Sie sehen quer über die Fläche, ob ein Schreibtisch frei ist, werden eingecheckt, ohne eine App zu öffnen, und laden Ihr Telefon an genau derselben Stelle. Das leistet die Integration zwischen Gfacility Desk-Booking und der Desk-Management-Hardware von Zens. Dieser Artikel erklärt genau, wie sie funktioniert, vom Ring im Schreibtisch bis zu den Daten in Ihrer Belegungsauswertung.
Was ist die Zens-Hardware im Schreibtisch?
Zens baut ein kabelloses Ladegerät in die Schreibtischplatte ein: einen Puck, der bündig im Blatt sitzt. Darum liegt ein LED-Ring, darin ein Anwesenheitssensor. Ein Gerät, drei Aufgaben:
- Der LED-Ring zeigt den Status des Schreibtisches in Farbe, sichtbar aus der Entfernung.
- Der Anwesenheitssensor erkennt, ob wirklich jemand am Schreibtisch sitzt.
- Das Qi-Ladegerät lädt ein Telefon oder Ohrhörer, die darauf liegen, ganz ohne Kabel auf dem Schreibtisch.
Die Hardware wird pro Schreibtisch installiert und verbindet sich mit der Desk-Booking-Software, in diesem Fall Gfacility. Zens nennt Gfacility als Integrationspartner.
Wie folgt der Ring Ihrer Buchung?
Gfacility ist die Quelle der Wahrheit für Reservierungen. Ob jemand einen Schreibtisch auf dem interaktiven Raumplan bucht, aus Outlook heraus oder über den Kiosk in der Lobby: Die Buchung landet in Gfacility, und die Integration gibt den Status jedes Schreibtisches an die Zens-Hardware weiter:
- Grün: Der Schreibtisch ist frei und kann gebucht oder vor Ort genommen werden.
- Rot: Der Schreibtisch ist reserviert oder belegt.
Die Farbe ändert sich in dem Moment, in dem sich die Reservierung ändert. Wer Schreibtisch 12 für den Nachmittag bucht, färbt dessen Ring für diesen Zeitraum rot; endet die Buchung oder wird sie storniert, wird der Ring wieder grün. Raumplan, Kiosk und der Ring am Schreibtisch zeigen denselben Status, weil sie alle dieselbe Reservierung lesen.
Wie funktioniert der automatische Check-in?
Das ist der Teil, der ein echtes Alltagsärgernis beseitigt. Desk-Booking-Systeme nutzen einen Check-in, um zu bestätigen, dass ein gebuchter Schreibtisch wirklich genutzt wird, und die automatische Freigabe, um No-Show-Schreibtische in den Pool zurückzugeben. Das funktioniert nur, wenn Menschen an den Check-in denken, und das tun sie oft nicht.
Mit dem Sensor im Schreibtisch ist der Check-in keine Aufgabe mehr:
- Peter bucht in Gfacility Schreibtisch 12 für morgen früh.
- Er setzt sich hin und legt sein Telefon auf den Puck, oder er fängt einfach an zu arbeiten.
- Der Sensor erkennt die Anwesenheit und Gfacility checkt die Buchung automatisch ein.
- Die automatische Freigabe lässt den Schreibtisch in Ruhe, weil das System weiß, dass er wirklich genutzt wird.
Der Genauigkeit halber, was ein Sensor kann und was nicht: Er bestätigt die Nutzung, sobald jemand da ist. Er sagt einen No-Show nicht im Voraus vorher; dafür liefern Kalender- und Zutrittsdaten ein früheres Signal. Beides arbeitet zusammen: Die Vorhersage gibt Schreibtische frei, bevor der Zeitraum beginnt, der Sensor macht den Check-in mühelos und hält das Bild auf der Fläche ehrlich.
Kabelloses Laden an derselben Stelle
Der Puck ist auch ein Qi-Ladegerät, der Schreibtisch bekommt also einen Ladepunkt genau dort, wo Menschen ihr Telefon ohnehin ablegen. Keine Ladegeräte am Empfang ausgeben, keine Kabel pro Schreibtisch verwalten, und ein Grund mehr, warum das Telefon auf dem Sensor landet, was wiederum die Anwesenheit bestätigt.
Was bedeutet das für Ihre Belegungsdaten?
Der Sensor registriert, dass ein Schreibtisch genutzt wird, nicht wer ihn nutzt. Die Verbindung zu einer Person existiert nur über die Buchung in Gfacility, genau wie bei einer Buchung ohne Hardware. Was Sie gewinnen, sind ehrliche Nutzungsdaten: gebucht versus wirklich genutzt, pro Schreibtisch, pro Zone und pro Etage, in derselben Belegungsauswertung, die Desk-Booking in Gfacility bereits liefert. Das ist die Zahl, die Sie brauchen, wenn es um Fläche und Kosten geht.
Erste Schritte
Die Hardwareseite ist eine Zens-Installation pro Schreibtisch; die Softwareseite ist Desk-Booking in Gfacility mit den Schreibtischen auf Ihrem Raumplan. Möchten Sie es mit Ihren eigenen Etagen sehen? Planen Sie ein Erstgespräch, oder lesen Sie zuerst mehr über Raumpläne und Desk-Booking.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der automatische Check-in über den Sensor im Schreibtisch?+
Der Zens-Puck im Schreibtisch enthält einen Anwesenheitssensor. Setzt sich jemand an einen Schreibtisch, den er in Gfacility gebucht hat, erkennt der Sensor die Anwesenheit und Gfacility setzt die Buchung auf eingecheckt. Niemand muss eine App öffnen oder etwas scannen, und die automatische Freigabe storniert nie einen Schreibtisch, der wirklich genutzt wird.
Was zeigt der LED-Ring im Schreibtisch an?+
Der Ring folgt dem Reservierungsstatus in Gfacility live: Grün heißt frei, Rot heißt reserviert oder belegt. Wer über die Fläche läuft, sieht auf einen Blick, welche Schreibtische verfügbar sind, ohne einen Raumplan oder eine App zu öffnen.
Welche Daten teilt die Zens-Hardware mit Gfacility?+
Anwesenheits- und Belegungssignale pro Schreibtisch. Der Sensor registriert, dass ein Schreibtisch genutzt wird, nicht wer dort sitzt; die Zuordnung zu einer Person kommt aus der Buchung in Gfacility. Es gibt keine Kamera und kein Standort-Tracking von Personen.
Brauchen wir die automatische Freigabe noch, wenn Schreibtische Sensoren haben?+
Ja. Die automatische Freigabe bleibt das Sicherheitsnetz für Buchungen, bei denen niemand erscheint, und der Sensor macht sie zuverlässig: ein wirklich genutzter Schreibtisch ist automatisch eingecheckt und wird nie versehentlich freigegeben. No-Shows früher vorherzusagen bleibt die Aufgabe von Kalender- und Zutrittsdaten.