Overzichten en filters
Vind snel de relevante informatie via gebruiksvriendelijke overzichten met geavanceerde filtermogelijkheden.
Digitale receptie die gasten verwelkomt
Verwelkom bezoekers met gemak en professionaliteit. De slimme bezoekerskiosk stroomlijnt de registratie, vermindert de werkdruk aan de receptie en creëert een gastvrije ervaring. Minder wachttijd, meer persoonlijke aandacht - maak een blijvende indruk.
- Werkt naadloos met Outlook & Google Workspace
- Voldoet aan ISO 27001, AVG en AI Act. Data in de EU
- Live in weken, niet maanden
Receptiekiosk, Breda
14:0114:01Welkom bij Gfacility
Check in om je host te laten weten dat je er bent
Contactloos, AVG-proof
Houd je QR-code voor de lezer
De code staat in je uitnodigingsmail
Code herkend
Vandaag verwacht
AVWelkom Anne.Peter Klein verwacht je om 14:00.
Je host weet dat je er bent.
Aanmelden bij de receptie
Je host krijgt bericht zodra je bent ingecheckt.
VoornaamLars
AchternaamJansen
Bij wie ben je op bezoek?Peter Klein
Reden van het bezoekOverleg
OrganisatieBrouwer Techniek
Huisregels
Lees deze even door voordat je naar binnen gaat.
- Check in en uit bij de kiosk, zodat we weten wie er in het gebouw is.
- Blijf bij je host in de ruimtes die niet vrij toegankelijk zijn voor bezoekers.
- Foto's en filmen zijn niet toegestaan in het kantoor.
Geaccepteerd om 14:02, opgeslagen bij het bezoek.
Je bent ingecheckt
Bedankt. Neem plaats, Peter Klein komt je halen.
Deze afsluitende tekst stel je per kiosk in.
Uitchecken
Scan de QR-code uit je uitnodiging, of gebruik het e-mailadres waarop je bent uitgenodigd.
Scan de QR-codeDe code uit de uitnodigingsmail
Of je e-mailadresanne@northwind.com
Bedankt voor je bezoek
Uitgecheckt om 16:12, vastgelegd op het bezoek.
Geen handtekening: het tijdstip wordt vastgelegd op het bezoek.
Een demo, er wordt niets opgeslagen. Elke kiosk werkt in één taal, ingesteld door de beheerder.
Waarom een digitale receptie
Minder werk op de balie, en een betere aankomst
Een tablet bij de receptie doet vier dingen tegelijk voor de balie. Elk daarvan wordt verderop op deze pagina uitgewerkt.
Een onvergetelijke eerste indruk
Het eerste scherm dat je gast ziet draagt jouw logo, jouw kleuren en jouw welkom.
Het scherm→Vraag extra informatie uit of laat tests afnemen
Jij bepaalt wat het scherm vraagt: extra gegevens, huisregels of een verklaring die de gast accepteert voordat het inchecken afrondt.
De aanmeldvelden→Gastvrije ontvangst zonder personeel
Gasten melden zich aan, printen hun badge en checken uit, ook als er niemand achter de balie zit.
Uitchecken→Laat leveranciers zichzelf aanmelden
Een leverancier of koerier registreert zich bij de deur, zodat ook een levering is vastgelegd.
Aanmelden bij de deur→
Het scherm bij de balie
Vijf keuzes die je een keer maakt, en daarna wordt een bezoeker ontvangen, aangemeld en weer uitgeschreven zonder dat de receptie ertussen hoeft.
- 1
In jouw huisstijl
Het eerste dat een gast ziet is jouw logo, jouw kleuren en jouw welkom, geen software van iemand anders.
- 2
Iedereen meldt zich aan
De aangemelde gast met een QR-code, de onaangekondigde bezoeker, en de leverancier of koerier bij de deur.
- 3
De badge, door jou ontworpen
Je gast loopt de hele dag met jouw huisstijl op de borst door het gebouw.
