Un bureau qui s’allume quand sa prochaine réservation va commencer, un check-in sans ouvrir d’application, un téléphone qui se recharge au même endroit, et le soir une lumière qui indique au nettoyage quels bureaux ont réellement servi. Voilà ce que fait l’intégration entre la réservation de bureaux Gfacility et le Zens Desk Management System. Cet article explique exactement comment elle fonctionne, de l’anneau dans le bureau aux données de vos rapports d’occupation.
Qu’est-ce que le matériel Zens dans le bureau ?
Zens intègre un chargeur sans fil dans le plateau du bureau : le Smart PuK, un palet affleurant. Autour se trouve un anneau LED, et à l’intérieur un capteur de présence. Un seul appareil, trois fonctions :
- L’anneau LED signale en couleur quand quelque chose se joue au bureau, visible de loin.
- Le capteur de présence détecte si quelqu’un est réellement assis au bureau.
- Le chargeur Qi recharge un téléphone ou des écouteurs posés dessus, sans câbles sur le bureau.
Le matériel s’installe par bureau et se connecte au logiciel de réservation, en l’occurrence Gfacility. Zens cite Gfacility comme partenaire d’intégration.
Comment l’anneau suit-il votre réservation ?
Gfacility est la source de vérité des réservations. Qu’une personne réserve un bureau sur le plan d’étage interactif, depuis Outlook ou via la borne du hall, la réservation arrive dans Gfacility, et l’intégration transmet au matériel Zens ce qui compte. Notez ce que l’anneau ne fait délibérément pas : il ne peint jamais le plateau en vert et rouge.
- Éteint : l’état normal. Un bureau libre et un bureau où quelqu’un travaille laissent tous les deux l’anneau éteint, un plateau entier reste donc calme.
- Orange : une réservation sur ce bureau va commencer. Celui qui y est encore voit qu’il est temps de conclure, et celui qui cherche une place sait que celle-ci est prise dans un instant.
- Bleu : le signal de nettoyage du soir, sur les bureaux réellement utilisés dans la journée.
Celui qui réserve le bureau 12 pour l’après-midi voit son anneau passer à l’orange juste avant le début du créneau, pas au moment de la réservation ; dès que la réservation démarre, ou si elle est annulée, l’anneau est de nouveau éteint. Libre contre occupé est le rôle du plan, de la borne et des filtres de disponibilité, où le vert et le rouge sont utiles parce que vous y cherchez déjà un bureau. Sur le plateau lui-même, seuls les deux moments qui demandent quelque chose à quelqu’un prennent une couleur.
Comment fonctionne le check-in automatique ?
C’est la partie qui supprime une vraie contrariété quotidienne. Les systèmes de réservation de bureaux utilisent un check-in pour confirmer qu’un bureau réservé est réellement utilisé, et la libération automatique pour remettre dans le pool les bureaux des absents. Cela ne marche que si les gens pensent à faire leur check-in, et souvent ils ne le font pas.
Avec le capteur dans le bureau, le check-in cesse d’être une tâche :
- Peter réserve le bureau 12 dans Gfacility pour demain matin.
- Il s’assied et pose son téléphone sur le Smart PuK, ou commence simplement à travailler.
- Le capteur détecte la présence et Gfacility enregistre automatiquement la réservation.
- La libération automatique laisse le bureau tranquille, car le système sait qu’il est réellement utilisé.
Pour être précis sur ce qu’un capteur peut et ne peut pas faire : il confirme l’utilisation une fois que quelqu’un est là. Il ne prédit pas un no-show à l’avance ; pour cela, les données d’agenda et d’accès donnent un signal plus tôt. Les deux se complètent : la prédiction libère les bureaux avant le début du créneau, le capteur rend le check-in sans effort et garde une image honnête du plateau.
La recharge sans fil au même endroit
Le Smart PuK est aussi un chargeur Qi : le bureau gagne un point de charge exactement là où les gens posent déjà leur téléphone. Pas de chargeurs à distribuer à l’accueil, pas de câbles à gérer par bureau, et une raison de plus pour que le téléphone se retrouve sur le capteur, ce qui confirme à son tour la présence.
Qu’est-ce que cela change pour vos données d’occupation ?
Le capteur enregistre qu’un bureau est utilisé, pas qui l’utilise. Le lien avec une personne n’existe que par la réservation dans Gfacility, exactement comme pour une réservation sans matériel. Ce que vous gagnez, ce sont des données d’usage honnêtes : réservé contre réellement utilisé, par bureau, par zone et par étage, dans les mêmes rapports d’occupation que la réservation de bureaux Gfacility fournit déjà, plus le signal de nettoyage du soir. C’est le chiffre dont vous avez besoin quand la discussion porte sur les surfaces et les coûts.
Pour commencer
Le volet matériel est une installation Zens par bureau ; le volet logiciel est la réservation de bureaux dans Gfacility avec les bureaux sur votre plan d’étage. Envie de le voir fonctionner avec vos propres étages ? Planifiez un premier échange, ou lisez d’abord notre page sur les plans d’étage et la réservation de bureaux.
Questions fréquentes
Comment fonctionne le check-in automatique via le capteur du bureau ?+
Le Smart PuK de Zens intégré au bureau contient un capteur de présence. Quand quelqu'un s'assied à un bureau réservé dans Gfacility, le capteur détecte la présence et Gfacility passe la réservation en check-in effectué. Personne n'a besoin d'ouvrir une application ni de scanner quoi que ce soit, et la libération automatique n'annule jamais un bureau réellement utilisé.
Que montre l'anneau LED du bureau ?+
Seulement les deux moments qui appellent une action. L'anneau reste éteint tant qu'un bureau est libre et tant que quelqu'un y travaille, le plateau n'est donc pas un feu tricolore. Il passe à l'orange quand une réservation sur ce bureau va commencer, et au bleu le soir sur les bureaux utilisés dans la journée. Libre contre occupé, c'est le rôle du plan d'étage et de la borne.
Pourquoi l'anneau passe-t-il au bleu le soir ?+
C'est le signal de nettoyage. En fin de journée, les bureaux réellement utilisés s'allument en bleu, pour que la tournée de nettoyage traite ceux-là plutôt que chaque bureau du plateau. Un bureau resté vide toute la journée reste éteint, parce que le capteur n'y a enregistré personne.
Quelles données le matériel Zens partage-t-il avec Gfacility ?+
Des signaux de présence et d'occupation par bureau. Le capteur enregistre qu'un bureau est utilisé, pas qui y est assis ; le lien avec une personne vient de la réservation dans Gfacility. Il n'y a ni caméra ni suivi de localisation des personnes.
A-t-on encore besoin de la libération automatique si les bureaux ont des capteurs ?+
Oui. La libération automatique reste le filet de sécurité pour les réservations sans personne, et le capteur la rend fiable : un bureau réellement utilisé est enregistré automatiquement et n'est donc jamais libéré par erreur. Prédire les no-shows plus tôt reste le rôle des données d'agenda et d'accès.