Besucher-Kioske, die Gäste willkommen heißen

Empfangen Sie Besucher mühelos und professionell. Der smarte Visitor-Management-Kiosk vereinfacht die Registrierung, entlastet den Empfang und schafft ein einladendes Erlebnis. Weniger Warten, mehr persönliche Aufmerksamkeit - hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck.

Discovery-Call vereinbaren

Funktioniert nahtlos mit Outlook & Google Workspace
Erfüllt ISO 27001, DSGVO und EU AI Act. Daten in der EU
In Wochen live, nicht Monaten

Empfangskiosk, Breda

14:01

Willkommen bei Gfacility

Checken Sie ein, damit Ihr Gastgeber weiß, dass Sie da sind

Berührungslos, DSGVO-konform

Eine Demo, es wird nichts gespeichert. Jeder Kiosk läuft in einer Sprache, die der Administrator festlegt.

Warum ein digitaler Empfang

Weniger Arbeit am Tresen und eine bessere Ankunft

Ein Tablet am Empfang nimmt dem Tresen vier Dinge auf einmal ab. Jedes davon wird weiter unten auf dieser Seite ausführlich erklärt.

Ein unvergesslicher erster Eindruck
Der erste Bildschirm, den Ihr Gast sieht, trägt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihren eigenen Willkommensgruß.
Der Bildschirm→
Zusätzliche Angaben abfragen oder Tests durchführen lassen
Sie entscheiden, was der Bildschirm fragt: zusätzliche Angaben, die Hausordnung oder eine Erklärung, die der Gast akzeptiert, bevor der Check-in abgeschlossen ist.
Die Anmeldefelder→
Gastfreundlicher Empfang ohne Personal
Gäste melden sich an, drucken ihren Ausweis und checken aus, auch wenn niemand am Tresen sitzt.
Check-out→
Lieferanten melden sich selbst an
Ein Lieferant oder Kurier meldet sich an der Tür selbst an, damit auch eine Lieferung festgehalten ist.
Anmeldung an der Tür→

Der Bildschirm am Empfang

Fünf Entscheidungen, die Sie einmal treffen, und danach wird ein Besucher empfangen, angemeldet und wieder abgemeldet, ohne dass der Empfang eingreifen muss.

1
In Ihrem Erscheinungsbild
Das Erste, was ein Gast sieht, sind Ihr Logo, Ihre Farben und Ihr Willkommen, keine fremde Software.
2
Jeder meldet sich an
Der eingeladene Gast mit QR-Code, der unangemeldete Besucher und der Lieferant oder Kurier an der Tür.
3
Ein Ausweis in Ihrem Design
Ihr Gast läuft den ganzen Tag mit Ihrem Logo auf der Brust durch Ihr Gebäude.
4
Der Gast checkt selbst aus
Ein Gast geht, ohne jemanden zu suchen, und die Liste der Anwesenden stimmt weiterhin.
5
Und die Zahlen
Wer im Haus ist, welche Ausweise noch nicht zurück sind und was ein dauerhaft besetzter Empfang kostet.

Der Bildschirm im Empfangsbereich

Ein unvergesslicher erster Eindruck, auf dem ersten Bildschirm, den Ihr Gast sieht

Das Erste, was ein Gast sieht, ist der Bildschirm an Ihrem Empfang, also zeigt er Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre eigenen Worte statt fremder Software. Und ein Check-in ist erst abgeschlossen, wenn die Hausordnung akzeptiert wurde, jeder, der hereinkommt, hat also denselben Bedingungen zugestimmt.

Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre eigene Schrift, damit der Eingang zum Rest Ihres Gebäudes passt
Willkommens- und Dankestext stehen in Ihren Worten, nicht in Software-Englisch
Eine Hausordnung, die jeder Besucher akzeptiert, bevor der Check-in abgeschlossen ist, jeden Tag
Jede Zustimmung wird am Besuch festgehalten, Sie können die Einhaltung also belegen statt sie vorauszusetzen

In Gfacility eingestellt

Ihre Farben
Ihr Logo
Ihre Texte
Hausordnung

Sie verwalten das alles vom Schreibtisch aus, und eine gespeicherte Änderung steht sofort auf dem Bildschirm im Empfangsbereich.

