Posto 2.14
Zona junto às janelasFavorito
Plantas e reserva de postos
Dê a cada edifício uma camada visual. Os colegas veem numa planta interativa que salas e postos de trabalho estão livres e reservam o lugar certo com um clique, com as mesmas regras, aprovações e verificações de disponibilidade que vigoram em todo o Gfacility.
- Funciona perfeitamente com Outlook e Google Workspace
- Conforme com ISO 27001, RGPD e AI Act. Dados na UE
- No ar em semanas, não em meses
Planta do piso
Edifício APiso 211:00 - 12:005 de 13 livres
DisponívelReservadoIndisponível
Detalhes
Posto
D-07
Posto flexívelZona flexível
Reservado
Equipamentos
MonitorAjustável em alturaEstação de ancoragem
Reservado: D-07, 11:00 - 12:00
Planta de exemplo. As cores mostram o que podes reservar no horário escolhido, não quem está sentado onde.
Da planta ao piso
Acompanha um piso, da planta que um administrador carrega aos números do fim do mês.
- 1
Mapeia o teu piso
Carrega uma planta, desenha as salas e coloca os postos de trabalho. Cada marcador liga-se a um registo que já manténs.
- 2
Reserva a partir da planta
Os colegas clicam num lugar livre e o formulário preenche-se sozinho.
- 3
Faz check-in, ou liberta o lugar
O check-in confirma que o posto está mesmo a ser usado. Sem check-in, o lugar volta a ficar livre.
- 4
Um quiosque na receção
A mesma planta em ecrã inteiro num monitor de parede: basta um relance para encontrar um lugar livre.
- 5
Números sem sensores
As reservas e os check-ins são a medição, por isso vês como o piso é mesmo usado.
O editor de plantas
Desenha a camada visual sobre dados que já manténs
Um administrador carrega uma planta por piso, desenha as zonas das salas e coloca por cima postos de trabalho, ativos e pontos de interesse. Cada marcador liga-se ao registo existente na Gfacility, por isso nada é criado duas vezes.
Editor de plantas
Sede, piso 2
- Selecionar
- Desenhar uma sala
- Colocar um posto
- Colocar um objeto
Sala de reuniões 2.04Sala ligada
Registo ligado
AtivoMáquina de café expresso
Um marcador liga-se a um ativo, a um item de configuração, a um produto ou a um ponto de interesse. Cada registo é colocado uma única vez.
Progresso do mapeamento
Piso 2
12 de 14 postos colocados
- Estado em tempo real por sala e por posto: verde se livre, vermelho se ocupado
- Passa o cursor ou clica para ver capacidade, disposição, equipamento e a próxima reserva
- Faz zoom, desloca e edita em ecrã inteiro em qualquer piso
As salas ligam-se aos registos de sala que já tens na Gfacility, por isso não as crias de novo.
O fundo é uma imagem sobre a qual desenhas: carrega um jpg, um png ou um svg do piso.
Reservar um posto
Reservar um posto é um hábito de trinta segundos
Escolhe o edifício, o dia e a parte do dia. Os postos que usas mais aparecem logo no topo, ordenados pelo teu próprio histórico de reservas. Reserva dois postos de uma só vez e atribui o segundo a um colega.
Nova reserva de posto
Reserva para Peter Klein
Edifício
Escritório de Breda
Dia
Amanhã
Parte do dia
Dia inteiroManhãTarde
Sugeridos para ti
Primeiro os favoritos e os postos que reservas mais vezes
PKEscolhido
Posto 2.31
Zona de equipa MarketingUsado com frequência
IAAtribuído a Inês Almeida
Posto 2.18
Zona de focoLivre
Posto 2.22
Zona junto às janelasLivre
Reservado
- Posto 2.14PKPeter Klein
- Posto 2.31IAInês Almeida
Dia inteiro, amanhã. O segundo posto pertence ao colega a quem foi atribuído, não a quem fez a reserva.
As salas e os postos reservam-se da mesma forma, com as mesmas regras, restrições e fluxos de aprovação.
Explorar a reserva de salas→Integração de parceiro
Sinais na própria secretária, com a Zens
O Gfacility liga-se ao Zens Desk Management System: o Smart PuK, um carregador sem fios embutido na secretária com um anel LED e um sensor de presença. O anel fica apagado enquanto uma secretária está livre ou ocupada, fica laranja quando uma reserva está prestes a começar e acende a azul ao fim do dia nas secretárias que foram usadas.
