Die benutzerfreundlichste Alternative zu Ultimo für die Raumbuchung ist ein System, das dort arbeitet, wo deine Leute ohnehin arbeiten: in Microsoft Outlook. Gfacility ist eine solche Alternative. Du buchst einen Besprechungsraum ohne separates Portal, und im selben Ablauf meldest du Besucher an und organisierst Catering, sodass Buchen mehr umfasst als nur einen Raum. Ein AI-Assistent regelt die Details, und der Wechsel von Ultimo wird vollständig für dich übernommen. Für Organisationen, die jetzt einen Ersatz für das Buchungsmodul von Ultimo suchen, ist das der Unterschied zwischen noch einem weiteren Tool und einem System, das die Leute auch wirklich nutzen.
Warum suchen Organisationen eine Alternative zu Ultimo?
Der unmittelbare Anlass ist konkret: IFS Ultimo beendet zum 1. Januar 2028 die Unterstützung des Buchungsmoduls, wodurch die Buchung von Besprechungsräumen auf Dauer woanders landen muss (siehe die Ankündigung der Abkündigung). Besonders bei Gesundheitsorganisationen, die oft an mehreren Standorten arbeiten, ist das eine drängende Frage. Plane den Wechsel anhand des genauen Enddatums und Umfangs, den dein eigener Anbieter bestätigt.
Der tieferliegende Grund ist bekannter: geringe Akzeptanz. Ein separates Buchungstool mit eigenem Login wird selten konsequent genutzt. Die Leute mailen die Rezeption, blockieren einen Raum im eigenen Kalender oder gehen kurz vorbei. Die Daten stimmen nicht, No-Shows und Ghost Bookings nehmen zu, und die Belegung lässt sich nicht steuern. Einen Ersatz zu wählen, ist deshalb der Moment, nicht nur das Tool zu ersetzen, sondern auch das Akzeptanzproblem zu lösen.
Was macht eine Alternative einfacher und benutzerfreundlicher?
Benutzerfreundlich bedeutet nicht nur ein schöneres Portal. Es bedeutet kein eigenes Portal. Drei Dinge machen den Unterschied:
Arbeitet dort, wo deine Leute ohnehin arbeiten. Gebucht wird in Outlook, nicht in einem separaten System, das erst gelernt werden muss.
AI erledigt die Arbeit, nicht der Nutzer. Ein AI-Assistent schlägt einen passenden Raum vor, basierend auf Zeitpunkt, Teilnehmerzahl und Standort, statt dass jemand eine Liste von Hand durchsucht.
Der Wechsel ist vollständig entlastet. Die Migration bestehender Buchungen wird automatisiert durchgeführt, sodass deine Teams während des Wechsels nicht stillstehen.
| Eigenständiges Buchungstool | Gfacility |
|---|---|
| Separates Portal mit eigenem Login | Buchen aus Outlook und Teams |
| Manuelle Suche nach einem freien Raum | AI-Assistent schlägt einen passenden Raum vor |
| Wechsel ist ein komplexes Implementierungsprojekt | Vollständig betreute Implementierung |
Der Vergleich beschreibt den Ansatz von Gfacility gegenüber einem typischen eigenständigen Buchungsmodul, basierend auf öffentlich verfügbarer Funktionalität zum Zeitpunkt der Erstellung.
Wie funktioniert die Raumbuchung in Gfacility?
Gfacility ist eine AI-native Enterprise-Service-Management-Plattform (ESM), die IT, Facility und Workplace auf einer Engine zusammenbringt. Für die Raumbuchung bedeutet das: tiefe Integration mit Microsoft 365, sodass ein Mitarbeiter einen Besprechungsraum aus dem Kalender bucht, den er ohnehin offen hat. Kein zusätzlicher Login, kein separates Portal. Mehr zur Funktionalität steht auf der Seite Raumbuchung.
Über dieser Integration arbeitet ein persönlicher AI-Assistent für jeden Mitarbeiter. Dieser Assistent regelt die Buchung: er versteht die Anfrage, schlägt einen geeigneten Raum vor und erfasst die Buchung, sodass das Organisieren eines Raums zur Sache eines einzigen Satzes wird. Siehe auch Workplace AI dazu, wie AI Workers die Arbeit tatsächlich erledigen, statt nur Vorschläge zu machen.
Buchen ist mehr als ein Raum: Besucher und Catering in einem Ablauf
Ein Meeting zu planen, heißt selten nur, einen Raum zu reservieren. Es kommen Besucher, und Catering wird benötigt. In Gfacility regelst du das in einem durchgehenden Ablauf: du buchst den Raum, meldest die Besucher an und bestellst Catering, ohne zu drei getrennten Systemen zu wechseln. Für den Organisator spart das Handgriffe; für das Facility ergibt sich ein vollständiges Bild davon, was an einem Tag hereinkommt. So wird der Buchungsprozess nicht nur von Ultimo zu einem neuen Tool verlagert, sondern auch einfacher als zuvor.
Wie läuft die Migration von Ultimo zu Gfacility ab?
Der Wechsel von Ultimo wird vollständig übernommen. Bestehende Buchungen werden automatisiert und von uns übertragen, sodass die Störung des Services minimal bleibt und Mitarbeitende einfach weiter buchen können. Das ist bewusst so: der Grund für den Wechsel ist die Benutzerfreundlichkeit, daher darf der Wechsel selbst keine Hürde sein. Einen breiteren Überblick über die Plattform findest du unter Workplace Management.
Häufig gestellte Fragen
Stellt Ultimo das Buchungsmodul ein? +
Ja. IFS Ultimo beendet zum 1. Januar 2028 die Unterstützung des Buchungsmoduls für die Raumbuchung, daher brauchen Organisationen eine Alternative. Prüfe das genaue Datum und den Umfang bei deinem eigenen Anbieter, bevor du eine Migration planst.
Was ist die benutzerfreundlichste Alternative zu Ultimo für die Raumbuchung? +
Ein System, das dort arbeitet, wo deine Leute ohnehin arbeiten. Gfacility lässt Mitarbeitende einen Besprechungsraum aus Outlook buchen, ohne separates Portal, mit einem AI-Assistenten, der einen passenden Raum vorschlägt.
Lassen sich in Gfacility auch Besucher und Catering buchen? +
Ja. Buchen in Gfacility geht über einen Raum hinaus: im selben Ablauf meldest du Besucher an und organisierst Catering, sodass ein Meeting in einem Zug vollständig ist statt in drei getrennten Systemen.
Wie läuft die Migration von Ultimo zu Gfacility ab? +
Gfacility übernimmt den Wechsel. Bestehende Buchungen werden automatisiert übertragen, sodass der Service so wenig wie möglich gestört wird und deine Teams im neuen Umfeld sofort weiterarbeiten können.