Der Dankesbildschirm

Danke, Ihr Gastgeber weiß, dass Sie da sind. Nehmen Sie Platz, Sie werden gleich abgeholt.

Hausordnung akzeptiert um 09:14

Das Tablet im Empfangsbereich

Änderung empfangen

Ihr LogoSprache: Deutsch

Willkommen in Breda

Sagen Sie uns, dass Sie da sind, wir geben es Ihrem Gastgeber weiter.

EincheckenAnmeldenIch akzeptiere die Hausordnung

Die Hausordnung wird mit einem Häkchen und einem Zeitstempel am Besuch akzeptiert, nie mit einer Unterschrift.

Drei Wege zur Anmeldung

Jeder meldet sich auf seine eigene Art an, am selben Bildschirm

Nicht jeder, der hereinkommt, ist ein eingeladener Gast, und heute unterbricht jeder von ihnen jemanden am Empfang. Stattdessen melden sich alle drei am selben Bildschirm an, und was sie eingeben, ist ein echter Besuch in Gfacility statt einer Zeile in einem Buch am Tresen.

Ein Bildschirm für alle drei, niemand am Tresen muss also seine Arbeit unterbrechen
Sie entscheiden, welche Angaben abgefragt werden und welche davon Pflicht sind
Wer sich anmeldet, wird zu einem Besuch in Gfacility, den Empfang, Gastgeber und Auswertung gleichermaßen sehen

Der eingeladene Gast
Scannt den QR-Code aus der Einladung und ist eingecheckt, noch bevor er den Mantel ausgezogen hat.
Der unangemeldete Besucher
Gibt die Angaben ein, die Sie abfragen, während der Empfang weiterarbeitet.
Der Lieferant oder Kurier
Meldet sich an der Tür genauso an, mit einem Zweck wie Lieferung, damit auch eine Anlieferung festgehalten ist.

Welche Angaben abgefragt werden und welche davon Pflicht sind, legen Sie fest: eine zusätzliche Angabe oder eine zu bestätigende Erklärung passt in dieselbe Anmeldung.

Was eine Anmeldung anlegt

Besuch angelegt

An der Tür wird keine eigene Liste geführt. Eine Anmeldung legt einen Besuch in Gfacility an, also sehen Empfang, Gastgeber und Auswertung denselben Besuch.

Besucher: Jonas Becker
Gastgeber: Peter Klein
Standort: Breda, Empfang
Zweck: Besprechung
Eingecheckt: 09:14

Name, Gastgeber und Zweck werden immer verlangt, denn ein Besuch ohne diese drei ist kein Besuch.
Ein unangemeldeter Besucher landet an dem Standort, zu dem der Kiosk gehört, und ein Standort hat genau einen Kiosk.

Der Ausweis

Den Besucherausweis, den Ihr Gast trägt, haben Sie selbst entworfen

Ein Gast trägt Ihren Ausweis den ganzen Tag durch das Gebäude, es lohnt sich also, dass er nach Ihrer Organisation aussieht und nicht nach einem Streifen aus einem Automaten. Sie entwerfen ihn einmal, und der Kiosk druckt ihn, während der Gast noch davor steht.

Vorder- und Rückseite, die Sie selbst entwerfen, mit Text, Formen und Ihrem eigenen Logo
Felder, vom Namen des Besuchers bis zum Kennzeichen, die beim Druck gefüllt werden
Der Kiosk druckt über WLAN, USB oder Bluetooth auf einen Brother-Etikettendrucker
Der Empfang druckt einen Ausweis neu oder gleich eine ganze Auswahl

1Ihr eigener Entwurf

Ausweisvorlage

BesucherbadgeIhr Logo

Anna Weber

Gastgeber Peter Klein · 10:00

Diesen Ausweis entwerfen Sie selbst, und die Felder darauf werden beim Druck je Besucher gefüllt.

2Am Kiosk

Kiosk, Haupteingang

Gast eingecheckt

Ausweis wird gedruckt

Druckt über WLAN, USB oder Bluetooth auf Brother QL-820NWB.

