Besökskiosker som välkomnar gäster

Välkomna besökare med enkelhet och professionalism. Den smarta besökskiosken effektiviserar registreringen, avlastar receptionen och skapar en välkomnande upplevelse. Mindre väntan, mer personlig uppmärksamhet - lämna ett bestående intryck.

Boka kartläggningssamtal

Fungerar sömlöst med Outlook & Google Workspace
Uppfyller ISO 27001, GDPR och AI Act. Data i EU
Live på veckor, inte månader

Receptionskiosk, Breda

14:01

Välkommen till Gfacility

Checka in för att låta din värd veta att du är här

Beröringsfritt, GDPR-anpassat

En demo, inget sparas. Varje kiosk körs på ett språk, som administratören väljer.

Varför en digital reception

Mindre arbete bakom disken och en bättre ankomst

En surfplatta i receptionen avlastar disken på fyra sätt samtidigt. Var och en beskrivs närmare längre ner på sidan.

Ett oförglömligt första intryck
Den första skärmen din gäst ser bär din logotyp, dina färger och ditt eget välkomnande.
Skärmen→
Fråga efter extra uppgifter eller låt tester göras
Du bestämmer vad skärmen frågar: extra uppgifter, husreglerna eller en försäkran som gästen godkänner innan incheckningen är klar.
Registreringsfälten→
Gästvänligt mottagande utan personal
Gäster registrerar sig, skriver ut sin bricka och checkar ut, även när ingen sitter i disken.
Utcheckning→
Låt leverantörer anmäla sig själva
En leverantör eller ett bud registrerar sig vid dörren, så att även en leverans dokumenteras.
Anmälan vid dörren→

Skärmen i receptionen

Fem beslut du fattar en gång, och därefter tas en besökare emot, registreras och checkas ut utan att receptionen behöver gripa in.

1
I din grafiska profil
Det första en gäst ser är din logotyp, dina färger och ditt välkomnande, inte någon annans programvara.
2
Alla registrerar sig
Den inbjudna gästen med QR-kod, den oanmälda besökaren, och leverantören eller budet vid dörren.
3
En bricka du utformat
Din gäst bär din grafiska profil på bröstet genom huset hela dagen.
4
Utcheckning på egen hand
En gäst går utan att leta upp någon, och listan över vilka som är inne stämmer.
5
Och siffrorna
Vilka som är i huset, vilka brickor som inte lämnats tillbaka och vad en bemannad reception kostar.

Skärmen i din entré

Ett oförglömligt första intryck, på den första skärmen din gäst ser

Det första en gäst ser är skärmen i din reception, så den visar din logotyp, dina färger och dina egna ord i stället för någon annans programvara. Och en incheckning blir inte klar förrän husreglerna är godkända, så alla som kliver in har godkänt samma villkor.

Din logotyp, dina färger och ditt eget typsnitt, så att entrén ser ut som resten av huset
Välkomsttexten och tacktexten står med dina ord, inte på en programvaras engelska
Husregler som godkänns innan incheckningen är klar, av varje besökare, varje dag
Varje godkännande stannar på besöket, så efterlevnad är något du kan visa i stället för att anta

Ställs in i Gfacility

Dina färger
Din logotyp
Dina texter
Husregler

Du sköter allt detta från skrivbordet, och en sparad ändring finns direkt på skärmen i entrén.

Tackskärmen

Tack, din värd vet att du har kommit. Slå dig ner, någon hämtar dig strax.

Husregler godkända kl. 09:14

Surfplattan i entrén

Ändring mottagen

Din logotypSpråk: Svenska

Välkommen till Breda

Säg till att du är här, så berättar vi det för din värd.

Checka inRegistreraJag godkänner husreglerna

Husreglerna godkänns med en kryssruta och en tidsstämpel på besöket, aldrig med en underskrift.

Tre sätt att registrera sig

Alla registrerar sig på sitt eget sätt, på samma skärm

Inte alla som kliver in är inbjudna gäster, och i dag avbryter var och en av dem någon i receptionen. I stället registrerar sig alla tre på samma skärm, och det de fyller i blir ett riktigt besök i Gfacility, inte en rad i en bok på disken.

