Varje fordon, varje truck och varje släp i ett register
Ett register för allt som er organisation kör, rullar och lyfter, med dokumenten, avtalet och nästa datum som går ut. Bilar och skåpbilar står bredvid truckar, släp och elcyklar, och varje förfallodatum blir ett jobb innan det blir en kostnad.
- Förutsäg tillgångsfel, undvik driftstopp
- Uppfyller ISO 27001, GDPR och AI Act. Data i EU
- Live på veckor, inte månader
Fordon & utrustning
Fordon
| Objekt | Förare / plats | Ställning | Nästa datum |
|---|---|---|---|
| Servicebil, Skåpbil L2H2 | Peter Klein | 84 320 km | Besiktning om 21 dagar Planerat |
| 8-TKS-19 Leasingbil, Elektrisk kompakt-SUV | Anne Vos | 41 870 km | Leasingen slutar om 4 månader |
| HT-07 Truck, Eldriven, 1,6 t | Lager A | 2 140 h | Lagstadgad kontroll om 6 veckor |
| VN-233-A Servicebil, Sluten skåpbil L3H2 | Tom Bakker | 127 540 km | Service 900 km försenad |
| EB-114 Elcykel, Elektrisk lastcykel | Delad pool | 3 180 km | Service om 6 månader |
På gång
- Besiktningen för VJ-482-B går ut om 21 dagar
- Kontrollintyget för truck HT-07 går ut den 30 juni
- Fordonsförsäkringen förnyas den 1 januari
- Leasingen 8-TKS-19 slutar om 4 månader, besluta om lösen
- Ny WO-2041 planerad hos Breda Bilverkstad, torsdag 09:00. Föraren är meddelad.
Varje datum bevakas av samma regelmotor som redan driver era ärenden och arbetsordrar.
Vem har vad, och hur länge
Tilldelningar, planerat underhåll och avtalsslut på samma axel, så att en bil aldrig lovas bort den vecka den står på verkstad.
Objekt i flottan
Kostnad / objekt / månad
Kontroller i tid
Stilleståndsdagar / månad
Kostnad per kategori
- Leasing & avskrivning 88%
- Drivmedel & laddning 64%
- Underhåll & reparation 47%
- Däck 26%
- Skador & böter 18%
Förfallodatum, kommande 12 månader
VJ-482-B 21d
Servicebil
- Avtal Leasing, 48 månader, till mars 2028
- Mätarställning 84 320 km
- Besiktning giltig till 4 september 2026
- Försäkring Flottpolicy, förnyas 1 jan
- Däck Vinterset i förvaring, plats 3
- Drivmedels- / laddkort Kort 4821, aktivt
Dokument
- registreringsbevis.pdf
- leasingavtal.pdf
- besiktningsrapport-2025.pdf
Öppna jobb
- WO-1987 Lagning av stenskott i vindrutan, hos leverantören
- WO-2041
- Söker en verkstad med ledig tid
- Tilldelar Breda Bilverkstad från leverantörsregistret
- Bokar torsdag 09:00
- Meddelar Peter Klein och blockar hans kalender
Arbetsorder WO-2041 skapad och planerad. Bilen är blockerad den förmiddagen, så ingen planerar ett jobb på den.
Illustrativa data. Objekt, besiktningsdatum, dokument och dashboards är konfigurerbara i produkten.
Byggt för en blandad flotta, inte bara för bilar
De flesta facility-team förvaltar inte en flotta av ett enda slag. De förvaltar en handfull leasingbilar, några servicebilar, lite utrustning i lagret och två cyklar, utspridda över fyra system och ett kalkylblad.
Servicebilar och poolfordon
Operativ utrustning
Släp, elcyklar och allt annat
Ett register med minne och med väckarklocka
Varje tillgång får ett kort: registreringsnummer eller inventarienummer, märke och modell, ägandeform, kostnadsställe, personen eller platsen där den står, och dokumenten som visar att den får köra på vägen eller i gången. Kortet behåller sin historik, så skadan från för två år sedan, verkstaden som lagade den och fakturan som följde finns kvar när leasingen löper ut eller maskinen säljs. Ingenting hänger längre på den enda kollegan som visste var pärmen fanns.
Från kalkylblad till ett system att lita på
Ett register för varje tillgångstyp
Fordon som ni mäter i kilometer och utrustning som ni mäter i drifttimmar står sida vid sida, var och en med de fält som just den klassen verkligen behöver. Ni slutar underhålla en flik per kategori.
