Des bornes d'accueil qui accueillent vos invités

Accueillez vos visiteurs avec aisance et professionnalisme. La borne intelligente de visitor management fluidifie l'enregistrement, allège la charge de l'accueil et crée une expérience chaleureuse. Moins d'attente, plus d'attention personnelle - laissez une impression durable.

Planifier un échange

Fonctionne avec Outlook et Google Workspace
Conforme à ISO 27001, RGPD et AI Act. Données en UE
En ligne en semaines, pas en mois

Borne d'accueil, Breda

14:01

Bienvenue chez Gfacility

Enregistrez-vous pour prévenir votre hôte de votre arrivée

Sans contact, conforme RGPD

Une démo, rien n'est enregistré. Chaque borne fonctionne dans une seule langue, définie par l'administrateur.

Pourquoi un accueil numérique

Moins de travail au comptoir et une meilleure arrivée

Une tablette à l'accueil décharge le comptoir de quatre choses à la fois. Chacune est détaillée plus bas sur cette page.

Une première impression inoubliable
Le premier écran que voit votre invité porte votre logo, vos couleurs et votre propre accueil.
L'écran→
Demandez des informations supplémentaires ou faites passer des tests
C'est vous qui décidez ce que l'écran demande : des informations supplémentaires, le règlement intérieur ou une déclaration que l'invité accepte avant la fin de l'enregistrement.
Les champs d'inscription→
Un accueil chaleureux sans personnel
Les invités s'inscrivent, impriment leur badge et repartent, même quand personne n'est au comptoir.
Le départ→
Laissez les fournisseurs s'enregistrer eux-mêmes
Un fournisseur ou un coursier s'enregistre à la porte, une livraison est donc consignée elle aussi.
L'inscription à la porte→

L'écran à l'accueil

Cinq choix que vous faites une fois, et ensuite un visiteur est accueilli, inscrit et reparti sans que l'accueil ait à intervenir.

1
À vos couleurs
La première chose qu'un invité voit, c'est votre logo, vos couleurs et votre accueil, pas le logiciel de quelqu'un d'autre.
2
Tout le monde s'inscrit
L'invité annoncé avec son QR code, le visiteur imprévu, et le fournisseur ou le coursier à la porte.
3
Un badge que vous avez conçu
Votre invité porte vos couleurs toute la journée dans votre bâtiment.
4
Départ en autonomie
Un invité part sans chercher personne, et la liste des présents reste exacte.
5
Et les chiffres
Qui est dans le bâtiment, quels badges n'ont pas été rendus, et ce que coûte un accueil physique tenu en permanence.

L'écran de votre accueil

Une première impression inoubliable, sur le premier écran que voit votre invité

La première chose qu'un invité voit, c'est l'écran de votre accueil : il affiche donc votre logo, vos couleurs et vos propres mots plutôt que le logiciel de quelqu'un d'autre. Et un enregistrement ne se termine pas tant que le règlement intérieur n'a pas été accepté, donc tous ceux qui entrent ont accepté les mêmes conditions.

Votre logo, vos couleurs et votre propre police, pour que l'entrée ressemble au reste de votre bâtiment
Le message d'accueil et le message de remerciement sont écrits avec vos mots, pas dans l'anglais d'un logiciel
Un règlement intérieur accepté avant la fin de l'enregistrement, par chaque visiteur, chaque jour
Chaque acceptation reste sur la visite, vous pouvez donc prouver la conformité au lieu de la supposer

Configuré dans Gfacility

Vos couleurs
Votre logo
Vos textes
Règlement intérieur

Vous gérez tout cela depuis votre bureau, et une modification enregistrée arrive aussitôt sur l'écran de l'accueil.

L'écran de remerciement

Merci, votre hôte sait que vous êtes arrivé. Installez-vous, quelqu'un vient vous chercher.

Règlement accepté à 09:14

La tablette à l'accueil

Modification reçue

Votre logoLangue: Français

Bienvenue à Breda

Signalez votre arrivée, nous prévenons votre hôte.

S'enregistrerS'inscrireJ'accepte le règlement intérieur

Le règlement intérieur est accepté par une case cochée et un horodatage sur la visite, jamais par une signature.

Trois façons de s'inscrire

Chacun s'inscrit à sa façon, sur le même écran

Tous ceux qui entrent ne sont pas des invités annoncés, et aujourd'hui chacun d'eux interrompt quelqu'un à l'accueil. Tous les trois s'inscrivent plutôt sur le même écran, et ce qu'ils saisissent devient une vraie visite dans Gfacility, pas une ligne dans un cahier au comptoir.

