Facility-Management-Helpdesk - intelligenter, KI-gestützter Workplace-Support

Bearbeiten Sie Anfragen schneller, halten Sie Nutzer zufrieden und betreiben Sie Facilities effizienter. Der KI-gestützte Facility-Management-Helpdesk von Gfacility automatisiert wiederkehrende Aufgaben, leitet Anfragen sofort an das richtige Team weiter und gibt Facility Managern volle Kontrolle und Sichtbarkeit - alles auf einer Plattform.

Discovery-Call vereinbaren

Asset-Ausfälle vorhersagen, Downtime vermeiden
Erfüllt ISO 27001, DSGVO und EU AI Act. Daten in der EU
In Wochen live, nicht Monaten

Ref	Meldung	Priorität	Auswirkung	SLA	Status	Bearbeiter
INC-206	Kaffee am Empfangstresen verschüttetIncident · Empfang	Normal	Mittel	Im Plan	In Bearbeitung	Sara Jansen
INC-208	Klimaanlage kühlt nicht in Etage 3Incident · Etage 3	Hoch	Hoch	Überschritten	In Bearbeitung	Tom Bakker
INC-207	Licht im Besprechungsraum flackert dauerndIncident · Madrid, Etage 1	Normal	Niedrig	Im Plan	Neu	Mark Peters
INC-210	Defekter Stuhl in der LobbyIncident · Lobby	Niedrig	Niedrig	Im Plan	Neu	Tom Bakker
INC-209	Tropfender Wasserhahn in Küche 2Incident · Küche 2	Niedrig	Niedrig	Erfüllt	Gelöst	Mark Peters
PRB-51	Wiederkehrende Aufzugstörung in Gebäude AProblem · Gebäude A	Hoch	Hoch	Im Plan	In Bearbeitung	Lisa Smit
PRB-52	Wiederholte Wi-Fi-Abbrüche im OstflügelProblem · Ostflügel	Normal	Mittel	Im Plan	Neu	Noah de Wit
CHG-31	Türsensor des Empfangs austauschenChange · Empfang	Normal	Niedrig	Im Plan	Wartend	Sara Jansen

Priorität	Neu	In Bearbeitung	Wartend	Gelöst	Gesamtsumme
Hoch		2			2
Normal	2	1	1		4
Niedrig	1			1	2
Gesamtsumme	3	3	1	1	8

Digitale Servicedesk-Agenten - zusätzliche Hände für Ihren ausgelasteten Helpdesk

Mit Gfacility erhalten Sie nicht nur eine Helpdesk-Software - Sie gewinnen digitale Servicedesk-Agenten, die Seite an Seite mit Ihrem Team arbeiten. Diese unermüdlichen virtuellen Kollegen übernehmen wiederkehrende Aufgaben und halten Service-Level ein, damit sich Ihre Mitarbeitenden auf hochwertige Arbeit konzentrieren können.

Eskaliert Anfragen, bevor SLA-Fristen verpasst werden.
Sendet Erinnerungen für anstehende Service-Aufgaben.
Gruppiert ähnliche Beschwerden zu einem Vorgang (z. B. mehrere Meldungen „Kaffeemaschine defekt“).
Führt individuelle Anweisungen aus, die Sie in natürlicher Sprache verfassen („Prüfe jeden Freitag alle Beamer in den Besprechungsräumen“)

Sofortantworten - ganz ohne Ticket

Kommunizieren Sie mühelos über vertraute Kanäle - die gesamte Kommunikation wird automatisch in der Meldung erfasst. Arbeiten Sie einfach zusammen und sorgen Sie dafür, dass Meldungen schnell und effizient bearbeitet werden.

Ticketerstellung vereinfachen - ohne komplexe Formulare

Mitarbeitende und Besucher wollen sich nicht mit Kategorien und Formularen herumschlagen. Mit dem Facility-Management-Helpdesk von Gfacility beschreiben sie ihr Anliegen einfach in natürlicher Sprache - „Die Kaffeemaschine funktioniert nicht“ oder „Ich brauche einen neuen Zugangsausweis“. Selbst das Senden eines Fotos genügt - die KI erledigt den Rest.