- 4
Zelf uitchecken
Een gast vertrekt zonder iemand te zoeken, zodat de lijst van wie er in het pand is blijft kloppen.
- 5
En de cijfers
Wie er binnen is, welke passen nog uitstaan, en wat een bemande balie kost.
Het scherm in je hal
Een onvergetelijke eerste indruk, op het eerste scherm dat je gast ziet
Het eerste dat een gast ziet is het scherm bij je receptie, dus het toont jouw logo, jouw kleuren en jouw eigen woorden in plaats van software van iemand anders. En het inchecken rondt pas af als de huisregels zijn geaccepteerd, dus iedereen die binnenkomt is akkoord met dezelfde voorwaarden.
- Je logo, je kleuren en je eigen lettertype, zodat de entree bij de rest van je gebouw past
- De welkomsttekst en de bedanktekst staan er in jouw woorden, niet in software-Engels
- Huisregels die worden geaccepteerd voordat het inchecken afrondt, door elke bezoeker, elke dag
- Elke acceptatie blijft bij het bezoek staan, dus je kunt naleving laten zien in plaats van aannemen
Ingesteld in Gfacility
- Jouw kleuren
- Jouw logo
- Jouw teksten
- Huisregels
Je beheert dit allemaal vanaf je bureau, en een opgeslagen wijziging staat direct op het scherm in de hal.
Het bedankscherm
Bedankt, je host weet dat je er bent. Neem plaats, iemand komt je zo halen.
Huisregels geaccepteerd om 09:14
De tablet in de hal
Wijziging ontvangen
Jouw logoTaal: Nederlands
Welkom in Breda
Laat weten dat je er bent, dan zeggen wij het tegen je host.
IncheckenAanmeldenIk accepteer de huisregels
- Huisregels worden geaccepteerd met een vinkje en een tijdstempel bij het bezoek, nooit met een handtekening.
Drie manieren om je aan te melden
Iedereen meldt zich op zijn eigen manier aan, bij hetzelfde scherm
Niet iedereen die binnenkomt is een aangemelde gast, en vandaag onderbreekt elk van hen iemand op de balie. Alle drie melden zich in plaats daarvan bij hetzelfde scherm aan, en wat ze invullen is een echt bezoek in Gfacility in plaats van een regel in een boek op de balie.
- Eén scherm voor alle drie, zodat niemand op de balie zijn werk hoeft af te breken
- Jij bepaalt welke gegevens worden gevraagd, en welke daarvan verplicht zijn
- Wie zich aanmeldt wordt een bezoek in Gfacility, dat de receptie, de host en de rapportage allemaal zien
De aangemelde gast
Scant de QR-code uit de uitnodiging en staat ingecheckt voordat zijn jas uit is.
De onaangekondigde bezoeker
Vult de gegevens in die jij hebt gevraagd, terwijl de receptie met haar eigen werk doorgaat.
De leverancier of koerier
Meldt zich bij de deur op dezelfde manier aan, met een doel als Levering, zodat ook een aflevering is vastgelegd.
Welke gegevens worden gevraagd, en welke daarvan verplicht zijn, bepaal jij: een extra gegeven uitvragen of een verklaring laten accepteren past in dezelfde aanmelding.
Wat een aanmelding aanmaakt
Bezoek aangemaakt
Er wordt bij de deur geen aparte lijst bijgehouden. Een aanmelding maakt een bezoek aan in Gfacility, dus de receptie, de host en de rapportage zien allemaal dezelfde registratie.
- Bezoeker
- Lars Jansen
- Host
- Peter Klein
- Locatie
- Breda, receptie
- Doel
- Overleg
- Ingecheckt
- 09:14
- Naam, host en doel worden altijd gevraagd, want een bezoek zonder die drie is geen bezoek.
- Een onaangekondigde bezoeker komt terecht op de locatie waar de kiosk bij hoort, en een locatie heeft één kiosk.
De badge
De badge die je gast draagt, heb je zelf ontworpen
Een gast draagt je badge de hele dag door het gebouw, dus het loont om er jouw organisatie op te zetten in plaats van een strookje uit een apparaat. Je ontwerpt hem één keer, en de kiosk print hem terwijl de gast er nog staat.
