A alternativa ao Ultimo mais fácil de usar para a reserva de salas é um sistema que funciona onde as suas pessoas já trabalham: no Microsoft Outlook. A Gfacility é uma alternativa assim. Reserva uma sala de reuniões sem um portal separado e, no mesmo fluxo, regista os visitantes e organiza o catering, de modo que reservar abrange mais do que apenas uma sala. Um assistente de IA trata dos detalhes, e a mudança a partir do Ultimo é tratada por completo por si. Para as organizações que procuram agora um substituto para o módulo de reservas do Ultimo, essa é a diferença entre mais uma ferramenta e um sistema que as pessoas realmente usam.
Porque é que as organizações procuram uma alternativa ao Ultimo?
O motivo imediato é concreto: o IFS Ultimo termina o suporte ao seu módulo de reservas em 1 de janeiro de 2028, o que significa que a reserva de salas de reuniões terá, a prazo, de passar para outro lugar (ver o anúncio da descontinuação). Sobretudo nas organizações de saúde, que muitas vezes operam em vários locais, é uma questão premente. Planeie a mudança com base na data de fim e no âmbito exatos que o seu próprio fornecedor confirmar.
A razão mais profunda é mais conhecida: a baixa adoção. Uma ferramenta de reservas separada com o seu próprio início de sessão raramente é usada de forma consistente. As pessoas enviam e-mail à receção, bloqueiam uma sala na sua própria agenda ou passam por lá. Os dados não batem certo, as faltas e as reservas fantasma acumulam-se, e a ocupação não pode ser gerida. Escolher um substituto é, por isso, o momento de resolver não só a ferramenta, mas também o problema de adoção.
O que torna uma alternativa mais simples e mais fácil de usar?
Fácil de usar não significa apenas um portal mais bonito. Significa nenhum portal separado. Três coisas fazem a diferença:
Funciona onde as suas pessoas já trabalham. A reserva acontece no Outlook, não num sistema separado que primeiro tem de ser aprendido.
A IA faz o trabalho, não o utilizador. Um assistente de IA sugere uma sala adequada com base na hora, no número de participantes e na localização, em vez de alguém procurar numa lista à mão.
A mudança é totalmente assegurada. A migração das reservas existentes é feita de forma automática, para que as suas equipas não parem durante a transição.
| Ferramenta de reservas autónoma | Gfacility |
|---|---|
| Portal separado com o seu próprio início de sessão | Reservar a partir do Outlook e do Teams |
| Procura manual de uma sala livre | O assistente de IA sugere uma sala adequada |
| A mudança é um projeto de implementação complexo | Implementação totalmente assegurada |
A comparação descreve a abordagem da Gfacility face a um módulo de reservas autónomo típico, com base na funcionalidade publicamente disponível no momento da redação.
Como funciona a reserva de salas na Gfacility?
A Gfacility é uma plataforma de enterprise service management (ESM) nativa de IA que reúne IT, Facility e Workplace num único motor. Para a reserva de salas, isso significa uma integração profunda com o Microsoft 365, de modo que um colaborador reserva uma sala de reuniões a partir da agenda que já tem aberta. Sem início de sessão adicional, sem portal separado. Há mais informação sobre a funcionalidade na página de reserva de salas.
Por cima dessa integração trabalha um assistente de IA pessoal para cada colaborador. Esse assistente trata da reserva: compreende o pedido, sugere uma sala adequada e regista a reserva, de modo que organizar uma sala se torna uma questão de uma única frase. Veja também Workplace AI para perceber como os AI Workers tratam de facto do trabalho em vez de apenas darem sugestões.
Reservar é mais do que uma sala: visitantes e catering num fluxo
Planear uma reunião raramente é apenas reservar uma sala. Chegam visitantes e é preciso catering. Na Gfacility organiza isso num fluxo contínuo: reserva a sala, regista os visitantes e encomenda o catering, sem passar para três sistemas separados. Para o organizador, poupa tarefas; para o facility, dá uma visão completa do que entra num dia. Assim, o processo de reserva não é apenas transferido do Ultimo para uma nova ferramenta, mas também fica mais simples do que era.
Como decorre a migração do Ultimo para a Gfacility?
A mudança a partir do Ultimo é tratada por completo. As reservas existentes são transferidas de forma automática e por nós, para que a perturbação do serviço se mantenha mínima e os colaboradores possam simplesmente continuar a reservar. É algo intencional: a razão para mudar é a facilidade de uso, por isso a própria mudança não pode ser um obstáculo. Encontra uma visão mais ampla da plataforma em workplace management.
Perguntas frequentes
O Ultimo vai encerrar o módulo de reservas? +
Sim. O IFS Ultimo termina o suporte ao módulo de reserva de salas em 1 de janeiro de 2028, por isso as organizações precisam de uma alternativa. Confirme a data e o âmbito exatos com o seu próprio fornecedor antes de planear uma migração.
Qual é a alternativa ao Ultimo mais fácil de usar para a reserva de salas? +
Um sistema que funciona onde as suas pessoas já trabalham. A Gfacility permite reservar uma sala de reuniões a partir do Outlook, sem um portal separado, com um assistente de IA que sugere uma sala adequada.
Na Gfacility também é possível reservar visitantes e catering? +
Sim. Reservar na Gfacility vai além de uma sala: no mesmo fluxo regista os visitantes e organiza o catering, para que uma reunião fique completa de uma só vez, em vez de em três sistemas separados.
Como decorre a migração do Ultimo para a Gfacility? +
A Gfacility trata da mudança. As reservas existentes são transferidas de forma automática, para que o serviço seja perturbado o menos possível e as suas equipas possam continuar logo no novo ambiente.