Besuchermanagement, das den Ton angibt

Besuchermanagement-Software ist ein digitales System, das Besucheraktivitäten in Ihrem Gebäude oder Büro erfasst, verwaltet und dokumentiert. Statt auf Papier-Anmeldelisten zu setzen, automatisiert es den gesamten Prozess - von der Vorregistrierung und dem berührungslosen Check-in über den Ausweisdruck bis hin zu Gastgeber-Benachrichtigungen und Datenreporting. Moderne Besuchermanagementsysteme (VMS) wie Gfacility verbessern die Sicherheit, optimieren Empfangsprozesse und schaffen einen professionellen, persönlichen Empfang für jeden Gast.

Ein digitales Besuchermanagementsystem automatisiert jeden Schritt der Visitor Journey. Gäste können sich online vorregistrieren, am Kiosk oder per QR-Code einchecken, einen gedruckten Ausweis erhalten und ihren Gastgeber automatisch benachrichtigen lassen. Das entlastet den Empfang, verkürzt Wartezeiten und sorgt für genaue Besucherprotokolle.

Ja. Unsere Enterprise-Besuchermanagement-Lösung erlaubt es Ihnen, Besucherrichtlinien, Check-ins und Berichte für mehrere Standorte über ein zentrales Dashboard zu verwalten.

Über Benachrichtigungsregeln, die Sie selbst einrichten. Eine Regel reagiert auf einen Besucherstatus, etwa die Ankunft, gilt für die Gebäude, die Sie auswählen, und verschickt eine E-Mail oder eine Chatnachricht über Microsoft Teams oder Google Chat, wenn Ihre Umgebung auf einem der beiden läuft. Der Chatkanal erreicht nur Personen in Ihrer eigenen Organisation, ein externer Mitgastgeber wird also per E-Mail benachrichtigt. Die Empfänger legen Sie je Regel fest, Gastgeber und Organisator des Termins können also beide darauf stehen.

Ja. Das Enterprise-Besuchermanagementsystem von Gfacility verbindet sich nahtlos mit Microsoft Outlook, Google Kalender, Zutrittskontrolle, Parkraummanagement und Buchungssystemen für Besprechungsräume - für einen reibungslosen End-to-End-Prozess.

Auf jeden Fall. Unsere automatisierte Besuchermanagement-Lösung erfüllt die DSGVO vollständig. Besucherdaten werden sicher gespeichert und nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht, um die Privatsphäre zu schützen.

Bei einer Evakuierung haben Sie sofortigen Zugriff auf eine Echtzeit-Liste aller aktuell vor Ort befindlichen Besucher - ein zentrales Sicherheitsmerkmal unseres Office-Besuchermanagementsystems.

Mit einem Self-Service-Besuchermanagement-Kiosk oder QR-Code-Check-in können Gäste in weniger als 30 Sekunden registriert werden - inklusive sofortigem Ausweisdruck und Gastgeber-Benachrichtigung.

Ja. Die mehrsprachige Unterstützung sorgt dafür, dass Ihr Besuchermanagement-Kiosksystem für alle Gäste nutzerfreundlich ist - egal, woher sie kommen.

Ja, wenn der Check-out an diesem Kiosk eingeschaltet ist. Der Besucher scannt den QR-Code aus der Einladung oder tippt die E-Mail-Adresse ein, auf die er eingeladen wurde, und der Kiosk hält die Check-out-Zeit am Besuch fest und setzt ihn auf den Check-out-Status seiner Besucherart. So bleibt die Liste der Personen im Gebäude den ganzen Tag korrekt, und genau davon lebt eine Evakuierungsliste. Der Check-out bleibt je Kiosk optional, ein Empfang, der ihn nicht möchte, lässt ihn einfach aus.

Ja. Sie können Ihre Besuchermanagement-Software so anpassen, dass beliebige benötigte Informationen erfasst werden - etwa Kfz-Kennzeichen für den Parkzugang oder Essensvorlieben fürs Catering.

Ja. Von den Check-in-Bildschirmen und Ausweisdesigns bis hin zu E-Mails und Benachrichtigungen lässt sich jeder Touchpoint in unserem digitalen Besuchermanagementsystem an das Branding Ihres Unternehmens anpassen.

Der Kiosk druckt auf Brother-Etikettendruckern, dem vollständigen Katalog des Brother Print SDK: 116 Modelle aus den Serien QL, PT, RJ, TD und den mobilen Druckern. Angebunden wird der Drucker über WLAN, USB oder Bluetooth. Bei den QL-Serien wählen Sie je Kiosk ein Etikettenformat, die übrigen drucken auf dem Material, das eingelegt ist. Der Ausweis selbst gehört Ihnen: ein visueller Designer für Text, Besuchsfelder, Logos, Icons und Formen, und eine Ausweisvorlage, die an einem Gebäude hängt, sodass jeder Standort seinen eigenen Ausweis ausgeben kann.

Sie erhalten Zugriff auf detaillierte Berichte und Analysen - inklusive Besuchervolumen, Spitzen-Check-in-Zeiten und wiederkehrenden Besuchen. Diese Insights helfen Ihnen, Personaleinsatz, Sicherheitsplanung und das gesamte Gästeerlebnis zu optimieren.

Unser Team begleitet Sie bei Onboarding und Implementierung. Die flexible Buchungs-Engine hinter Gfacility reicht weiter als das Besuchermanagement, dieselbe Plattform verwaltet also auch Parkplätze, Firmenfahrzeuge, Equipment und andere gemeinsam genutzte Ressourcen.

Die Preisgestaltung hängt von der Nutzerzahl und den benötigten Funktionen ab. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.