- Een voor- en een achterkant die je zelf ontwerpt, met tekst, vormen en je eigen logo
- Velden, van de naam van de bezoeker tot het kenteken, gevuld op het moment van printen
- De kiosk print via wifi, USB of Bluetooth naar een Brother-labelprinter
- De receptie print één badge opnieuw, of een hele selectie in één keer
1Je eigen ontwerp
Badgetemplate
BezoekersbadgeJouw logo
AV
Anne de Vries
Host Peter Klein · 10:00
Deze badge ontwerp je zelf, en de velden erop worden per bezoeker gevuld bij het printen.
2Bij de kiosk
Kiosk, hoofdingang
Gast ingecheckt
Badge wordt geprint
Print via wifi, USB of Bluetooth naar Brother QL-820NWB.
Een kiosk print met zijn eigen badgetemplate, dus de ingang bepaalt hoe de badge eruitziet en niet de afspraak waar hij bij hoort.
3Bij de receptie
Bezoekers vandaag
2 geselecteerdBadges printen
| Bezoeker | Host | Badgenummer | Badge |
|---|---|---|---|
| Anne de Vries | Peter Klein | V-0413 | Opnieuw printen |
| Mark Jansen | Peter Klein | V-0414 | Opnieuw printen |
| Sofia Rossi | Peter Klein | V-0415 | Opnieuw printen |
Opnieuw printen wordt per bezoeker gecontroleerd, dus een collega die een boeking niet mag zien krijgt die badge niet en de rest wordt gewoon geprint.
De badge is een geprint label en geen toegangsbewijs: er staat niets gecodeerd op en hij opent geen deur of tourniquet.
Uitchecken
Weggaan zonder een receptionist te zoeken
Een gast die naar buiten loopt zonder het te melden, blijft de rest van de dag op je lijst staan. Bij de kiosk checkt hij zichzelf in één handeling uit, en het bezoek legt het tijdstip vast.
- Uitchecken met de QR-code uit de uitnodiging, of met het e-mailadres waarop de uitnodiging is verstuurd
- De route via e-mail vindt het bezoek dat vandaag begint en nog ingecheckt staat, meer niet
- Een tweede keer uitchecken op hetzelfde bezoek wordt geweigerd, dus het eerst vastgelegde tijdstip blijft staan
- Geen handtekening en geen ID-scan: uitchecken legt het tijdstip vast en zet het bezoek op uitgecheckt
Receptiekiosk, Druivenstraat 47
Uitchecken aan
1Bij de kiosk
Uitchecken
Scan de QR-code uit je uitnodiging, of typ het e-mailadres waarop je bent uitgenodigd.
Scan de QR-code
De code uit de uitnodigingsmail
Of gebruik je e-mailadres
E-mailadres
anne@northwind.com
Uitchecken
2Op het bezoek
Bedankt voor je bezoek
Uitgecheckt om 16:12, vastgelegd op het bezoek.
3Bij de receptie
Bezoekers vandaag
Druivenstraat 47
BezoekerStatusIngechecktUitgecheckt
Mark JansenUitgecheckt08:5409:58
Anne de VriesUitgecheckt09:2616:12
Sofia RossiIngecheckt13:10
Zo klopt de lijst van wie er in het pand is de hele dag, en daar drijft een ontruimingslijst nu juist op.
Uitchecken blijft een keuze per kiosk. Een receptie die het niet wil laat het uit staan, en dan weigert de kiosk het uitchecken volledig.
De cijfers
Wat elk bezoek je oplevert, en wat het bespaart
Alles wat bij de ingang wordt vastgelegd komt op twee dingen neer: een beeld van wie er nu in je pand is, en een ingang die daar niet meer de hele dag voor bemand hoeft te zijn.
Bezoekersoverzicht
Hoofdkantoor Breda, vandaag
Nu in het pand
14
Volgt uit het in- en uitchecken bij de kiosk en bij de balie, dus de lijst klopt op het moment dat je hem nodig hebt.
