Bezoekersregistratie dat de toon zet

Bezoekersbeheersoftware is een digitaal systeem dat bezoekersactiviteiten in je gebouw of kantoor registreert, beheert en bijhoudt. In plaats van papieren aanmeldformulieren automatiseert het de hele bezoekersreis - van voorregistratie en contactloos inchecken tot badgeprinten, meldingen aan de gastheer en datarapportage. Moderne bezoekersbeheersystemen (VMS) zoals Gfacility verbeteren de beveiliging, stroomlijnen de receptieworkflows en creëren een professionele, persoonlijke ontvangst voor elke gast.

Een digitaal bezoekersbeheersysteem automatiseert elke stap van het bezoekersproces. Gasten kunnen zich vooraf online registreren, inchecken via een kiosk of QR-code, een badge ontvangen en hun gastheer wordt automatisch op de hoogte gebracht. Dit vermindert de werkdruk aan de receptie, verkort wachtrijen en zorgt voor nauwkeurige bezoekersregistratie.

Ja. Onze enterprise-oplossing voor bezoekersbeheer maakt het mogelijk om bezoekersbeleid, check-ins en rapportages van meerdere locaties centraal te beheren via één dashboard.

Via meldingsregels die je zelf inricht. Een regel reageert op een bezoekersstatus, bijvoorbeeld de aankomst, geldt voor de panden die je kiest en verstuurt een e-mail, of een chatbericht via Microsoft Teams of Google Chat als je werkomgeving op een van beide draait. Het chatkanaal bereikt alleen mensen binnen je eigen organisatie, dus een externe medegastheer krijgt een e-mail. Je kiest de ontvangers per regel, dus de gastheer en de organisator van de afspraak kunnen er allebei op staan.

Ja. Het enterprise-bezoekersbeheersysteem van Gfacility integreert naadloos met Microsoft Outlook, Google Calendar, toegangscontrole, parkeerbeheer en ruimteboekingssystemen - waardoor je één gestroomlijnd end-to-end proces krijgt.

Absoluut. Onze geautomatiseerde bezoekersbeheeroplossing voldoet volledig aan de AVG-richtlijnen. Bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen en automatisch verwijderd na een ingestelde bewaartermijn om de privacy te beschermen.

Tijdens een evacuatie heb je direct toegang tot een realtime overzicht van alle aanwezige bezoekers - een cruciaal veiligheidsaspect van ons bezoekersbeheersysteem.

Met een selfservicekiosk of QR-code-incheck kunnen gasten zich binnen 30 seconden registreren, met directe badgeprint en melding aan de gastheer.

Ja. Dankzij meertalige ondersteuning is het bezoekerskiosksysteem gebruiksvriendelijk voor gasten van over de hele wereld.

Ja, als uitchecken op die kiosk aanstaat. De bezoeker scant de QR-code uit de uitnodiging of typt het e-mailadres waarop hij is uitgenodigd, en de kiosk legt het tijdstip van uitchecken vast op het bezoek en zet het op de uitcheckstatus van zijn bezoekerssoort. Zo blijft de lijst met mensen in het pand de hele dag kloppen, en daar drijft een ontruimingslijst nu juist op. Uitchecken blijft een keuze per kiosk, dus een receptie die het niet wil laat het gewoon uit staan.

Ja. Je kunt het bezoekersbeheersysteem aanpassen om elke gewenste informatie vast te leggen, zoals kentekens voor parkeer­toegang of dieetwensen voor catering.

Ja. Van check-in schermen en badgeontwerpen tot e-mails en meldingen - elk contactmoment binnen het digitale bezoekersbeheersysteem kan volledig worden afgestemd op jouw bedrijfsidentiteit.

De kiosk print op Brother-labelprinters, de volledige catalogus van de Brother Print SDK: 116 modellen uit de QL-, PT-, RJ-, TD- en mobiele series. Je verbindt de printer via wifi, USB of bluetooth. Bij de QL-series kies je per kiosk een labelformaat; de andere printen op het materiaal dat erin zit. De badge zelf is van jou: een visuele ontwerper voor tekst, bezoekvelden, logo's, iconen en vormen, en een badgesjabloon dat aan een pand hangt, zodat elke locatie zijn eigen badge kan uitgeven.

Je krijgt toegang tot uitgebreide rapportages en analyses, inclusief bezoekersaantallen, piektijden en terugkerende bezoeken. Deze inzichten helpen bij het optimaliseren van personeelsbezetting, beveiliging en de totale gastervaring.

Ons team begeleidt je bij de opstart en implementatie. De flexibele boekingsengine achter Gfacility reikt verder dan bezoekersbeheer, dus hetzelfde platform beheert ook parkeerplaatsen, bedrijfswagens, apparatuur en andere gedeelde middelen.

De prijs hangt af van het aantal gebruikers en gewenste functies. Neem contact met ons op voor een gepersonaliseerde prijs op basis van jouw wensen.