Chioschi visitatori che accolgono gli ospiti

Accogli i visitatori con semplicità e professionalità. Il chiosco intelligente per la gestione visitatori semplifica la registrazione, alleggerisce il carico della reception e crea un'esperienza accogliente. Meno attese, più attenzione personale: lascia un'impressione duratura.

Prenota una discovery call

Funziona perfettamente con Outlook e Google Workspace
Conforme a ISO 27001, GDPR e AI Act. Dati in UE
Live in settimane, non mesi

Chiosco reception, Breda

14:01

Benvenuto in Gfacility

Fai il check-in per far sapere al tuo referente che sei arrivato

Senza contatto, conforme al GDPR

È una demo, non viene salvato nulla. Ogni chiosco funziona in una sola lingua, scelta dall'amministratore.

Perché una reception digitale

Meno lavoro al banco e un arrivo migliore

Un tablet alla reception risolve quattro cose in una volta sola per chi sta al banco. Ognuna è approfondita più sotto in questa pagina.

Una prima impressione indimenticabile
Il primo schermo che il tuo ospite vede porta il tuo logo, i tuoi colori e il tuo benvenuto.
Lo schermo→
Chiedi informazioni aggiuntive o fai svolgere dei test
Decidi tu che cosa chiede lo schermo: dati aggiuntivi, il regolamento interno o una dichiarazione che l'ospite accetta prima che il check-in si concluda.
I campi di registrazione→
Accoglienza ospitale senza personale
Gli ospiti si registrano, stampano il badge ed escono, anche quando al banco non c'è nessuno.
L'uscita→
Lascia che i fornitori si registrino da soli
Un fornitore o un corriere si registra alla porta, così resta traccia anche di una consegna.
La registrazione alla porta→

Lo schermo alla reception

Cinque scelte che fai una volta sola, e da lì in poi un visitatore viene accolto, registrato e riparte senza che la reception debba intervenire.

1
Con la tua immagine coordinata
La prima cosa che un ospite vede è il tuo logo, i tuoi colori e il tuo benvenuto, non il software di qualcun altro.
2
Si registrano tutti
L'ospite invitato con il codice QR, il visitatore senza preavviso, e il fornitore o il corriere alla porta.
3
Un badge disegnato da te
Il tuo ospite gira per l'edificio tutto il giorno con il tuo logo sul petto.
4
Uscita in autonomia
Un ospite se ne va senza cercare nessuno, e l'elenco di chi è dentro resta corretto.
5
E i numeri
Chi è nell'edificio, quali badge non sono ancora stati restituiti e quanto costa un banco presidiato.

Lo schermo del tuo ingresso

Una prima impressione indimenticabile, sul primo schermo che il tuo ospite vede

La prima cosa che un ospite vede è lo schermo del tuo ingresso, quindi mostra il tuo logo, i tuoi colori e le tue parole invece del software di qualcun altro. E un check-in non si conclude finché il regolamento non è stato accettato, così chi entra ha accettato le stesse condizioni.

Il tuo logo, i tuoi colori e il tuo font, così l'ingresso somiglia al resto dell'edificio
Il benvenuto e il ringraziamento sono scritti con parole tue, non nell'inglese di un software
Un regolamento interno accettato prima che il check-in si concluda, da ogni visitatore, ogni giorno
Ogni accettazione resta sulla visita, così la conformità la dimostri invece di darla per scontata

Impostato in Gfacility

I tuoi colori
Il tuo logo
I tuoi testi
Regolamento

Gestisci tutto questo dalla tua scrivania, e una modifica salvata arriva subito sullo schermo all'ingresso.

La schermata di ringraziamento

Grazie, il tuo referente sa che sei arrivato. Accomodati, qualcuno viene a prenderti.

Regolamento accettato alle 09:14

Il tablet all'ingresso

Modifica ricevuta

Il tuo logoLingua: Italiano

Benvenuto a Breda

Segnala che sei arrivato e avvisiamo noi il tuo referente.

Check-inRegistratiAccetto il regolamento

Il regolamento si accetta con una spunta e una marca temporale sulla visita, mai con una firma.