Passen nog niet ingeleverd
3
Per bezoeker wordt bijgehouden of de badge terug is, dus de receptie weet welke er nog uitstaan.
Bezoeken vandaag
28
Aangekondigde bezoeken en aanmeldingen aan de deur bij elkaar, in de rapportage te splitsen per pand en per dag.
Illustratieve cijfers uit een demo-omgeving. Op je eigen dashboard staan je eigen bezoeken.
Bemande of digitale receptie
Een rekenvoorbeeld, geen prijslijst. Zet je de twee naast elkaar, dan zit het verschil in wat er bezet moet worden, niet in wat een bezoeker krijgt.
Bemande receptie
€ 45.000-55.000
werkgeverslasten per fte per jaar, indicatief
- Volledige dekking van de openingstijden vraagt al snel meer dan 1 fte: pauzes, ziekte en vakantie moeten ook opgevangen worden.
- De balie is bezet, of er nu iemand binnenkomt of niet.
- Een tweede ingang of een tweede locatie betekent hetzelfde bedrag nog een keer.
Digitale receptie
Eén scherm per ingang
aanmelden, uitchecken en de badge, zonder balie
- De kiosk neemt het aanmelden, het uitchecken en het printen van de badge over.
- De balie wordt optioneel, of kan met minder bezetting draaien.
- Wat overblijft is het welkom dat je bewust persoonlijk wilt geven, niet de registratie.
De bedragen zijn indicatief en verschillen per organisatie: openingstijden, schaal, regio en het aantal ingangen bepalen het bedrag. Gebruik ze als orde van grootte voor je eigen som, niet als offerte.
Eén schakel in het geheel
De kiosk is onderdeel van een gestroomlijnd bezoekersproces
Het scherm bij de deur is één stap. Daaromheen zit het hele bezoek: de uitnodiging, wat de gast vooraf zelf aanvult, het bericht aan de gastheer en wat het allemaal achteraf oplevert.
- 1
De uitnodiging
De gastheer plant een afspraak en de gast krijgt een uitnodiging per e-mail, met de QR-code waarmee het inchecken begint.
- 2
De gast vult zelf aan
In het gastenportaal vult de bezoeker zijn eigen gegevens aan voordat hij vertrekt, zodat er bij de deur niets meer getypt hoeft te worden.
- 3
Kiosk: inchecken en badge
De QR-code of een aanmelding op het scherm, de huisregels akkoord, en de badge geprint terwijl de gast er nog staat.
Je bent hier
- 4
De gastheer krijgt bericht
De gastheer krijgt een bericht dat zijn gast er is, dus er hoeft niemand gezocht te worden.
- 5
Rapportage
Elk bezoek komt in de bezoekerslijst en in de rapportage terecht: wie er in het pand is, en hoe de aankomsten er over langere tijd uitzien.
Transformeer workplace management
Gfacility brengt jouw werkomgeving samen. Ons alles-in-één platform verbindt vergaderruimtereserveringen, deelnemers, bezoekers en catering in één soepele flow - zodat vergaderingen moeiteloos verlopen en iedereen gefocust blijft.
Alles wat je nodig hebt voor ruimtereservering
Meldingen
Ontvang tijdige meldingen voor belangrijke updates, taken en reserveringen.
Workflows
Automatiseer (goedkeurings)processen en stroomlijn taken met op maat gemaakte workflows.
Catalogus en beleid
Een aantrekkelijke catalogus met gedetailleerde ruimte-informatie en flexibele regels om te bepalen wie welke ruimtes kan boeken en wanneer.
Communicatie
Eenvoudige communicatie via e-mail, waarbij alle correspondentie automatisch wordt gekoppeld aan de geboekte ruimte.
Analyse & rapportage
Krijg waardevolle inzichten met gedetailleerde analyses en flexibele rapportagemogelijkheden.
Mobiele app
Werk overal met de handige mobiele applicatie, ontworpen voor maximale flexibiliteit.