Ein Kiosk druckt mit seiner eigenen Ausweisvorlage, also bestimmt der Eingang das Aussehen des Ausweises und nicht der Termin, zu dem er gehört.

3Am Empfang

Besucher heute

2 ausgewähltAusweise drucken

Besucher	Gastgeber	Ausweisnummer	Ausweis
Anna Weber	Peter Klein	V-0413	Neu drucken
Lukas Hoffmann	Peter Klein	V-0414	Neu drucken
Elena Fischer	Peter Klein	V-0415	Neu drucken

Ein Neudruck wird pro Besucher geprüft: eine Kollegin ohne Einsicht in die Buchung erhält diesen Ausweis nicht, und alle anderen werden trotzdem gedruckt.

Der Ausweis ist ein gedrucktes Etikett und kein Zutrittsmittel: es ist nichts darauf codiert, und er öffnet keine Tür und kein Drehkreuz.

Check-out

Gehen, ohne jemanden am Empfang zu suchen

Ein Gast, der ohne Bescheid zu geben nach draußen geht, steht den Rest des Tages weiter auf Ihrer Liste. Am Kiosk checkt er sich in einem Schritt selbst aus, und der Besuch hält die Uhrzeit fest.

Check-out mit dem QR-Code aus der Einladung oder mit der E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging
Der Weg über die E-Mail-Adresse findet den Besuch, der heute beginnt und noch eingecheckt ist, sonst nichts
Ein zweiter Check-out für denselben Besuch wird abgelehnt, die zuerst festgehaltene Uhrzeit gilt also weiter
Keine Unterschrift und kein Ausweisscan: der Check-out hält die Uhrzeit fest und setzt den Besuch auf ausgecheckt

Empfangskiosk, Druivenstraat 47

Check-out ein

1Am Kiosk

Check-out

Scannen Sie den QR-Code aus Ihrer Einladung, oder tippen Sie die E-Mail-Adresse ein, auf die Sie eingeladen wurden.

QR-Code scannen

Der Code aus der Einladungsmail

Oder Ihre E-Mail-Adresse verwenden

E-Mail-Adresse

anna@northwind.com

Auschecken

2Am Besuch

Danke für Ihren Besuch

Um 16:12 ausgecheckt, am Besuch festgehalten.

3Am Empfang

Besucher heute

Druivenstraat 47

BesucherStatusCheck-inCheck-out

Lukas HoffmannAusgecheckt08:5409:58

Anna WeberAusgecheckt09:2616:12

Elena FischerEingecheckt13:10

So stimmt die Liste, wer im Gebäude ist, den ganzen Tag über, und genau darauf ist eine Evakuierungsliste angewiesen.

Der Check-out bleibt je Kiosk optional. Ein Empfang, der ihn nicht möchte, schaltet ihn aus, und der Kiosk verweigert den Check-out dann vollständig.

Die Zahlen

Was jeder Besuch Ihnen liefert und was er spart

Alles, was am Eingang erfasst wird, läuft auf zwei Dinge hinaus: ein Bild davon, wer gerade im Gebäude ist, und einen Eingang, der dafür nicht mehr den ganzen Tag besetzt sein muss.

Besucherübersicht

Hauptsitz Breda, heute

Jetzt im Gebäude

Ergibt sich aus dem Ein- und Auschecken am Kiosk und am Empfang, damit die Liste in dem Moment stimmt, in dem Sie sie brauchen.

Ausweise noch nicht zurück

Zu jedem Besucher wird festgehalten, ob der Ausweis zurückgekommen ist, der Empfang weiß also, welche noch draußen sind.

Besuche heute

Angekündigte Besuche und Anmeldungen an der Tür zusammen, in der Auswertung nach Gebäude und Tag aufteilbar.

Illustrative Zahlen aus einer Demo-Umgebung. Auf Ihrem eigenen Dashboard stehen Ihre Besuche.

Besetzter oder digitaler Empfang

Ein Rechenbeispiel, keine Preisliste. Stellt man beide nebeneinander, liegt der Unterschied darin, was besetzt werden muss, nicht darin, was ein Besucher bekommt.