En skärm för alla tre, så ingen bakom disken behöver avbryta det de håller på med
Du bestämmer vilka uppgifter som frågas efter, och vilka av dem som är obligatoriska
Den som registrerar sig blir ett besök i Gfacility, som receptionen, värden och rapporterna ser

Den inbjudna gästen
Skannar QR-koden från inbjudan och är incheckad innan jackan är av.
Den oanmälda besökaren
Fyller i de uppgifter du har bett om, medan receptionen fortsätter med sitt eget arbete.
Leverantören eller budet
Registrerar sig på samma sätt vid dörren, med ett syfte som Leverans, så att även en leverans dokumenteras.

Vilka uppgifter som frågas efter, och vilka av dem som är obligatoriska, bestämmer du: en extra uppgift eller en förklaring att godkänna ryms i samma registrering.

Vad en registrering skapar

Besök skapat

Vid dörren förs ingen egen lista. En registrering skapar ett besök i Gfacility, så receptionen, värden och rapporterna ser samma besök.

Besökare: Oskar Berg
Värd: Peter Klein
Plats: Breda, reception
Syfte: Möte
Incheckad: 09:14

Namn, värd och syfte frågas alltid efter, för ett besök utan dem är inget besök.
En oanmäld besökare hamnar på den plats kiosken hör till, och varje plats har bara en kiosk.

Brickan

Besöksbrickan som gästen bär har du utformat själv

En gäst bär din bricka genom huset hela dagen, så det är värt att den ser ut som din organisation och inte som en pappersremsa ur en maskin. Du utformar den en gång, och kiosken skriver ut den medan gästen fortfarande står kvar.

En framsida och en baksida som du utformar själv, med text, former och din egen logotyp
Fält, från gästens namn till registreringsnumret, som fylls i vid utskriften
Kiosken skriver ut via wifi, USB eller Bluetooth till en Brother-etikettskrivare
Receptionen skriver ut en bricka igen, eller ett helt urval på en gång

1Din egen utformning

Brickmall

BesöksbrickaDin logotyp

Elsa Lindqvist

Värd Peter Klein · 10:00

Den här brickan utformar du själv, och fälten på den fylls i per gäst vid utskriften.

2Vid kiosken

Kiosk, huvudentré

Gästen har checkat in

Brickan skrivs ut

Skriver ut via wifi, USB eller Bluetooth till Brother QL-820NWB.

En kiosk skriver ut med sin egen brickmall, så det är entrén som avgör hur brickan ser ut och inte mötet den hör till.

3I receptionen

Gäster i dag

2 valdaSkriv ut brickor

Gäst	Värd	Bricknummer	Bricka
Elsa Lindqvist	Peter Klein	V-0413	Skriv ut igen
Erik Johansson	Peter Klein	V-0414	Skriv ut igen
Maja Nilsson	Peter Klein	V-0415	Skriv ut igen

En ny utskrift kontrolleras per gäst, så en kollega som inte får se en bokning får inte den brickan, och resten skrivs ut ändå.

Brickan är en utskriven etikett, inte en behörighet: inget är kodat på den och den öppnar ingen dörr och ingen vändkorg.

Utcheckning

Gå utan att leta upp någon i receptionen

En gäst som går ut genom dörren utan att säga till står kvar på din lista resten av dagen. Vid kiosken checkar gästen ut sig själv i ett enda steg, och besöket sparar tiden.

Checka ut med QR-koden från inbjudan, eller med e-postadressen som inbjudan gick till
Vägen via e-post hittar besöket som börjar i dag och fortfarande är incheckat, inget annat
En andra utcheckning på samma besök nekas, så den först sparade tiden är den som gäller
Ingen underskrift och ingen id-skanning: utcheckningen sparar tiden och markerar besöket som utcheckat

Receptionskiosk, Druivenstraat 47

Utcheckning på

1Vid kiosken

Checka ut

Skanna QR-koden från din inbjudan, eller skriv in e-postadressen som inbjudan gick till.

