Formulaires

Configuration · Building Blocks · 3.9

Une bonne part du travail autour d’une fiche consiste à relancer quelqu’un pour obtenir une information. Un visiteur qui doit encore donner sa plaque d’immatriculation, un demandeur qui doit approuver un devis, un technicien qui doit confirmer que l’intervention est terminée. Jusqu’ici, cela voulait dire un e-mail, une réponse, et quelqu’un qui recopiait la réponse à la main dans Gfacility.

Un formulaire fait tout cela d’un seul coup. Vous le créez une fois pour une sorte de fiche, vous l’envoyez à une personne au sujet d’une fiche précise, et ce qu’elle remplit est écrit directement sur cette fiche : dans ses champs, sa description, sa conversation ou son statut. Les formulaires se trouvent sous Building Blocks → Formulaires.

Pourquoi cela compte pour l’entreprise

Sur quoi peut porter un formulaire

Un formulaire appartient à une seule sorte de fiche, choisie sous S’applique à. Ce choix détermine les champs que vous pouvez y placer et les personnes à qui vous pouvez l’envoyer. Il est verrouillé dès que le formulaire contient des champs : faites-le donc en premier.

Les autres champs de la fiche, comme le statut, l’emplacement, la date d’échéance ou l’heure de début de la réservation, peuvent être affichés dans le formulaire pour que le destinataire sache de quoi il s’agit, mais ils restent en lecture seule. Vous pouvez aussi saisir n’importe quelle adresse e-mail comme destinataire.

Créer un formulaire

L’éditeur fonctionne comme un outil de création de questionnaires : ajoutez des blocs avec Ajouter une question, faites-les glisser dans l’ordre voulu et regroupez-les en sections dotées de leur propre titre.

Pour chaque réponse, vous choisissez sa destination sous La réponse va dans : dans le champ lui-même, à la suite de la description (ou de la note ou du commentaire d’une ligne de réservation ou d’un visiteur), dans la communication de la fiche, ou uniquement sur la soumission. Cette dernière option convient aux réponses que vous voulez conserver sans les inscrire sur la fiche.

Dans les paramètres du formulaire, vous réglez aussi le titre que voit le destinataire, un texte d’introduction, le texte affiché après l’envoi, la possibilité pour le destinataire de modifier ses réponses après l’envoi, et l’apparence : image d’en-tête, logo, couleur d’accent et couleur de fond. Le titre et les textes peuvent être traduits, pour que chaque destinataire lise le formulaire dans sa propre langue.

Une mise en page à vous

Quand la mise en page standard ne suffit pas, activez Utiliser une mise en page personnalisée et rédigez la présentation du formulaire en HTML, en plaçant chaque bloc comme un emplacement. La mise en page ne décide que du placement et de l’apparence : champs obligatoires, validation et écriture sur la fiche fonctionnent comme dans le formulaire standard. Comme pour les modèles personnalisés, le panneau d’instructions rassemble vos attentes et les champs que vous sélectionnez dans un prompt pour votre propre assistant IA, puis vous en collez le résultat. Une mise en page personnalisée apporte son propre design : les couleurs du thème ne s’appliquent donc qu’à la mise en page standard.

Aperçu

Aperçu ouvre le formulaire dans un nouvel onglet, exactement tel que le destinataire le verra. Choisissez une vraie fiche pour voir ses valeurs remplies, et utilisez Copier le lien de test pour ouvrir un lien fonctionnel qui vous est adressé.

Décisions : laissez la réponse fixer le statut

Le bloc de décision est ce qui permet à un formulaire d’approuver, de refuser, de confirmer ou d’annuler. Chaque option peut avoir l’un de ces effets :

• Aucun effet : le choix est seulement consigné.
• Fixer le statut : un statut précis.
• Fixer un rôle de statut : par exemple “approuver” ou “refuser”. Gfacility cherche le statut qui porte ce rôle dans le workflow propre à la fiche, si bien qu’un seul formulaire d’approbation fonctionne pour des fiches aux workflows différents.
• Renseigner un champ oui/non : sur un visiteur, par exemple, pour le marquer comme confirmé.

Le changement de statut passe par la logique de statut habituelle de la fiche, avec le même historique et les mêmes horodatages qu’une modification faite dans l’application. Quand une option ne peut pas s’appliquer à une fiche donnée, parce que son workflow n’a aucun statut dans ce rôle, l’option est grisée avec la mention “Non disponible pour cette demande” au lieu de disparaître : le destinataire voit ainsi tous les choix que propose le formulaire.