Besetzter Empfang

€ 45.000-55.000

Arbeitgeberkosten pro Vollzeitstelle und Jahr, indikativ

Die vollen Öffnungszeiten abzudecken braucht schnell mehr als eine Stelle: Pausen, Krankheit und Urlaub müssen ebenfalls abgedeckt werden.
Der Tresen ist besetzt, ob jemand hereinkommt oder nicht.
Ein zweiter Eingang oder ein zweiter Standort bedeutet denselben Betrag noch einmal.

Digitaler Empfang

Ein Bildschirm pro Eingang

Anmelden, Auschecken und der Ausweis, ohne Tresen

Der Kiosk übernimmt das Anmelden, das Auschecken und das Drucken des Ausweises.
Der Tresen wird optional oder kann mit weniger Besetzung laufen.
Was bleibt, ist der Empfang, den Sie bewusst persönlich geben wollen, nicht die Registrierung.

Die Beträge sind indikativ und unterscheiden sich je Organisation: Öffnungszeiten, Entgeltgruppe, Region und die Zahl der Eingänge verschieben die Zahl. Nehmen Sie sie als Größenordnung für Ihre eigene Rechnung, nicht als Angebot.

Ein Glied in der Kette

Der Kiosk ist Teil eines durchgängigen Besucherprozesses

Der Bildschirm an der Tür ist ein Schritt. Um ihn herum steht der ganze Besuch: die Einladung, was der Gast vorab selbst ergänzt, die Nachricht an den Gastgeber und was das alles hinterher an Zahlen liefert.

1
Die Einladung
Der Gastgeber plant einen Termin und der Gast erhält eine Einladung per E-Mail, mit dem QR-Code, mit dem das Einchecken beginnt.
2
Der Gast ergänzt selbst
Im Gastportal vervollständigt der Besucher seine eigenen Angaben vor der Anreise, sodass an der Tür nichts mehr getippt werden muss.
3
Kiosk: einchecken und Ausweis
Der QR-Code oder eine Anmeldung am Bildschirm, die Hausordnung akzeptiert, und der Ausweis gedruckt, während der Gast noch davorsteht.
Sie sind hier
4
Der Gastgeber wird benachrichtigt
Der Gastgeber bekommt eine Nachricht, dass sein Gast da ist, es muss also niemand gesucht werden.
5
Auswertung
Jeder Besuch landet in der Besucherliste und in der Auswertung: wer im Gebäude ist, und wie die Ankünfte über die Zeit aussehen.

Mehr über Besucherregistrierung lesen→

Transformieren Sie Ihr Workplace-Management

Gfacility führt Ihren Workplace zusammen. Unsere All-in-One-Plattform verbindet Raumbuchungen, Teilnehmer, Besucher und Catering in einem reibungslosen Ablauf - damit Meetings mühelos laufen und alle fokussiert bleiben.

Demo vereinbaren Mehr erfahren

Alles, was Sie für die Raumreservierung brauchen

Übersichten und Filter

Finden Sie relevante Informationen schnell über nutzerfreundliche Übersichten mit erweiterten Filterfunktionen.

Benachrichtigungen

Erhalten Sie rechtzeitige Benachrichtigungen zu wichtigen Updates, Aufgaben und Reservierungen.

Workflows

Automatisieren Sie (Genehmigungs-)Prozesse und optimieren Sie Aufgaben mit maßgeschneiderten Workflows.

Katalog und Richtlinien

Ansprechender Katalog mit detaillierten Rauminformationen und flexible Regeln, um zu steuern, wer welche Räume wann buchen darf.

Kommunikation

Einfache Kommunikation per E-Mail - alle Korrespondenz wird automatisch mit dem gebuchten Raum verknüpft.

Analyse & Reporting

Gewinnen Sie wertvolle Insights aus detaillierten Analysen und flexiblem Reporting.

Mobile App

Arbeiten Sie überall mit der komfortablen mobilen Anwendung, ausgelegt auf maximale Flexibilität.

Bewertungen

Sammeln Sie Feedback und liefern Sie aussagekräftige Bewertungen, um die Qualität zu überwachen.

Individuelle Besucherausweise

Erstellen und drucken Sie individuelle Besucherausweise für einen professionellen und persönlichen Empfang.

Google-Integrationen

Google-Kalender-Plug-in und Nutzerintegrationen.

