Het gebruiksvriendelijkste alternatief voor Ultimo voor zaalreservering is een systeem dat werkt waar je mensen al werken: in Microsoft Outlook. Gfacility is zo’n alternatief. Je reserveert een vergaderzaal zonder apart portaal, en in dezelfde flow meld je bezoekers aan en regel je catering, zodat reserveren breder gaat dan alleen een zaal. Een AI-assistent regelt de details, en de overstap vanaf Ultimo wordt volledig voor je geregeld. Voor organisaties die nu een vervanger zoeken voor de reserveringsmodule van Ultimo is dat het verschil tussen weer een tool en een systeem dat mensen ook echt gebruiken.
Waarom zoeken organisaties een alternatief voor Ultimo?
De directe aanleiding is concreet: IFS Ultimo stopt per 1 januari 2028 met de ondersteuning van de reserveringsmodule, waardoor het reserveren van vergaderzalen op termijn ergens anders moet landen (zie de aankondiging van de uitfasering). Vooral bij zorgorganisaties, die vaak multi-site werken, is dat een acute vraag. Plan de overstap op basis van de exacte einddatum en scope die je eigen leverancier bevestigt.
De dieperliggende reden is bekender: lage adoptie. Een aparte reserveringstool met een eigen login wordt zelden consequent gebruikt. Mensen mailen de receptie, blokkeren een zaal in hun eigen agenda of lopen even langs. De data klopt niet, no-shows en ghost bookings lopen op, en de bezetting is niet te sturen. Een vervanger kiezen is dus het moment om niet alleen de tool te vervangen, maar ook het adoptieprobleem op te lossen.
Wat maakt een alternatief eenvoudiger en gebruiksvriendelijker?
Gebruiksvriendelijk betekent niet alleen een mooier portaal. Het betekent geen los portaal. Drie dingen maken het verschil:
Werkt waar je mensen al werken. Reserveren gebeurt in Outlook, niet in een apart systeem dat eerst geleerd moet worden.
AI doet het werk, niet de gebruiker. Een AI-assistent stelt een passende zaal voor op basis van het tijdstip, het aantal deelnemers en de locatie, in plaats van dat iemand handmatig door een lijst zoekt.
De overstap is volledig ontzorgd. De migratie van bestaande reserveringen wordt geautomatiseerd uitgevoerd, zodat je teams niet stilvallen tijdens de wissel.
| Losse reserveringstool | Gfacility |
|---|---|
| Apart portaal met een eigen login | Reserveren vanuit Outlook en Teams |
| Handmatig zoeken naar een vrije zaal | AI-assistent stelt een passende zaal voor |
| Overstap is een complex implementatieproject | Volledig ontzorgde implementatie |
De vergelijking beschrijft de aanpak van Gfacility tegenover een typische losse reserveringsmodule, op basis van publiek beschikbare functionaliteit op het moment van schrijven.
Hoe werkt zaalreservering in Gfacility?
Gfacility is een AI-native enterprise service management (ESM) platform dat IT, Facility en Workplace op een engine samenbrengt. Voor zaalreservering betekent dat: diepe integratie met Microsoft 365, zodat een medewerker een vergaderzaal boekt vanuit de agenda die hij toch al open heeft. Geen extra login, geen apart portaal. Meer over de functionaliteit staat op de pagina ruimtereservering.
Bovenop die integratie werkt een persoonlijke AI-assistent voor elke medewerker. Die assistent regelt de reservering: hij begrijpt de vraag, stelt een geschikte zaal voor en legt de boeking vast, zodat het regelen van een zaal een kwestie van een zin wordt. Zie ook Workplace AI voor hoe AI Workers het werk daadwerkelijk afhandelen in plaats van alleen suggesties te doen.
Reserveren is meer dan een zaal: bezoekers en catering in een flow
Een vergadering plannen is zelden alleen een zaal vastleggen. Er komen bezoekers, en er is catering nodig. In Gfacility regel je dat in een doorlopende flow: je reserveert de zaal, meldt de bezoekers aan en bestelt catering, zonder over te stappen naar drie aparte systemen. Voor de organisator scheelt dat handelingen; voor facility levert het een compleet beeld op van wat er op een dag binnenkomt. Zo wordt het reserveringsproces niet alleen verplaatst van Ultimo naar een nieuwe tool, maar ook eenvoudiger dan het was.
Hoe verloopt de migratie van Ultimo naar Gfacility?
De overstap vanaf Ultimo wordt volledig geregeld. Bestaande reserveringen worden geautomatiseerd en door ons overgezet, zodat de verstoring van de dienstverlening minimaal blijft en medewerkers gewoon kunnen blijven boeken. Dat is bewust: de reden om over te stappen is gebruiksgemak, dus de overstap zelf mag geen drempel zijn. Een breder overzicht van het platform vind je op workplace management.
Veelgestelde vragen
Stopt Ultimo met de reserveringsmodule? +
Ja. IFS Ultimo stopt per 1 januari 2028 met de ondersteuning van de reserveringsmodule voor zaalreservering, dus organisaties hebben een alternatief nodig. Verifieer de exacte datum en scope bij je eigen leverancier voordat je een migratie plant.
Wat is het gebruiksvriendelijkste alternatief voor Ultimo voor zaalreservering? +
Een systeem dat werkt waar je mensen al werken. Gfacility laat medewerkers een vergaderzaal reserveren vanuit Outlook, zonder apart portaal, met een AI-assistent die een passende zaal voorstelt.
Kun je in Gfacility ook bezoekers en catering reserveren? +
Ja. Reserveren in Gfacility gaat verder dan een zaal: in dezelfde flow meld je bezoekers aan en regel je catering, zodat een vergadering in een keer compleet staat in plaats van in drie losse systemen.
Hoe verloopt de migratie van Ultimo naar Gfacility? +
Gfacility regelt de overstap. Bestaande reserveringen worden geautomatiseerd overgezet, zodat de dienstverlening zo min mogelijk wordt verstoord en je teams direct verder kunnen in de nieuwe omgeving.