Vê do outro lado do piso se uma secretária está livre, fica registado sem abrir uma app e carrega o telemóvel exatamente no mesmo sítio. É isso que faz a integração entre a reserva de secretárias do Gfacility e o hardware de desk management da Zens. Este artigo explica exatamente como funciona, do anel na secretária aos dados nos seus relatórios de ocupação.
O que é o hardware da Zens na secretária?
A Zens embute um carregador sem fios no tampo da secretária: um disco que fica à face da mesa. À volta há um anel LED e, no interior, um sensor de presença. Um só dispositivo, três funções:
- O anel LED mostra o estado da secretária a cores, visível à distância.
- O sensor de presença deteta se está mesmo alguém sentado à secretária.
- O carregador Qi carrega um telemóvel ou uns auriculares pousados em cima, sem cabos na secretária.
O hardware instala-se por secretária e liga-se ao software de reservas, neste caso o Gfacility. A Zens refere o Gfacility como parceiro de integração.
Como é que o anel segue a sua reserva?
O Gfacility é a fonte de verdade das reservas. Quer alguém reserve uma secretária na planta interativa, a partir do Outlook ou no quiosque da entrada, a reserva chega ao Gfacility, e a integração passa o estado de cada secretária ao hardware da Zens:
- Verde: a secretária está livre e pode ser reservada ou ocupada na hora.
- Vermelho: a secretária está reservada ou ocupada.
A cor muda no momento em que a reserva muda. Quem reserva a secretária 12 para a tarde põe o anel a vermelho nesse período; quando a reserva termina ou é cancelada, o anel volta a verde. A planta, o quiosque e o anel na secretária mostram o mesmo estado, porque leem todos a mesma reserva.
Como funciona o check-in automático?
Esta é a parte que elimina um incómodo diário real. Os sistemas de reserva de secretárias usam um check-in para confirmar que uma secretária reservada é mesmo usada, e a libertação automática para devolver ao conjunto as secretárias dos que não aparecem. Isso só funciona se as pessoas se lembrarem do check-in, e muitas vezes não se lembram.
Com o sensor na secretária, o check-in deixa de ser uma tarefa:
- O Peter reserva a secretária 12 no Gfacility para amanhã de manhã.
- Senta-se e pousa o telemóvel no disco, ou simplesmente começa a trabalhar.
- O sensor deteta a presença e o Gfacility regista a reserva automaticamente.
- A libertação automática deixa a secretária em paz, porque o sistema sabe que está mesmo a ser usada.
Para ser preciso sobre o que um sensor pode e não pode fazer: confirma o uso quando alguém já lá está. Não prevê um no-show com antecedência; para isso, os dados de calendário e de acessos dão um sinal mais cedo. Os dois trabalham juntos: a previsão liberta secretárias antes de o período começar, o sensor torna o check-in sem esforço e mantém honesta a imagem do piso.
Carregamento sem fios no mesmo sítio
O disco é também um carregador Qi, por isso a secretária ganha um ponto de carregamento exatamente onde as pessoas já pousam o telemóvel. Sem carregadores para distribuir na receção, sem cabos para gerir por secretária, e mais uma razão para o telemóvel acabar em cima do sensor, o que por sua vez confirma a presença.
O que significa para os seus dados de ocupação?
O sensor regista que uma secretária está em uso, não quem a usa. A ligação a uma pessoa existe apenas através da reserva no Gfacility, exatamente como numa reserva sem hardware. O que ganha são dados de utilização honestos: reservado versus realmente usado, por secretária, por zona e por piso, nos mesmos relatórios de ocupação que a reserva de secretárias no Gfacility já fornece. É o número de que precisa quando a conversa passa a ser sobre espaço e custos.
Para começar
O lado do hardware é uma instalação Zens por secretária; o lado do software é a reserva de secretárias no Gfacility com as secretárias na sua planta. Quer vê-lo a funcionar com os seus próprios pisos? Agende uma conversa de descoberta, ou leia primeiro sobre plantas e reserva de secretárias.
Perguntas frequentes
Como funciona o check-in automático com o sensor na secretária?+
O disco Zens embutido na secretária contém um sensor de presença. Quando alguém se senta numa secretária reservada no Gfacility, o sensor deteta a presença e o Gfacility marca a reserva como registada. Ninguém precisa de abrir uma app nem de digitalizar nada, e a libertação automática nunca cancela uma secretária que está mesmo a ser usada.
O que mostra o anel LED na secretária?+
O anel segue em direto o estado da reserva no Gfacility: verde significa livre, vermelho significa reservada ou ocupada. Quem atravessa o piso vê num relance que secretárias estão disponíveis, sem abrir uma planta ou uma app.
Que dados partilha o hardware da Zens com o Gfacility?+
Sinais de presença e ocupação por secretária. O sensor regista que uma secretária está em uso, não quem lá está sentado; a ligação a uma pessoa vem da reserva no Gfacility. Não há câmara nem rastreio da localização de pessoas.
Ainda precisamos da libertação automática se as secretárias tiverem sensores?+
Sim. A libertação automática continua a ser a rede de segurança para reservas a que ninguém aparece, e o sensor torna-a fiável: uma secretária mesmo usada fica registada automaticamente e nunca é libertada por engano. Prever os no-shows mais cedo continua a ser o papel dos dados de calendário e de acessos.