Google Workspace
Koppelingen met Google, de aanpak
Welke koppelingen Gfacility met Google Workspace heeft, welke keuzes je maakt en in welke volgorde je ze het beste inricht.
Bijgewerkt op 28 okt 2026
Integraties · Google Workspace · Start hier
Werkt jullie organisatie met Google Workspace? Dan koppel je Gfacility op een paar plekken aan Google. Dit artikel geeft het overzicht: welke koppelingen er zijn, welke keuzes je maakt en in welke volgorde je ze inricht. Per stap verwijzen we naar het artikel met de details.
De koppelingen op een rij
| Koppeling | Wat het doet | Nodig? |
|---|---|---|
| Gebruikerssync | Zet jullie medewerkers in Gfacility. | Aanbevolen |
| Locatiesync | Zet de vergaderruimtes in Gfacility, met gebouw en verdieping. | Nodig voor reserveren |
| Agendasync | Houdt reserveringen in Gfacility en Google Agenda gelijk. | Nodig voor reserveren |
| Inloggen met Google | Medewerkers loggen in met hun Google-account. | Automatisch, niets in te richten |
| E-mailverzending | Bepaalt vanaf welk adres Gfacility e-mails verstuurt. | Optioneel |
De eerste drie lopen via één integratie-account van jullie organisatie: de Google Workspace-integratie. Inloggen met Google werkt automatisch zodra een medewerker in Gfacility staat. E-mailverzending is een losse koppeling.
De keuzes die je maakt
Drie keuzes bepalen hoe je het inricht. Maak ze vooraf, samen met de Google-beheerder.
1 · Welk integratie-account?
Een apart account met een licentie, bijvoorbeeld gfacility@jouwbedrijf.nl. De naam is vrij; kies iets waaraan een beheerder later ziet waar het voor is.
2 · Hoe machtig je de ruimtes?
Per ruimte het account toevoegen, of via een groep (aanbevolen). Met een groep vergeet je geen ruimte als er later een bijkomt.
3 · Welke afzender?
De mailserver van Gfacility (niets in te richten), of jullie eigen mailbox via SMTP (eigen afzender). Zie het vergelijk onderaan.
Aanbevolen volgorde
Richt het in deze volgorde in. Elke stap bouwt voort op de vorige. Doe alles eerst op de testomgeving (UAT) en pas daarna op productie: dat zijn twee aparte omgevingen, die je allebei inricht.
| Stap | Waar | Wat | Waarom in deze volgorde |
|---|---|---|---|
| 1 | In Google | Google voorbereiden. Ruimtes als agenda-resource, met gebouw, verdieping en capaciteit. Medewerkers met een licentie. | Gfacility neemt over wat in Google staat. Wat daar niet klopt, klopt straks ook in Gfacility niet. |
| 2 | In Google | Integratie-account maken en een beheerdersrol geven. | Alle syncs gebruiken de rechten van dit account. |
| 3 | In Google | Het account machtigen op de ruimte-agenda's, met "Wijzigingen in afspraken aanbrengen". | Zonder deze machtiging komen de ruimtes wel binnen, maar blijven hun agenda's leeg. |
| 4 | In Gfacility | Het account koppelen in Gfacility en toegang verlenen, ingelogd als het integratie-account. | Pas dan kan Gfacility bij Google. |
| 5 | In Gfacility | Gebruikerssync aan. | Medewerkers moeten in Gfacility bestaan voordat ze kunnen inloggen en reserveren. |
| 6 | In Gfacility | Locatiesync aan. | Bestaande gebouwen en verdiepingen eerst gelijk zetten, anders komen ze dubbel binnen. |
| 7 | In Gfacility | Agendasync aan. | Werkt alleen voor ruimtes die al in Gfacility staan. |
| 8 | In Gfacility | Inloggen controleren. Laat één medewerker inloggen met Google. Hiervoor hoef je niets in te richten. | Pas zinvol als de medewerkers bestaan (stap 5). |
| 9 | In Gfacility | E-mailverzending kiezen. | Vóór de livegang, zodat de eerste e-mails meteen van de juiste afzender komen. |
Per stap: waar staat het?
- Stap 1 tot en met 7: Google Workspace-integratie
- Stap 8: Inloggen bij Gfacility
- Stap 9: E-mailverzending instellen en Mail whitelisten
Goed om te weten: de agenda’s van medewerkers
De ruimte-agenda’s lopen via het integratie-account. De agenda van een medewerker niet: daarvoor geeft elke medewerker zelf toestemming. De eerste keer dat iemand in Gfacility een reservering met agendasync maakt, vraagt Google of Gfacility in zijn agenda mag schrijven. Na één keer toestaan komt die vraag niet meer terug. Vertel dit vooraf aan je medewerkers, zodat ze niet schrikken van de melding.
E-mail: mailserver van Gfacility of eigen mailbox?
| Mailserver van Gfacility | Eigen mailbox | |
|---|---|---|
| Afzender | Het adres van Gfacility | Jullie eigen adres, bijv. facilitair@jouwbedrijf.nl |
| Inrichten | Niets, werkt direct | SMTP instellen |
| Antwoorden | Komen niet automatisch bij jullie binnen | Komen in jullie eigen mailbox |
| Onderhoud | Geen | Wachtwoord op tijd vernieuwen |
| Spamfilter | Adres van Gfacility toevoegen aan vertrouwde afzenders | Niet nodig |
| Als het misgaat | Gfacility lost het op | De e-mail wordt niet verstuurd tot jullie het herstellen; beheerders krijgen een waarschuwing |
Ons advies: begin met de mailserver van Gfacility. Stap over naar een eigen mailbox als medewerkers of bezoekers jullie eigen afzender moeten zien, of als antwoorden bij jullie binnen moeten komen.
Wat heb je nodig van de Google-beheerder?
Verzamel dit voordat je begint:
| Wat | Voor |
|---|---|
| Het e-mailadres van het integratie-account | Het account dat je in Gfacility koppelt |
| Iemand die als dat account kan inloggen | Het verlenen van de toegang in Gfacility (stap 4) |
| Bevestiging van de beheerdersrol | Medewerkers en ruimtes lezen |
| Bevestiging dat alle ruimte-agenda's gedeeld zijn | Met "Wijzigingen in afspraken aanbrengen", per ruimte of via een groep |
| Het afzenderadres en de SMTP-gegevens | Alleen bij een eigen mailbox |
Deel wachtwoorden op een veilige manier, bijvoorbeeld via een link uit een wachtwoordmanager. Nooit los in een e-mail.