Vous voyez depuis l’autre bout du plateau si un bureau est libre, vous êtes enregistré sans ouvrir d’application, et vous rechargez votre téléphone exactement au même endroit. Voilà ce que fait l’intégration entre la réservation de bureaux Gfacility et le matériel de desk management de Zens. Cet article explique exactement comment elle fonctionne, de l’anneau dans le bureau aux données de vos rapports d’occupation.
Qu’est-ce que le matériel Zens dans le bureau ?
Zens intègre un chargeur sans fil dans le plateau du bureau : un palet affleurant. Autour se trouve un anneau LED, et à l’intérieur un capteur de présence. Un seul appareil, trois fonctions :
- L’anneau LED montre le statut du bureau en couleur, visible de loin.
- Le capteur de présence détecte si quelqu’un est réellement assis au bureau.
- Le chargeur Qi recharge un téléphone ou des écouteurs posés dessus, sans câbles sur le bureau.
Le matériel s’installe par bureau et se connecte au logiciel de réservation, en l’occurrence Gfacility. Zens cite Gfacility comme partenaire d’intégration.
Comment l’anneau suit-il votre réservation ?
Gfacility est la source de vérité des réservations. Qu’une personne réserve un bureau sur le plan d’étage interactif, depuis Outlook ou via la borne du hall, la réservation arrive dans Gfacility, et l’intégration transmet le statut de chaque bureau au matériel Zens :
- Vert : le bureau est libre, on peut le réserver ou s’y installer sur place.
- Rouge : le bureau est réservé ou occupé.
La couleur change au moment où la réservation change. Celui qui réserve le bureau 12 pour l’après-midi fait passer son anneau au rouge pour ce créneau ; quand la réservation se termine ou est annulée, l’anneau redevient vert. Le plan, la borne et l’anneau sur le bureau montrent le même statut, parce qu’ils lisent tous la même réservation.
Comment fonctionne le check-in automatique ?
C’est la partie qui supprime une vraie contrariété quotidienne. Les systèmes de réservation de bureaux utilisent un check-in pour confirmer qu’un bureau réservé est réellement utilisé, et la libération automatique pour remettre dans le pool les bureaux des absents. Cela ne marche que si les gens pensent à faire leur check-in, et souvent ils ne le font pas.
Avec le capteur dans le bureau, le check-in cesse d’être une tâche :
- Peter réserve le bureau 12 dans Gfacility pour demain matin.
- Il s’assied et pose son téléphone sur le palet, ou commence simplement à travailler.
- Le capteur détecte la présence et Gfacility enregistre automatiquement la réservation.
- La libération automatique laisse le bureau tranquille, car le système sait qu’il est réellement utilisé.
Pour être précis sur ce qu’un capteur peut et ne peut pas faire : il confirme l’utilisation une fois que quelqu’un est là. Il ne prédit pas un no-show à l’avance ; pour cela, les données d’agenda et d’accès donnent un signal plus tôt. Les deux se complètent : la prédiction libère les bureaux avant le début du créneau, le capteur rend le check-in sans effort et garde une image honnête du plateau.
La recharge sans fil au même endroit
Le palet est aussi un chargeur Qi : le bureau gagne un point de charge exactement là où les gens posent déjà leur téléphone. Pas de chargeurs à distribuer à l’accueil, pas de câbles à gérer par bureau, et une raison de plus pour que le téléphone se retrouve sur le capteur, ce qui confirme à son tour la présence.
Qu’est-ce que cela change pour vos données d’occupation ?
Le capteur enregistre qu’un bureau est utilisé, pas qui l’utilise. Le lien avec une personne n’existe que par la réservation dans Gfacility, exactement comme pour une réservation sans matériel. Ce que vous gagnez, ce sont des données d’usage honnêtes : réservé contre réellement utilisé, par bureau, par zone et par étage, dans les mêmes rapports d’occupation que la réservation de bureaux Gfacility fournit déjà. C’est le chiffre dont vous avez besoin quand la discussion porte sur les surfaces et les coûts.
Pour commencer
Le volet matériel est une installation Zens par bureau ; le volet logiciel est la réservation de bureaux dans Gfacility avec les bureaux sur votre plan d’étage. Envie de le voir fonctionner avec vos propres étages ? Planifiez un premier échange, ou lisez d’abord notre page sur les plans d’étage et la réservation de bureaux.
Questions fréquentes
Comment fonctionne le check-in automatique via le capteur du bureau ?+
Le palet Zens intégré au bureau contient un capteur de présence. Quand quelqu'un s'assied à un bureau réservé dans Gfacility, le capteur détecte la présence et Gfacility passe la réservation en check-in effectué. Personne n'a besoin d'ouvrir une application ni de scanner quoi que ce soit, et la libération automatique n'annule jamais un bureau réellement utilisé.
Que montre l'anneau LED du bureau ?+
L'anneau suit en direct le statut de réservation dans Gfacility : vert signifie libre, rouge signifie réservé ou occupé. Toute personne qui traverse le plateau voit d'un coup d'oeil quels bureaux sont disponibles, sans ouvrir un plan ni une application.
Quelles données le matériel Zens partage-t-il avec Gfacility ?+
Des signaux de présence et d'occupation par bureau. Le capteur enregistre qu'un bureau est utilisé, pas qui y est assis ; le lien avec une personne vient de la réservation dans Gfacility. Il n'y a ni caméra ni suivi de localisation des personnes.
A-t-on encore besoin de la libération automatique si les bureaux ont des capteurs ?+
Oui. La libération automatique reste le filet de sécurité pour les réservations sans personne, et le capteur la rend fiable : un bureau réellement utilisé est enregistré automatiquement et n'est donc jamais libéré par erreur. Prédire les no-shows plus tôt reste le rôle des données d'agenda et d'accès.