Envoyer un formulaire

Un formulaire s’envoie depuis la fiche elle-même. Ouvrez un ticket, une tâche, un asset, un configuration item ou un visiteur, allez dans l’onglet Formulaires et choisissez Envoyer le formulaire. Sur une réservation, les onglets des participants, des produits et des services proposent la même action. Choisissez les destinataires (un rôle, une adresse saisie, ou les deux), optez pour l’e-mail ou le SMS, et ajoutez un message personnel si vous le souhaitez.

Des modèles d’e-mail de départ (“Remplissez ce formulaire”) existent pour chaque sorte de fiche, mais Gfacility n’en choisit jamais un à votre place : sélectionnez le modèle dans les paramètres du formulaire avant le premier envoi, faute de quoi l’envoi est refusé avec une indication pour le faire.

Qui peut ouvrir le lien

Sous Qui peut ouvrir ce formulaire, vous choisissez entre deux modes d’accès :

• Toute personne disposant du lien : quiconque détient le lien peut remplir le formulaire. Pratique pour les questions à faible enjeu, comme un visiteur qui confirme sa plaque d’immatriculation.
• Vérification par un code envoyé par e-mail : le destinataire saisit l’adresse à laquelle le formulaire a été envoyé et reçoit un code à six chiffres, valable dix minutes. Une personne déjà connectée à Gfacility dans ce navigateur avec la même adresse n’a pas besoin du code. La réponse est alors attribuée à cette personne.

Un lien reste valable pendant le nombre de jours indiqué sous Lien valable (jours). Sans valeur, le lien d’un ticket, d’une tâche, d’un asset ou d’un configuration item dure 30 jours, et celui d’un visiteur ou d’une réservation reste valable jusqu’à la fin de la réservation. Renvoyer le formulaire à la même adresse désactive le lien précédent, et Révoquer met fin immédiatement à un lien.

Suivre les réponses

• Sur la fiche : l’onglet Formulaires affiche chaque formulaire envoyé pour la fiche avec son statut, et Voir les réponses ouvre ce qui a été rempli. L’onglet n’apparaît que lorsque votre espace de travail possède un formulaire actif pour cette sorte de fiche.
• Dans la liste : chaque formulaire ajoute une colonne de statut à sa liste, qui indique Envoyé, Ouvert, Soumis, Expiré ou Révoqué. Filtrez dessus pour trouver toutes les fiches pour lesquelles le formulaire n’a pas encore été soumis, y compris celles pour lesquelles il n’a jamais été envoyé. La colonne figure aussi dans les exports.
• Dans l’historique : chaque envoi et chaque soumission sont consignés dans l’historique de la fiche.

Formulaires et automatisations

Les formulaires se branchent sur le moteur d’automatisation dans les deux sens :

• Envoyer un formulaire depuis une règle : les actions Envoyer un e-mail et Envoyer un SMS acceptent un formulaire facultatif, ce qui permet à une règle d’envoyer le formulaire dès qu’un visiteur est annoncé ou qu’un ticket atteint un statut. Dans un e-mail, placez le lien du formulaire avec la balise #form_link ou #form_button dans le modèle ; dans un SMS, utilisez Insérer le lien du formulaire. Sur les produits et services de réservation, une règle ne peut transmettre le lien du formulaire que par SMS.
• Agir sur la réponse : le déclencheur Formulaire soumis se déclenche au retour d’un formulaire, avec des conditions sur le formulaire concerné et sur la décision choisie. Le statut du formulaire est aussi un champ que vous pouvez surveiller : c’est ainsi que vous mettez en place une relance pour tous ceux qui n’ont pas répondu au bout de trois jours.

Quelles décisions allez-vous prendre ?

Autorisations

Gérer les formulaires, c’est-à-dire les créer, les modifier, les dupliquer et les supprimer, requiert les autorisations des formulaires (lecture, création, modification, suppression). Envoyer un formulaire, le remplir depuis l’application et révoquer un lien suivent les droits sur la fiche elle-même : qui peut modifier la fiche peut envoyer ses formulaires, et qui peut lire la fiche peut voir les réponses. Dans l’application, un formulaire respecte aussi les droits sur les champs de la personne qui le consulte : un collègue qui n’a pas le droit de lire un champ de la fiche ne le voit pas non plus dans le formulaire.