Bezoekers en bedrijf beschermen
Ons geavanceerde bezoekersbeheersysteem, volledig AVG-conform, verwijdert bezoekersgegevens automatisch na een ingestelde periode
Bezoekersregistratie dat de toon zet
Geef elke bezoeker een positieve ervaring met moeiteloos en gastvrij bezoekersbeheer. Van eenvoudige registratie en automatische check-in tot realtime meldingen aan de gastheer - Gfacility zorgt ervoor dat gasten zich direct welkom voelen en zich volledig kunnen concentreren op hun vergadering.
Werkt waar jij werkt
Medewerkers plannen moeiteloos vergaderingen in Microsoft Outlook of Google Calendar - waarbij ze in één keer ruimtes, catering en bezoekers boeken. Communicatie met serviceteams verloopt vanzelf via Teams of Chat.
- Boek rechtstreeks vanuit je agenda
- Externe bezoekers worden automatisch aangekondigd bij de receptie
- Hoge adoptie: medewerkers blijven werken in hun vertrouwde tools
- Geen dubbele invoer - bezoekergegevens worden slechts één keer ingevoerd
Automatiseer de volledige bezoekersreis
Met Gfacility verloopt elke stap van het bezoekersbeheer automatisch. Zodra je een gast toevoegt aan je Outlook- of Google-agenda-uitnodiging, ontvangt deze een gepersonaliseerde welkomstmail met check-ininstructies. Bij aankomst zorgt een snelle scan bij de bezoekerskiosk voor het printen
Verkrijg waardevolle inzichten
Met inzicht in bezoekersstromen reageer je slim op piekmomenten en optimaliseer je crowdmanagement. Automatische feedback na elk bezoek helpt je om de service te verbeteren en de gastervaring
Learn more → 
Transformeer workplace management
Gfacility brengt jouw werkomgeving samen. Ons alles-in-één platform verbindt vergaderruimtereserveringen, deelnemers, bezoekers en catering in één soepele flow - zodat vergaderingen moeiteloos verlopen en iedereen gefocust blijft.
Alles wat je nodig hebt
Overzichten en filters
Vind snel de relevante informatie via gebruiksvriendelijke overzichten met geavanceerde filtermogelijkheden.
Meldingen
Ontvang tijdige meldingen voor belangrijke updates, taken en reserveringen.
Workflows
Automatiseer (goedkeurings)processen en stroomlijn taken met op maat gemaakte workflows.
Catalogus en beleid
Aantrekkelijke catalogus Een aantrekkelijke catalogus met gedetailleerde ruimte-informatie en flexibele regels om te bepalen wie welke ruimtes kan boeken en wanneer.
Communicatie
Eenvoudige communicatie via e-mail, waarbij alle correspondentie automatisch wordt gekoppeld aan de geboekte ruimte.
Analyse & rapportage
Krijg waardevolle inzichten met gedetailleerde analyses en flexibele rapportagemogelijkheden.
Mobiele app
Werk overal met de handige mobiele applicatie, ontworpen voor maximale flexibiliteit.
Beoordelingen
Verzamel feedback en bied inzichtelijke beoordelingen om de kwaliteit te monitoren.
Bezoekersbadges
Maak en print gepersonaliseerde bezoekersbadges voor een professionele en persoonlijke ontvangst.
Google-integraties
Google Calendar-plug-in en gebruikersintegraties.
Microsoft-integraties
Microsoft Outlook-plug-in en gebruikersintegraties.
Veelgestelde vragen
Algemeen
Wat is bezoekersbeheersoftware?
Bezoekersbeheersoftware is een digitaal systeem dat bezoekersactiviteiten in je gebouw of kantoor registreert, beheert en bijhoudt. In plaats van papieren aanmeldformulieren automatiseert het de hele bezoekersreis - van voorregistratie en contactloos inchecken tot badgeprinten, meldingen aan de gastheer en datarapportage. Moderne bezoekersbeheersystemen (VMS) zoals Gfacility verbeteren de beveiliging, stroomlijnen de receptieworkflows en creëren een professionele, persoonlijke ontvangst voor elke gast.
