Du ser tvärs över våningen om ett skrivbord är ledigt, blir incheckad utan att öppna en app och laddar telefonen på exakt samma ställe. Det är vad integrationen mellan Gfacilitys skrivbordsbokning och Zens hårdvara för desk management gör. Den här artikeln förklarar exakt hur den fungerar, från ringen i skrivbordet till siffrorna i din beläggningsrapport.
Vad är Zens-hårdvaran i skrivbordet?
Zens bygger in en trådlös laddare i skrivbordsskivan: en puck som sitter i jämnhöjd med ytan. Runt den sitter en LED-ring och i den en närvarosensor. En enhet, tre uppgifter:
- LED-ringen visar skrivbordets status i färg, synlig på avstånd.
- Närvarosensorn känner av om någon faktiskt sitter vid skrivbordet.
- Qi-laddaren laddar en telefon eller hörlurar som läggs på den, utan kablar på skrivbordet.
Hårdvaran installeras per skrivbord och kopplas till bokningsprogramvaran, i det här fallet Gfacility. Zens anger Gfacility som integrationspartner.
Hur följer ringen din bokning?
Gfacility är sanningskällan för bokningar. Oavsett om någon bokar ett skrivbord på den interaktiva planritningen, från Outlook eller via kiosken i entrén hamnar bokningen i Gfacility, och integrationen skickar varje skrivbords status till Zens-hårdvaran:
- Grönt: skrivbordet är ledigt och kan bokas eller tas på plats.
- Rött: skrivbordet är reserverat eller upptaget.
Färgen ändras i samma ögonblick som bokningen. Den som bokar skrivbord 12 för eftermiddagen gör dess ring röd för den tiden; när bokningen tar slut eller avbokas blir ringen grön igen. Planritningen, kiosken och ringen på skrivbordet visar samma status, eftersom alla läser samma bokning.
Hur fungerar den automatiska incheckningen?
Det här är delen som tar bort ett verkligt vardagsirritament. Bokningssystem för skrivbord använder en incheckning för att bekräfta att ett bokat skrivbord verkligen används, och automatisk frisläppning för att lägga tillbaka no-show-skrivbord i poolen. Det fungerar bara om folk kommer ihåg att checka in, och det gör de ofta inte.
Med sensorn i skrivbordet slutar incheckningen vara en uppgift:
- Peter bokar skrivbord 12 i Gfacility för i morgon bitti.
- Han sätter sig och lägger telefonen på pucken, eller börjar helt enkelt jobba.
- Sensorn känner av närvaron och Gfacility checkar in bokningen automatiskt.
- Den automatiska frisläppningen lämnar skrivbordet i fred, eftersom systemet vet att det verkligen används.
För att vara noggrann med vad en sensor kan och inte kan: den bekräftar användningen när någon väl är där. Den förutsäger inte en no-show i förväg; för det ger kalender- och passerdata en tidigare signal. De två arbetar tillsammans: förutsägelsen frigör skrivbord innan tiden börjar, sensorn gör incheckningen ansträngningslös och håller bilden på golvet ärlig.
Trådlös laddning på samma plats
Pucken är också en Qi-laddare, så skrivbordet får en laddpunkt exakt där folk ändå lägger sin telefon. Inga laddare att dela ut i receptionen, inga kablar att hantera per skrivbord, och ännu ett skäl till att telefonen hamnar på sensorn, vilket i sin tur bekräftar närvaron.
Vad betyder det för din beläggningsdata?
Sensorn registrerar att ett skrivbord används, inte vem som använder det. Kopplingen till en person finns bara via bokningen i Gfacility, precis som vid en bokning utan hårdvara. Det du vinner är ärlig användningsdata: bokat mot faktiskt använt, per skrivbord, per zon och per våning, i samma beläggningsrapportering som skrivbordsbokningen i Gfacility redan levererar. Det är siffran du behöver när diskussionen handlar om yta och kostnader.
Kom igång
Hårdvarusidan är en Zens-installation per skrivbord; mjukvarusidan är skrivbordsbokning i Gfacility med skrivborden på din planritning. Vill du se det fungera med dina egna våningar? Boka ett upptäcktssamtal, eller läs först mer om planritningar och skrivbordsbokning.
Vanliga frågor
Hur fungerar den automatiska incheckningen via sensorn i skrivbordet?+
Zens-pucken i skrivbordet innehåller en närvarosensor. När någon sätter sig vid ett skrivbord som är bokat i Gfacility upptäcker sensorn närvaron och Gfacility markerar bokningen som incheckad. Ingen behöver öppna en app eller skanna något, och den automatiska frisläppningen avbokar aldrig ett skrivbord som faktiskt används.
Vad visar LED-ringen i skrivbordet?+
Ringen följer bokningsstatusen i Gfacility live: grönt betyder ledigt, rött betyder reserverat eller upptaget. Den som går över våningen ser med en blick vilka skrivbord som är lediga, utan att öppna en planritning eller en app.
Vilka data delar Zens-hårdvaran med Gfacility?+
Närvaro- och beläggningssignaler per skrivbord. Sensorn registrerar att ett skrivbord används, inte vem som sitter där; kopplingen till en person kommer från bokningen i Gfacility. Det finns ingen kamera och ingen platsspårning av personer.
Behöver vi fortfarande automatisk frisläppning om skrivborden har sensorer?+
Ja. Den automatiska frisläppningen förblir skyddsnätet för bokningar dit ingen dyker upp, och sensorn gör den pålitlig: ett skrivbord som faktiskt används checkas in automatiskt och släpps aldrig av misstag. Att förutsäga no-shows tidigare är fortfarande kalender- och passerdatans jobb.