Um anel LED que só acende quando é preciso
Não há nenhum código de cores para decorar: o anel fica apagado enquanto uma secretária está livre e enquanto alguém está a trabalhar nela, por isso o piso mantém-se calmo. Fica laranja quando uma reserva nessa secretária está prestes a começar.
Azul ao fim do dia, para orientar a limpeza
No final do dia, as secretárias que foram mesmo usadas acendem a azul. A ronda de limpeza segue a luz em vez de passar por todas as secretárias do piso.
Check-in automático com o sensor de presença
Sente-se e o sensor na secretária faz o check-in na sua reserva. Ninguém se esquece do check-in, por isso a libertação automática nunca cancela uma secretária que está mesmo a ser usada.
Carregamento sem fios no mesmo sítio
O Smart PuK é também um carregador Qi. Pouse o telemóvel na secretária e ele carrega enquanto trabalha, sem cabos na secretária.
A Zens é parceira de integração da Gfacility.
Faltas
Um posto que ninguém ocupa volta a ficar livre
Fazer check-in é ler o código QR do posto. Se ninguém o ler, o servidor liberta o posto ao fim de trinta minutos, para que um lugar vazio não fique bloqueado para os outros.
Quinta-feira de manhã, terceiro piso
Dois postos, dois desfechos
Ocupado
Posto 2.14Posto 2.14
Lê o código para fazer check-in
Gfacility
Posto 2.14
Check-in feito
09:02
O check-in faz-se lendo o código QR do posto, ou marcando a reserva como tendo check-in no próprio registo. Na planta não existe qualquer botão de check-in.
Por ocupar
DisponívelPosto 2.18
Reservado por Inês Almeida
- 09:00A reserva começa. Ninguém lê o código do posto.
- 09:15Continua sem check-in, e o posto fica bloqueado para toda a gente.
- 09:30O servidor liberta o posto e devolve-o à planta.
A reserva não é apagada. Fica com check-out e permanece no histórico, por isso o lugar volta a estar livre e a falta continua a aparecer nos relatórios.
Corre no servidor
A libertação é uma tarefa agendada na Gfacility. Ninguém precisa de manter uma aplicação aberta para um lugar ficar livre.
Só onde o check-in é obrigatório
Aplica-se aos motivos de reserva em que ativas o check-in. Todas as outras reservas ficam intactas.
Sair mais cedo liberta o lugar
Faz check-out e o posto fica disponível para o resto do dia, sem ninguém esperar por um temporizador.
Os postos equipados com hardware Zens confirmam a presença a partir da própria secretária, por isso ninguém tem de se lembrar de ler o código.Ver a integração Zens→
Na receção
Um ecrã na parede que responde onde me posso sentar
Põe a mesma planta em ecrã inteiro num tablet de parede. Quem passa escolhe um edifício e um piso e vê o piso todo em cor e ao vivo, com o número de lugares livres por piso ao lado.
O quiosque da planta, em ecrã inteiro.
Três estados, uma cor cada
- DisponívelLivre no momento que estás a consultar.
- ReservadoOcupado por uma reserva.
- IndisponívelFora de uso, fechado ou não reservável.
Agora, ou um pouco mais tarde
Now+30m+1h+2h
O seletor de hora volta a colorir o piso para o momento que escolheres, por isso vês o que está livre depois da tua próxima reunião e não apenas agora.
Sem iniciar sessão
O quiosque mostra o piso a quem estiver à frente dele. Ninguém escreve uma palavra-passe num ecrã de parede.
Filtra até ao lugar que serve
Os filtros de disponibilidade imediata, capacidade e equipamento reduzem a planta, e o painel de ocupação ao vivo mantém à vista os totais de salas e postos.
Encontra a pessoa, não só o posto
O quiosque procura salas e pessoas, por isso um posto reservado leva-te ao colega que hoje está lá sentado. A planta no browser é sobre lugares, não sobre pessoas.
Dias no escritório
Marca o dia e o posto vem contigo
Um clique e a tua terça fica no escritório. Reservas o teu posto no mesmo ecrã e, com mais um toque, ele volta todas as terças.
A tua semana
Um clique por dia
Marca o dia
Terça-feira, no escritório
Também um posto? Um toque.
