L'intégration avec Google : la démarche

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Votre organisation utilise Google Workspace ? Vous reliez alors Gfacility à Google à plusieurs endroits. Cet article vous en donne une vue d’ensemble : les intégrations disponibles, les choix à faire et l’ordre dans lequel les mettre en place. Chaque étape renvoie vers l’article qui la détaille.

Les intégrations en un coup d’œil

Intégration	Ce qu'elle fait	Nécessaire ?
Synchronisation des utilisateurs	Importe vos employés dans Gfacility.	Recommandée
Synchronisation des emplacements	Importe les salles de réunion dans Gfacility, avec leur bâtiment et leur étage.	Nécessaire pour réserver
Synchronisation des agendas	Garde les réservations identiques dans Gfacility et dans Google Agenda.	Nécessaire pour réserver
Connexion avec Google	Les employés se connectent avec leur compte Google.	Automatique, rien à configurer
Envoi des e-mails	Détermine l'adresse depuis laquelle Gfacility envoie ses e-mails.	Facultatif

Les trois premières passent par un seul compte d’intégration de votre organisation : l’intégration Google Workspace. La connexion avec Google fonctionne automatiquement dès qu’un employé existe dans Gfacility. L’envoi des e-mails est une intégration distincte.

Les choix à faire

Trois choix déterminent la mise en place. Faites-les dès le départ, avec l’administrateur Google.

1 · Quel compte d'intégration ?

Un compte distinct avec une licence, par exemple gfacility@votreentreprise.fr. Le nom est libre ; choisissez-en un qui permettra plus tard à un administrateur de comprendre à quoi il sert.

2 · Comment déléguer les salles ?

Ajoutez le compte salle par salle, ou via un groupe (recommandé). Avec un groupe, vous n'oubliez jamais une salle ajoutée plus tard.

3 · Quel expéditeur ?

Le serveur de messagerie de Gfacility (rien à configurer), ou votre propre boîte aux lettres via SMTP (votre propre expéditeur). Voir la comparaison ci-dessous.

L’ordre recommandé

Procédez dans cet ordre : chaque étape s’appuie sur la précédente. Faites tout d’abord sur l’environnement de test (UAT), puis seulement en production. Ce sont deux environnements distincts, et vous configurez les deux.

Étape	Où	Quoi	Pourquoi dans cet ordre
1	Dans Google	Préparer Google. Des salles déclarées comme ressources d'agenda, avec bâtiment, étage et capacité. Des employés avec une licence.	Gfacility reprend ce qui se trouve dans Google. Ce qui y est faux le sera aussi dans Gfacility.
2	Dans Google	Créer le compte d'intégration et lui attribuer un rôle d'administrateur.	Toutes les synchronisations s'appuient sur les droits de ce compte.
3	Dans Google	Déléguer le compte sur les agendas des salles, avec « Apporter des modifications aux événements ».	Sans cette délégation, les salles remontent bien, mais leurs agendas restent vides.
4	Dans Gfacility	Associer le compte dans Gfacility et accorder l'accès, connecté avec le compte d'intégration.	C'est seulement à ce moment que Gfacility peut accéder à Google.
5	Dans Gfacility	Activer la synchronisation des utilisateurs.	Les employés doivent exister dans Gfacility avant de pouvoir se connecter et réserver.
6	Dans Gfacility	Activer la synchronisation des emplacements.	Alignez d'abord les bâtiments et étages existants, sinon ils apparaîtront en double.
7	Dans Gfacility	Activer la synchronisation des agendas.	Elle ne fonctionne que pour les salles déjà présentes dans Gfacility.
8	Dans Gfacility	Vérifier la connexion. Demandez à un employé de se connecter avec Google. Il n'y a rien à configurer pour cela.	Elle n'a de sens qu'une fois les employés présents (étape 5).
9	Dans Gfacility	Choisir le mode d'envoi des e-mails.	Avant la mise en service, pour que les premiers e-mails partent tout de suite du bon expéditeur.

Où trouver chaque étape

Étapes 1 à 7 : Intégration Google Workspace
Étape 8 : Se connecter à Gfacility
Étape 9 : Configurer l’envoi des e-mails et Mise en liste blanche des e-mails

Bon à savoir : les agendas des employés

Les agendas des salles passent par le compte d’intégration. Ce n’est pas le cas de l’agenda d’un employé : chaque employé donne lui-même son autorisation. La première fois qu’une personne crée une réservation avec synchronisation de l’agenda dans Gfacility, Google lui demande si Gfacility peut écrire dans son agenda. Une fois l’autorisation donnée, la question ne revient plus. Prévenez vos employés à l’avance pour que cette demande ne les surprenne pas.

E-mails : serveur de messagerie Gfacility ou votre propre boîte aux lettres ?

	Serveur de messagerie Gfacility	Votre propre boîte aux lettres
Expéditeur	L'adresse Gfacility	Votre propre adresse, par ex. `services-generaux@votreentreprise.fr`
Mise en place	Aucune, fonctionne immédiatement	Configurer SMTP
Réponses	Ne vous parviennent pas automatiquement	Arrivent dans votre propre boîte aux lettres
Maintenance	Aucune	Renouveler le mot de passe à temps
Filtre antispam	Ajouter l'adresse Gfacility aux expéditeurs approuvés	Inutile
En cas d'échec	Gfacility s'en charge	L'e-mail n'est pas envoyé tant que vous n'avez pas corrigé le problème ; les administrateurs reçoivent une alerte

Notre conseil : commencez avec le serveur de messagerie Gfacility. Passez à votre propre boîte aux lettres lorsque les employés ou les visiteurs doivent voir votre propre expéditeur, ou lorsque les réponses doivent vous parvenir.

De quoi avez-vous besoin de la part de l’administrateur Google ?

Rassemblez ces éléments avant de commencer :

Quoi	Pour
L'adresse e-mail du compte d'intégration	Le compte que vous associez dans Gfacility
Une personne capable de se connecter avec ce compte	Accorder l'accès dans Gfacility (étape 4)
La confirmation du rôle d'administrateur	Lire les employés et les salles
La confirmation que chaque agenda de salle est partagé	Avec « Apporter des modifications aux événements », salle par salle ou via un groupe
L'adresse d'expéditeur et les paramètres SMTP	Uniquement avec votre propre boîte aux lettres

Transmettez les mots de passe de façon sécurisée, par exemple via un lien de gestionnaire de mots de passe. Jamais dans un simple e-mail.

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