Una scrivania che si illumina quando la sua prossima prenotazione sta per iniziare, un check-in senza aprire un’app, un telefono che si ricarica nello stesso punto e, a fine giornata, una luce che dice alle pulizie quali scrivanie sono state davvero usate. È quello che fa l’integrazione tra la prenotazione delle scrivanie di Gfacility e lo Zens Desk Management System. Questo articolo spiega esattamente come funziona, dall’anello nella scrivania ai dati nei tuoi report di occupazione.
Cos’è l’hardware Zens nella scrivania?
Zens integra un caricatore wireless nel piano della scrivania: lo Smart PuK, un disco a filo con la superficie. Intorno c’è un anello LED, all’interno un sensore di presenza. Un solo dispositivo, tre compiti:
- L’anello LED segnala a colori quando alla scrivania sta per succedere qualcosa, visibile a distanza.
- Il sensore di presenza rileva se qualcuno è davvero seduto alla scrivania.
- Il caricatore Qi ricarica un telefono o degli auricolari appoggiati sopra, senza cavi sulla scrivania.
L’hardware si installa per scrivania e si collega al software di prenotazione, in questo caso Gfacility. Zens indica Gfacility come partner di integrazione.
Come segue l’anello la tua prenotazione?
Gfacility è la fonte di verità delle prenotazioni. Che qualcuno prenoti una scrivania sulla mappa interattiva del piano, da Outlook o tramite il chiosco nella hall, la prenotazione arriva in Gfacility, e l’integrazione passa all’hardware Zens quello che conta. Nota cosa l’anello volutamente non fa: non dipinge mai il piano di verde e rosso.
- Spento: lo stato normale. Una scrivania libera e una scrivania a cui qualcuno lavora lasciano l’anello spento in entrambi i casi, quindi un piano pieno di scrivanie resta tranquillo.
- Arancione: su questa scrivania sta per iniziare una prenotazione. Chi è ancora seduto vede che è ora di chiudere, e chi cerca un posto sa che questo tra poco è occupato.
- Blu: il segnale per le pulizie a fine giornata, sulle scrivanie davvero usate quel giorno.
Chi prenota la scrivania 12 per il pomeriggio vede il suo anello diventare arancione poco prima che la fascia inizi, non nel momento della prenotazione; appena la prenotazione parte, o se viene annullata, l’anello è di nuovo spento. Libera contro occupata è il lavoro della mappa, del chiosco e dei filtri di disponibilità, dove verde e rosso servono davvero perché stai già cercando una scrivania. Sul piano stesso, prendono un colore solo i due momenti che chiedono qualcosa a una persona.
Come funziona il check-in automatico?
Questa è la parte che elimina una vera seccatura quotidiana. I sistemi di prenotazione delle scrivanie usano un check-in per confermare che una scrivania prenotata sia davvero usata, e il rilascio automatico per rimettere nel pool le scrivanie dei no-show. Funziona solo se le persone si ricordano di fare il check-in, e spesso non se lo ricordano.
Con il sensore nella scrivania, il check-in smette di essere un compito:
- Peter prenota la scrivania 12 in Gfacility per domani mattina.
- Si siede e appoggia il telefono sullo Smart PuK, o semplicemente inizia a lavorare.
- Il sensore rileva la presenza e Gfacility registra automaticamente la prenotazione.
- Il rilascio automatico lascia in pace la scrivania, perché il sistema sa che è davvero in uso.
Per essere precisi su cosa un sensore può e non può fare: conferma l’uso quando qualcuno è già lì. Non prevede un no-show in anticipo; per quello, i dati di calendario e accessi danno un segnale più tempestivo. Le due cose lavorano insieme: la previsione libera le scrivanie prima che inizi la fascia, il sensore rende il check-in senza sforzo e mantiene onesta la fotografia del piano.
Ricarica wireless nello stesso punto
Lo Smart PuK è anche un caricatore Qi, quindi la scrivania guadagna un punto di ricarica esattamente dove le persone appoggiano già il telefono. Niente caricatori da distribuire in reception, niente cavi da gestire per scrivania, e un motivo in più perché il telefono finisca sul sensore, che a sua volta conferma la presenza.
Cosa significa per i tuoi dati di occupazione?
Il sensore registra che una scrivania è in uso, non chi la usa. Il collegamento con una persona esiste solo tramite la prenotazione in Gfacility, esattamente come per una prenotazione senza hardware. Quello che guadagni sono dati di utilizzo onesti: prenotato contro davvero usato, per scrivania, per zona e per piano, negli stessi report di occupazione che la prenotazione delle scrivanie di Gfacility già offre, e in più il segnale per le pulizie a fine giornata. È il numero che ti serve quando la discussione passa a spazi e costi.
Per iniziare
La parte hardware è un’installazione Zens per scrivania; la parte software è la prenotazione delle scrivanie in Gfacility con le scrivanie sulla tua mappa del piano. Vuoi vederla funzionare con i tuoi piani? Pianifica una chiamata conoscitiva, o leggi prima la pagina su mappe e prenotazione delle scrivanie.
Domande frequenti
Come funziona il check-in automatico con il sensore nella scrivania?+
Lo Smart PuK di Zens integrato nella scrivania contiene un sensore di presenza. Quando qualcuno si siede a una scrivania prenotata in Gfacility, il sensore rileva la presenza e Gfacility segna la prenotazione come registrata. Nessuno deve aprire un'app o scansionare nulla, e il rilascio automatico non annulla mai una scrivania davvero in uso.
Cosa mostra l'anello LED nella scrivania?+
Solo i due momenti che chiedono un'azione. L'anello resta spento finché una scrivania è libera e finché qualcuno ci lavora, quindi l'ufficio non è un semaforo. Diventa arancione quando una prenotazione su quella scrivania sta per iniziare, e blu a fine giornata sulle scrivanie che sono state usate. Libera contro occupata è il compito della mappa e del chiosco.
Perché l'anello diventa blu a fine giornata?+
È il segnale per le pulizie. A fine giornata le scrivanie davvero usate si illuminano di blu, così il giro di pulizia fa quelle invece di ogni scrivania del piano. Una scrivania dove non si è seduto nessuno resta spenta, perché il sensore non ha registrato nessuno.
Quali dati condivide l'hardware Zens con Gfacility?+
Segnali di presenza e occupazione per scrivania. Il sensore registra che una scrivania è in uso, non chi ci è seduto; il collegamento con una persona viene dalla prenotazione in Gfacility. Non ci sono telecamere né tracciamento della posizione delle persone.
Serve ancora il rilascio automatico se le scrivanie hanno i sensori?+
Sì. Il rilascio automatico resta la rete di sicurezza per le prenotazioni a cui nessuno si presenta, e il sensore lo rende affidabile: una scrivania davvero usata è registrata automaticamente e non viene mai rilasciata per errore. Prevedere i no-show in anticipo resta il compito dei dati di calendario e accessi.