Microsoft-Integrationen

Microsoft-Outlook-Plug-in und Nutzerintegrationen.

Konfigurierbares Layout

Anpassbare Freigabezeiten und Verlängerungsoptionen.

Integrationen

Verbinden Sie sich nahtlos mit Gebäudezutritts- und Parkraummanagement-Systemen, um Zutrittsberechtigungen und Parkzugang zu automatisieren.

DSGVO-Automatisierung

Löschen Sie Besucherdaten automatisch nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist, um Datenschutz-Compliance und Datensicherheit zu gewährleisten.

Vorab-Registrierungsformular

Senden Sie Gästen vor dem Besuch ein einfaches Vorab-Registrierungsformular, um Details, Präferenzen und erforderliche Dokumente schon im Voraus zu erfassen.

Kontaktloser Check-in

Ermöglichen Sie Besuchern den Check-in über ihr eigenes Smartphone - ohne physischen Kontakt.

Liste für Notfallevakuierung

Greifen Sie in Echtzeit auf die Liste aller Besucher vor Ort zu, um die Sicherheit bei Evakuierungen zu gewährleisten.

Multi-Standort-Management

Verwalten Sie Besucherströme und Reporting über mehrere Bürostandorte hinweg aus einem einzigen Dashboard.

Häufige Fragen

Allgemein

Was ist ein Visitor-Management-Kiosk?

Ein Besuchermanagement-Kiosk ist eine Self-Service-Check-in-Station, die den Ankunftsprozess für Gäste, Dienstleister und Lieferungen automatisiert. Statt sich manuell anzumelden, registrieren sich Besucher per Touchscreen oder QR-Code, drucken einen Ausweis aus und benachrichtigen automatisch ihre Gastgeber.

Wie verbessert der Kiosk das Besuchererlebnis?

Er verkürzt Warteschlangen, eliminiert Papierkram und sorgt für einen reibungslosen, professionellen Empfang. Gäste können sich in Sekunden anmelden, erhalten klare Anweisungen und fühlen sich gut betreut - auch ohne besetzten Empfang.

Kann er an mehreren Standorten eingesetzt werden?

Ja. Verwalten Sie all Ihre Kioske über ein einziges Dashboard - egal ob Sie ein Büro oder Dutzende Standorte weltweit haben.

Betrieb

Werden verschiedene Besuchertypen unterstützt?

Ja. Sie können unterschiedliche Workflows für Dienstleister, VIPs, Lieferungen oder Bewerbungskandidaten einrichten - jeweils mit eigenen Anmeldeanforderungen.

Integration

Lässt sich der Kiosk in unsere bestehenden Systeme integrieren?

Auf jeden Fall. Der Kiosk verbindet sich mit Zutrittskontrollsystemen, Parkplatzmanagement, Microsoft Outlook, Google Kalender und weiteren Workplace-Tools - für eine nahtlose Besucherreise.

Individualisierung

Können wir den Kiosk an unsere Marke anpassen?

Ja. Sie können Ihr Logo, Ihre Markenfarben und Willkommensnachrichten hinzufügen, um ein vollständig markenkonformes Besuchererlebnis zu schaffen.

Funktioniert der Kiosk auch ohne Empfangsmitarbeitende?

Ja. Das Besucher-Kiosk-System ist vollständig auf einen unbesetzten Empfang ausgelegt. Es übernimmt Check-in, Ausweisdruck, Gastgeber-Benachrichtigungen und Zutrittskontrolle - für ein einladendes Erlebnis auch ohne Personal vor Ort.

Sicherheit

Ist es DSGVO-konform?

Ja. Das System automatisiert die Aufbewahrungsrichtlinien, löscht Besucherdaten nach einem festgelegten Zeitraum und speichert alle Daten sicher.

Von manuell zu sinnvoll

Einen Besprechungsraum zu buchen sollte sich nicht wie ein eigenes Projekt anfühlen. Mit Gfacility umgehen Sie endlose E-Mail-Ketten, vermeiden Doppelbuchungen und stellen sicher, dass jedes Meeting den passenden Raum, die richtigen Personen und das richtige Setup hat - ohne den üblichen Aufwand.

Demo vereinbaren