Uma secretária que acende quando a próxima reserva está prestes a começar, um check-in sem abrir uma app, um telemóvel que carrega no mesmo sítio e, ao fim do dia, uma luz que diz à limpeza que secretárias foram mesmo usadas. É isso que faz a integração entre a reserva de secretárias do Gfacility e o Zens Desk Management System. Este artigo explica exatamente como funciona, do anel na secretária aos dados nos seus relatórios de ocupação.
O que é o hardware da Zens na secretária?
A Zens embute um carregador sem fios no tampo da secretária: o Smart PuK, um disco que fica à face da mesa. À volta há um anel LED e, no interior, um sensor de presença. Um só dispositivo, três funções:
- O anel LED sinaliza a cores quando algo está prestes a acontecer na secretária, visível à distância.
- O sensor de presença deteta se está mesmo alguém sentado à secretária.
- O carregador Qi carrega um telemóvel ou uns auriculares pousados em cima, sem cabos na secretária.
O hardware instala-se por secretária e liga-se ao software de reservas, neste caso o Gfacility. A Zens refere o Gfacility como parceiro de integração.
Como é que o anel segue a sua reserva?
O Gfacility é a fonte de verdade das reservas. Quer alguém reserve uma secretária na planta interativa, a partir do Outlook ou no quiosque da entrada, a reserva chega ao Gfacility, e a integração passa ao hardware da Zens aquilo que conta. Repare no que o anel deliberadamente não faz: nunca pinta o piso de verde e vermelho.
- Apagado: o estado normal. Uma secretária livre e uma secretária onde alguém trabalha deixam o anel apagado nos dois casos, por isso um piso cheio de secretárias mantém-se calmo.
- Laranja: está prestes a começar uma reserva nesta secretária. Quem ainda lá está vê que é hora de terminar, e quem procura lugar sabe que este fica ocupado dentro de momentos.
- Azul: o sinal de limpeza ao fim do dia, nas secretárias que foram mesmo usadas nesse dia.
Quem reserva a secretária 12 para a tarde vê o anel ficar laranja pouco antes de o período começar, não no momento da reserva; assim que a reserva arranca, ou se for cancelada, o anel está de novo apagado. Livre versus ocupada é o trabalho da planta, do quiosque e dos filtros de disponibilidade, onde o verde e o vermelho são úteis porque já está à procura de uma secretária. No piso em si, só recebem cor os dois momentos que pedem algo a uma pessoa.
Como funciona o check-in automático?
Esta é a parte que elimina um incómodo diário real. Os sistemas de reserva de secretárias usam um check-in para confirmar que uma secretária reservada é mesmo usada, e a libertação automática para devolver ao conjunto as secretárias dos que não aparecem. Isso só funciona se as pessoas se lembrarem do check-in, e muitas vezes não se lembram.
Com o sensor na secretária, o check-in deixa de ser uma tarefa:
- O Peter reserva a secretária 12 no Gfacility para amanhã de manhã.
- Senta-se e pousa o telemóvel no Smart PuK, ou simplesmente começa a trabalhar.
- O sensor deteta a presença e o Gfacility regista a reserva automaticamente.
- A libertação automática deixa a secretária em paz, porque o sistema sabe que está mesmo a ser usada.
Para ser preciso sobre o que um sensor pode e não pode fazer: confirma o uso quando alguém já lá está. Não prevê um no-show com antecedência; para isso, os dados de calendário e de acessos dão um sinal mais cedo. Os dois trabalham juntos: a previsão liberta secretárias antes de o período começar, o sensor torna o check-in sem esforço e mantém honesta a imagem do piso.
Carregamento sem fios no mesmo sítio
O Smart PuK é também um carregador Qi, por isso a secretária ganha um ponto de carregamento exatamente onde as pessoas já pousam o telemóvel. Sem carregadores para distribuir na receção, sem cabos para gerir por secretária, e mais uma razão para o telemóvel acabar em cima do sensor, o que por sua vez confirma a presença.
O que significa para os seus dados de ocupação?
O sensor regista que uma secretária está em uso, não quem a usa. A ligação a uma pessoa existe apenas através da reserva no Gfacility, exatamente como numa reserva sem hardware. O que ganha são dados de utilização honestos: reservado versus realmente usado, por secretária, por zona e por piso, nos mesmos relatórios de ocupação que a reserva de secretárias no Gfacility já fornece, e ainda o sinal de limpeza ao fim do dia. É o número de que precisa quando a conversa passa a ser sobre espaço e custos.
Para começar
O lado do hardware é uma instalação Zens por secretária; o lado do software é a reserva de secretárias no Gfacility com as secretárias na sua planta. Quer vê-lo a funcionar com os seus próprios pisos? Agende uma conversa de descoberta, ou leia primeiro sobre plantas e reserva de secretárias.
Perguntas frequentes
Como funciona o check-in automático com o sensor na secretária?+
O Smart PuK da Zens embutido na secretária contém um sensor de presença. Quando alguém se senta numa secretária reservada no Gfacility, o sensor deteta a presença e o Gfacility marca a reserva como registada. Ninguém precisa de abrir uma app nem de digitalizar nada, e a libertação automática nunca cancela uma secretária que está mesmo a ser usada.
O que mostra o anel LED na secretária?+
Apenas os dois momentos que pedem uma ação. O anel fica apagado enquanto uma secretária está livre e enquanto alguém trabalha nela, por isso o escritório não é um semáforo. Fica laranja quando uma reserva nessa secretária está prestes a começar, e azul ao fim do dia nas secretárias que foram usadas. Livre versus ocupada é o papel da planta e do quiosque.
Porque é que o anel fica azul ao fim do dia?+
É o sinal de limpeza. No final do dia, as secretárias que foram mesmo usadas acendem a azul, para que a ronda de limpeza faça essas em vez de todas as secretárias do piso. Uma secretária onde ninguém se sentou fica apagada, porque o sensor não registou ninguém.
Que dados partilha o hardware da Zens com o Gfacility?+
Sinais de presença e ocupação por secretária. O sensor regista que uma secretária está em uso, não quem lá está sentado; a ligação a uma pessoa vem da reserva no Gfacility. Não há câmara nem rastreio da localização de pessoas.
Ainda precisamos da libertação automática se as secretárias tiverem sensores?+
Sim. A libertação automática continua a ser a rede de segurança para reservas a que ninguém aparece, e o sensor torna-a fiável: uma secretária mesmo usada fica registada automaticamente e nunca é libertada por engano. Prever os no-shows mais cedo continua a ser o papel dos dados de calendário e de acessos.