Module configuratie
Taken
Taaksjablonen en taakregels — vooringestelde waarden voor herhalende taken én automatische triggers die taken aanmaken zonder handwerk.
Bijgewerkt op 23 jan 2026
Configuratie · Modules · 4.5
Taken-configuratie heeft twee samenhangende lagen: taaksjablonen (vooringestelde waarden voor herhalende taken) en taakregels (automatiseringen die op basis van triggers automatisch taken aanmaken). Eén keer goed inrichten = uren handmatige toewijzing per week verdwenen.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Bezoeker = handmatig taak voor receptie"
Taakregel op vergaderingsactie → check-in-taak ontstaat automatisch.
"Onderhoud vergeten"
Tijdgebaseerde taakregel op CI → halfjaarlijkse keuring komt automatisch op de planning.
"Eigen aanvraag goedkeuren"
Uitsluiting "toegewezen = aanvrager" → manager keurt zijn eigen aanvraag niet goed.
"Telkens dezelfde subtaken"
Taaksjabloon vooringevuld → titel, prioriteit, classificatie en werkgroep al bekend.
Taaksjabloon: vooringestelde waarden
Een sjabloon bevat de defaults voor een terugkerend type taak. Velden kun je vast zetten of afgeleid van parent (bv. classificatie afleiden van de melding).
| Veld | Wat het regelt |
|---|---|
| Sjabloon & code | Identificatie. Code voor exports en koppelingen. |
| Type | Op welke kaarten (vergadering · melding/taak · bedrijfsmiddel) is het sjabloon beschikbaar. |
| Titel · Omschrijving | Verschijnt op de aangemaakte taak. Omschrijving komt in het communicatieveld. |
| Taaktype | Bepaalt welke workflow (statussen) op de taak van toepassing is. |
| Classificatie · Prioriteit | Voor routing, filters en SLA-criteria. |
| Toegewezen aan · Werkgroep | Wie pakt op. Optioneel — kan ook door de taakregel worden ingevuld. |
Taakregel: automatisch aanmaken
Twee soorten taakregels — afhankelijk van de bron:
Trigger-gebaseerd
Reageert op events: nieuwe melding, nieuwe vergadering, statuswijziging, nieuwe bezoeker. Voor reactieve flows.
Tijd-gebaseerd
Gepland op basis van datum/frequentie, gekoppeld aan configuratie-items. Voor preventief onderhoud.
Triggers en acties
| Trigger | Triggertype | Mogelijke actie |
|---|---|---|
| Meldingsactie | Nieuwe melding | Taak aanmaken · status wijzigen |
| Vergaderingsactie | Nieuwe vergadering · bezoeker · catering | Taak aanmaken · status wijzigen |
| Statuswijziging | Specifieke status geselecteerd | Taak aanmaken · vervolgstatus zetten |
| Bedrijfsmiddel | Planning (tijdgebaseerd) | Taak aanmaken |
Vast vs dynamisch toewijzen
Bij CI-gebaseerde taakregels kies je hoe de doel-CI’s worden bepaald:
- Vast: je pikt expliciet welke configuratie-items de regel raakt. Voor unieke onderhoudsplannen.
- Dynamisch: je kiest een CI-categorie. Elk huidige én toekomstige CI in die categorie krijgt automatisch de taak. Voor onderhoud op gehele asset-types.
Uitsluitingen voorkomen self-approval
Een uitsluiting voorkomt dat iemand een taak krijgt die voortvloeit uit zijn eigen actie — bv. een leidinggevende die zijn eigen reservering moet goedkeuren. Vink “uitsluiten als toegewezen persoon = organisator” → de taak wordt niet aangemaakt voor die persoon.
Welke beslissingen ga je nemen?
Welke processen automatiseren?
Begin met de top-5 herhalende workflows — bezoekersaanmelding, onboarding, MOT-keuringen.
Vast of dynamisch?
Per CI-individueel = vast, per asset-categorie = dynamisch. Dynamisch schaalt beter.
Sjabloon én regel toewijzen?
Beide invullen → personen en werkgroepen worden samengevoegd. Kies één bron om verwarring te vermijden.
Welke uitsluitingen?
Standaard: aanvrager ≠ goedkeurder. Anders ontstaan self-approval-loops.