Dokumenten på tillgången
Registreringsbevis, försäkringsbrev, leasingavtal, besiktningsprotokoll och skadefoton hänger på kortet. Den som svarar på en fråga klockan fyra behöver inte först få åtkomst till en nätverksmapp.
Datum som jagar sig själva
Besiktnings-, försäkrings-, certifikat- och avtalsdatum bevakas av samma regelmotor som driver era ärenden. Påminnelsen landar hos en namngiven person medan det fortfarande går att göra något.
Ett haveri blir en arbetsorder
En skada, en varningslampa eller en underkänd besiktning blir en arbetsorder med ansvarig, leverantör och kostnad, i samma kö som ett läckande tak. Fordonet är blockerat den förmiddagen, så ingen planerar ett jobb på det.
Kostnader som summerar per tillgång
Underhåll, däck, självrisk, böter och abonnemang bokförs på tillgången, så totalkostnaden per fordon över en period är en rapport i stället för en kväll av avstämning.
Förare, körkort och böter
Vem som körde vad och när, vilka körkortsbehörigheter var och en har och när de går ut. När en bot kommer till registrerad ägare säger tilldelningshistoriken vem som satt bakom ratten den dagen.
Datumen som kostar pengar så fort de passeras
- Periodiska fordonskontroller, APK i Nederländerna, MOT i Storbritannien, HU i Tyskland, var och en med sitt eget nationella intervall
- Lagstadgad kontroll av arbetsutrustning, inklusive den årliga truckkontrollen enligt artikel 7.4a i nederländska Arbobesluit
- Färdskrivarnedladdningar, förarkort var 28:e dag och fordonsenheter var 90:e dag, för de fordon som omfattas
- Försäkringsförnyelser, gröna kort och leasingslut med den avtalade körsträckan bakom sig
- Körkort som går ut och de återkommande kontroller som ert försäkringsbolag eller ert arbetsmiljöansvar kräver
- Säsongsbyten av däck, och vilken uppsättning som står i förvaring hos vilken däckverkstad
Arbetsflödena bakom registret
Att begära ett fordon är ett formulär, inte ett mejl
Någon beställer ur katalogen, en servicebil, en poolbil, en elcykel, och begäran ställer redan frågorna som avgör den: plats, kostnadsställe, förväntad körsträcka, startdatum. Den går till flottan och till budgetansvarig i stället för att ligga kvar i en inkorg.
Godkännande är ett steg, inte en sidokanal
Godkännaren, tidsstämpeln och hur lång tid det tog står på begäran. Efter godkännande skapas tillgångskortet, förartilldelningen och beställningen till leasingbolaget ur samma begäran, så ingenting skrivs av och ingenting hittas på.
Överlämning med en checklista båda parter signerar
Mätarställning, skador, nycklar, laddkort, vinterhjul och tillbehör bockas av med foton varje gång ett fordon byter händer. Nästa diskussion om en repa har ett daterat protokoll bakom sig i stället för två minnesbilder.
Kontroller som återkommer av sig själva
Varje tillgångsklass bär sitt eget kontrollschema och sin checklista, så den årliga truckkontrollen och servicebilens service skapas, tilldelas och stängs som vilket annat planerat jobb som helst. Ingen behöver komma ihåg att lägga upp dem.
Skada, ärende och reparation i en tråd
En skadeanmälan fångar foton, självrisk, försäkringsbolagets referens och vem som körde vid tillfället, och blir reparationsarbetsordern hos verkstaden. Ärendet och reparationen slutar leva i två system.
Leasingslut utan överraskningsfaktura
Återlämningsflödet kör återlämningsbesiktningen, ställer avtalad körsträcka mot den verkliga mätarställningen, listar de vidarefaktureringar ni fortfarande kan göra något åt, och spärrar drivmedelskortet den dag fordonet lämnas tillbaka.
