Ett skrivbord som lyser upp när nästa bokning snart börjar, en incheckning utan att öppna en app, en telefon som laddas på samma ställe och, på kvällen, ett ljus som talar om för städningen vilka skrivbord som faktiskt har använts. Det är vad integrationen mellan Gfacilitys skrivbordsbokning och Zens Desk Management System gör. Den här artikeln förklarar exakt hur den fungerar, från ringen i skrivbordet till siffrorna i din beläggningsrapport.
Vad är Zens-hårdvaran i skrivbordet?
Zens bygger in en trådlös laddare i skrivbordsskivan: Smart PuK, en puck som sitter i jämnhöjd med ytan. Runt den sitter en LED-ring och i den en närvarosensor. En enhet, tre uppgifter:
- LED-ringen signalerar i färg när något är på gång vid skrivbordet, synlig på avstånd.
- Närvarosensorn känner av om någon faktiskt sitter vid skrivbordet.
- Qi-laddaren laddar en telefon eller hörlurar som läggs på den, utan kablar på skrivbordet.
Hårdvaran installeras per skrivbord och kopplas till bokningsprogramvaran, i det här fallet Gfacility. Zens anger Gfacility som integrationspartner.
Hur följer ringen din bokning?
Gfacility är sanningskällan för bokningar. Oavsett om någon bokar ett skrivbord på den interaktiva planritningen, från Outlook eller via kiosken i entrén hamnar bokningen i Gfacility, och integrationen skickar det som spelar roll till Zens-hårdvaran. Lägg märke till vad ringen medvetet inte gör: den målar aldrig våningen i grönt och rött.
- Släckt: normalläget. Ett ledigt skrivbord och ett skrivbord där någon arbetar lämnar båda ringen släckt, så en våning full av skrivbord förblir lugn.
- Orange: en bokning på det här skrivbordet börjar snart. Den som fortfarande sitter kvar ser att det är dags att runda av, och den som söker en plats vet att den här snart är upptagen.
- Blått: städsignalen på kvällen, på de skrivbord som faktiskt användes den dagen.
Den som bokar skrivbord 12 för eftermiddagen ser dess ring bli orange strax innan tiden börjar, inte i samma stund som bokningen görs; så snart bokningen löper, eller om den avbokas, är ringen släckt igen. Ledigt mot upptaget är planritningens, kioskens och tillgänglighetsfiltrens uppgift, där grönt och rött är användbara eftersom du redan letar efter ett skrivbord. På själva våningen får bara de två ögonblick en färg som kräver något av en människa.
Hur fungerar den automatiska incheckningen?
Det här är delen som tar bort ett verkligt vardagsirritament. Bokningssystem för skrivbord använder en incheckning för att bekräfta att ett bokat skrivbord verkligen används, och automatisk frisläppning för att lägga tillbaka no-show-skrivbord i poolen. Det fungerar bara om folk kommer ihåg att checka in, och det gör de ofta inte.
Med sensorn i skrivbordet slutar incheckningen vara en uppgift:
- Peter bokar skrivbord 12 i Gfacility för i morgon bitti.
- Han sätter sig och lägger telefonen på Smart PuK, eller börjar helt enkelt jobba.
- Sensorn känner av närvaron och Gfacility checkar in bokningen automatiskt.
- Den automatiska frisläppningen lämnar skrivbordet i fred, eftersom systemet vet att det verkligen används.
För att vara noggrann med vad en sensor kan och inte kan: den bekräftar användningen när någon väl är där. Den förutsäger inte en no-show i förväg; för det ger kalender- och passerdata en tidigare signal. De två arbetar tillsammans: förutsägelsen frigör skrivbord innan tiden börjar, sensorn gör incheckningen ansträngningslös och håller bilden på golvet ärlig.
Trådlös laddning på samma plats
Smart PuK är också en Qi-laddare, så skrivbordet får en laddpunkt exakt där folk ändå lägger sin telefon. Inga laddare att dela ut i receptionen, inga kablar att hantera per skrivbord, och ännu ett skäl till att telefonen hamnar på sensorn, vilket i sin tur bekräftar närvaron.
Vad betyder det för din beläggningsdata?
Sensorn registrerar att ett skrivbord används, inte vem som använder det. Kopplingen till en person finns bara via bokningen i Gfacility, precis som vid en bokning utan hårdvara. Det du vinner är ärlig användningsdata: bokat mot faktiskt använt, per skrivbord, per zon och per våning, i samma beläggningsrapportering som skrivbordsbokningen i Gfacility redan levererar, plus städsignalen på kvällen. Det är siffran du behöver när diskussionen handlar om yta och kostnader.
Kom igång
Hårdvarusidan är en Zens-installation per skrivbord; mjukvarusidan är skrivbordsbokning i Gfacility med skrivborden på din planritning. Vill du se det fungera med dina egna våningar? Boka ett upptäcktssamtal, eller läs först mer om planritningar och skrivbordsbokning.
Vanliga frågor
Hur fungerar den automatiska incheckningen via sensorn i skrivbordet?+
Zens Smart PuK i skrivbordet innehåller en närvarosensor. När någon sätter sig vid ett skrivbord som är bokat i Gfacility upptäcker sensorn närvaron och Gfacility markerar bokningen som incheckad. Ingen behöver öppna en app eller skanna något, och den automatiska frisläppningen avbokar aldrig ett skrivbord som faktiskt används.
Vad visar LED-ringen i skrivbordet?+
Bara de två ögonblick som kräver något. Ringen är släckt så länge ett skrivbord är ledigt och så länge någon arbetar vid det, så kontoret är inget trafikljus. Den lyser orange när en bokning på det skrivbordet snart börjar, och blått på kvällen på de skrivbord som har använts under dagen. Ledigt mot upptaget är planritningens och kioskens uppgift.
Varför lyser ringen blått på kvällen?+
Det är städsignalen. I slutet av dagen lyser de skrivbord blått som faktiskt har använts, så att städrundan tar dem i stället för varje skrivbord på våningen. Ett skrivbord där ingen har suttit förblir släckt, eftersom sensorn aldrig registrerade någon där.
Vilka data delar Zens-hårdvaran med Gfacility?+
Närvaro- och beläggningssignaler per skrivbord. Sensorn registrerar att ett skrivbord används, inte vem som sitter där; kopplingen till en person kommer från bokningen i Gfacility. Det finns ingen kamera och ingen platsspårning av personer.
Behöver vi fortfarande automatisk frisläppning om skrivborden har sensorer?+
Ja. Den automatiska frisläppningen förblir skyddsnätet för bokningar dit ingen dyker upp, och sensorn gör den pålitlig: ett skrivbord som faktiskt används checkas in automatiskt och släpps aldrig av misstag. Att förutsäga no-shows tidigare är fortfarande kalender- och passerdatans jobb.