Créer une réservation via Gfacility

Pour réserver des salles, demander des services et un catering, ou enregistrer des visiteurs, vous pouvez utiliser l’application web de Gfacility. Vous organisez tout rapidement et facilement au même endroit. Voici comment cela fonctionne.

Que pouvez-vous réserver ?

1. Réservation de salle : réservez une salle à une heure précise et définissez la configuration souhaitée.
2. Réservation de service : réservez des articles non consommables comme un paperboard ou un vélo de service, que vous restituez ensuite.
3. Produit : commandez des articles consommables comme du catering ou des fleurs.
4. Participants : invitez des personnes à votre réunion et, en option, annoncez-les à l’accueil.

Remarque ! Les options dans Gfacility peuvent varier selon les paramètres configurés par les administrateurs fonctionnels de votre organisation.

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Réaliser une réservation via Gfacility

Démarrer votre réservation

Cliquez sur Ajouter puis sur Réunion.

3. Écran de réservation

L’écran de réservation s’ouvre. Il est composé de deux parties :

• Côté gauche : vue d’ensemble de votre réservation, où vous pouvez consulter et modifier tous les détails.
• Côté droit : catalogue pour ajouter des salles, produits et services.

4. Vue d’ensemble de la réservation (côté gauche)

Pour réaliser la réservation, renseignez les informations suivantes dans la vue d’ensemble :

5.1 Informations générales | Cliquer pour développer

(f) Type de réservation : détermine quels objets sont disponibles. Par exemple : pour les réunions internes vous ne pouvez pas ajouter de catering, mais pour les réunions avec des participants externes vous le pouvez. Les options disponibles peuvent être mises à jour automatiquement selon les participants ajoutés.

(g) Titre : donnez un nom clair à votre réservation.

(h) Date et heure : définissez les heures de début et de fin de votre réunion.

(i) Synchronisation du calendrier : lorsqu’elle est activée, votre réservation est synchronisée avec votre calendrier. Les changements dans votre calendrier sont automatiquement reflétés dans Gfacility, y compris les déplacements ou annulations.

(j) Lien Teams / Meet : ajoutez une visioconférence à l’invitation calendrier (optionnel, disponible uniquement lorsque la synchronisation est activée).

(k) Description : donnez une courte description du rendez-vous. Elle est incluse dans l’invitation.

(l) Organisation : sélectionnez pour quel département est la réservation. Souvent prérenseignée sur votre département.

(m) Centres de coûts : renseignez d’éventuels centres de coûts supplémentaires si requis.

5.2 Ajouter des participants | Cliquer pour développer

Vous pouvez ajouter des participants internes et externes :

(n) Ajouter des participants : cliquez sur Ajouter un participant.

(n1) Ajoutez des collègues via la barre de recherche.

(n2) Ajoutez des participants externes via le bouton + et renseignez les informations requises (prénom, nom, entreprise et e-mail).

(p) Détails d’un participant : consultez des informations supplémentaires via l’icône i.

(p1) Marquer comme hôte ou organisateur : un participant interne peut être marqué comme organisateur ou hôte via l’icône i. L’organisateur est aussi l’organisateur du rendez-vous Outlook, sous réserve que vous ayez les droits pour le définir.

(q) Annoncer les participants à l’accueil : les participants externes sont annoncés à l’accueil automatiquement, les participants internes non.

(r) Modifier le statut de présence : vous pouvez modifier le statut de présence en obligatoire, optionnel ou ne pas inviter.

(s) Supprimer un participant : il est possible de supprimer un participant, sauf s’il est organisateur ou hôte. Vous devez d’abord attribuer le rôle à quelqu’un d’autre avant de pouvoir supprimer le participant.

(t) Participants supplémentaires : des participants en plus que vous ne souhaitez pas ajouter comme participants ? Vous pouvez alors augmenter le nombre afin que le total des participants soit correct.

5.3 Ajouter une salle | Cliquer pour développer

Dans cette section, vous ajoutez une salle via la fenêtre de recherche. Vous pouvez faire ce qui suit :

(u) Ajouter une salle : cliquez sur + ajouter une salle pour ouvrir le catalogue ou utilisez l’icône de recherche pour rechercher rapidement par nom et sélectionner une salle.

(v) Voir les détails de la salle : consultez les détails de la salle en cliquant sur l’icône i.

(v1) Marquer la salle comme organisateur : à vérifier avec Valon

(v2) Ajouter des remarques à la salle : ajoutez un commentaire ou une note via l’icône i.

(w) Marquer la salle principale : marquez une salle comme salle principale. La salle principale est utilisée comme lieu pour la livraison des services et produits. Une seule salle peut être sélectionnée comme salle principale.

(x) Supprimer une salle : il est possible de supprimer une salle.

5.4 Ajouter des produits | Cliquer pour développer

Dans cette section, vous ajoutez des produits via la fenêtre de recherche. Vous pouvez faire ce qui suit :

(y) Ajouter un produit : cliquez sur + ajouter un produit pour ouvrir le catalogue ou utilisez l’icône de recherche pour rechercher rapidement par nom et sélectionner un produit.

(z) Ajuster la quantité du produit : ajustez le nombre de produits. Notez que la quantité minimum ne peut pas être abaissée si une quantité minimum de commande a été configurée.

(aa) Voir les détails du produit : consultez les détails du produit via l’icône i.

(aa1) Modifier l’heure de livraison : modifiez l’heure de livraison du produit via l’icône i, si elle diffère de l’heure de début de la réservation. L’heure de livraison doit se situer dans la plage début/fin de la réservation.

(aa2) Ajouter un commentaire au produit : ajoutez un commentaire ou une note via l’icône i.

5.5 Ajouter des services | Cliquer pour développer

Dans cette section, vous ajoutez des services via la fenêtre de recherche. Vous pouvez faire ce qui suit :

(bb) Ajouter un service : cliquez sur + ajouter un service pour ouvrir le catalogue ou utilisez l’icône de recherche pour rechercher rapidement par nom et sélectionner un service.

(cc) Voir les détails du service : consultez les détails du service via l’icône i.

(cc1) Ajouter un commentaire au service : ajoutez un commentaire ou une note via l’icône i.

5. Catalogue (côté droit)

Dans le catalogue, vous pouvez choisir entre salles, produits et services. Utilisez les filtres et la fonction de recherche pour trouver les objets rapidement.

Options de filtre | Cliquer pour développer

(a) Recherche : tapez le nom de l’objet.

(b) Filtre : utilisez les filtres pour une sélection plus rapide.

(c) Survol d’icône : survolez l’icône « i » avec la souris pour plus d’informations.

(d) Favoris : ajoutez des objets à vos favoris pour qu’ils apparaissent désormais en haut de liste.

(e) Ajouter : cliquez sur Ajouter pour ajouter un objet à votre réservation. Pour les salles et services, vous ne pouvez les ajouter qu’une seule fois. Vous pouvez ajouter les produits plusieurs fois, par exemple si vous voulez commander du café à différents moments.

Astuce ! Avant d’ajouter des objets, vérifiez la date, l’heure et l’organisation dans la vue d’ensemble de la réservation. Cela peut influencer les résultats affichés.

6 Résoudre les conflits

En cas de conflits, par exemple en raison d’indisponibilités ou de doubles réservations, vous obtenez une vue d’ensemble des conflits. Ils doivent être résolus avant de pouvoir enregistrer la réservation.

7 Finaliser la réservation

Lorsque tout est correctement renseigné, cliquez sur Faire la réservation pour finaliser la réservation.