Hoe verbetert een bezoekersbeheersysteem ons receptieproces?
Een digitaal bezoekersbeheersysteem automatiseert elke stap van het bezoekersproces. Gasten kunnen zich vooraf online registreren, inchecken via een kiosk of QR-code, een badge ontvangen en hun gastheer wordt automatisch op de hoogte gebracht. Dit vermindert de werkdruk aan de receptie, verkort wachtrijen en zorgt voor nauwkeurige bezoekersregistratie.
Kan het meerdere locaties beheren?
Ja. Onze enterprise-oplossing voor bezoekersbeheer maakt het mogelijk om bezoekersbeleid, check-ins en rapportages van meerdere locaties centraal te beheren via één dashboard.
Integratie
Kan het integreren met onze bestaande systemen?
Ja. Het enterprise-bezoekersbeheersysteem van Gfacility integreert naadloos met Microsoft Outlook, Google Calendar, toegangscontrole, parkeerbeheer en ruimteboekingssystemen - waardoor je één gestroomlijnd end-to-end proces krijgt.
Beveiliging
Is het bezoekersbeheersysteem AVG-conform?
Absoluut. Onze geautomatiseerde bezoekersbeheeroplossing voldoet volledig aan de AVG-richtlijnen. Bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen en automatisch verwijderd na een ingestelde bewaartermijn om de privacy te beschermen.
Hoe ondersteunt het systeem noodprocedures?
Tijdens een evacuatie heb je direct toegang tot een realtime overzicht van alle aanwezige bezoekers - een cruciaal veiligheidsaspect van ons bezoekersbeheersysteem.
Bezoekerservaring
Hoe snel verloopt het incheckproces?
Met een selfservicekiosk of QR-code-incheck kunnen gasten zich binnen 30 seconden registreren, met directe badgeprint en melding aan de gastheer.
Ondersteunt het systeem meerdere talen?
Ja. Dankzij meertalige ondersteuning is het bezoekerskiosksysteem gebruiksvriendelijk voor gasten van over de hele wereld.
Aanpassing
Kunnen we specifieke bezoekersgegevens verzamelen, zoals kentekenplaten of dieetvoorkeuren?
Ja. Je kunt het bezoekersbeheersysteem aanpassen om elke gewenste informatie vast te leggen, zoals kentekens voor parkeertoegang of dieetwensen voor catering.
Kan het systeem worden aangepast aan onze huisstijl?
Ja. Van check-in schermen en badgeontwerpen tot e-mails en meldingen - elk contactmoment binnen het digitale bezoekersbeheersysteem kan volledig worden afgestemd op jouw bedrijfsidentiteit.
Rapportage
Welke rapportagemogelijkheden zijn er?
Je krijgt toegang tot uitgebreide rapportages en analyses, inclusief bezoekersaantallen, piektijden en terugkerende bezoeken. Deze inzichten helpen bij het optimaliseren van personeelsbezetting, beveiliging en de totale gastervaring.
Prijzen
Hoe begin ik met Gfacility?
Ons team begeleidt je bij de opstart en implementatie. Gfacility’s flexibele boekingsengine kan worden uitgebreid om niet alleen bezoekersbeheer, maar ook parkeerplaatsen, bedrijfswagens, apparatuur en andere gedeelde middelen te beheren.
Wat kost een bezoekersbeheersysteem?
De prijs hangt af van het aantal gebruikers en gewenste functies. Neem contact met ons op voor een gepersonaliseerde prijs op basis van jouw wensen.
Van handmatig naar waardevol
Een vergaderruimte boeken zou geen project op zich moeten zijn. Met Gfacility vermijd je e-mailketens, dubbele reserveringen en onduidelijkheden. Elke vergadering heeft de juiste ruimte, mensen en voorbereiding - zonder gedoe.
Plan een demo