Tre modi per registrarsi

Ognuno si registra a modo suo, sullo stesso schermo

Non tutti quelli che entrano sono ospiti invitati, e oggi ognuno di loro interrompe qualcuno alla reception. Tutti e tre si registrano invece sullo stesso schermo, e quello che scrivono è una visita vera in Gfacility, non una riga su un registro al banco.

Un solo schermo per tutti e tre, così nessuno al banco deve interrompere quello che sta facendo
Decidi tu quali dati vengono chiesti, e quali di questi sono obbligatori
Chi si registra diventa una visita in Gfacility, che reception, referente e report vedono allo stesso modo

L'ospite invitato
Scansiona il codice QR dell'invito ed è registrato prima di essersi tolto il cappotto.
Il visitatore senza preavviso
Compila i dati che hai chiesto, mentre la reception continua il proprio lavoro.
Il fornitore o il corriere
Si registra allo stesso modo alla porta, con un motivo come Consegna, così anche una consegna resta registrata.

Quali dati vengono chiesti, e quali sono obbligatori, lo decidi tu: un dato in più o una dichiarazione da accettare rientra nella stessa registrazione.

Cosa crea una registrazione

Visita creata

All'ingresso non si tiene nessuna lista a parte. Una registrazione crea una visita in Gfacility, così la reception, il referente e i report vedono la stessa visita.

Ospite: Luca Moretti
Referente: Peter Klein
Sede: Breda, reception
Motivo: Riunione
Check-in: 09:14

Nome, referente e motivo vengono sempre chiesti, perché una visita senza questi tre non è una visita.
Chi arriva senza appuntamento finisce nella sede a cui appartiene il chiosco, e ogni sede ha un solo chiosco.

Il badge

Il badge che il tuo ospite indossa lo hai disegnato tu

Un ospite porta il tuo badge in giro per l'edificio tutto il giorno, quindi vale la pena che somigli alla tua organizzazione e non a una striscia di carta uscita da una macchina. Lo disegni una volta, e il chiosco lo stampa mentre l'ospite è ancora lì davanti.

Un fronte e un retro che disegni tu, con testo, forme e il tuo logo
Campi, dal nome dell'ospite alla targa, compilati al momento della stampa
Il chiosco stampa via Wi-Fi, USB o Bluetooth su una stampante di etichette Brother
La reception ristampa un badge, o un'intera selezione in una volta sola

1Il tuo design

Modello di badge

Badge visitatoreIl tuo logo

Giulia Ricci

Referente Peter Klein · 10:00

Questo badge lo disegni tu, e i suoi campi vengono compilati per ogni ospite al momento della stampa.

2Al chiosco

Chiosco, ingresso principale

Ospite registrato

Stampa del badge

Stampa via Wi-Fi, USB o Bluetooth su Brother QL-820NWB.

Un chiosco stampa con il proprio modello di badge, quindi è l'ingresso a decidere l'aspetto del badge e non la riunione a cui appartiene.

3Alla reception

Ospiti di oggi

2 selezionatiStampa i badge

Ospite	Referente	Numero badge	Badge
Giulia Ricci	Peter Klein	V-0413	Ristampa
Marco Bianchi	Peter Klein	V-0414	Ristampa
Elena Conti	Peter Klein	V-0415	Ristampa

La ristampa viene verificata per ogni ospite: un collega che non può vedere la prenotazione non ottiene quel badge, e gli altri vengono stampati comunque.

Il badge è un'etichetta stampata, non una credenziale di accesso: non contiene nulla di codificato e non apre porte né tornelli.

Uscita

Andare via senza cercare qualcuno alla reception

Un ospite che esce dalla porta senza dire niente resta nel tuo elenco per tutto il resto della giornata. Al chiosco registra l'uscita da solo con un gesto, e la visita salva l'ora.

