Quiosques de visitantes que dão as boas-vindas aos convidados

Recebe os visitantes com simplicidade e profissionalismo. O quiosque inteligente de gestão de visitantes simplifica o registo, alivia a carga de trabalho da receção e cria uma experiência acolhedora. Menos espera, mais atenção personalizada - deixa uma impressão duradoura.

Agendar discovery call

Funciona perfeitamente com Outlook e Google Workspace
Conforme com ISO 27001, RGPD e AI Act. Dados na UE
No ar em semanas, não em meses

Quiosque da receção, Breda

14:01

Bem-vindo à Gfacility

Faça o check-in para avisar o seu anfitrião de que chegou

Sem contacto, conforme com o RGPD

É uma demo, nada é guardado. Cada quiosque funciona num único idioma, definido pelo administrador.

As razões para uma receção digital

Menos trabalho no balcão e uma chegada melhor

Um tablet na receção resolve quatro coisas ao mesmo tempo no balcão. Cada uma é desenvolvida mais abaixo nesta página.

Uma primeira impressão inesquecível
O primeiro ecrã que o teu convidado vê tem o teu logótipo, as tuas cores e as tuas próprias boas-vindas.
O ecrã→
Pede informações adicionais ou manda fazer testes
És tu que decides o que o ecrã pergunta: dados adicionais, as regras da casa ou uma declaração que o convidado aceita antes de o check-in ficar concluído.
Os campos de registo→
Receção acolhedora sem pessoal
Os convidados registam-se, imprimem o cartão e saem, mesmo quando não está ninguém no balcão.
A saída→
Deixa os fornecedores registarem-se sozinhos
Um fornecedor ou um estafeta regista-se à porta, por isso também fica registada uma entrega.
O registo à porta→

O ecrã na receção

Cinco decisões que tomas uma vez, e a partir daí um visitante é recebido, registado e sai outra vez sem que a receção tenha de intervir.

1
Com a tua imagem de marca
A primeira coisa que um convidado vê é o teu logótipo, as tuas cores e as tuas boas-vindas, não o software de outra pessoa.
2
Toda a gente se regista
O convidado anunciado com o código QR, o visitante sem marcação, e o fornecedor ou estafeta à porta.
3
Um cartão desenhado por ti
O teu convidado anda o dia todo pelo edifício com a tua marca ao peito.
4
Saída sem passar pela receção
Um convidado sai sem procurar ninguém, e a lista de quem está dentro continua certa.
5
E os números
Quem está no edifício, que cartões ainda não foram devolvidos e quanto custa um balcão sempre atendido.

O ecrã da tua receção

Uma primeira impressão inesquecível, no primeiro ecrã que o teu convidado vê

A primeira coisa que um convidado vê é o ecrã da tua receção, por isso mostra o teu logótipo, as tuas cores e as tuas próprias palavras em vez do software de outra pessoa. E um check-in só fica concluído depois de as regras da casa serem aceites, por isso quem entra aceitou as mesmas condições.

O teu logótipo, as tuas cores e o teu tipo de letra, para que a entrada se pareça com o resto do edifício
As boas-vindas e o agradecimento estão escritos com as tuas palavras, não no inglês de um programa
Regras da casa aceites antes de o check-in ficar concluído, por cada visitante, todos os dias
Cada aceitação fica na visita, por isso podes mostrar o cumprimento em vez de o presumir

Configurado no Gfacility

As tuas cores
O teu logótipo
Os teus textos
Regras da casa

Geres tudo isto a partir da tua secretária, e uma alteração guardada chega logo ao ecrã da receção.

O ecrã de agradecimento

Obrigado, o seu anfitrião já sabe que chegou. Sente-se, alguém vem buscá-lo.

Regras aceites às 09:14

O tablet na receção

Alteração recebida

O teu logótipoIdioma: Português

Bem-vindo a Breda

Avise que chegou e nós dizemos ao seu anfitrião.