Skanna QR-koden

Koden från inbjudningsmejlet

Eller använd din e-postadress

E-postadress

elsa@northwind.com

Checka ut

2På besöket

Tack för besöket

Utcheckad kl. 16:12, sparat på besöket.

3I receptionen

Besökare i dag

Druivenstraat 47

BesökareStatusIncheckadUtcheckad

Erik JohanssonUtcheckad08:5409:58

Elsa LindqvistUtcheckad09:2616:12

Maja NilssonIncheckad13:10

Så stämmer listan över vilka som är i byggnaden hela dagen, och det är precis vad en utrymningslista bygger på.

Utcheckning är valfri per kiosk. En reception som inte vill ha den låter den vara avstängd, och då nekar kiosken utcheckning helt.

Siffrorna

Vad varje besök ger dig, och vad det sparar

Allt som registreras vid entrén landar i två saker: en bild av vem som är i huset just nu, och en entré som inte längre behöver vara bemannad hela dagen för att ge den.

Besöksöversikt

Huvudkontoret i Breda, i dag

I huset nu

Följer av in- och utcheckningarna i kiosken och i receptionen, så listan stämmer i det ögonblick du behöver den.

Brickor som inte lämnats tillbaka

För varje besökare noteras om brickan kommit tillbaka, så receptionen vet vilka som fortfarande är ute.

Besök i dag

Aviserade besök och anmälningar vid dörren tillsammans, som kan delas upp per byggnad och per dag i rapporteringen.

Illustrativa siffror från en demomiljö. På din egen instrumentpanel står dina besök.

Bemannad eller digital reception

Ett räkneexempel, inte en prislista. Ställda bredvid varandra ligger skillnaden i vad som måste täckas, inte i vad besökaren får.

Bemannad reception

45 000-55 000 €

arbetsgivarkostnad per heltid och år, indikativt

Att täcka hela öppettiden kräver snabbt mer än en heltid: raster, sjukdom och semester ska också täckas.
Disken är bemannad oavsett om någon kommer in eller inte.
En andra entré eller en andra ort innebär samma belopp en gång till.

Digital reception

En skärm per entré

incheckning, utcheckning och brickan, utan disk

Kiosken tar över incheckningen, utcheckningen och utskriften av brickan.
Disken blir valfri, eller kan köras med mindre bemanning.
Kvar blir det välkomnande du medvetet vill ge personligen, inte registreringen.

Beloppen är indikativa och skiljer sig mellan organisationer: öppettider, lönenivå, region och antalet entréer flyttar siffran. Ta dem som en storleksordning för din egen kalkyl, inte som en offert.

En länk i kedjan

Kiosken är en del av ett sammanhängande besöksflöde

Skärmen vid dörren är ett steg. Runt omkring ligger hela besöket: inbjudan, det gästen fyller i i förväg, meddelandet till värden och vad allt det ger för siffror efteråt.

1
Inbjudan
Värden bokar ett möte och gästen får en inbjudan via e-post, med QR-koden som incheckningen börjar med.
2
Gästen fyller i själv
I gästportalen kompletterar besökaren sina egna uppgifter före resan, så det finns inget kvar att skriva in vid dörren.
3
Kiosk: incheckning och bricka
QR-koden eller en anmälan på skärmen, husreglerna godkända, och brickan utskriven medan gästen fortfarande står kvar.
Du är här
4
Värden får besked
Värden får ett meddelande om att gästen har kommit, så ingen behöver leta.
5
Rapportering
Varje besök hamnar i besökslistan och i rapporteringen: vem som är i huset, och hur ankomsterna ser ut över tid.

Läs mer om besöksregistrering→

Transformera workplace management

Gfacility för samman er arbetsplats. Vår allt-i-ett-plattform kopplar samman rumsbokningar, deltagare, besökare och catering i ett smidigt flöde - så att möten löper smidigt och alla kan hålla fokus.

Boka en demo Läs mer

Allt du behöver för utrymmesbokning

Översikter och filter

Hitta snabbt rätt information via användarvänliga översikter med avancerade filtreringsmöjligheter.

Aviseringar

Få aviseringar i rätt tid för viktiga uppdateringar, uppgifter och bokningar.

