Vedi dall’altra parte del piano se una scrivania è libera, vieni registrato senza aprire un’app e ricarichi il telefono nello stesso identico punto. È quello che fa l’integrazione tra la prenotazione delle scrivanie di Gfacility e l’hardware di desk management di Zens. Questo articolo spiega esattamente come funziona, dall’anello nella scrivania ai dati nei tuoi report di occupazione.
Cos’è l’hardware Zens nella scrivania?
Zens integra un caricatore wireless nel piano della scrivania: un disco a filo con la superficie. Intorno c’è un anello LED, all’interno un sensore di presenza. Un solo dispositivo, tre compiti:
- L’anello LED mostra lo stato della scrivania a colori, visibile a distanza.
- Il sensore di presenza rileva se qualcuno è davvero seduto alla scrivania.
- Il caricatore Qi ricarica un telefono o degli auricolari appoggiati sopra, senza cavi sulla scrivania.
L’hardware si installa per scrivania e si collega al software di prenotazione, in questo caso Gfacility. Zens indica Gfacility come partner di integrazione.
Come segue l’anello la tua prenotazione?
Gfacility è la fonte di verità delle prenotazioni. Che qualcuno prenoti una scrivania sulla mappa interattiva del piano, da Outlook o tramite il chiosco nella hall, la prenotazione arriva in Gfacility, e l’integrazione passa lo stato di ogni scrivania all’hardware Zens:
- Verde: la scrivania è libera e si può prenotare o occupare al momento.
- Rosso: la scrivania è prenotata o occupata.
Il colore cambia nel momento in cui cambia la prenotazione. Chi prenota la scrivania 12 per il pomeriggio fa diventare rosso il suo anello per quella fascia; quando la prenotazione finisce o viene annullata, l’anello torna verde. La mappa, il chiosco e l’anello sulla scrivania mostrano lo stesso stato, perché leggono tutti la stessa prenotazione.
Come funziona il check-in automatico?
Questa è la parte che elimina una vera seccatura quotidiana. I sistemi di prenotazione delle scrivanie usano un check-in per confermare che una scrivania prenotata sia davvero usata, e il rilascio automatico per rimettere nel pool le scrivanie dei no-show. Funziona solo se le persone si ricordano di fare il check-in, e spesso non se lo ricordano.
Con il sensore nella scrivania, il check-in smette di essere un compito:
- Peter prenota la scrivania 12 in Gfacility per domani mattina.
- Si siede e appoggia il telefono sul disco, o semplicemente inizia a lavorare.
- Il sensore rileva la presenza e Gfacility registra automaticamente la prenotazione.
- Il rilascio automatico lascia in pace la scrivania, perché il sistema sa che è davvero in uso.
Per essere precisi su cosa un sensore può e non può fare: conferma l’uso quando qualcuno è già lì. Non prevede un no-show in anticipo; per quello, i dati di calendario e accessi danno un segnale più tempestivo. Le due cose lavorano insieme: la previsione libera le scrivanie prima che inizi la fascia, il sensore rende il check-in senza sforzo e mantiene onesta la fotografia del piano.
Ricarica wireless nello stesso punto
Il disco è anche un caricatore Qi, quindi la scrivania guadagna un punto di ricarica esattamente dove le persone appoggiano già il telefono. Niente caricatori da distribuire in reception, niente cavi da gestire per scrivania, e un motivo in più perché il telefono finisca sul sensore, che a sua volta conferma la presenza.
Cosa significa per i tuoi dati di occupazione?
Il sensore registra che una scrivania è in uso, non chi la usa. Il collegamento con una persona esiste solo tramite la prenotazione in Gfacility, esattamente come per una prenotazione senza hardware. Quello che guadagni sono dati di utilizzo onesti: prenotato contro davvero usato, per scrivania, per zona e per piano, negli stessi report di occupazione che la prenotazione delle scrivanie di Gfacility già offre. È il numero che ti serve quando la discussione passa a spazi e costi.
Per iniziare
La parte hardware è un’installazione Zens per scrivania; la parte software è la prenotazione delle scrivanie in Gfacility con le scrivanie sulla tua mappa del piano. Vuoi vederla funzionare con i tuoi piani? Pianifica una chiamata conoscitiva, o leggi prima la pagina su mappe e prenotazione delle scrivanie.
Domande frequenti
Come funziona il check-in automatico con il sensore nella scrivania?+
Il disco Zens integrato nella scrivania contiene un sensore di presenza. Quando qualcuno si siede a una scrivania prenotata in Gfacility, il sensore rileva la presenza e Gfacility segna la prenotazione come registrata. Nessuno deve aprire un'app o scansionare nulla, e il rilascio automatico non annulla mai una scrivania davvero in uso.
Cosa mostra l'anello LED nella scrivania?+
L'anello segue in tempo reale lo stato della prenotazione in Gfacility: verde significa libera, rosso significa prenotata o occupata. Chi attraversa il piano vede a colpo d'occhio quali scrivanie sono disponibili, senza aprire una mappa o un'app.
Quali dati condivide l'hardware Zens con Gfacility?+
Segnali di presenza e occupazione per scrivania. Il sensore registra che una scrivania è in uso, non chi ci è seduto; il collegamento con una persona viene dalla prenotazione in Gfacility. Non ci sono telecamere né tracciamento della posizione delle persone.
Serve ancora il rilascio automatico se le scrivanie hanno i sensori?+
Sì. Il rilascio automatico resta la rete di sicurezza per le prenotazioni a cui nessuno si presenta, e il sensore lo rende affidabile: una scrivania davvero usata è registrata automaticamente e non viene mai rilasciata per errore. Prevedere i no-show in anticipo resta il compito dei dati di calendario e accessi.