Uscita con il codice QR dell'invito, oppure con l'indirizzo email a cui l'invito è stato mandato
La ricerca via email trova la visita che inizia oggi ed è ancora registrata come entrata, nient'altro
Una seconda uscita sulla stessa visita viene rifiutata, quindi resta valida la prima ora registrata
Nessuna firma e nessuna scansione del documento: l'uscita salva l'ora e segna la visita come uscita registrata

Chiosco della reception, Druivenstraat 47

Uscita attiva

1Al chiosco

Registra l'uscita

Scansiona il codice QR del tuo invito, oppure digita l'indirizzo email con cui sei stato invitato.

Scansiona il codice QR

Il codice dell'email di invito

Oppure usa il tuo indirizzo email

Indirizzo email

giulia@northwind.com

Registra uscita

2Sulla visita

Grazie per la visita

Uscita registrata alle 16:12, salvata sulla visita.

3Alla reception

Visitatori di oggi

Druivenstraat 47

VisitatoreStatoEntrataUscita

Marco BianchiUscita registrata08:5409:58

Giulia RicciUscita registrata09:2616:12

Elena ContiEntrata registrata13:10

Così l'elenco di chi è nell'edificio resta corretto per tutta la giornata, ed è esattamente ciò su cui si regge una lista di evacuazione.

L'uscita resta opzionale per ogni chiosco. Una reception che non la vuole la lascia disattivata, e il chiosco rifiuta allora del tutto l'uscita.

I numeri

Cosa ti dà ogni visita e cosa fa risparmiare

Tutto quello che viene registrato all'ingresso si riduce a due cose: un quadro di chi è nell'edificio in questo momento, e un ingresso che per averlo non deve più essere presidiato tutto il giorno.

Panoramica visitatori

Sede di Breda, oggi

Ora nell'edificio

Deriva dai check-in e dai check-out al chiosco e alla reception, così l'elenco è corretto nel momento in cui serve.

Badge non riconsegnati

Per ogni visitatore viene registrato se il badge è tornato, quindi la reception sa quali sono ancora fuori.

Visite di oggi

Visite annunciate e registrazioni alla porta insieme, scomponibili per edificio e per giorno nella reportistica.

Numeri illustrativi da un ambiente dimostrativo. Sulla tua dashboard ci sono le tue visite.

Reception presidiata o digitale

Un esempio di calcolo, non un listino. Messe una accanto all'altra, la differenza sta in ciò che va coperto, non in ciò che riceve il visitatore.

Reception presidiata

45.000-55.000 €

costo del lavoro per FTE all'anno, indicativo

Coprire l'intero orario di apertura richiede subito più di un FTE: pause, malattia e ferie vanno coperte anche loro.
Il banco è presidiato, che entri qualcuno o no.
Un secondo ingresso o una seconda sede significa lo stesso importo un'altra volta.

Reception digitale

Uno schermo per ingresso

check-in, check-out e badge, senza banco

Il chiosco si occupa del check-in, del check-out e della stampa del badge.
Il banco diventa opzionale, oppure può funzionare con meno presenza.
Quello che resta è l'accoglienza che scegli di dare di persona, non la registrazione.

Gli importi sono indicativi e cambiano da organizzazione a organizzazione: orari, livello retributivo, area e numero di ingressi spostano la cifra. Prendili come ordine di grandezza per il tuo calcolo, non come un preventivo.

Un anello della catena

Il chiosco fa parte di un processo visitatori fluido

Lo schermo all'ingresso è un passaggio. Intorno c'è tutta la visita: l'invito, quello che l'ospite completa in anticipo, il messaggio al referente e i numeri che ne escono dopo.

1
L'invito
Il referente pianifica un incontro e l'ospite riceve un invito via e-mail, con il codice QR con cui inizia il check-in.
2
L'ospite completa da solo
Nel portale ospiti completa i propri dati prima di mettersi in viaggio, così all'ingresso non c'è più nulla da digitare.
3
Chiosco: check-in e badge
Il codice QR o una registrazione a schermo, il regolamento accettato, e il badge stampato mentre l'ospite è ancora lì.
Sei qui
4
Il referente viene avvisato
Il referente riceve un messaggio che il suo ospite è arrivato, quindi non serve andare a cercare nessuno.
5
Reportistica
Ogni visita finisce nell'elenco visitatori e nella reportistica: chi è nell'edificio, e come si distribuiscono gli arrivi nel tempo.