EntrarRegistar-meAceito as regras da casa

As regras da casa são aceites com um visto e uma hora registada na visita, nunca com uma assinatura.

Três formas de se registar

Cada um regista-se à sua maneira, no mesmo ecrã

Nem toda a gente que entra é um convidado anunciado, e hoje cada um deles interrompe alguém na receção. Em vez disso, os três registam-se no mesmo ecrã, e o que escrevem é uma visita real no Gfacility e não uma linha num livro do balcão.

Um só ecrã para os três, por isso ninguém ao balcão tem de largar o que estava a fazer
És tu que decides que dados são pedidos, e quais deles são obrigatórios
Quem se regista passa a ser uma visita no Gfacility, que a receção, o anfitrião e os relatórios veem

O convidado anunciado
Lê o código QR do convite e fica registado antes de tirar o casaco.
O visitante sem marcação
Escreve os dados que pediste, enquanto a receção continua com o seu próprio trabalho.
O fornecedor ou o estafeta
Regista-se da mesma forma à porta, com um motivo como Entrega, para que também uma entrega fique registada.

Que dados são pedidos, e quais são obrigatórios, és tu que defines: um dado a mais ou uma declaração a aceitar cabe no mesmo registo.

O que um registo cria

Visita criada

À porta não se guarda nenhuma lista à parte. Um registo cria uma visita no Gfacility, por isso a receção, o anfitrião e os relatórios veem a mesma visita.

Visitante: Tiago Costa
Anfitrião: Peter Klein
Localização: Breda, receção
Motivo: Reunião
Entrada: 09:14

O nome, o anfitrião e o motivo são sempre pedidos, porque uma visita sem eles não é uma visita.
Quem chega sem marcação fica na localização a que o quiosque pertence, e cada localização tem um só quiosque.

O cartão

O cartão de visitante que o teu convidado usa foi desenhado por ti

Um convidado anda com o teu cartão pelo edifício o dia todo, por isso vale a pena que se pareça com a tua organização e não com uma tira de papel saída de uma máquina. Desenha-lo uma vez e o quiosque imprime-o enquanto o visitante ainda ali está.

Uma frente e um verso que desenhas tu, com texto, formas e o teu logótipo
Campos, do nome do visitante à matrícula, preenchidos no momento da impressão
O quiosque imprime por Wi-Fi, USB ou Bluetooth numa impressora de etiquetas Brother
A receção reimprime um cartão, ou uma seleção inteira de uma só vez

1O teu próprio desenho

Modelo de cartão

Crachá de visitanteO teu logótipo

Ana Ferreira

Anfitrião Peter Klein · 10:00

Este cartão desenha-lo tu, e os campos dele são preenchidos visitante a visitante no momento da impressão.

2No quiosque

Quiosque, entrada principal

Visitante registado

A imprimir o cartão

Imprime por Wi-Fi, USB ou Bluetooth numa Brother QL-820NWB.

Um quiosque imprime com o seu próprio modelo de cartão, por isso é a entrada que decide o aspeto do cartão e não a reunião a que pertence.

3Na receção

Visitantes de hoje

2 selecionadosImprimir cartões

Visitante	Anfitrião	Número do cartão	Cartão
Ana Ferreira	Peter Klein	V-0413	Reimprimir
João Martins	Peter Klein	V-0414	Reimprimir
Sofia Almeida	Peter Klein	V-0415	Reimprimir

A reimpressão é verificada por visitante: um colega que não pode ver a reserva não recebe esse cartão, e os restantes são impressos mesmo assim.

O cartão é uma etiqueta impressa e não uma credencial de acesso: não leva nada codificado e não abre porta nem torniquete.

Saída

Ir embora sem ter de procurar alguém na receção

Um convidado que sai pela porta sem dizer nada fica na tua lista o resto do dia. No quiosque regista a saída sozinho num só gesto, e a visita guarda a hora.