Un seul écran pour les trois, personne au comptoir n'a donc à interrompre ce qu'il faisait
Vous décidez des informations demandées, et de celles qui sont obligatoires
Quiconque s'inscrit devient une visite dans Gfacility, que l'accueil, l'hôte et les rapports voient tous

L'invité annoncé
Scanne le QR code de son invitation et son arrivée est enregistrée avant qu'il ait retiré son manteau.
Le visiteur imprévu
Saisit les informations que vous avez demandées, pendant que l'accueil continue son propre travail.
Le fournisseur ou le coursier
S'inscrit de la même façon à la porte, avec un motif comme Livraison, pour qu'une livraison soit consignée elle aussi.

Les informations demandées, et celles qui sont obligatoires, c'est vous qui les définissez : une information supplémentaire ou une déclaration à accepter tient dans la même inscription.

Ce qu'une inscription crée

Visite créée

Aucune liste séparée n'est tenue à la porte. Une inscription crée une visite dans Gfacility, donc l'accueil, l'hôte et les rapports voient tous la même visite.

Visiteur: Hugo Lefèvre
Hôte: Peter Klein
Site: Breda, accueil
Motif: Réunion
Arrivée: 09:14

Le nom, l'hôte et le motif sont toujours demandés, car une visite sans eux n'est pas une visite.
Un visiteur imprévu arrive sur le site auquel la borne appartient, et un site n'a qu'une borne.

Le badge

Le badge que porte votre visiteur, c'est vous qui l'avez conçu

Un invité promène votre badge toute la journée dans le bâtiment : il vaut donc la peine qu'il ressemble à votre organisation plutôt qu'à un bout de papier sorti d'une machine. Vous le concevez une fois, et la borne l'imprime pendant que le visiteur attend.

Un recto et un verso que vous concevez vous-même, avec du texte, des formes et votre logo
Des champs, du nom du visiteur à la plaque d'immatriculation, remplis au moment de l'impression
La borne imprime en Wi-Fi, en USB ou en Bluetooth sur une imprimante d'étiquettes Brother
L'accueil réimprime un badge, ou toute une sélection en une fois

1Votre propre création

Modèle de badge

Badge visiteurVotre logo

Claire Dubois

Hôte Peter Klein · 10:00

Ce badge, c'est vous qui le concevez, et ses champs sont remplis visiteur par visiteur au moment de l'impression.

2À la borne

Borne, entrée principale

Visiteur enregistré

Impression du badge

Imprime en Wi-Fi, en USB ou en Bluetooth sur Brother QL-820NWB.

Une borne imprime avec son propre modèle de badge : c'est l'entrée qui décide de l'allure du badge, pas la réunion à laquelle il appartient.

3À l'accueil

Visiteurs du jour

2 sélectionnésImprimer les badges

Visiteur	Hôte	Numéro de badge	Badge
Claire Dubois	Peter Klein	V-0413	Réimprimer
Julien Moreau	Peter Klein	V-0414	Réimprimer
Camille Laurent	Peter Klein	V-0415	Réimprimer

Une réimpression est vérifiée visiteur par visiteur : un collègue qui n'a pas accès à une réservation n'obtient pas ce badge, et les autres s'impriment quand même.

Le badge est une étiquette imprimée, pas un titre d'accès : rien n'y est encodé et il n'ouvre ni porte ni tourniquet.

Départ

Partir sans devoir chercher quelqu'un à l'accueil

Un visiteur qui franchit la porte sans rien dire reste sur votre liste tout le reste de la journée. Sur la borne, il enregistre son départ en un geste, et la visite garde l'heure.

Départ avec le QR code de l'invitation, ou avec l'adresse e-mail sur laquelle l'invitation a été envoyée
La recherche par e-mail retrouve la visite qui commence aujourd'hui et dont l'arrivée est enregistrée, rien d'autre
Un second départ sur la même visite est refusé : la première heure enregistrée reste la bonne
Ni signature ni scan de pièce d'identité : le départ enregistre l'heure et marque la visite comme terminée

Borne d'accueil, Druivenstraat 47

Départ activé

1Sur la borne

Enregistrer mon départ

Scannez le QR code de votre invitation, ou saisissez l'adresse e-mail sur laquelle vous avez été invité.

