Un visitor management qui donne le ton

Un logiciel de visitor management est un système numérique qui suit, gère et enregistre l'activité des visiteurs dans votre bâtiment ou bureau. Au lieu de feuilles d'émargement papier, il automatise tout le processus - du pré-enregistrement et check-in sans contact à l'impression du badge, aux notifications à l'hôte et au reporting. Les systèmes modernes de visitor management (VMS) comme Gfacility améliorent la sécurité, fluidifient les workflows d'accueil et créent un accueil professionnel et personnalisé pour chaque invité.

Un système numérique de visitor management automatise chaque étape du parcours visiteur. Les invités peuvent se pré-enregistrer en ligne, s'enregistrer via une borne ou un QR code, recevoir un badge imprimé et avertir automatiquement leur hôte. Cela réduit la charge de la réception, raccourcit les files et garantit des enregistrements visiteurs exacts.

Oui. Notre solution de visitor management d'entreprise vous permet de gérer les politiques visiteurs, les check-ins et les rapports pour plusieurs sites depuis un seul tableau de bord central.

Par des règles de notification que vous configurez vous-même. Une règle se déclenche sur un statut de visiteur, l'arrivée par exemple, s'applique aux bâtiments que vous choisissez et envoie un e-mail, ou un message de chat via Microsoft Teams ou Google Chat si votre environnement tourne sur l'un des deux. Le canal de chat n'atteint que les personnes de votre propre organisation: un co-hôte externe est donc prévenu par e-mail. Vous choisissez les destinataires par règle, l'hôte et l'organisateur de la réunion peuvent donc y figurer tous les deux.

Oui. Le système de visitor management d'entreprise de Gfacility se connecte sans couture à Microsoft Outlook, Google Calendar, au contrôle d'accès, à la gestion du parking et aux systèmes de réservation de salles, vous offrant un processus fluide de bout en bout.

Absolument. Notre solution automatisée de visitor management est entièrement conforme aux réglementations RGPD. Les données visiteurs sont stockées en toute sécurité et supprimées automatiquement après une période de conservation définie pour protéger la confidentialité.

Pendant une évacuation, vous aurez un accès instantané à une liste en temps réel de tous les visiteurs actuellement sur site, une fonctionnalité de sécurité clé de notre système de visitor management de bureau.

Avec une borne self-service ou un check-in par QR code, les invités peuvent être enregistrés en moins de 30 secondes, avec impression du badge et notifications à l'hôte instantanées.

Oui. Le support multilingue garantit que votre système de borne visiteur est convivial pour tous les invités, d'où qu'ils viennent.

Oui, lorsque le départ est activé sur cette borne. Le visiteur scanne le QR code de l'invitation ou saisit l'adresse e-mail sur laquelle il a été invité, et la borne enregistre l'heure de départ sur la visite et la place au statut de départ de son type de visiteur. La liste des personnes présentes dans le bâtiment reste ainsi juste toute la journée, ce dont dépend précisément une liste d'évacuation. Le départ reste optionnel par borne: un accueil qui n'en veut pas le laisse simplement désactivé.

Oui. Vous pouvez personnaliser votre logiciel de visitor management pour capturer toute information requise, comme l'immatriculation du véhicule pour l'accès au parking ou les préférences alimentaires pour le catering.

Oui. Des écrans de check-in et designs de badges aux e-mails et notifications, chaque point de contact dans notre système numérique de visitor management peut être personnalisé pour refléter le branding de votre entreprise.

La borne imprime sur des imprimantes d'étiquettes Brother, le catalogue complet du Brother Print SDK: 116 modèles dans les familles QL, PT, RJ, TD et les imprimantes mobiles. L'imprimante se connecte en Wi-Fi, en USB ou en Bluetooth. Les familles QL acceptent un format d'étiquette que vous choisissez par borne, les autres impriment sur le support chargé. Le badge, lui, vous appartient: un éditeur visuel pour le texte, les champs de la visite, les logos, les icônes et les formes, et un modèle de badge rattaché à un bâtiment, pour que chaque site remette son propre badge.

Vous aurez accès à des rapports et analyses détaillés, y compris les volumes de visiteurs, les pics de check-in et les visites répétées. Ces insights vous aident à optimiser les effectifs, la planification de sécurité et l'expérience globale invité.

Notre équipe vous accompagne au démarrage et pendant l'implémentation. Le moteur de réservation flexible derrière Gfacility va plus loin que la gestion des visiteurs: la même plateforme gère aussi les places de parking, les véhicules de société, le matériel et d'autres ressources partagées.

La tarification dépend du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités requises. Contactez-nous pour un prix personnalisé selon vos exigences.