Un escritorio que se enciende cuando su próxima reserva está a punto de empezar, un registro de llegada sin abrir ninguna app, un teléfono que se carga en el mismo punto y, al final del día, una luz que le dice a limpieza qué escritorios se han usado de verdad. Eso es lo que hace la integración entre la reserva de escritorios de Gfacility y el Zens Desk Management System. Este artículo explica exactamente cómo funciona, desde el anillo en el escritorio hasta los datos de tus informes de ocupación.
¿Qué es el hardware de Zens en el escritorio?
Zens integra un cargador inalámbrico en la superficie del escritorio: el Smart PuK, un disco que queda a ras de la mesa. Alrededor hay un anillo LED y dentro un sensor de presencia. Un solo dispositivo, tres funciones:
- El anillo LED avisa en color cuando algo va a pasar en el escritorio, visible a distancia.
- El sensor de presencia detecta si de verdad hay alguien sentado en el escritorio.
- El cargador Qi carga un teléfono o unos auriculares apoyados encima, sin cables sobre la mesa.
El hardware se instala por escritorio y se conecta con el software de reservas, en este caso Gfacility. Zens menciona a Gfacility como partner de integración.
¿Cómo sigue el anillo tu reserva?
Gfacility es la fuente de verdad de las reservas. Tanto si alguien reserva un escritorio en el plano interactivo, desde Outlook o en el kiosco del vestíbulo, la reserva llega a Gfacility, y la integración pasa al hardware de Zens lo que importa. Fíjate en lo que el anillo deliberadamente no hace: nunca pinta la planta de verde y rojo.
- Apagado: el estado normal. Un escritorio libre y un escritorio en el que alguien trabaja dejan el anillo apagado en ambos casos, así que una planta llena de escritorios se mantiene tranquila.
- Naranja: en este escritorio está a punto de empezar una reserva. Quien siga sentado ve que es hora de terminar, y quien busca sitio sabe que este queda ocupado enseguida.
- Azul: la señal de limpieza al final del día, en los escritorios que se han usado de verdad.
Quien reserva el escritorio 12 para la tarde ve su anillo ponerse naranja justo antes de que empiece la franja, no en el momento de reservar; en cuanto la reserva arranca, o si se cancela, el anillo vuelve a estar apagado. Libre frente a ocupado es el trabajo del plano, del kiosco y de los filtros de disponibilidad, donde el verde y el rojo sí sirven porque ya estás buscando un escritorio. En la planta misma, solo reciben color los dos momentos que piden algo a una persona.
¿Cómo funciona el check-in automático?
Esta es la parte que elimina una molestia diaria real. Los sistemas de reserva de escritorios usan un check-in para confirmar que un escritorio reservado se usa de verdad, y la liberación automática para devolver al pool los escritorios de los que no aparecen. Eso solo funciona si la gente se acuerda de hacer el check-in, y muchas veces no se acuerda.
Con el sensor en el escritorio, el check-in deja de ser una tarea:
- Peter reserva el escritorio 12 en Gfacility para mañana por la mañana.
- Se sienta y deja el teléfono sobre el Smart PuK, o simplemente empieza a trabajar.
- El sensor detecta la presencia y Gfacility registra la reserva automáticamente.
- La liberación automática deja el escritorio en paz, porque el sistema sabe que se está usando de verdad.
Para ser precisos sobre lo que un sensor puede y no puede hacer: confirma el uso cuando alguien ya está allí. No predice un no-show por adelantado; para eso, los datos de calendario y de accesos dan una señal más temprana. Las dos cosas se complementan: la predicción libera escritorios antes de que empiece la franja, el sensor hace el check-in sin esfuerzo y mantiene honesta la foto de la planta.
Carga inalámbrica en el mismo punto
El Smart PuK también es un cargador Qi, así que el escritorio gana un punto de carga justo donde la gente ya deja el teléfono. Sin cargadores que repartir en recepción, sin cables que gestionar por escritorio, y una razón más para que el teléfono acabe sobre el sensor, lo que a su vez confirma la presencia.
¿Qué significa para tus datos de ocupación?
El sensor registra que un escritorio está en uso, no quién lo usa. La relación con una persona existe solo a través de la reserva en Gfacility, exactamente igual que en una reserva sin hardware. Lo que ganas son datos de uso honestos: reservado frente a usado de verdad, por escritorio, por zona y por planta, en los mismos informes de ocupación que la reserva de escritorios de Gfacility ya ofrece, y encima la señal de limpieza al final del día. Ese es el número que necesitas cuando la conversación gira hacia superficie y costes.
Primeros pasos
La parte de hardware es una instalación de Zens por escritorio; la parte de software es la reserva de escritorios en Gfacility con los escritorios en tu plano. ¿Quieres verlo funcionar con tus propias plantas? Agenda una llamada de descubrimiento, o lee antes sobre planos y reserva de escritorios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el check-in automático con el sensor del escritorio?+
El Smart PuK de Zens integrado en el escritorio contiene un sensor de presencia. Cuando alguien se sienta en un escritorio que reservó en Gfacility, el sensor detecta la presencia y Gfacility marca la reserva como registrada. Nadie tiene que abrir una app ni escanear nada, y la liberación automática nunca cancela un escritorio que se está usando de verdad.
¿Qué muestra el anillo LED del escritorio?+
Solo los dos momentos que piden una acción. El anillo permanece apagado mientras un escritorio está libre y mientras alguien trabaja en él, así que la oficina no es un semáforo. Se pone naranja cuando una reserva en ese escritorio está a punto de empezar, y azul al final del día en los escritorios que se han usado. Libre frente a ocupado es cosa del plano y del kiosco.
¿Por qué el anillo se pone azul al final del día?+
Es la señal de limpieza. Al terminar la jornada, los escritorios que de verdad se han usado se iluminan en azul, para que la ronda de limpieza haga esos en lugar de todos los escritorios de la planta. Un escritorio en el que no se ha sentado nadie permanece apagado, porque el sensor no registró a nadie.
¿Qué datos comparte el hardware de Zens con Gfacility?+
Señales de presencia y ocupación por escritorio. El sensor registra que un escritorio está en uso, no quién está sentado; la relación con una persona viene de la reserva en Gfacility. No hay cámara ni seguimiento de la ubicación de personas.
¿Seguimos necesitando la liberación automática si los escritorios tienen sensores?+
Sí. La liberación automática sigue siendo la red de seguridad para reservas a las que nadie acude, y el sensor la hace fiable: un escritorio que de verdad se usa queda registrado automáticamente y nunca se libera por error. Predecir los no-shows antes sigue siendo tarea de los datos de calendario y de accesos.