Scanner le QR code

Le code de l'e-mail d'invitation

Ou utiliser votre adresse e-mail

Adresse e-mail

claire@northwind.com

Enregistrer le départ

2Sur la visite

Merci de votre visite

Départ enregistré à 16:12, inscrit sur la visite.

3À l'accueil

Visiteurs du jour

Druivenstraat 47

VisiteurStatutArrivéeDépart

Julien MoreauDépart enregistré08:5409:58

Claire DuboisDépart enregistré09:2616:12

Camille LaurentArrivée enregistrée13:10

La liste des personnes présentes dans le bâtiment reste exacte toute la journée, et c'est précisément ce dont dépend une liste d'évacuation.

Le départ reste optionnel par borne. Un accueil qui n'en veut pas le laisse désactivé, et la borne refuse alors complètement le départ.

Les chiffres

Ce que chaque visite vous apporte et ce qu'elle fait économiser

Tout ce qui est enregistré à l'entrée revient à deux choses : une image de qui se trouve dans le bâtiment à l'instant, et une entrée qui n'a plus besoin d'être tenue toute la journée pour l'obtenir.

Aperçu des visiteurs

Siège de Breda, aujourd'hui

Dans le bâtiment

Découle des enregistrements et des départs à la borne et à l'accueil, la liste est donc juste au moment où vous en avez besoin.

Badges non rendus

Pour chaque visiteur, le retour du badge est consigné : l'accueil sait lesquels sont encore dehors.

Visites aujourd'hui

Visites annoncées et inscriptions à la porte réunies, ventilables par bâtiment et par jour dans les rapports.

Chiffres illustratifs issus d'un environnement de démonstration. Sur votre propre tableau, ce sont vos visites.

Accueil tenu ou accueil digital

Un exemple chiffré, pas un tarif. Mis côte à côte, l'écart porte sur ce qu'il faut couvrir, pas sur ce que reçoit le visiteur.

Accueil tenu

45 000-55 000 €

coût employeur par ETP et par an, indicatif

Couvrir les horaires complets demande vite plus d'un ETP : pauses, absences et congés doivent être couverts eux aussi.
Le comptoir est tenu, que quelqu'un se présente ou non.
Une deuxième entrée ou un deuxième site, c'est le même montant une fois de plus.

Accueil digital

Un écran par entrée

enregistrement, départ et badge, sans comptoir

La borne prend en charge l'enregistrement, le départ et l'impression du badge.
Le comptoir devient facultatif, ou peut fonctionner avec moins de présence.
Ce qui reste, c'est l'accueil que vous choisissez de donner en personne, pas l'enregistrement.

Les montants sont indicatifs et varient selon l'organisation : horaires, grille salariale, région et nombre d'entrées font bouger le chiffre. Prenez-les comme un ordre de grandeur pour votre propre calcul, pas comme un devis.

Un maillon de la chaîne

La borne fait partie d'un parcours visiteur fluide

L'écran à la porte n'est qu'une étape. Autour, il y a toute la visite : l'invitation, ce que le visiteur complète en amont, le message à l'hôte et ce que tout cela donne ensuite comme chiffres.

1
L'invitation
L'hôte planifie un rendez-vous et le visiteur reçoit une invitation par e-mail, avec le QR code qui lance l'enregistrement.
2
Le visiteur complète lui-même
Dans le portail visiteur, il complète ses propres informations avant de se déplacer, si bien qu'il n'y a plus rien à saisir à la porte.
3
Borne : enregistrement et badge
Le QR code ou une inscription à l'écran, le règlement intérieur accepté, et le badge imprimé pendant que le visiteur est encore là.
Vous êtes ici
4
L'hôte est prévenu
L'hôte reçoit un message indiquant que son visiteur est arrivé, personne n'a donc besoin d'aller le chercher.
5
Rapports
Chaque visite arrive dans la liste des visiteurs et dans les rapports : qui est dans le bâtiment, et à quoi ressemblent les arrivées dans la durée.

En savoir plus sur l'enregistrement des visiteurs→

Transformez la gestion du workplace

Gfacility rassemble votre workplace. Notre plateforme tout-en-un connecte les réservations de salles, les participants, les visiteurs et le catering dans un flux fluide - pour que les réunions se déroulent sans effort et que chacun reste concentré.

Réserver une démo En savoir plus

Tout ce qu'il vous faut pour la réservation d'espaces

Vues d'ensemble et filtres

Trouvez rapidement les informations pertinentes grâce à des vues d'ensemble conviviales dotées de capacités de filtrage avancées.

Notifications

Recevez des notifications en temps voulu pour les mises à jour, tâches et réservations importantes.