Arbetsflöden

Automatisera (godkännande)processer och effektivisera uppgifter med skräddarsydda arbetsflöden.

Katalog och policys

Tilltalande katalog med detaljerad rumsinformation och flexibla regler för att styra vem som får boka vilka rum, och när.

Kommunikation

Enkel kommunikation via e-post, där all korrespondens automatiskt kopplas till bokningen.

Analys och rapportering

Få värdefulla insikter från detaljerade analyser och flexibel rapportering.

Mobilapp

Arbeta var som helst med den smidiga mobilappen, utformad för maximal flexibilitet.

Omdömen

Samla in feedback och ge tydliga betyg för att följa upp kvaliteten.

Anpassade besöksbrickor

Skapa och skriv ut anpassade besöksbrickor för ett professionellt och personligt välkomnande.

Google-integrationer

Plug-in för Google Kalender och användarintegrationer.

Microsoft-integrationer

Plug-in för Microsoft Outlook och användarintegrationer.

Konfigurerbar layout

Justerbara frigörningstider och förlängningsalternativ.

Integrationer

Anslut sömlöst till passersystem och parkeringssystem för att automatisera behörigheter för entré och parkering.

GDPR-automatisering

Radera besöksdata automatiskt efter en bestämd lagringstid för att säkerställa regelefterlevnad och datasäkerhet.

Förregistreringsformulär

Skicka ett enkelt förregistreringsformulär till gäster före besöket för att i förväg fånga uppgifter, preferenser och eventuella nödvändiga dokument.

Beröringsfri incheckning

Låt besökare checka in via sin egen smartphone - inget fysiskt kontaktbehov.

Evakueringslista

Få en realtidslista över alla besökare på plats för att säkerställa säkerhet vid evakueringar.

Hantering av flera platser

Hantera besöksflöden och rapportering över flera kontor från en enda dashboard.

Vanliga frågor

Allmänt

Vad är en besökskiosk?

En besökskiosk är en självbetjäningsstation som automatiserar ankomstprocessen för gäster, entreprenörer och leveranser. I stället för manuell incheckning använder besökare en pekskärm eller QR-kod för att registrera sig, skriva ut en bricka och meddela sin värd automatiskt.

Hur förbättrar kiosken besöksupplevelsen?

Den kortar köer, eliminerar pappersarbete och säkerställer ett smidigt, professionellt välkomnande. Gäster kan checka in på sekunder, få tydliga instruktioner och känna sig omhändertagna, även utan bemannad reception.

Kan den användas på flera platser?

Ja. Hantera alla era kiosker från en dashboard, oavsett om ni har ett kontor eller flera dussin platser världen över.

Drift

Stöder den flera besökstyper?

Ja. Ni kan sätta upp olika arbetsflöden för entreprenörer, VIP-gäster, leveranser eller intervjukandidater - var och en med sina egna incheckningskrav.

Integration

Integreras kiosken med våra befintliga system?

Absolut. Kiosken kopplas till passersystem, parkeringshantering, Microsoft Outlook, Google Kalender och andra arbetsplatsverktyg för en sömlös besöksresa.

Anpassning

Kan vi anpassa kiosken efter vårt varumärke?

Ja. Ni kan lägga till logotyp, varumärkesfärger och välkomstmeddelanden för en helt varumärkesanpassad besöksupplevelse.

Kan kiosken fungera utan receptionist?

Ja. Besökskiosksystemet är fullt utrustat för en obemannad reception. Det sköter incheckning, utskrift av brickor, värdaviseringar och behörighetskontroll och säkerställer en välkomnande upplevelse även utan personal på plats.

Säkerhet

Är det GDPR/AVG-kompatibelt?

Ja. Systemet automatiserar policys för datalagring och raderar besöksinformation efter en bestämd period samt lagrar all data säkert.

Från manuellt till meningsfullt

Att boka ett mötesrum ska inte kännas som ett projekt i sig. Med Gfacility slipper ni e-postkedjor, undviker dubbelbokningar och ser till att varje möte har rätt rum, personer och uppsättning - utan det vanliga krånglet.

Boka en demo