Saída com o código QR do convite, ou com o endereço de e-mail para onde o convite foi enviado
A via do e-mail encontra a visita que começa hoje e continua com a entrada registada, mais nada
Uma segunda saída na mesma visita é recusada, por isso fica a primeira hora registada
Sem assinatura e sem leitura do documento: a saída regista a hora e marca a visita como saída registada

Quiosque da receção, Druivenstraat 47

Saída ligada

1No quiosque

Registar a saída

Digitaliza o código QR do teu convite, ou escreve o endereço de e-mail com que foste convidado.

Digitalizar o código QR

O código do e-mail de convite

Ou usar o teu endereço de e-mail

Endereço de e-mail

ana@northwind.com

Registar saída

2Na visita

Obrigado pela visita

Saída registada às 16:12, guardada na visita.

3Na receção

Visitantes de hoje

Druivenstraat 47

VisitanteEstadoEntradaSaída

João MartinsSaída registada08:5409:58

Ana FerreiraSaída registada09:2616:12

Sofia AlmeidaEntrada registada13:10

Assim a lista de quem está no edifício mantém-se correta durante todo o dia, e é precisamente disso que depende uma lista de evacuação.

A saída continua opcional por quiosque. Uma receção que não a queira deixa-a desligada, e o quiosque recusa então totalmente a saída.

Os números

O que cada visita te dá e o que poupa

Tudo o que é registado à entrada resume-se a duas coisas: um retrato de quem está no edifício neste momento, e uma entrada que já não precisa de estar atendida o dia todo para o conseguir.

Resumo de visitantes

Sede de Breda, hoje

Agora no edifício

Resulta dos check-ins e check-outs no quiosque e na receção, por isso a lista está certa no momento em que precisas dela.

Cartões por devolver

Em cada visitante fica registado se o cartão voltou, por isso a receção sabe quais ainda estão por entregar.

Visitas de hoje

Visitas anunciadas e registos à porta em conjunto, desdobráveis por edifício e por dia nos relatórios.

Números ilustrativos de um ambiente de demonstração. No teu próprio painel são as tuas visitas.

Receção atendida ou digital

Um exemplo de cálculo, não uma tabela de preços. Lado a lado, a diferença está no que tem de ser coberto, não no que o visitante recebe.

Receção atendida

45.000-55.000 €

custo para o empregador por ETI e por ano, indicativo

Cobrir todo o horário de abertura exige rapidamente mais de um ETI: as pausas, a doença e as férias também têm de ser cobertas.
O balcão está atendido, quer entre alguém quer não.
Uma segunda entrada ou um segundo local significa o mesmo valor outra vez.

Receção digital

Um ecrã por entrada

check-in, check-out e cartão, sem balcão

O quiosque assume o check-in, o check-out e a impressão do cartão.
O balcão passa a ser opcional, ou pode funcionar com menos presença.
O que fica é o acolhimento que decides dar em pessoa, não o registo.

Os valores são indicativos e variam por organização: horários, escalão salarial, região e número de entradas influenciam o valor. Usa-os como ordem de grandeza para as tuas próprias contas, não como um orçamento.

Um elo da cadeia

O quiosque faz parte de um processo de visitas fluido

O ecrã à porta é um passo. À volta está a visita inteira: o convite, o que o visitante preenche antes, a mensagem ao anfitrião e o que tudo isso dá em números depois.

1
O convite
O anfitrião marca uma reunião e o visitante recebe um convite por e-mail, com o código QR com que começa o check-in.
2
O visitante completa os dados
No portal do visitante ele próprio completa os seus dados antes de se deslocar, por isso à porta já não há nada para escrever.
3
Quiosque: check-in e cartão
O código QR ou um registo no ecrã, as regras da casa aceites, e o cartão impresso enquanto o visitante ainda ali está.
Estás aqui
4
O anfitrião é avisado
O anfitrião recebe uma mensagem de que o seu visitante chegou, por isso ninguém tem de o ir procurar.
5
Relatórios
Cada visita vai para a lista de visitantes e para os relatórios: quem está no edifício, e como são as chegadas ao longo do tempo.