Posto 2.14 reservado
O mesmo posto todas as terças?
Passa a estar na tua semana
seg
Remoto
ter
Escritório
2.14qua
Escritório
qui
Remoto
sex
Ausente
Todas as terças o posto 2.14 volta à tua semana, por isso nunca começas o dia a tratar disso.
No escritório na terça
- PKPeter KleinEquipa de workplaceEscritório
- IAInês AlmeidaService deskEscritório
- RCRui CarvalhoService deskEscritório
- MPMarta PiresServiços no terrenoEscritório
Escolhe as tuas equipas e uma só semana mostra-as todas, para mudares um dia para onde estão as pessoas.
Microsoft 365
Horário e local de trabalho
Terça-feira
No escritórioEscritório de Breda
Gfacility
O dia que alguém declara na Gfacility pode ser escrito no local de trabalho do Microsoft 365 dessa pessoa, utilizador a utilizador e com o consentimento de cada um. É um local de trabalho, não uma reunião: nada é acrescentado à agenda.
O que uma pessoa define à mão prevalece sobre tudo o que é derivado noutro sítio.
Vê como funciona o planeamento híbrido→Análise
Ocupação que consegues provar, dia após dia
Presença, ocupação dos postos e os dias em que as pessoas vêm mesmo, tudo deduzido das reservas e dos check-ins que já tens.
Ver o que mostra o workplace analytics→Ocupação dos postos
Últimos 30 dias, escritório de Breda
Taxa de presença
0%
dos dias de escritório declarados
Ocupação dos postos
0%
dos postos reserváveis num dia médio
Dia mais cheio
Terça-feira
78% da equipa no escritório
Presentes por dia
41%
78%
66%
72%
29%
seg
ter
qua
qui
sex
Parte da equipa no edifício, em média no período.
Equipas que se cruzam
- Service desk e Serviços no terreno3 dias por semana
- Finanças e Compras2 dias por semana
- Workplace e Facility2 dias por semana
Que equipas acabam no edifício nos mesmos dias, a partir dos postos que reservam.
Tudo vem das reservas e dos check-ins nos postos, por isso não precisas de qualquer hardware para teres estes números. Os postos equipados com hardware Zens tornam-nos ainda mais precisos, porque confirmam a presença na própria secretária, e os dados de presença de um fornecedor podem ser importados ao lado destes.Ver a integração Zens→
Dados de exemplo.
Perguntas sobre plantas e reserva de postos
Plantas & reserva de postos
Temos de recriar as nossas salas?
Não. As salas ligam-se aos registos de sala que já tem no Gfacility, por isso a planta reutiliza os seus dados existentes. Os postos são criados à medida que organiza o piso, uma vez que o próprio conceito é novo.
Podemos definir regras diferentes por posto ou sala?
Sim. Os postos e as salas seguem as mesmas regras de reserva, restrições, fluxos de aprovação e horários de funcionamento que vigoram em todo o Gfacility, pelo que a política se mantém coerente onde quer que se reserve.
Precisamos de sensores de ocupação?
Não. A disponibilidade, a libertação automática e as análises assentam todas nas reservas e nos check-ins no posto, por isso uma planta funciona desde o primeiro dia sem hardware. Se já recolhes dados de presença, podem ser importados juntamente com estes, e o hardware opcional da Zens acrescenta deteção de presença na própria secretária.
O que acontece se alguém não aparecer?
Se o motivo da reserva exigir check-in e ninguém fizer check-in nos 30 minutos seguintes à hora de início, o servidor liberta o posto automaticamente e este volta a ficar verde na planta. Quem sai mais cedo e faz check-out liberta o lugar de imediato.
Os colegas conseguem ver quem está sentado onde?
No quiosque da planta na receção, um posto reservado mostra o nome de quem o ocupa, para saberes onde encontrar cada pessoa. Na aplicação vês os participantes de uma reserva que abras na planta. Na planta não há pesquisa por pessoa: procuras um posto, não um colega.
Tenho de reservar um posto todos os dias?
Não. Marcas o teu dia no escritório e reservas o teu posto no mesmo ecrã e, com a repetição semanal, esse posto fica no teu ritmo todas as semanas. A reserva em si é criada dia a dia, e é isso que mantém a planta a mostrar a situação real a cada momento.
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