Beoordelingen
Verzamel feedback en bied inzichtelijke beoordelingen om de kwaliteit te monitoren.
Aangepaste bezoekersbadges
Maak en print gepersonaliseerde bezoekersbadges voor een professionele en persoonlijke ontvangst.
Google-integraties
Google Calendar-plug-in en gebruikersintegraties.
Microsoft-integraties
Microsoft Outlook-plug-in en gebruikersintegraties.
Configureerbare lay-out
Instelbare vrijgavetijden en verlengingsopties.
Integraties
Koppel naadloos met toegangscontrolesystemen en parkeerbeheer om toegangsrechten en parkeertoegang automatisch te beheren.
AVG-automatisering
Verwijder bezoekersgegevens automatisch na een ingestelde bewaartermijn om te voldoen aan privacywetgeving en gegevensbeveiliging te waarborgen.
Voorregistratieformulier
Stuur gasten vóór hun bezoek een eenvoudig voorregistratieformulier om gegevens, voorkeuren en vereiste documenten vooraf te verzamelen.
Contactloos inchecken
Laat bezoekers inchecken met hun eigen smartphone - volledig zonder fysiek contact.
Noodevacuatielijst
Toegang tot een realtime overzicht van alle bezoekers op locatie om de veiligheid tijdens evacuaties te waarborgen.
Beheer op meerdere locaties
Beheer bezoekersstromen en rapportages voor meerdere kantoorlokaties vanuit één centraal dashboard.
Veelgestelde vragen
Algemeen
Wat is een bezoekerskiosk?
Een bezoekerskiosk is een selfservice-incheckstation dat het aankomstproces voor gasten, leveranciers en bezorgdiensten automatiseert. In plaats van handmatig in te schrijven, registreren bezoekers zich via een touchscreen of QR-code, printen een badge en hun gastheer wordt automatisch op de hoogte gebracht.
Hoe verbetert de kiosk de bezoekerservaring?
De kiosk verkort wachtrijen, elimineert papierwerk en zorgt voor een soepel, professioneel welkom. Gasten kunnen binnen enkele seconden inchecken, krijgen duidelijke instructies en voelen zich welkom - zelfs zonder bemande receptie.
Kan de kiosk op meerdere locaties worden gebruikt?
Ja. Je kunt al je kiosken beheren vanuit één dashboard, of je nu één kantoor hebt of tientallen vestigingen wereldwijd.
Operaties
Ondersteunt de kiosk meerdere soorten bezoekers?
Ja. Je kunt verschillende workflows instellen voor leveranciers, VIP’s, bezorgdiensten of sollicitanten - elk met eigen incheckvereisten.
Integratie
Integreert de kiosk met onze bestaande systemen?
Absoluut. De kiosk koppelt met toegangscontrolesystemen, parkeerbeheer, Microsoft Outlook, Google Calendar en andere werkplekoplossingen voor een naadloze bezoekerservaring.
Aanpassing
Kunnen we de kiosk aanpassen aan onze huisstijl?
Ja. Je kunt je logo, merkkleuren en welkomstberichten toevoegen om een volledig gebrande bezoekerservaring te creëren.
Kan de kiosk werken zonder receptionist?
Ja. Het bezoekerskiosksysteem is volledig geschikt voor een onbemande receptie. Het verzorgt inchecken, badgeprinting, meldingen aan de gastheer en toegangscontrole - voor een gastvrije ontvangst, zelfs zonder personeel ter plaatse.
Beveiliging
Is het systeem AVG-conform?
Ja. Het systeem automatiseert bewaartermijnen voor gegevens, verwijdert bezoekersinformatie na een ingestelde periode en slaat alle gegevens veilig op.
Van handmatig naar waardevol
Een vergaderruimte boeken zou geen project op zich moeten zijn. Met Gfacility vermijd je e-mailketens, dubbele reserveringen en onnodige rompslomp. Elke vergadering heeft de juiste ruimte, mensen en voorbereiding - zonder gedoe.
Plan een demo