La alternativa a Ultimo más fácil de usar para la reserva de salas es un sistema que funciona donde tu gente ya trabaja: en Microsoft Outlook. Gfacility es una alternativa así. Reservas una sala de reuniones sin un portal aparte, y en el mismo flujo registras a los visitantes y organizas el catering, de modo que reservar abarca más que solo una sala. Un asistente de IA se ocupa de los detalles, y el cambio desde Ultimo se gestiona por completo por ti. Para las organizaciones que ahora buscan un sustituto del módulo de reservas de Ultimo, esa es la diferencia entre una herramienta más y un sistema que la gente realmente usa.
¿Por qué buscan las organizaciones una alternativa a Ultimo?
El motivo inmediato es concreto: IFS Ultimo deja de dar soporte a su módulo de reservas el 1 de enero de 2028, lo que significa que la reserva de salas de reuniones tendrá que ubicarse a la larga en otro lugar (consulta el anuncio de la retirada progresiva). Sobre todo en las organizaciones sanitarias, que a menudo operan en varias sedes, es una cuestión urgente. Planifica el cambio según la fecha de finalización y el alcance exactos que confirme tu propio proveedor.
La razón de fondo es más conocida: la baja adopción. Una herramienta de reservas separada con su propio inicio de sesión rara vez se usa de forma constante. La gente escribe a recepción, bloquea una sala en su propia agenda o se pasa un momento. Los datos no cuadran, las ausencias y las reservas fantasma aumentan, y la ocupación no se puede gestionar. Elegir un sustituto es, por tanto, el momento de resolver no solo la herramienta, sino también el problema de adopción.
¿Qué hace que una alternativa sea más sencilla y fácil de usar?
Fácil de usar no significa solo un portal más bonito. Significa ningún portal aparte. Tres cosas marcan la diferencia:
Funciona donde tu gente ya trabaja. La reserva ocurre en Outlook, no en un sistema aparte que primero hay que aprender.
La IA hace el trabajo, no el usuario. Un asistente de IA propone una sala adecuada según la hora, el número de participantes y la ubicación, en lugar de que alguien busque en una lista a mano.
El cambio está totalmente cubierto. La migración de las reservas existentes se realiza de forma automática, para que tus equipos no se detengan durante el traspaso.
| Herramienta de reservas independiente | Gfacility |
|---|---|
| Portal aparte con su propio inicio de sesión | Reservar desde Outlook y Teams |
| Búsqueda manual de una sala libre | El asistente de IA propone una sala adecuada |
| El cambio es un proyecto de implementación complejo | Implementación totalmente gestionada |
La comparación describe el enfoque de Gfacility frente a un módulo de reservas independiente típico, a partir de la funcionalidad disponible públicamente en el momento de redactar este texto.
¿Cómo funciona la reserva de salas en Gfacility?
Gfacility es una plataforma de enterprise service management (ESM) nativa de IA que reúne IT, Facility y Workplace en un solo motor. Para la reserva de salas eso significa una integración profunda con Microsoft 365, de modo que un empleado reserva una sala de reuniones desde la agenda que ya tiene abierta. Sin inicio de sesión adicional, sin portal aparte. Hay más información sobre la funcionalidad en la página de reserva de salas.
Sobre esa integración trabaja un asistente de IA personal para cada empleado. Ese asistente gestiona la reserva: entiende la petición, propone una sala adecuada y registra la reserva, de modo que organizar una sala se convierte en cuestión de una sola frase. Consulta también Workplace AI para ver cómo los AI Workers realizan de verdad el trabajo en lugar de limitarse a hacer sugerencias.
Reservar es más que una sala: visitantes y catering en un flujo
Planificar una reunión rara vez es solo reservar una sala. Llegan visitantes y hace falta catering. En Gfacility lo organizas en un flujo continuo: reservas la sala, registras a los visitantes y pides el catering, sin pasar a tres sistemas separados. Para el organizador ahorra tareas; para el facility ofrece una imagen completa de lo que entra en un día. Así, el proceso de reserva no solo se traslada de Ultimo a una nueva herramienta, sino que también se vuelve más sencillo de lo que era.
¿Cómo es la migración de Ultimo a Gfacility?
El cambio desde Ultimo se gestiona por completo. Las reservas existentes se trasladan de forma automática y por nosotros, de modo que la interrupción del servicio se mantiene al mínimo y los empleados pueden seguir reservando sin más. Es algo intencionado: el motivo para cambiar es la comodidad de uso, así que el propio cambio no debe ser un obstáculo. Encontrarás una visión más amplia de la plataforma en workplace management.
Preguntas frecuentes
¿Ultimo retira su módulo de reservas? +
Sí. IFS Ultimo deja de dar soporte al módulo de reserva de salas el 1 de enero de 2028, por lo que las organizaciones necesitan una alternativa. Confirma la fecha y el alcance exactos con tu propio proveedor antes de planificar una migración.
¿Cuál es la alternativa a Ultimo más fácil de usar para la reserva de salas? +
Un sistema que funciona donde tu gente ya trabaja. Gfacility permite reservar una sala de reuniones desde Outlook, sin portal aparte, con un asistente de IA que propone una sala adecuada.
¿En Gfacility también se pueden reservar visitantes y catering? +
Sí. Reservar en Gfacility va más allá de una sala: en el mismo flujo registras a los visitantes y organizas el catering, de modo que una reunión queda completa de una vez en lugar de en tres sistemas separados.
¿Cómo es la migración de Ultimo a Gfacility? +
Gfacility se encarga del cambio. Las reservas existentes se trasladan de forma automática, para que el servicio se vea afectado lo menos posible y tus equipos puedan continuar enseguida en el nuevo entorno.