Workflows

Automatisez les processus (d'approbation) et fluidifiez les tâches avec des workflows sur mesure.

Catalogue et politiques

Un catalogue attrayant avec des informations détaillées sur les salles et des règles flexibles pour contrôler qui peut réserver quelle salle, et quand.

Communications

Communication facile par e-mail, avec toute la correspondance automatiquement liée à l'espace de réservation.

Analyse et reporting

Obtenez des insights précieux grâce à des analyses détaillées et un reporting flexible.

Application mobile

Travaillez partout avec l'application mobile pratique, conçue pour une flexibilité maximale.

Avis

Collectez les retours et fournissez des évaluations pertinentes pour surveiller la qualité.

Badges visiteur personnalisés

Créez et imprimez des badges visiteur personnalisés pour un accueil professionnel et personnalisé.

Intégrations Google

Plug-in Google Calendar et intégrations utilisateurs.

Intégrations Microsoft

Plug-in Microsoft Outlook et intégrations utilisateurs.

Mise en page configurable

Heures de libération ajustables et options de prolongation.

Intégrations

Connectez-vous sans couture aux systèmes de contrôle d'accès du bâtiment et de gestion du parking pour automatiser les autorisations d'entrée et l'accès au parking.

Automatisation RGPD

Supprimez automatiquement les données visiteurs après une période de conservation définie pour garantir la conformité à la confidentialité et la sécurité des données.

Formulaire de pré-enregistrement

Envoyez à vos invités un formulaire simple de pré-enregistrement avant leur visite pour recueillir à l'avance les détails, préférences et documents requis.

Enregistrement sans contact

Permettez aux visiteurs de s'enregistrer avec leur propre smartphone - aucun contact physique requis.

Liste d'évacuation d'urgence

Accédez à une liste en temps réel de tous les visiteurs sur site pour assurer la sécurité lors des évacuations.

Gestion multi-sites

Gérez les flux de visiteurs et le reporting sur plusieurs sites depuis un seul tableau de bord.

Questions fréquentes

Général

Qu'est-ce qu'une borne de visitor management ?

Une borne de visitor management est une station d'enregistrement self-service qui automatise le processus d'arrivée pour les invités, prestataires et livraisons. Au lieu d'une signature manuelle, les visiteurs utilisent un écran tactile ou un QR code pour s'enregistrer, imprimer un badge et avertir automatiquement leur hôte.

Comment la borne améliore-t-elle l'expérience visiteur ?

Elle raccourcit les files d'attente, supprime la paperasse et garantit un accueil fluide et professionnel. Les invités peuvent s'enregistrer en quelques secondes, recevoir des instructions claires et se sentir pris en charge, même sans réception staffée.

Peut-elle être utilisée sur plusieurs sites ?

Oui. Gérez toutes vos bornes depuis un seul tableau de bord, que vous ayez un bureau ou des dizaines de sites dans le monde.

Opérations

Prend-elle en charge plusieurs types de visiteurs ?

Oui. Vous pouvez configurer des workflows différents pour les prestataires, VIP, livraisons ou candidats à un entretien, chacun avec ses propres exigences d'enregistrement.

Intégration

La borne s'intègre-t-elle à nos systèmes existants ?

Absolument. La borne se connecte aux systèmes de contrôle d'accès, à la gestion du parking, à Microsoft Outlook, Google Calendar et à d'autres outils workplace pour un parcours visiteur sans couture.

Personnalisation

Pouvons-nous personnaliser la borne à notre marque ?

Oui. Vous pouvez ajouter votre logo, vos couleurs et vos messages de bienvenue pour créer une expérience visiteur entièrement à votre marque.

La borne peut-elle fonctionner sans réceptionniste ?

Oui. Le système de borne visiteur est entièrement équipé pour une réception non staffée. Il gère l'enregistrement, l'impression du badge, les notifications à l'hôte et le contrôle d'accès, garantissant un accueil chaleureux même sans personnel sur site.

Sécurité

Est-ce conforme RGPD/AVG ?

Oui. Le système automatise les politiques de conservation des données, en supprimant les informations visiteurs après une période définie et en stockant toutes les données de manière sécurisée.

Du manuel au significatif

Réserver une salle de réunion ne devrait pas ressembler à un projet en soi. Avec Gfacility, vous évitez les chaînes d'e-mails, les doubles réservations, et assurez à chaque réunion le bon espace, les bonnes personnes et la bonne configuration - sans les tracas habituels.

Réserver une démo