L’alternative à Ultimo la plus conviviale pour la réservation de salles est un système qui fonctionne là où vos collaborateurs travaillent déjà : dans Microsoft Outlook. Gfacility est une telle alternative. Vous réservez une salle de réunion sans portail séparé, et dans le même flux vous enregistrez les visiteurs et organisez le traiteur, si bien que réserver dépasse la simple salle. Un assistant IA s’occupe des détails, et le passage depuis Ultimo est entièrement géré pour vous. Pour les organisations qui cherchent aujourd’hui un remplaçant au module de réservation d’Ultimo, c’est la différence entre un outil de plus et un système que les gens utilisent vraiment.
Pourquoi les organisations cherchent-elles une alternative à Ultimo ?
Le déclencheur immédiat est concret : IFS Ultimo met fin au support de son module de réservation le 1er janvier 2028, ce qui signifie que la réservation de salles de réunion devra à terme se faire ailleurs (voir l’annonce de l’arrêt progressif). Pour les organisations de santé en particulier, qui travaillent souvent sur plusieurs sites, c’est une question pressante. Planifiez le passage en fonction de la date de fin et du périmètre exacts que confirme votre propre fournisseur.
La raison plus profonde est plus connue : la faible adoption. Un outil de réservation distinct avec son propre identifiant est rarement utilisé de façon cohérente. Les gens écrivent à l’accueil, bloquent une salle dans leur propre agenda ou passent simplement sur place. Les données sont fausses, les absences et les réservations fantômes s’accumulent, et l’occupation ne peut pas être pilotée. Choisir un remplaçant est donc le moment de corriger non seulement l’outil, mais aussi le problème d’adoption.
Qu’est-ce qui rend une alternative plus simple et plus conviviale ?
Convivial ne signifie pas seulement un portail plus joli. Cela signifie pas de portail séparé. Trois choses font la différence :
Fonctionne là où vos collaborateurs travaillent déjà. La réservation se fait dans Outlook, pas dans un système distinct qu’il faut d’abord apprendre.
L’IA fait le travail, pas l’utilisateur. Un assistant IA propose une salle adaptée en fonction de l’horaire, du nombre de participants et du lieu, au lieu que quelqu’un parcoure une liste à la main.
Le passage est entièrement pris en charge. La migration des réservations existantes est réalisée automatiquement, pour que vos équipes ne soient pas à l’arrêt pendant le changement.
| Outil de réservation autonome | Gfacility |
|---|---|
| Portail séparé avec son propre identifiant | Réservation depuis Outlook et Teams |
| Recherche manuelle d’une salle libre | L’assistant IA propose une salle adaptée |
| Le passage est un projet d’implémentation complexe | Implémentation entièrement prise en charge |
La comparaison décrit l’approche de Gfacility face à un module de réservation autonome typique, à partir des fonctionnalités publiquement disponibles au moment de la rédaction.
Comment fonctionne la réservation de salles dans Gfacility ?
Gfacility est une plateforme d’enterprise service management (ESM) native de l’IA qui réunit IT, Facility et Workplace sur un seul moteur. Pour la réservation de salles, cela signifie une intégration profonde avec Microsoft 365, de sorte qu’un collaborateur réserve une salle de réunion depuis l’agenda qu’il a déjà ouvert. Pas d’identifiant supplémentaire, pas de portail séparé. Vous trouverez plus de détails sur la fonctionnalité sur la page réservation de salles.
Au-dessus de cette intégration, un assistant IA personnel travaille pour chaque collaborateur. Cet assistant gère la réservation : il comprend la demande, propose une salle adaptée et enregistre la réservation, si bien qu’organiser une salle devient l’affaire d’une seule phrase. Voir aussi Workplace AI pour savoir comment les AI Workers traitent réellement le travail au lieu de se contenter de suggestions.
Réserver, c’est plus qu’une salle : visiteurs et traiteur dans un seul flux
Planifier une réunion, c’est rarement seulement réserver une salle. Des visiteurs arrivent, et il faut du traiteur. Dans Gfacility, vous gérez cela dans un flux continu : vous réservez la salle, enregistrez les visiteurs et commandez le traiteur, sans passer à trois systèmes distincts. Pour l’organisateur, cela épargne des manipulations ; pour le facility, cela donne une vue complète de ce qui arrive dans une journée. Ainsi, le processus de réservation n’est pas seulement déplacé d’Ultimo vers un nouvel outil, il devient aussi plus simple qu’avant.
Comment se déroule la migration d’Ultimo vers Gfacility ?
Le passage depuis Ultimo est entièrement géré. Les réservations existantes sont transférées automatiquement et par nos soins, afin que la perturbation du service reste minimale et que les collaborateurs puissent simplement continuer à réserver. C’est volontaire : la raison du passage est la simplicité d’usage, le passage lui-même ne doit donc pas être un obstacle. Vous trouverez une vue d’ensemble plus large de la plateforme sur workplace management.
Questions fréquentes
Ultimo abandonne-t-il son module de réservation ? +
Oui. IFS Ultimo met fin au support du module de réservation de salles le 1er janvier 2028, les organisations ont donc besoin d'une alternative. Vérifiez la date et le périmètre exacts auprès de votre propre fournisseur avant de planifier une migration.
Quelle est l'alternative à Ultimo la plus conviviale pour la réservation de salles ? +
Un système qui fonctionne là où vos collaborateurs travaillent déjà. Gfacility permet de réserver une salle de réunion depuis Outlook, sans portail séparé, avec un assistant IA qui propose une salle adaptée.
Peut-on aussi réserver des visiteurs et du traiteur dans Gfacility ? +
Oui. Réserver dans Gfacility va au-delà d'une salle : dans le même flux, vous enregistrez les visiteurs et organisez le traiteur, pour qu'une réunion soit complète d'un coup plutôt que dans trois systèmes distincts.
Comment se déroule la migration d'Ultimo vers Gfacility ? +
Gfacility gère le passage. Les réservations existantes sont transférées automatiquement, afin de perturber le moins possible le service et de permettre à vos équipes de continuer aussitôt dans le nouvel environnement.