell’oggetto.

(b) Filtra: Utilizzi i filtri per una selezione più rapida.

(c) Passaggio del mouse sull’icona: Passi il mouse sull’icona “i” per maggiori informazioni.

(d) Preferiti: Aggiunga oggetti ai preferiti in modo che da ora in poi compaiano in alto.

(e) Aggiungi: Faccia clic su Aggiungi per aggiungere un oggetto alla prenotazione. Per sale e servizi può aggiungerli una sola volta. Può aggiungere i prodotti più volte, ad esempio se desidera ordinare caffè in momenti diversi.

Suggerimento! Prima di aggiungere oggetti, verifichi data, ora e organizzazione nella panoramica della prenotazione. Questo può influire sui risultati visualizzati.

6 Risolvere i conflitti

Se sorgono conflitti, ad es. a causa di indisponibilità o doppie prenotazioni, ottiene una panoramica dei conflitti. Devono essere risolti prima di poter salvare la prenotazione.

7 Completare la prenotazione

Quando tutto è compilato correttamente, faccia clic su Effettua prenotazione per finalizzare la prenotazione.