L’alternativa a Ultimo più semplice da usare per la prenotazione sale è un sistema che lavora dove le tue persone già lavorano: in Microsoft Outlook. Gfacility è un’alternativa di questo tipo. Prenoti una sala riunioni senza un portale separato e, nello stesso flusso, registri i visitatori e organizzi il catering, così prenotare riguarda più di una semplice sala. Un assistente IA si occupa dei dettagli e il passaggio da Ultimo viene gestito interamente per te. Per le organizzazioni che ora cercano un sostituto del modulo di prenotazione di Ultimo, questa è la differenza tra l’ennesimo strumento e un sistema che le persone usano davvero.
Perché le organizzazioni cercano un’alternativa a Ultimo?
Il motivo immediato è concreto: IFS Ultimo termina il supporto al suo modulo di prenotazione il 1° gennaio 2028, il che significa che la prenotazione delle sale riunioni dovrà a lungo termine trovare posto altrove (vedi l’annuncio della dismissione). Soprattutto nelle organizzazioni sanitarie, che spesso operano su più sedi, è una questione pressante. Pianifica il passaggio in base alla data di fine e all’ambito esatti confermati dal tuo fornitore.
La ragione più profonda è più nota: la scarsa adozione. Uno strumento di prenotazione separato con un proprio accesso viene usato di rado in modo coerente. Le persone scrivono alla reception, bloccano una sala nella propria agenda o passano di persona. I dati non tornano, no-show e prenotazioni fantasma aumentano e l’occupazione non si può governare. Scegliere un sostituto è quindi il momento per risolvere non solo lo strumento, ma anche il problema di adozione.
Cosa rende un’alternativa più semplice e più facile da usare?
Facile da usare non significa solo un portale più bello. Significa nessun portale separato. Tre cose fanno la differenza:
Lavora dove le tue persone già lavorano. La prenotazione avviene in Outlook, non in un sistema separato che va prima imparato.
L’IA fa il lavoro, non l’utente. Un assistente IA propone una sala adatta in base all’orario, al numero di partecipanti e alla sede, invece di far cercare a qualcuno in un elenco a mano.
Il passaggio è completamente gestito. La migrazione delle prenotazioni esistenti viene eseguita in automatico, così i tuoi team non si fermano durante il cambio.
| Strumento di prenotazione autonomo | Gfacility |
|---|---|
| Portale separato con un proprio accesso | Prenotazione da Outlook e Teams |
| Ricerca manuale di una sala libera | L’assistente IA propone una sala adatta |
| Il passaggio è un progetto di implementazione complesso | Implementazione completamente gestita |
Il confronto descrive l’approccio di Gfacility rispetto a un tipico modulo di prenotazione autonomo, sulla base delle funzionalità pubblicamente disponibili al momento della stesura.
Come funziona la prenotazione sale in Gfacility?
Gfacility è una piattaforma di enterprise service management (ESM) nativa dell’IA che riunisce IT, Facility e Workplace su un unico motore. Per la prenotazione sale questo significa un’integrazione profonda con Microsoft 365, così un dipendente prenota una sala riunioni dall’agenda che ha comunque già aperta. Nessun accesso aggiuntivo, nessun portale separato. Maggiori informazioni sulla funzionalità sono nella pagina prenotazione sale.
Sopra questa integrazione lavora un assistente IA personale per ogni dipendente. Questo assistente gestisce la prenotazione: comprende la richiesta, propone una sala adatta e registra la prenotazione, così organizzare una sala diventa questione di una sola frase. Vedi anche Workplace AI per come gli AI Workers svolgono davvero il lavoro invece di limitarsi a dare suggerimenti.
Prenotare è più di una sala: visitatori e catering in un unico flusso
Pianificare una riunione raramente significa solo riservare una sala. Arrivano visitatori e serve il catering. In Gfacility lo gestisci in un flusso continuo: prenoti la sala, registri i visitatori e ordini il catering, senza passare a tre sistemi separati. Per l’organizzatore si risparmiano passaggi; per il facility si ottiene un quadro completo di ciò che arriva in una giornata. Così il processo di prenotazione non viene solo spostato da Ultimo a un nuovo strumento, ma diventa anche più semplice di prima.
Come avviene la migrazione da Ultimo a Gfacility?
Il passaggio da Ultimo viene gestito interamente. Le prenotazioni esistenti vengono trasferite in automatico e da noi, così il disturbo al servizio resta minimo e i dipendenti possono semplicemente continuare a prenotare. È una scelta voluta: il motivo per passare è la facilità d’uso, quindi il passaggio stesso non deve essere un ostacolo. Trovi una panoramica più ampia della piattaforma su workplace management.
Domande frequenti
Ultimo ritira il modulo di prenotazione? +
Sì. IFS Ultimo termina il supporto al modulo di prenotazione sale il 1° gennaio 2028, quindi le organizzazioni hanno bisogno di un'alternativa. Verifica la data e l'ambito esatti con il tuo fornitore prima di pianificare una migrazione.
Qual è l'alternativa a Ultimo più semplice da usare per la prenotazione sale? +
Un sistema che lavora dove le tue persone già lavorano. Gfacility consente di prenotare una sala riunioni da Outlook, senza un portale separato, con un assistente IA che propone una sala adatta.
In Gfacility si possono prenotare anche visitatori e catering? +
Sì. Prenotare in Gfacility va oltre la sala: nello stesso flusso registri i visitatori e organizzi il catering, così una riunione è completa in una sola volta invece che in tre sistemi separati.
Come avviene la migrazione da Ultimo a Gfacility? +
Gfacility gestisce il passaggio. Le prenotazioni esistenti vengono trasferite in automatico, così il servizio viene disturbato il meno possibile e i tuoi team possono proseguire subito nel nuovo ambiente.