Scopri di più sulla registrazione visitatori→

Trasforma la gestione del workplace

Gfacility unisce il tuo workplace. La nostra piattaforma all-in-one collega prenotazioni di sale, partecipanti, visitatori e catering in un unico flusso fluido, così le riunioni filano lisce e tutti restano concentrati.

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Panoramiche e filtri

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Badge visitatori personalizzati

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Integrazioni Google

Plug-in di Google Calendar e integrazioni utenti.

Integrazioni Microsoft

Plug-in di Microsoft Outlook e integrazioni utenti.

Layout configurabile

Tempi di rilascio regolabili e opzioni di estensione.

Integrazioni

Si collega senza intoppi con i sistemi di controllo accessi all'edificio e di gestione del parcheggio per automatizzare i permessi di ingresso e l'accesso al parcheggio.

Automazione GDPR

Cancella automaticamente i dati dei visitatori dopo un periodo di retention prestabilito, per garantire la conformità alla privacy e la sicurezza dei dati.

Modulo di pre-registrazione

Invia agli ospiti un semplice modulo di pre-registrazione prima della visita per raccogliere in anticipo dati, preferenze ed eventuali documenti richiesti.

Check-in touchless

Permetti ai visitatori di fare il check-in con il proprio smartphone, senza alcun contatto fisico.

Lista per evacuazione di emergenza

Accedi a un elenco in tempo reale di tutti i visitatori presenti per garantire la sicurezza durante le evacuazioni.

Gestione multi-sede

Gestisci i flussi di visitatori e il reporting su più sedi da un'unica dashboard.

Domande frequenti

Generale

Cos'è un chiosco di visitor management?

Un chiosco di visitor management è una postazione di check-in self-service che automatizza il processo d'arrivo per ospiti, fornitori e consegne. Invece della registrazione manuale, i visitatori usano un touchscreen o un QR code per registrarsi, stampare un badge e avvisare automaticamente il loro host.

Come migliora il chiosco l'esperienza del visitatore?

Riduce le code, elimina la burocrazia e garantisce un'accoglienza fluida e professionale. Gli ospiti possono fare il check-in in pochi secondi, ricevere istruzioni chiare e sentirsi seguiti, anche senza una reception presidiata.

Può essere usato in più sedi?

Sì. Gestisci tutti i tuoi chioschi da un'unica dashboard, sia che tu abbia un solo ufficio o decine di sedi nel mondo.

Operations

Supporta diverse tipologie di visitatori?

Sì. Puoi configurare workflow diversi per fornitori, VIP, consegne o candidati a colloqui, ciascuno con i propri requisiti di registrazione.

Integrazione

Il chiosco si integra con i nostri sistemi esistenti?

Assolutamente sì. Il chiosco si collega con sistemi di controllo accessi, gestione del parcheggio, Microsoft Outlook, Google Calendar e altri strumenti di workplace per un visitor journey senza intoppi.

Personalizzazione

Possiamo personalizzare il chiosco con il nostro brand?

Sì. Puoi aggiungere il tuo logo, i colori del brand e i messaggi di benvenuto per creare un'esperienza visitatori completamente brandizzata.

Il chiosco può funzionare senza addetto alla reception?

Sì. Il sistema del chiosco visitatori è completamente attrezzato per una reception non presidiata. Gestisce check-in, stampa dei badge, notifiche all'host e controllo accessi, garantendo un'esperienza accogliente anche senza personale in loco.

Sicurezza

È conforme a GDPR/AVG?

Sì. Il sistema automatizza le policy di data retention, cancellando le informazioni dei visitatori dopo un periodo prestabilito e conservando tutti i dati in modo sicuro.

Dal manuale al significativo

Prenotare una sala riunioni non dovrebbe sembrare un progetto a sé. Con Gfacility eviti le catene di email, le doppie prenotazioni e ti assicuri che ogni riunione abbia lo spazio, le persone e il setup giusti, senza i soliti problemi.

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