Intelligentes Routing - Präzision in Ihrem Facility-Helpdesk-Workflow

Jede Anfrage wird automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet: Reinigung, Catering, Wartung, Sicherheit oder IT. Die kontextbezogene Asset-Verknüpfung sorgt dafür, dass sofort die passende Maschine, der richtige Raum oder der entsprechende Lieferantenvertrag angehängt wird.

Wertvolle Insights gewinnen

Mit Einblick in die Anfragen reagieren Sie geschickt auf Spitzenzeiten und reduzieren die Arbeitslast. Automatisch nach jeder Anfrage erfasstes Feedback hilft, Ihren Service kontinuierlich zu optimieren.

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Alles, was Sie für intelligentes Meldungsmanagement brauchen

Übersichten und Filter

Finden Sie relevante Informationen schnell über nutzerfreundliche Übersichten mit erweiterten Filterfunktionen.

Benachrichtigungen

Erhalten Sie rechtzeitige Benachrichtigungen zu wichtigen Updates, Aufgaben und Reservierungen.

Workflows

Automatisieren Sie (Genehmigungs-)Prozesse und optimieren Sie Aufgaben mit maßgeschneiderten Workflows.

Katalog und Richtlinien

Ansprechender Katalog mit detaillierten Rauminformationen und flexible Regeln, um zu steuern, wer welche Räume wann buchen darf.

Kommunikation

Einfache Kommunikation per E-Mail - alle Korrespondenz wird automatisch mit dem gebuchten Raum verknüpft.

Analyse & Reporting

Gewinnen Sie wertvolle Insights aus detaillierten Analysen und flexiblem Reporting.

Mobile App

Arbeiten Sie überall mit der komfortablen mobilen Anwendung, ausgelegt auf maximale Flexibilität.

Bewertungen

Sammeln Sie Feedback und liefern Sie aussagekräftige Bewertungen, um die Qualität zu überwachen.

SLA-Modul

Verfolgen Sie SLAs mühelos mit dem flexibelsten SLA-Modul.

Google-Integrationen

Google-Kalender-Plug-in und Nutzerintegrationen.

Microsoft-Integrationen

Microsoft-Outlook-Plug-in und Nutzerintegrationen.

Erweiterte Meldungsvorlagen

Erhalten Sie die richtigen Informationen über frei konfigurierbare Meldungsformulare.

Automatisierung

Vermeiden Sie manuelle Bearbeitung und automatisieren Sie die Zuweisung von Aufgaben und Genehmigungen.

Häufige Fragen

Was ist ein Facility-Helpdesk?

Ein Facility-Helpdesk ist die zentrale Anlaufstelle, an der Mitarbeitende Probleme und Anfragen rund um Gebäude, Services oder Workplace-Support erfassen. Er sorgt für schnelles Routing, rasche Lösung und ein reibungsloses Nutzererlebnis.

Ist Gfacility eine FM-Helpdesk-Lösung?

Ja. Gfacility ist als vollständiger FM-Helpdesk konzipiert und deckt alle Facility-Services ab - von Reinigung, Catering und Wartung bis hin zu Zutrittskontrolle und Workplace-Anfragen.

Funktioniert es auch als Facility-Servicedesk?

Auf jeden Fall. Ein Facility-Servicedesk wird häufig als breiterer Begriff für Workplace-Support verwendet. Gfacility deckt beide Ansätze ab - von reaktiver Problemmeldung bis hin zu proaktivem Facility-Service-Management.

Wie verbessert KI die Performance des Facility-Helpdesks?

Unsere KI reduziert manuelle Arbeit, indem sie Anfragen kategorisiert, fehlende Informationen sammelt, an das richtige Team weiterleitet und gängige Probleme sogar automatisch löst.

Kann ich die Lieferanten-Performance verfolgen?

Ja. Gfacility überwacht SLAs mit Lieferanten (Reinigung, Catering, Wartung) und warnt Sie vor Verstößen - mit voller Sichtbarkeit der Vertragsperformance.

Können wir Anfragen-Vorlagen anpassen?

Ja. Legen Sie genau fest, was für jeden Anfragetyp erfasst werden muss (z. B. Catering-Bestellungen im Vergleich zu Gebäudewartung).

Wie schnell können wir es einführen?

Die meisten Organisationen sind in Wochen statt Monaten live. Gfacility bringt einsatzbereite Facility-Vorlagen und -Prozesse mit, die an Ihre Anforderungen angepasst werden können.