Een bureau dat oplicht als de volgende reservering bijna begint, inchecken zonder een app te openen, je telefoon opladen op precies dezelfde plek, en ’s avonds een lampje dat de schoonmaak vertelt welke bureaus echt gebruikt zijn. Dat is wat de integratie tussen Gfacility deskbooking en het Zens Desk Management System doet. In dit artikel lees je exact hoe het werkt, van de ring in het bureau tot de data in je bezettingsrapportage.
Wat is de Zens-hardware in het bureau?
Zens bouwt een draadloze lader in het bureaublad: de Smart PuK, een puck die vlak in het blad zit. Daaromheen zit een LED-ring, en daarin een aanwezigheidssensor. Eén apparaat, drie taken:
- De LED-ring seint in kleur wanneer er iets moet gebeuren aan het bureau, zichtbaar op afstand.
- De aanwezigheidssensor detecteert of er echt iemand aan het bureau zit.
- De Qi-lader laadt een telefoon of oordopjes die erop liggen, zonder kabels op het bureau.
De hardware wordt per bureau geïnstalleerd en koppelt met de deskbooking-software, in dit geval Gfacility. Zens noemt Gfacility als integratiepartner.
Hoe volgt de ring je reservering?
Gfacility is de bron van de waarheid voor reserveringen. Of iemand een bureau boekt op de interactieve plattegrond, vanuit Outlook of via de kiosk in de lobby, de reservering landt in Gfacility, en de koppeling geeft door wat ertoe doet aan de Zens-hardware. Let op wat de ring bewust niet doet: hij verft de vloer nooit groen en rood.
- Uit: de normale toestand. Een vrij bureau en een bureau waar iemand werkt laten de ring allebei donker, dus een vloer vol bureaus blijft rustig.
- Oranje: er begint zo een reservering op dit bureau. Wie er nog zit ziet dat het tijd is om af te ronden, en wie een plek zoekt weet dat deze zo bezet is.
- Blauw: het schoonmaaksignaal aan het eind van de dag, op de bureaus die die dag echt gebruikt zijn.
Wie bureau 12 boekt voor de middag, ziet de ring oranje kleuren vlak voordat het tijdslot begint, niet op het moment van boeken; zodra de reservering loopt, of als hij geannuleerd wordt, is de ring weer uit. Vrij versus bezet is het werk van de plattegrond, de kiosk en de beschikbaarheidsfilters, waar groen en rood wel nuttig zijn omdat je daar toch al een bureau zoekt. Op de vloer zelf krijgen alleen de twee momenten kleur die iets van iemand vragen.
Hoe werkt het automatisch inchecken?
Dit is het deel dat een echte dagelijkse ergernis wegneemt. Deskbooking-systemen gebruiken een check-in om te bevestigen dat een geboekt bureau echt gebruikt wordt, en auto-release om no-show-bureaus terug in de pool te zetten. Dat werkt alleen als mensen eraan denken om in te checken, en dat doen ze vaak niet.
Met de sensor in het bureau is inchecken geen taak meer:
- Peter reserveert bureau 12 in Gfacility voor morgenochtend.
- Hij gaat zitten en legt zijn telefoon op de Smart PuK, of begint gewoon te werken.
- De sensor detecteert de aanwezigheid en Gfacility checkt de reservering automatisch in.
- Auto-release laat het bureau met rust, want het systeem weet dat het echt in gebruik is.
Voor de precisie, over wat een sensor wel en niet kan: hij bevestigt gebruik zodra iemand er is. Hij voorspelt geen no-show vooraf; daarvoor geven agenda- en toegangsdata een eerder signaal. De twee werken samen: voorspelling geeft bureaus vrij voordat het tijdslot begint, de sensor maakt de check-in moeiteloos en houdt het beeld op de vloer eerlijk.
Draadloos opladen op dezelfde plek
De Smart PuK is ook een Qi-lader, dus het bureau krijgt een oplaadpunt precies waar mensen hun telefoon toch al neerleggen. Geen laders uitdelen bij de receptie, geen kabels beheren per bureau, en één reden extra waarom de telefoon op de sensor belandt, wat op zijn beurt de aanwezigheid bevestigt.
Wat betekent het voor je bezettingsdata?
De sensor registreert dat een bureau in gebruik is, niet wie het gebruikt. De koppeling met een persoon bestaat alleen via de reservering in Gfacility, precies zoals bij een reservering zonder hardware. Wat je wint is eerlijke gebruiksdata: geboekt versus echt gebruikt, per bureau, per zone en per verdieping, in dezelfde bezettingsrapportage die deskbooking in Gfacility al levert, met het schoonmaaksignaal ’s avonds daar bovenop. Dat is het cijfer dat je nodig hebt als het gesprek over vloeroppervlak en kosten gaat.
Aan de slag
De hardwarekant is een Zens-installatie per bureau; de softwarekant is deskbooking in Gfacility met de bureaus op je plattegrond. Wil je het zien werken met je eigen verdiepingen? Plan een ontdekkingsgesprek en we lopen het samen door, of lees eerst meer over plattegronden en deskbooking.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt het automatisch inchecken via de sensor in het bureau?+
De Zens Smart PuK in het bureau bevat een aanwezigheidssensor. Gaat iemand zitten aan een bureau dat hij in Gfacility heeft gereserveerd, dan detecteert de sensor de aanwezigheid en zet Gfacility de reservering op ingecheckt. Niemand hoeft een app te openen of iets te scannen, en auto-release annuleert nooit een bureau dat echt in gebruik is.
Wat laat de LED-ring in het bureau zien?+
Alleen de twee momenten waar iemand iets mee moet. De ring blijft uit zolang een bureau vrij is en zolang er iemand werkt, dus het kantoor is geen stoplicht. Hij kleurt oranje als een reservering op dat bureau bijna begint, en blauw aan het eind van de dag op de bureaus die gebruikt zijn. Vrij versus bezet is waar de plattegrond en de kiosk voor zijn.
Waarom kleurt de ring 's avonds blauw?+
Dat is het schoonmaaksignaal. Aan het eind van de dag lichten de bureaus die echt gebruikt zijn blauw op, zodat de schoonmaakronde die bureaus kan doen in plaats van elk bureau op de vloer. Een bureau waar de hele dag niemand zat blijft uit, want de sensor heeft er niemand geregistreerd.
Welke gegevens deelt de Zens-hardware met Gfacility?+
Aanwezigheids- en bezettingssignalen per bureau. De sensor registreert dat een bureau in gebruik is, niet wie er zit; de koppeling met een persoon komt uit de reservering in Gfacility. Er is geen camera en geen locatievolgsysteem voor personen.
Hebben we auto-release nog nodig als bureaus sensoren hebben?+
Ja. Auto-release blijft het vangnet voor reserveringen waar niemand komt opdagen, en de sensor maakt het betrouwbaar: een bureau dat echt gebruikt wordt is automatisch ingecheckt en wordt dus nooit per ongeluk vrijgegeven. No-shows eerder voorspellen blijft het werk van agenda- en toegangsdata.