Vem har vilket fordon, och hur länge
- En rad per fordon eller maskin, med föraren, teamet eller projektet som håller det och datumet det kommer tillbaka
- Leasingslut och återlämningsfönster på samma axel som tilldelningarna, så att glappet mellan dem syns långt innan det blir ett problem
- Planerat underhåll, kontroller och däckbyten blockerade, så att ingen lovar bort en bil som redan är inbokad på verkstad den veckan
- Poolfordon och delad utrustning bokas direkt från tidslinjen, med konfliktkontroll
- Dag, vecka och månad, filtrerat på plats, kostnadsställe eller tillgångsklass
Vad flottans dashboard svarar på
Fyra siffror en facility manager får frågan om, var och en en ruta ni kan peka på i stället för ett tal som sätts ihop kvällen innan.
Kontroller i tid
Andelen av flottan vars lagstadgade kontroller och intyg är giltiga, i stället för en gissning.
In Gfacility · Rutan kontroller i tid på flottans dashboard, med listan över det som går ut bakom.
Kostnad per tillgång
Vad varje fordon eller maskin faktiskt kostar per månad, inklusive underhåll, däck, skador och böter.
In Gfacility · Rutan kostnad per tillgång och månad, uppdelad på leasing, energi, underhåll, däck och skador.
Förfallodatum inom 30 dagar
Hur mycket som landar på ert bord den här månaden, så att arbetet planeras i stället för att upptäckas.
In Gfacility · Diagrammet över förfallodatum de kommande 12 månaderna, med innevarande månad separat.
Stilleståndsdagar per månad
Dagar då ett fordon eller en maskin inte gick att använda, och om det var planerat underhåll eller en överraskning.
In Gfacility · Rutan stilleståndsdagar per månad, uppdelad på planerade och oplanerade arbetsordrar.
Drivmedel, laddning och vem som har vilket kort
- Ett kortregister: vilket drivmedels- eller laddkort som hör till vilket fordon och vilken förare, och när det utfärdades, byttes eller spärrades
- Kort spärrade som en del av offboarding och av återlämningen vid leasingslut, i stället för tre månader senare
- Transaktioner importerade och matchade mot fordonet, föraren och mätarställningen vid pumpen eller laddaren
- Förbrukning per fordon, liter eller kWh per 100 km, och kostnad per kilometer, jämförbara över hela flottan
- Avvikelser värda en fråga: ett kort som använts medan fordonet stod på verkstad, eller en tankning större än tanken
- Hemmaladdning ersatt per förare från samma underlag, och drivmedelsvolymer exporterade för scope 1-rapportering
Varför flottan hör hemma i er facility-plattform
Arbetsordrarna finns redan här
En skadad servicebil är ett jobb med ansvarig, leverantör, kostnad och SLA. Den modulen finns redan, med era tekniker och leverantörer i. Flottan återanvänder den i stället för att lägga till ett andra ställe där jobb bor.
Avtalsregistret också
En leasing är ett avtal med slutdatum, uppsägningstid och leverantör, precis som ert städavtal. Det ligger i samma register med samma förnyelsevarningar, så ingen leasing förlängs tyst för att den låg någon annanstans.
Automatiseringen sköter påminnandet
En regel kan flagga varje kontroll som går ut inom 60 dagar, skapa arbetsordern, tilldela verkstaden och meddela föraren. Ställ in en gång, och kalendern i någons huvud slutar vara en enskild felkälla.
Ett bestånd, en tillgångsmodell
Byggnader, installationer, utrustning och fordon använder samma tillgångsmotor, med era egna fält och typade relationer. En truckkontroll står bredvid en installationskontroll, i en plan och en rapport.
Kostnader, avtal och CO2-frågan
- Total kostnad per tillgång över valfri period, med underhåll, däck, självrisk och böter på samma kort
- Avtalad körsträcka mot den verkliga mätarställningen, månader innan vidarefaktureringen vid avtalsslut dyker upp
- Drivmedels- och laddkortstransaktioner importerade och matchade mot fordonet och föraren som använde det
- Drivmedelsvolymer och körsträcka exporterade för scope 1-rapportering, om er organisation rapporterar enligt CSRD eller levererar till kunder som gör det
- Verkstäders och leverantörers prestation mätt på de arbetsordrar de faktiskt hanterat, inte på ett intryck
Var det passar in bredvid det ni redan har
I stället för kalkylbladet
Bredvid leasingportalen
Bredvid en telematikplattform
I stället för ett femte verktyg
Frågor om fordonsflottan
Fordonsflotta
Är Gfacility ett telematiksystem?