Saber mais sobre registo de visitantes→

Transforma a gestão do workplace

A Gfacility une o teu workplace. A nossa plataforma tudo-em-um liga reservas de salas, participantes, visitantes e catering num único fluxo fluido - para que as reuniões corram sem esforço e todos se mantenham focados.

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Recolhe feedback e regista classificações úteis para monitorizar a qualidade.

Crachás de visitante personalizados

Cria e imprime crachás de visitante personalizados para um acolhimento profissional e à medida.

Integrações Google

Plug-in para o Google Calendar e integrações com utilizadores.

Integrações Microsoft

Plug-in para o Microsoft Outlook e integrações com utilizadores.

Layout configurável

Tempos de libertação ajustáveis e opções de extensão.

Integrações

Liga-te de forma fluida a sistemas de controlo de acesso ao edifício e de gestão de estacionamento para automatizar permissões de entrada e acesso ao parque.

Automação RGPD

Elimina automaticamente os dados dos visitantes após um período de retenção definido, para garantir conformidade de privacidade e segurança dos dados.

Formulário de pré-registo

Envia aos convidados um formulário simples de pré-registo antes da visita, para recolher antecipadamente detalhes, preferências e documentos exigidos.

Check-in sem contacto

Permite que os visitantes façam check-in com o seu próprio smartphone - sem contacto físico.

Lista de evacuação de emergência

Acede em tempo real à lista de todos os visitantes presentes no local, para garantir a segurança durante evacuações.

Gestão multi-localização

Gere fluxos de visitantes e reporting em vários escritórios a partir de um único dashboard.

Perguntas frequentes

Geral

O que é um quiosque de gestão de visitantes?

Um quiosque de gestão de visitantes é uma estação de check-in self-service que automatiza o processo de chegada para convidados, prestadores de serviços e entregas. Em vez de um registo manual, os visitantes usam um ecrã táctil ou código QR para se registarem, imprimirem um crachá e notificarem o seu anfitrião automaticamente.

Como é que o quiosque melhora a experiência do visitante?

Reduz as filas, elimina a papelada e garante um acolhimento fluido e profissional. Os convidados fazem o check-in em segundos, recebem instruções claras e sentem-se acompanhados, mesmo sem uma receção com pessoal.

Pode ser usado em várias localizações?

Sim. Geres todos os teus quiosques a partir de um único dashboard, quer tenhas um escritório ou dezenas de sites pelo mundo.

Operações

Suporta vários tipos de visitantes?

Sim. Podes configurar fluxos diferentes para prestadores de serviços, VIP, entregas ou candidatos a entrevistas, cada um com os seus próprios requisitos de registo.

Integração

O quiosque integra-se com os nossos sistemas existentes?

Sem dúvida. O quiosque liga-se a sistemas de controlo de acessos, gestão de estacionamento, Microsoft Outlook, Google Calendar e outras ferramentas de workplace para uma jornada de visitante sem fricção.

Personalização

Podemos personalizar o quiosque com a nossa marca?

Sim. Podes adicionar o teu logótipo, as cores da marca e mensagens de boas-vindas para criar uma experiência de visitante totalmente personalizada.

O quiosque pode funcionar sem rececionista?

Sim. O sistema de quiosque de visitantes está totalmente preparado para uma receção sem pessoal. Trata do check-in, impressão de crachás, notificação dos anfitriões e controlo de acessos, garantindo uma experiência acolhedora mesmo sem pessoal no local.

Segurança

Está em conformidade com o RGPD/AVG?

Sim. O sistema automatiza as políticas de retenção de dados, eliminando a informação dos visitantes após um período definido e guardando todos os dados de forma segura.

Do manual ao significativo

Reservar uma sala de reuniões não devia parecer um projeto à parte. Com a Gfacility, dispensas as cadeias de emails, evitas reservas duplicadas e garantes que cada reunião tem o espaço, as pessoas e o setup certos - sem o habitual incómodo.

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