Det mest användarvänliga alternativet till Ultimo för rumsbokning är ett system som fungerar där dina medarbetare redan arbetar: i Microsoft Outlook. Gfacility är ett sådant alternativ. Du bokar ett mötesrum utan en separat portal, och i samma flöde registrerar du besökare och ordnar catering, så att bokning omfattar mer än bara ett rum. En AI-assistent sköter detaljerna, och bytet från Ultimo hanteras helt åt dig. För organisationer som nu söker en ersättare för Ultimos bokningsmodul är det skillnaden mellan ännu ett verktyg och ett system som folk faktiskt använder.
Varför söker organisationer ett alternativ till Ultimo?
Den direkta anledningen är konkret: IFS Ultimo avslutar stödet för sin bokningsmodul den 1 januari 2028, vilket innebär att bokning av mötesrum på sikt måste hamna någon annanstans (se tillkännagivandet av utfasningen). Särskilt hos vårdorganisationer, som ofta arbetar på flera platser, är det en akut fråga. Planera bytet utifrån det exakta slutdatum och den omfattning som din egen leverantör bekräftar.
Den djupare orsaken är mer välkänd: låg användning. Ett separat bokningsverktyg med egen inloggning används sällan konsekvent. Folk mejlar receptionen, blockerar ett rum i sin egen kalender eller tittar förbi. Datan stämmer inte, uteblivna bokningar och spökbokningar ökar, och beläggningen går inte att styra. Att välja en ersättare är därför tillfället att lösa inte bara verktyget utan även användningsproblemet.
Vad gör ett alternativ enklare och mer användarvänligt?
Användarvänligt betyder inte bara en snyggare portal. Det betyder ingen separat portal. Tre saker gör skillnaden:
Fungerar där dina medarbetare redan arbetar. Bokningen sker i Outlook, inte i ett separat system som först måste läras in.
AI gör jobbet, inte användaren. En AI-assistent föreslår ett lämpligt rum utifrån tidpunkt, antal deltagare och plats, i stället för att någon söker i en lista för hand.
Bytet är helt avlastat. Migreringen av befintliga bokningar genomförs automatiskt, så att dina team inte stannar av under övergången.
| Fristående bokningsverktyg | Gfacility |
|---|---|
| Separat portal med egen inloggning | Bokning från Outlook och Teams |
| Manuell sökning efter ett ledigt rum | AI-assistent föreslår ett lämpligt rum |
| Bytet är ett komplext implementeringsprojekt | Helt avlastad implementering |
Jämförelsen beskriver Gfacilitys upplägg mot en typisk fristående bokningsmodul, utifrån offentligt tillgänglig funktionalitet vid skrivande stund.
Hur fungerar rumsbokning i Gfacility?
Gfacility är en AI-nativ plattform för enterprise service management (ESM) som för samman IT, Facility och Workplace på en motor. För rumsbokning innebär det djup integration med Microsoft 365, så att en medarbetare bokar ett mötesrum från kalendern som hen ändå redan har öppen. Ingen extra inloggning, ingen separat portal. Mer om funktionaliteten finns på sidan rumsbokning.
Ovanpå den integrationen arbetar en personlig AI-assistent för varje medarbetare. Den assistenten sköter bokningen: den förstår förfrågan, föreslår ett lämpligt rum och registrerar bokningen, så att ordna ett rum blir en fråga om en enda mening. Se även Workplace AI för hur AI Workers faktiskt utför arbetet i stället för att bara ge förslag.
Bokning är mer än ett rum: besökare och catering i ett flöde
Att planera ett möte är sällan bara att boka ett rum. Besökare kommer, och catering behövs. I Gfacility ordnar du det i ett löpande flöde: du bokar rummet, registrerar besökarna och beställer catering, utan att byta till tre separata system. För arrangören sparar det moment; för facility ger det en komplett bild av vad som kommer in under en dag. På så sätt flyttas bokningsprocessen inte bara från Ultimo till ett nytt verktyg, utan blir också enklare än den var.
Hur går migreringen från Ultimo till Gfacility till?
Bytet från Ultimo hanteras helt. Befintliga bokningar flyttas över automatiskt och av oss, så att störningen av tjänsten hålls minimal och medarbetarna helt enkelt kan fortsätta boka. Det är medvetet: skälet att byta är användarvänlighet, så bytet i sig får inte vara ett hinder. En bredare översikt över plattformen finns på workplace management.
Vanliga frågor
Avvecklar Ultimo bokningsmodulen? +
Ja. IFS Ultimo avslutar stödet för bokningsmodulen för rumsbokning den 1 januari 2028, så organisationer behöver ett alternativ. Bekräfta exakt datum och omfattning med din egen leverantör innan du planerar en migrering.
Vilket är det mest användarvänliga alternativet till Ultimo för rumsbokning? +
Ett system som fungerar där dina medarbetare redan arbetar. Gfacility låter medarbetare boka ett mötesrum från Outlook, utan separat portal, med en AI-assistent som föreslår ett lämpligt rum.
Går det att boka besökare och catering i Gfacility? +
Ja. Att boka i Gfacility går längre än ett rum: i samma flöde registrerar du besökare och ordnar catering, så att ett möte är komplett på en gång i stället för i tre separata system.
Hur går migreringen från Ultimo till Gfacility till? +
Gfacility sköter bytet. Befintliga bokningar flyttas över automatiskt, så att tjänsten störs så lite som möjligt och dina team kan fortsätta direkt i den nya miljön.