Je ziet vanaf de andere kant van de vloer of een bureau vrij is, je wordt ingecheckt zonder een app te openen, en je laadt je telefoon op precies dezelfde plek. Dat is wat de integratie tussen Gfacility deskbooking en de deskmanagement-hardware van Zens doet. In dit artikel lees je exact hoe het werkt, van de ring in het bureau tot de data in je bezettingsrapportage.
Wat is de Zens-hardware in het bureau?
Zens bouwt een draadloze lader in het bureaublad: een puck die vlak in het blad zit. Daaromheen zit een LED-ring, en daarin een aanwezigheidssensor. Eén apparaat, drie taken:
- De LED-ring toont de status van het bureau in kleur, zichtbaar op afstand.
- De aanwezigheidssensor detecteert of er echt iemand aan het bureau zit.
- De Qi-lader laadt een telefoon of oordopjes die erop liggen, zonder kabels op het bureau.
De hardware wordt per bureau geïnstalleerd en koppelt met de deskbooking-software, in dit geval Gfacility. Zens noemt Gfacility als integratiepartner.
Hoe volgt de ring je reservering?
Gfacility is de bron van de waarheid voor reserveringen. Of iemand een bureau boekt op de interactieve plattegrond, vanuit Outlook of via de kiosk in de lobby, de reservering landt in Gfacility, en de koppeling geeft de status van elk bureau door aan de Zens-hardware:
- Groen: het bureau is vrij en kan geboekt of ter plekke gepakt worden.
- Rood: het bureau is gereserveerd of bezet.
De kleur verandert op het moment dat de reservering verandert. Wie bureau 12 boekt voor de middag, kleurt de ring voor dat tijdslot rood; loopt de reservering af of wordt hij geannuleerd, dan wordt de ring weer groen. De plattegrond, de kiosk en de ring op het bureau tonen dezelfde status, omdat ze allemaal dezelfde reservering lezen.
Hoe werkt het automatisch inchecken?
Dit is het deel dat een echte dagelijkse ergernis wegneemt. Deskbooking-systemen gebruiken een check-in om te bevestigen dat een geboekt bureau echt gebruikt wordt, en auto-release om no-show-bureaus terug in de pool te zetten. Dat werkt alleen als mensen eraan denken om in te checken, en dat doen ze vaak niet.
Met de sensor in het bureau is inchecken geen taak meer:
- Peter reserveert bureau 12 in Gfacility voor morgenochtend.
- Hij gaat zitten en legt zijn telefoon op de puck, of begint gewoon te werken.
- De sensor detecteert de aanwezigheid en Gfacility checkt de reservering automatisch in.
- Auto-release laat het bureau met rust, want het systeem weet dat het echt in gebruik is.
Voor de precisie, over wat een sensor wel en niet kan: hij bevestigt gebruik zodra iemand er is. Hij voorspelt geen no-show vooraf; daarvoor geven agenda- en toegangsdata een eerder signaal. De twee werken samen: voorspelling geeft bureaus vrij voordat het tijdslot begint, de sensor maakt de check-in moeiteloos en houdt het beeld op de vloer eerlijk.
Draadloos opladen op dezelfde plek
De puck is ook een Qi-lader, dus het bureau krijgt een oplaadpunt precies waar mensen hun telefoon toch al neerleggen. Geen laders uitdelen bij de receptie, geen kabels beheren per bureau, en één reden extra waarom de telefoon op de sensor belandt, wat op zijn beurt de aanwezigheid bevestigt.
Wat betekent het voor je bezettingsdata?
De sensor registreert dat een bureau in gebruik is, niet wie het gebruikt. De koppeling met een persoon bestaat alleen via de reservering in Gfacility, precies zoals bij een reservering zonder hardware. Wat je wint is eerlijke gebruiksdata: geboekt versus echt gebruikt, per bureau, per zone en per verdieping, in dezelfde bezettingsrapportage die deskbooking in Gfacility al levert. Dat is het cijfer dat je nodig hebt als het gesprek over vloeroppervlak en kosten gaat.
Aan de slag
De hardwarekant is een Zens-installatie per bureau; de softwarekant is deskbooking in Gfacility met de bureaus op je plattegrond. Wil je het zien werken met je eigen verdiepingen? Plan een ontdekkingsgesprek en we lopen het samen door, of lees eerst meer over plattegronden en deskbooking.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt het automatisch inchecken via de sensor in het bureau?+
De Zens-puck in het bureau bevat een aanwezigheidssensor. Gaat iemand zitten aan een bureau dat hij in Gfacility heeft gereserveerd, dan detecteert de sensor de aanwezigheid en zet Gfacility de reservering op ingecheckt. Niemand hoeft een app te openen of iets te scannen, en auto-release annuleert nooit een bureau dat echt in gebruik is.
Wat laat de LED-ring in het bureau zien?+
De ring volgt de reserveringsstatus in Gfacility live: groen betekent vrij, rood betekent gereserveerd of bezet. Wie over de vloer loopt ziet in één oogopslag welke bureaus beschikbaar zijn, zonder plattegrond of app te openen.
Welke gegevens deelt de Zens-hardware met Gfacility?+
Aanwezigheids- en bezettingssignalen per bureau. De sensor registreert dat een bureau in gebruik is, niet wie er zit; de koppeling met een persoon komt uit de reservering in Gfacility. Er is geen camera en geen locatievolgsysteem voor personen.
Hebben we auto-release nog nodig als bureaus sensoren hebben?+
Ja. Auto-release blijft het vangnet voor reserveringen waar niemand komt opdagen, en de sensor maakt het betrouwbaar: een bureau dat echt gebruikt wordt is automatisch ingecheckt en wordt dus nooit per ongeluk vrijgegeven. No-shows eerder voorspellen blijft het werk van agenda- en toegangsdata.