Nej, och vi säger det hellre på den här sidan än i första demon. Vi säljer ingen box till instrumentbrädan, vi spårar inte var ett fordon är och vi betygsätter inte hur det körs. Gfacility är det administrativa underlaget: registret, dokumenten, datumen, jobben och kostnaderna. Behöver ni positioner i realtid, ruttoptimering eller analys av körbeteende, kombinera oss med en telematikplattform och behåll Gfacility som underlag. Eftersom det inte finns någon hårdvara och inget abonnemang per fordon täcker registret också släpen, truckarna och elcyklarna som ingen sätter en enhet i.
Vad betyder det för integriteten och för vårt fackliga samråd?
Det gör samtalet betydligt kortare. I Nederländerna och Tyskland kräver ett system som kan övervaka anställda samtycke från arbetstagarrepresentationen och en konsekvensbedömning innan det tas i drift, och ett register som inte innehåller positions- eller körbeteendedata bär helt enkelt inte den tyngden. Förarnamn, körkortsuppgifter och böter är fortfarande personuppgifter, så de får samma behörigheter, gallringsregler och EU-hosting som allt annat i plattformen.
Kan medarbetare begära ett fordon själva?
Ja. Ett fordon eller en poolbokning är en beställningsbar post i servicekatalogen, med egna frågor vid inlämning och ett eget godkännandesteg. Den godkända begäran är samma underlag som skapar tillgången, förartilldelningen och beställningen till leasingbolaget, så begäran och fordonet glider aldrig isär.
Går det att se vem som har vilket fordon över tid?
Det är vad tidslinjevyn är till för: en rad per fordon eller maskin, med vem som håller det och hur länge, och med leasingslut, återlämningsfönster och planerat underhåll på samma axel. Det är så ni upptäcker att en servicebil är utlovad till ett projekt just den vecka den är inbokad på verkstad.
Klarar det drivmedels- och laddkort?
Ja. Korten registreras på fordonet och föraren, spärras som en del av offboarding och av återlämningen vid leasingslut, och deras transaktioner kan importeras och matchas mot fordonet och mätarställningen. Det ger förbrukning per fordon i liter eller kWh per 100 km, kostnad per kilometer, och de avvikelser som är värda en fråga.
Kan vi hantera utrustning på samma sätt som fordon?
Ja, och det är just därför modulen hör hemma i en facility-plattform. Utrustning mäts i drifttimmar i stället för kilometer och bär sina egna lagstadgade kontrollintyg, så det är riktiga fält och inte en genväg i ett fordonskort.
Hur skiljer det sig från vårt leasingbolags portal?
Portalen visar ett enda bolags leasade fordon och tar slut när avtalet tar slut. Den vet inget om era egna servicebilar, er utrustning, ett andra leasingbolag, era böter eller er skadehistorik. Det här registret är leasingbolagsneutralt, täcker hela beståndet och behåller historiken efter att leasingen löpt ut.
Kan vi fortsätta använda vår telematikplattform?
Ja. Använd den för position och körbeteende, och Gfacility för registret, förfallodatumen, arbetsordrarna och kostnaderna. Mätarställningar kan importeras, så serviceintervallen stämmer utan att någon behöver mejla runt efter avläsningar.
Vi sköter flottan i ett kalkylblad idag. Hur ser bytet ut?
Kalkylbladet är oftast importen. Kolumner blir fält, en rad blir en tillgång, och datumen ni höll koll på med blotta ögat blir bevakade datum med en ansvarig. De flesta kunder är i drift på en vecka, och det första de ser är hur många datum som redan låg inom 30 dagar.
Hur hålls mätarställningar och drifttimmar aktuella?
På tre sätt, som går att blanda: inmatade av föraren eller teknikern på kortet, importerade från en drivmedels- eller telematikexport, eller registrerade när en arbetsorder stängs. Serviceintervall och avtalad körsträcka mäts sedan mot den verkliga avläsningen.
Fungerar det för fordon i flera länder?
Ja. Kontrollintervallen skiljer sig åt mellan länder, bland dem APK i Nederländerna, MOT i Storbritannien och HU i Tyskland, så kontrolldatumet ligger på varje tillgång med en egen regel och en egen påminnelse i stället för att anta ett enda nationellt schema för hela flottan.
Få ut varje hjul ur kalkylbladet
Boka ett första samtal så kartlägger vi era fordon och er utrustning i registret, inklusive datumen ni håller reda på för hand idag.
Boka ett första samtal