Ves desde el otro lado de la planta si un escritorio está libre, quedas registrado sin abrir una app y cargas el teléfono en el mismo punto. Eso es lo que hace la integración entre la reserva de escritorios de Gfacility y el hardware de desk management de Zens. Este artículo explica exactamente cómo funciona, desde el anillo en el escritorio hasta los datos de tus informes de ocupación.
¿Qué es el hardware de Zens en el escritorio?
Zens integra un cargador inalámbrico en la superficie del escritorio: un disco que queda a ras de la mesa. Alrededor hay un anillo LED y dentro un sensor de presencia. Un solo dispositivo, tres funciones:
- El anillo LED muestra el estado del escritorio en color, visible a distancia.
- El sensor de presencia detecta si de verdad hay alguien sentado en el escritorio.
- El cargador Qi carga un teléfono o unos auriculares apoyados encima, sin cables sobre la mesa.
El hardware se instala por escritorio y se conecta con el software de reservas, en este caso Gfacility. Zens menciona a Gfacility como partner de integración.
¿Cómo sigue el anillo tu reserva?
Gfacility es la fuente de verdad de las reservas. Tanto si alguien reserva un escritorio en el plano interactivo, desde Outlook o en el kiosco del vestíbulo, la reserva llega a Gfacility, y la integración pasa el estado de cada escritorio al hardware de Zens:
- Verde: el escritorio está libre y se puede reservar o ocupar en el momento.
- Rojo: el escritorio está reservado u ocupado.
El color cambia en el momento en que cambia la reserva. Quien reserva el escritorio 12 para la tarde pone su anillo en rojo durante esa franja; cuando la reserva termina o se cancela, el anillo vuelve a verde. El plano, el kiosco y el anillo del escritorio muestran el mismo estado, porque todos leen la misma reserva.
¿Cómo funciona el check-in automático?
Esta es la parte que elimina una molestia diaria real. Los sistemas de reserva de escritorios usan un check-in para confirmar que un escritorio reservado se usa de verdad, y la liberación automática para devolver al pool los escritorios de los que no aparecen. Eso solo funciona si la gente se acuerda de hacer el check-in, y muchas veces no se acuerda.
Con el sensor en el escritorio, el check-in deja de ser una tarea:
- Peter reserva el escritorio 12 en Gfacility para mañana por la mañana.
- Se sienta y deja el teléfono sobre el disco, o simplemente empieza a trabajar.
- El sensor detecta la presencia y Gfacility registra la reserva automáticamente.
- La liberación automática deja el escritorio en paz, porque el sistema sabe que se está usando de verdad.
Para ser precisos sobre lo que un sensor puede y no puede hacer: confirma el uso cuando alguien ya está allí. No predice un no-show por adelantado; para eso, los datos de calendario y de accesos dan una señal más temprana. Las dos cosas se complementan: la predicción libera escritorios antes de que empiece la franja, el sensor hace el check-in sin esfuerzo y mantiene honesta la foto de la planta.
Carga inalámbrica en el mismo punto
El disco también es un cargador Qi, así que el escritorio gana un punto de carga justo donde la gente ya deja el teléfono. Sin cargadores que repartir en recepción, sin cables que gestionar por escritorio, y una razón más para que el teléfono acabe sobre el sensor, lo que a su vez confirma la presencia.
¿Qué significa para tus datos de ocupación?
El sensor registra que un escritorio está en uso, no quién lo usa. La relación con una persona existe solo a través de la reserva en Gfacility, exactamente igual que en una reserva sin hardware. Lo que ganas son datos de uso honestos: reservado frente a usado de verdad, por escritorio, por zona y por planta, en los mismos informes de ocupación que la reserva de escritorios de Gfacility ya ofrece. Ese es el número que necesitas cuando la conversación gira hacia superficie y costes.
Primeros pasos
La parte de hardware es una instalación de Zens por escritorio; la parte de software es la reserva de escritorios en Gfacility con los escritorios en tu plano. ¿Quieres verlo funcionar con tus propias plantas? Agenda una llamada de descubrimiento, o lee antes sobre planos y reserva de escritorios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el check-in automático con el sensor del escritorio?+
El disco de Zens integrado en el escritorio contiene un sensor de presencia. Cuando alguien se sienta en un escritorio que reservó en Gfacility, el sensor detecta la presencia y Gfacility marca la reserva como registrada. Nadie tiene que abrir una app ni escanear nada, y la liberación automática nunca cancela un escritorio que se está usando de verdad.
¿Qué muestra el anillo LED del escritorio?+
El anillo sigue en vivo el estado de la reserva en Gfacility: verde significa libre, rojo significa reservado u ocupado. Quien cruza la planta ve de un vistazo qué escritorios están disponibles, sin abrir un plano ni una app.
¿Qué datos comparte el hardware de Zens con Gfacility?+
Señales de presencia y ocupación por escritorio. El sensor registra que un escritorio está en uso, no quién está sentado; la relación con una persona viene de la reserva en Gfacility. No hay cámara ni seguimiento de la ubicación de personas.
¿Seguimos necesitando la liberación automática si los escritorios tienen sensores?+
Sí. La liberación automática sigue siendo la red de seguridad para reservas a las que nadie acude, y el sensor la hace fiable: un escritorio que de verdad se usa queda registrado automáticamente y nunca se libera por error. Predecir los no-shows antes sigue siendo tarea de los datos de calendario y de accesos.