Duurzaam cateringbeheer, eenvoudiger gemaakt

Met het cateringbeheersysteem van Gfacility plaatsen medewerkers hun eigen bestellingen rechtstreeks vanuit hun agenda. Jij behoudt volledig overzicht, terwijl het systeem automatisch bevestigingen, aanpassingen en annuleringen verwerkt - waardoor handmatig beheer overbodig wordt.

Je ziet in realtime dashboards elke aankomende bestelling en wat die kost, dus er gebeurt niets buiten je zicht. Daaromheen stel je de bestelregels in: een besteldeadline, een minimale afname per artikel en wie wat mag bestellen. Statusworkflows sturen een bestelling ter goedkeuring door waar je dat wilt, en automatiseringsregels nemen de terugkerende stappen over, zodat zelf bestellen geen stroom uitzonderingen op je bureau wordt.

Niet als portaal: je cateraar logt niet in op Gfacility en er is geen koppeling met zijn eigen bestelsysteem. Wat je wel krijgt is een plek waar de hele bestelling samenkomt. Elke bestelling, wijziging en annulering wordt op de bestelregel vastgelegd, en Gfacility mailt de bestellijst automatisch naar je cateraar, als volledige lijst, als korte lijst of als alleen de wijzigingen sinds de vorige. De inkoopprijs per artikel leg je zelf vast, zodat het verschil tussen wat je inkoopt en wat je doorbelast zichtbaar blijft in je rapportages.

Ja. Gfacility integreert naadloos met zowel Microsoft Outlook als Google Calendar, met realtime synchronisatie van boekingen en automatische preventie van dubbele reserveringen.

Ja. Gfacility biedt een mobiele app en kioskoplossing waarmee gebruikers eenvoudig kunnen reserveren, bevestigen of checken op locatie.

Ja. Gfacility ondersteunt terugkerende bestellingen en groepsreserveringen - ideaal voor wekelijkse vergaderingen, teamlunches of evenementen.

Ja. Alle beschikbare ruimtes, cateringopties en leveranciers worden in realtime bijgewerkt.

Ja. Beheerders kunnen goedkeuringsprocessen configureren, bijvoorbeeld voor grote bestellingen of specifieke budgetten.

Door integratie met agenda’s worden bestellingen automatisch aangepast aan de daadwerkelijke aanwezigheid en geannuleerd bij afzeggingen. AI voorspelt verbruik en past portiegroottes aan, wat verspilling en kosten vermindert.

Ja. De flexibele engine van Gfacility gaat verder dan vergaderruimtes en catering: ook parkeerplaatsen, bedrijfswagens en apparatuur kunnen worden beheerd.

Gfacility voldoet aan de AVG en gebruikt veilige authenticatie (SSO), encryptie en toegangsbeheer om gegevens te beschermen.

Ons team begeleidt je stap voor stap bij de implementatie. De meeste organisaties zijn binnen enkele weken operationeel.